Γιατί οι απεικονίσεις είναι τόσο σημαντικές στις παρουσιάσεις του PowerPoint
Εκατομμύρια παρουσιάσεις PowerPoint σχεδιάζονται και παρουσιάζονται μπροστά σε ένα κοινό κάθε μέρα. Οι παρουσιάσεις σε εταιρείες, μπροστά σε πελάτες και επιχειρηματικούς συνεργάτες, σε ιδιωτικά περιβάλλοντα ή σε συνεντεύξεις τύπου θα πρέπει να ενημερώνουν και να εμπνέουν τους ακροατές. Το αν το κοινό είναι σιωπηλός παρατηρητής ή απευθύνεται στην παρουσίαση και το περιεχόμενό του και ενθαρρύνεται να δράσει εξαρτάται από διάφορους παράγοντες. Εκτός από τον τύπο της παρουσίασης και το περιεχόμενο, μια ουσιαστική πτυχή είναι οι οπτικοποιήσεις που χρησιμοποιούνται για να δώσουν έμφαση σε επιχειρήματα και βασικά μηνύματα με λίγα λόγια.
Παρόμοια με το πώς ένας ομιλητής χρησιμοποιεί ένα flipchart σε μια αναλογική διάλεξη για να απεικονίσει οπτικά γεγονότα και δηλώσεις, οι απεικονίσεις του PowerPoint από προβολέα χρησιμοποιούνται για να διευκρινίσουν περίπλοκες πληροφορίες. Διάφορες επιλογές είναι διαθέσιμες στο PowerPoint για να απεικονίσετε δηλώσεις, αποτελέσματα και γεγονότα.
Γιατί είναι απαραίτητες οι κατάλληλες οπτικοποιήσεις
Η πλειοψηφία των παρουσιάσεων σε επαγγελματικό περιβάλλον περιέχει διαφάνειες κειμένου με συγκεκριμένες πληροφορίες, καθώς και πολλά γεγονότα και αριθμούς σχετικά με τις πωλήσεις, τα μερίδια αγοράς και τα αποτελέσματα. Δεν είναι πάντα εύκολο για το κοινό να ακολουθήσει μια παρουσίαση στην οποία οι αριθμοί και τα αποτελέσματα αντιπαρατίθενται σε γρήγορη διαδοχή. Εάν δεν υπάρχει οπτικοποίηση, το επίπεδο προσοχής των περισσότερων συμμετεχόντων πέφτει μέσα σε λίγα λεπτά. Εκτός από τον τύπο της παρουσίασης, αυτό οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι το κοινό, σε αντίθεση με τον ομιλητή, βλέπει τα σχήματα και τα αποτελέσματα για πρώτη φορά και δεν τα έχει ακόμη εσωτερικοποιήσει.
Ο λόγος για τον οποίο οι απεικονίσεις είναι απαραίτητες στο πλαίσιο μιας παρουσίασης του PowerPoint είναι το γεγονός ότι οι εικόνες, τα διαγράμματα, τα σύμβολα, τα γραφικά και τα χρώματα έχουν τη δυνατότητα να μεταφέρουν γεγονότα γρηγορότερα και πιο αποτελεσματικά. Για το λόγο αυτό, οι παρουσιάσεις συχνά αναφέρονται ως "δημιουργία μιας εικόνας στο κεφάλι σας". Οι ομιλητές μπορούν να χρησιμοποιήσουν οπτικοποιήσεις στην παρουσίασή σας για να αυξήσουν το επίπεδο προσοχής του κοινού και να ενδιαφέρουν το κοινό για το περιεχόμενο. Ειδικά όταν παρουσιάζετε αριθμούς, δεδομένα και γεγονότα, είναι ζωτικής σημασίας να χρησιμοποιείτε infographics και διαγράμματα για να κάνετε δηλώσεις που είναι δύσκολο να κατανοηθούν πιο εύκολα κατανοητές και να παρουσιάσετε περιεχόμενο βήμα προς βήμα.
6 τρόποι για να πείσετε το κοινό σας με οπτικοποιήσεις
Υπάρχουν τουλάχιστον 6 επιλογές στο Microsoft PowerPoint με τις οποίες θα μπορείτε να πείσετε το κοινό σας με κατάλληλες απεικονίσεις:
- Χρησιμοποιήστε γραφικά και SmartArt για να προσελκύσετε την προσοχή.
- Αποτελεσματική επεξεργασία και εισαγωγή εικόνων στο PowerPoint.
