Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να λύσετε προβλήματα του Excel σε χρόνο μηδέν
Οι συμβουλές μας για το Excel σας βοηθούν να παρακολουθείτε τις πολλές δυνατότητες του προγράμματος Excel. Πολλοί χρήστες χρειάζονται μόνο έναν διαχειρίσιμο αριθμό λειτουργιών στην εργασία και στην ιδιωτική ζωή. Συχνά υπάρχουν συντομογραφίες για τις πιο συνηθισμένες. Υπάρχουν επίσης κόλπα για τη ρύθμιση και την επεξεργασία των πινάκων του Excel που εξοικονομούν χρόνο και νεύρα.
Top 10 συμβουλές για τη χρήση του Excel
- Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε νέες γραμμές σε ένα βιβλίο εργασίας στο Excel επισημαίνοντας τη γραμμή πάνω από την οποία θέλετε να εισαγάγετε μια άλλη. Μετά από δεξί κλικ, μπορείτε να επιλέξετε "Προσθήκη σειράς".
- Λειτουργεί παρόμοια με τις στήλες: Επιλέξτε τη στήλη μπροστά από την οποία θέλετε να εισαγάγετε μια νέα. Αφού κάνετε κλικ στο δεξί κουμπί του ποντικιού, επιλέξτε "Εισαγωγή κελιών".
- Εάν δημιουργείτε σημειώσεις παράδοσης ή τιμολόγια με το Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο για να εισαγάγετε τον τόπο και την ημερομηνία όπως με ένα γράμμα.
- Εάν θέλετε να εκτυπώσετε τον πίνακα Excel, ελέγξτε εκ των προτέρων στην προεπισκόπηση διακοπής πατώντας ένα κουμπί για να δείτε πού το πρόγραμμα εισάγει διαλείμματα.
- Για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά την αποστολή κυκλικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ενημερωτικών δελτίων, μπορείτε να δημιουργήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Excel.
- Προσθέστε εύκολα ένα στιγμιότυπο οθόνης από το Excel ή το πρόγραμμα περιήγησής σας στο έγγραφό σας.
- Μπορείτε να προβάλετε και να αποθηκεύσετε μια μεγάλη ποικιλία περιεχομένου στο πρόχειρο.
- Δημιουργία συντομεύσεων φακέλων: Με αυτόν τον τρόπο έχετε τους φακέλους στους οποίους εργάζεστε γρήγορα.
- Μπορείτε να επισημάνετε διπλές τιμές στο φύλλο εργασίας σας επισημαίνοντάς το, μεταβαίνοντας στους "Κανόνες για την επισήμανση κελιών" στην ενότητα "Αρχική σελίδα" και "Μορφοποίηση υπό όρους" και επιλέγοντας "Διπλές τιμές". Εισαγάγετε το χρώμα που θέλετε και επιβεβαιώστε με "OK".
- Μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας διαγράμματα επισημαίνοντας τα δεδομένα που σας ενδιαφέρουν και στη συνέχεια επιλέγοντας το κατάλληλο διάγραμμα του Excel στην ενότητα "Εισαγωγή".
Άλλες σημαντικές συμβουλές Excel
Ανάλογα με το τι χρησιμοποιείτε το πρόγραμμά σας, υπάρχουν πολλές άλλες συμβουλές και κόλπα του Excel για να διευκολύνετε τις εργασίες σας. Για παράδειγμα τα ακόλουθα:
- Εάν επεξεργάζεστε πολύ εκτεταμένους πίνακες σε ένα βιβλίο εργασίας, δεν χρειάζεται πάντα να κάνετε επανυπολογισμούς για όλους τους τομείς. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να πραγματοποιήσετε τους υπολογισμούς μόνο για ορισμένες υποπεριοχές.
- Εάν θέλετε να δημιουργηθούν κωδικοί πρόσβασης, μπορείτε να τους δημιουργήσετε είτε ως ακολουθία γραμμάτων είτε από γράμματα και αριθμούς.
- Χρησιμοποιήστε το Excel για να μάθετε λεξιλόγιο με μερικές απλές εντολές και τύπους.
- Μπορείτε να διαγράψετε σταθερές, αλλά ταυτόχρονα να διατηρήσετε τύπους στα κελιά.
- Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να διαιρέσετε τη λίστα σας με μια σταθερά.
- Εάν δεν θέλετε να κάνετε πολύ κλικ εδώ και πίσω ενώ εργάζεστε, μπορείτε επίσης να διαβάσετε το περιεχόμενο των κελιών από το Excel.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικές εντολές και τύπους για να προσθέσετε πριμοδότηση ή έκπτωση σε οποιονδήποτε αριθμό στη λίστα σας.
- Εάν δεν είστε σαφείς σχετικά με τις σχέσεις τύπου σε έναν πίνακα, μπορείτε να τις εμφανίσετε.
- Εάν προτιμάτε να εργάζεστε με εκατοστά και χιλιοστά αντί για σημεία και εικονοστοιχεία, μπορείτε να μετατρέψετε τις μονάδες μέτρησης στο Excel.
Σημαντικές συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Excel
Μπορείτε συχνά να χρησιμοποιήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου για συχνά χρησιμοποιούμενες λειτουργίες του Excel. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί γρηγορότερα από τις λειτουργίες που πρέπει να πληκτρολογήσετε πρώτα. Η Microsoft έχει δημιουργήσει μια σειρά από συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Excel για να διευκολύνει την εργασία σας.
Μια μικρή επιλογή από τις κορυφαίες συντομεύσεις πληκτρολογίου
- Εάν θέλετε να μπορείτε να προσθέσετε νέες γραμμές και στήλες στη λίστα Excel, υπάρχουν επίσης συντομεύσεις πληκτρολογίου για αυτό: Με επιλεγμένη τη σειρά ή τη στήλη, πατήστε CTRL και +.
- Για να εισαγάγετε μια αλλαγή γραμμής, κάντε διπλό κλικ στο σημείο που θέλετε να εμφανιστεί και πατήστε Alt και Enter. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το διάλειμμα γραμμής χρησιμοποιώντας έναν τύπο.
- Εάν θέλετε να εισαγάγετε ένα διάγραμμα, υπάρχει μια συντόμευση πληκτρολογίου: συγκεκριμένα Alt και F1.
- Για να μορφοποιήσετε γρήγορα ένα κελί, κάντε κλικ σε αυτό και πατήστε Ctrl και 1.
- Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Ctrl και βέλους για να φτάσετε στο στοχευμένο άκρο του φύλλου εργασίας (βέλος προς τα πάνω, κεφαλίδα κ.λπ.).
- Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Ctrl και S για να αποθηκεύσετε γρήγορα τον πίνακά σας μία φορά στο ενδιάμεσο.
Πρότυπα Excel για βοήθεια
Στο Excel έχετε όλες τις επιλογές για να ρυθμίσετε τα έγγραφά σας όπως τα θέλετε. Ωστόσο, χρειάζεται χρόνος και πολλές διαδικασίες τυποποιούνται στον επιχειρηματικό κόσμο ούτως ή άλλως. Επομένως, υπάρχουν πρότυπα Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά τη μορφοποίηση.
Τι πρότυπα υπάρχουν;
Στο ίδιο το Excel θα βρείτε μια ολόκληρη σειρά χρήσιμων προτύπων - είτε πρόκειται για τιμολόγια, προϋπολογισμό, υπολογισμούς πιστώσεων, αναφορές πωλήσεων, αναφορές εξόδων ή αρχεία αρτηριακής πίεσης. Μπορείτε να λάβετε πρότυπα για εγγραφή χρόνου και για οποιαδήποτε μορφή ημερολογίου. Το πακέτο Office365 σας παρέχει επίσης έναν μεγάλο αριθμό προτύπων για λήψη - από βιβλία συνταγών και προσκλήσεις έως λίστες ελέγχου. Θα βρείτε επίσης προδιαμορφωμένα έγγραφα για παρουσιάσεις διαφόρων ειδών. Εάν η προσφορά δεν είναι αρκετή για εσάς, θα βρείτε πρότυπα για λήψη από πολλούς ιστότοπους στο Διαδίκτυο.
