Αυτό συμβαίνει όλο και πιο συχνά: Εάν χρησιμοποιείτε ένα βιβλίο εργασίας Excel ως πηγή δεδομένων σε μια επιστολή φόρμας στο Word 2003/2002, μπορεί να προκύψουν προβλήματα με τη μορφή ημερομηνίας. Δείτε πώς μπορείτε να ξεπεράσετε αυτήν τη δυσκολία.
Για παράδειγμα, εάν μια ημερομηνία πρόκειται να μεταφερθεί στο γράμμα φόρμας από μια στήλη με ημερομηνίες σε έναν πίνακα Excel, η ημερομηνία εμφανίζεται πάντα στο Word στη μορφή "MM / DD / YYYY", ανεξάρτητα από τον τρόπο διαμόρφωσής της. Αυτό είναι ενοχλητικό!
Το πρόβλημα εμφανίζεται πάντα στο Word 2003/2002 όταν το Word καθορίζει το φίλτρο εισαγωγής για την ίδια την πηγή δεδομένων κατά την πρόσβαση σε πίνακες Excel. Στη συνέχεια, χρησιμοποιείται ένα φίλτρο που δεν μορφοποιεί σωστά την ημερομηνία και αντιθέτως μεταφέρει την ημερομηνία στην τυπική μορφή ημερομηνίας.
Αποφύγετε αυτό το σφάλμα μορφοποίησης και ορίστε το Word έτσι ώστε να μπορείτε να ορίσετε μόνοι σας το φίλτρο εισαγωγής. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Φύλλα εργασίας του Microsoft Excel μέσω μετατροπέα" ή "Φύλλα εργασίας του MS Excel μέσω DDE" ως φίλτρο εισαγωγής, ανάλογα με την έκδοση του Word και το εγκατεστημένο φίλτρο. Έτσι λειτουργεί:
- Καλέστε το μενού EXTRAS - OPTIONS και μεταβείτε στην καρτέλα GENERAL. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Επιβεβαίωση μετατροπής κατά το άνοιγμα". Βγείτε από το παράθυρο διαλόγου με το OK. Πρέπει να πραγματοποιήσετε αυτό το βήμα μόνο μία φορά. Το Word θυμάται αυτήν τη ρύθμιση μόνιμα.
- Παρακαλώ σημειώστε: Χωρίς την αλλαγή στο μενού EXTRAS - OPTIONS, GENERAL tab, το Word γενικά ορίζει το ίδιο το φίλτρο εισαγωγής κατά τη φόρτωση ενός αρχείου που δεν είναι σε μορφή Word. Αυτό δεν ισχύει μόνο για την πηγή δεδομένων για γράμματα φόρμας, αλλά και για συνηθισμένα έγγραφα που θέλετε να αναλάβετε από έναν επεξεργαστή κειμένου τρίτου μέρους ή που αποτελούνται από ένα καθαρό αρχείο κειμένου. Μόνο εάν ενεργοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου "Επιβεβαίωση μετατροπής κατά το άνοιγμα", θα σας ζητείται πάντα η επιθυμητή μορφή και μπορείτε να αποφασίσετε μόνοι σας.
- Τώρα δημιουργήστε το γράμμα της φόρμας σας καλώντας το μενού EXTRAS - ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ ΚΑΙ ΑΠΟΣΤΟΛΕΣ - ΣΕΙΡΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΩΝ (Word 2003) ή EXTRAS - ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ ΚΑΙ ΑΠΟΣΤΟΛΕΣ - ΣΕΙΡΑ ΕΚΔΟΣΗΣ ΕΚΔΟΣΗΣ (Word 2002).
- Στο πρώτο βήμα του οδηγού, επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο εγγράφου, για παράδειγμα: "Letters".
- Στο δεύτερο βήμα του οδηγού, χρησιμοποιήστε το κουμπί επιλογής "Χρήση τρέχοντος εγγράφου" για να καθορίσετε ότι το τρέχον έγγραφο θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως γράμμα φόρμας.
- Στο τρίτο βήμα, επιλέξτε την επιλογή "Χρήση υπάρχουσας λίστας" και κάντε κλικ στο "Αναζήτηση". Στη συνέχεια, μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο βρίσκεται το αρχείο Excel. Επιλέξτε το αρχείο Excel και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".
- Δεδομένου ότι καθορίσατε στο πρώτο βήμα ότι θα θέλατε να καθορίσετε μόνοι σας τη μορφή αρχείου όταν ανοίγετε "ξένα" αρχεία, τώρα εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να καθορίσετε τον τύπο της προέλευσης δεδομένων. Ανάλογα με την έκδοση του Word και τα εγκατεστημένα φίλτρα εισαγωγής, επιλέξτε την επιλογή "Φύλλα εργασίας του Microsoft Excel μέσω μετατροπέα (* .XLS;*. XLW)" ή "Φύλλα εργασίας MS Excel μέσω DDE (* .XLS)". Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το OK ".
- Τώρα εμφανίζεται ένα άλλο παράθυρο διαλόγου: Εάν έχετε επιλέξει "Φύλλα εργασίας του Microsoft Excel μέσω μετατροπέα ( * .xls; *. Xlw)" ως φίλτρο εισαγωγής, ο τίτλος του παραθύρου διαλόγου που εμφανίζεται είναι "Άνοιγμα φύλλου εργασίας". Με το φίλτρο εισαγωγής "Φύλλα εργασίας MS Excel μέσω DDE (* .xls)", ωστόσο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Microsoft Excel". Ανεξάρτητα από το παράθυρο που σας εμφανίζεται, μπορείτε να επιλέξετε το φύλλο εργασίας που θέλετε να περιέχει τα δεδομένα της διεύθυνσής σας. Στη συνέχεια, επιβεβαιώστε το παράθυρο διαλόγου με "Ok".
- Τώρα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου παραλήπτης συγχώνευσης αλληλογραφίας στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τη διεύθυνσή σας. Εδώ μπορείτε να ορίσετε φίλτρα διευθύνσεων και / ή να αφαιρέσετε μεμονωμένες διευθύνσεις από τη λίστα διευθύνσεων απενεργοποιώντας το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου.
- Όταν επιβεβαιώσετε το παράθυρο διαλόγου παραλήπτη συγχώνευσης αλληλογραφίας με το OK, μπορείτε να εισαγάγετε τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο έγγραφό σας στο τέταρτο βήμα του οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Τα πεδία ημερομηνίας έχουν πλέον υιοθετηθεί σωστά λόγω του φίλτρου εισαγωγής που επιλέξατε εσείς και εμφανίζονται με τη μορφή ακριβώς που ορίσατε στο Excel.
Μπορείτε να βρείτε ακόμη περισσότερες πληροφορίες και χρήσιμες συμβουλές για γράμματα σε αυτά τα άρθρα.