- Χρησιμοποιήστε τα χρώματα και τον συνδυασμό χρωμάτων αρμοδίως για να υποστηρίξετε γεγονότα.
- Ενσωματώστε εφέ & κινούμενα σχέδια για να υπογραμμίσετε διαδικασίες ή μια δήλωση.
- Σχεδιάστε διατάξεις που απεικονίζουν το περιεχόμενο και το παρουσιάζουν με απλό τρόπο.
- Δημιουργήστε γραφικά χρησιμοποιώντας σχήματα και αντικείμενα και ενσωματώστε τα στη διάταξη διαφανειών.
Πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τις 6 επιλογές απεικόνισης στο PowerPoint
Μια ισχυρή στιλιστική συσκευή που χρησιμοποιείται στις περισσότερες παρουσιάσεις του PowerPoint είναι η προσθήκη γραφικών ή αντικειμένων SmartArt σε μια παρουσίαση. Το PowerPoint σας προσφέρει διάφορες επιλογές για την προσαρμογή των ενσωματωμένων γραφικών. Είναι απαραίτητο μια εικόνα ή ένα γραφικό να υπογραμμίζει γεγονότα και δηλώσεις. Η απεικόνιση στα γραφήματα μεταφέρει συναισθήματα στο κοινό και κάνει πιο εύκολα κατανοητές τις διαφάνειες κειμένου ή τα αποτελέσματα.
Με το PowerPoint μπορείτε, μεταξύ άλλων:
- Προσαρμόστε ένα γραφικό ως προς το σχήμα του,
- Για την προσαρμογή των χρωμάτων,
- Για να ενσωματώσετε ένα πλαίσιο διαφορετικού χρώματος,
- Για περικοπή μέρους της εικόνας ή
- Ενσωμάτωση κειμένου σε γραφικό.
Με τα ενσωματωμένα πρότυπα μορφής εικόνας ή τις ιδέες σχεδιασμού, μπορείτε να δημιουργήσετε αδιαμφισβήτητες απεικονίσεις στις διαφάνειές σας που κάνουν εντύπωση. Στις περισσότερες περιπτώσεις μπορείτε να επεξεργαστείτε αρχεία γραφικών απευθείας στο PowerPoint και χωρίς εξωτερικό πρόγραμμα γραφικών. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε υπάρχοντα γραφικά σε κάθε περίπτωση. Τα σχήματα και τα αντικείμενα που περιέχονται στο PowerPoint σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε ένα γραφικό προσωπικά ή να ενσωματώσετε διαγράμματα και εικονογράμματα.
Τα χρώματα είναι επίσης απαραίτητα για την απεικόνιση γεγονότων. Ένα βασικό σημείο ή ένα αρνητικό αποτέλεσμα μπορεί να εμφανιστεί με έντονο κόκκινο χρώμα σε μια παρουσίαση. Αντίθετα, μια αύξηση του μεριδίου αγοράς μπορεί να φανεί με το πράσινο χρώμα. Τα διαφορετικά χρώματα δημιουργούν βαθιές συσχετίσεις με το κοινό. Το ίδιο ισχύει και για τα διαγράμματα. Αντί να τα χαρακτηρίζετε σε διαφορετικές αποχρώσεις του γκρι, τα αντίστοιχα χρώματα, οι διαφορές και τα αποτελέσματα βοηθούν στον εντοπισμό. Λόγω της αποτελεσματικότητας των χρωμάτων, θα πρέπει να παίζουν σημαντικό ρόλο στην οπτικοποίηση των παρουσιάσεων.
Τα εφέ και οι κινούμενες εικόνες στις οποίες οι εικόνες εισέρχονται, ξεθωριάζουν ή απεικονίζονται με τη λειτουργία "Morph" μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην αύξηση της προσοχής του κοινού. Το ίδιο ισχύει και για τις μεταβάσεις διαφανειών, οι οποίες μπορούν να προσαρμοστούν ξεχωριστά στο PowerPoint. Είναι λογικό να προσαρμόσετε και να σχεδιάσετε τη διάταξη της διαφάνειας. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τη σύνδεση συμβόλων και δηλώσεων. Το PowerPoint περιέχει επίσης μια συλλογή από συμβουλές, βοήθεια και ιδέες για να βελτιώσετε την παρουσίασή σας από άποψη οπτικοποίησης σε πραγματικό χρόνο.
Συνοψίζοντας, η οπτικοποίηση του περιεχομένου και των δηλώσεων είναι απαραίτητη προκειμένου να δημιουργηθούν συναισθήματα και να ενδιαφερθεί το κοινό στην παρουσίαση.