Συμβουλές Excel: Διαφορετικά τιμολόγια
Μόλις πραγματοποιήσετε πολλούς υπολογισμούς σε έναν πίνακα, ο τύπος μήτρας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αυτό. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να καθορίσετε το συνολικό ποσό από την πώληση διαφορετικών ειδών σε διαφορετικούς αριθμούς και σε διαφορετικές τιμές, υπάρχουν διάφορες μέθοδοι υπολογισμού: Πολλαπλασιάζετε τον αριθμό των αντικειμένων με την αντίστοιχη τιμή και λαμβάνετε τις μεμονωμένες τιμές, τις οποίες μετά αθροίστε. Or μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο μήτρας και να παραλείψετε ένα βήμα υπολογισμού. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο όταν οι λογαριασμοί είναι μπερδεμένοι και ποικίλοι.
Επίλυση προβλημάτων στο Excel: Χρήσιμες συμβουλές
Παρά τις φιλικές προς το χρήστη εφαρμογές, συχνά προβλήματα και δυσλειτουργίες μπορεί να προκύψουν και στο Excel. Αυτά αποτρέπουν την ομαλή εργασία και θέλετε να τα ξεφορτωθείτε το συντομότερο δυνατό.
Αυτά τα προβλήματα μπορεί να εμφανίζονται συχνότερα
- Ένας χώρος καταστρέφει τους τύπους και έτσι παραποιεί τα αποτελέσματα - ή προκαλεί μηνύματα σφάλματος. Μπορείτε να αφαιρέσετε κενά με λίγες μόνο εντολές: Επιλέξτε τον πίνακα Excel και πατήστε Ctrl + H. Στη γραμμή "Αναζήτηση για", εισαγάγετε ένα κενό διάστημα αφήνοντας κενή τη γραμμή "Αντικατάσταση με". Με ένα κλικ στο "Αντικατάσταση όλων" διαγράφονται όλα τα κενά από τον πίνακα.
- Εάν οι σύνδεσμοι και οι μακροεντολές σε έναν πίνακα δεν λειτουργούν όταν τους ανοίγετε, πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή "Ενεργοποίηση περιεχομένου" στην προειδοποίηση ασφαλείας κάτω από τη γραμμή μενού. Αυτό κάντε μόνο αν το αρχείο προέρχεται από αξιόπιστες πηγές!
- Εάν δείτε μια πράσινη γωνία σε ένα κελί που δεν μπορείτε να βρείτε τίποτα λάθος, η μορφοποίηση μπορεί να είναι εσφαλμένη. Αναδιαμορφώστε το κελί ή επιλέξτε το κίτρινο θαυμαστικό και κάντε κλικ στην επιλογή "Παράβλεψη σφαλμάτων" εάν η μορφοποίηση δεν είναι σημαντική για τον πίνακα.
Τυπικά σφάλματα στο Excel
Σφάλματα που εμφανίζει σχετικά συχνά το Excel είναι για παράδειγμα
- ##### - η στήλη είναι πολύ στενή
- #ΕΠΩΝΥΜΟ? - εάν το κείμενο δεν αναγνωρίζεται στη συνάρτηση
- #ΣΧΕΣΗ! - εάν η αναφορά κελιού δεν είναι έγκυρη
- #ΑΞΙΑ! - ο τύπος θέλει να εκτελέσει έναν υπολογισμό με δύο κελιά με διαφορετική μορφοποίηση
- # DIV / 0! - διαιρέθηκε με μηδέν ή ένα κενό κελί
- Κυκλική αναφορά - το τρέχον κελί αναφέρεται στον εαυτό του σύμφωνα με τον τύπο σας
Υπάρχουν συμβουλές Excel για όλες τις εργασίες
Οι συμβουλές που ταιριάζουν στη δουλειά σας με το πρόγραμμα Excel μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο - είτε στην εργασία είτε στην ιδιωτική ζωή. Πάνω απ 'όλα, ωστόσο, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι θα βρείτε πάντα τη λύση στα προβλήματά σας χάρη στην υποστήριξη της Microsoft και τις πολυάριθμες υπηρεσίες βοήθειας στο Διαδίκτυο.
Ακολουθούν περισσότερα άρθρα σχετικά με Συμβουλές και προβλήματα στο Excel:
-
Εφαρμόστε μαθηματικές συναρτήσεις μόνο σε φιλτραρισμένα αποτελέσματα λίστας Excel
-
Ταξινόμηση της λίστας κατά γενέθλια
