Πώς να βρείτε αριθμούς τηλεφώνου και να εκτυπώσετε τηλεφωνικές λίστες
Πώς να αναζητήσετε συγκεκριμένα αριθμούς τηλεφώνου στο Outlook
Εάν δείτε τον αριθμό του καλούντος στην οθόνη του τηλεφώνου σας και αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την αναζήτηση του Outlook για να μάθετε ποια επαφή εμπλέκεται, μπορεί να προκύψουν προβλήματα, ειδικά σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook. Για παράδειγμα, οι χρήστες περιγράφουν ότι στο Outlook 2003 το όνομα δεν εμφανίζεται κατά την αναζήτηση, αν και βρίσκεται στο βιβλίο διευθύνσεων με τον ακριβή αριθμό. Το Outlook 2003 δεν μπορεί να αναζητήσει αριθμούς τηλεφώνου στην τυπική αναζήτηση. Για να μπορέσετε να εντοπίσετε την επαφή, πρέπει να μεταβείτε στην προηγμένη αναζήτηση.
Αναζητήστε αριθμούς τηλεφώνου στο Outlook - βήμα προς βήμα
Μεταβείτε στο φάκελο επαφών - ο πιο γρήγορος τρόπος είναι με το CTRL + 3.
Στη συνέχεια, πατήστε CTRL + SHIFT + F για να ανοίξετε το Advanced Find. Or καλέστε την εντολή "Tools, Find, Advanced Find".
Στο πεδίο In, επιλέξτε In In Phone Number Fields Only.
Είτε εισάγετε την αρχή του αριθμού τηλεφώνου είτε περιοριστείτε στα τελευταία τρία έως τέσσερα ψηφία (με τη σωστή σειρά).
Κάντε κλικ στο "Έναρξη αναζήτησης".
Στη συνέχεια, το Outlook εμφανίζει όλες τις επαφές που περιέχουν την εισαγόμενη ακολουθία αριθμών.
Εάν αναζητάτε συχνά αριθμούς τηλεφώνου, είναι σκόπιμο να αποθηκεύσετε την εκτεταμένη μάσκα αναζήτησης με την επιλογή: "Σε: Μόνο σε πεδία αριθμών τηλεφώνου" στην επιφάνεια εργασίας των Windows. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να ξεκινήσετε την αναζήτηση κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας. Αυτό λειτουργεί επίσης αξιόπιστα όταν το Outlook δεν εκτελείται. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τους καλούντες. Μπορείτε να αποθηκεύσετε την είσοδο αναζήτησης χρησιμοποιώντας την εντολή "Αρχείο, Αποθήκευση ως" στο παράθυρο διαλόγου "Σύνθετη αναζήτηση".
Ξεκινώντας με το Outlook 2007, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κανονική λειτουργία αναζήτησης που ονομάζεται Γρήγορη εύρεση για να βρείτε αριθμούς τηλεφώνου. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εξοικονομήσετε την ανάγκη να μεταβείτε στην προηγμένη αναζήτηση.
Προσδιορίστε τους αριθμούς τηλεφώνου στη γρήγορη αναζήτηση
Στο πρώτο βήμα, ανοίξτε το φάκελο επαφών.
Στη συνέχεια, εισαγάγετε τον αριθμό στο πεδίο αναζήτησης ("Αναζήτηση επαφών"). Καθώς πληκτρολογείτε, το Outlook εμφανίζει όλες τις επαφές που περιέχουν τον αριθμό που μόλις εισαγάγατε (είτε ως αριθμός τηλεφώνου είτε σε άλλο πεδίο).
Πώς να εκτυπώσετε μια λίστα τηλεφώνου όλων ή επιλεγμένων επαφών
Λόγω της προχωρημένης ψηφιοποίησης, οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν συνηθίσει να έχουν πρόσβαση στα e-mail και τις λίστες επαφών τους ανά πάσα στιγμή μέσω κινητής συσκευής. Παρά την εκτεταμένη κάλυψη δικτύου και τις σύγχρονες τελικές συσκευές, μπορεί να έχει νόημα να μην βασίζεστε εξ ολοκλήρου στο κινητό τηλέφωνο ή τον υπολογιστή σας. Η εμπειρία έχει δείξει ότι κατά τη διάρκεια σημαντικών επαγγελματικών συναντήσεων ή επαγγελματικών ταξιδιών είναι συμφέρουσα η εκτύπωση της τηλεφωνικής λίστας κοντά, εκτός από τις ψηφιακές επαφές.
Για το σκοπό αυτό μπορούν να χρησιμοποιηθούν το βιβλίο διευθύνσεων των Windows Vista, Windows 7 ή Windows 10 και το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Σε όλα τα προγράμματα θα βρείτε προκαθορισμένες μορφές στις οποίες εκτυπώνονται συγκεκριμένα μόνο οι αριθμοί τηλεφώνου όλων ή επιλεγμένων επαφών.
Εκτυπώστε τη λίστα τηλεφώνου στα Windows Vista
-
Με το ποντίκι κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL ή SHIFT, επιλέξτε τις επιθυμητές επαφές των οποίων οι αριθμοί τηλεφώνου πρόκειται να εκτυπωθούν στη λίστα. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μια λίστα τηλεφώνου με όλες τις επαφές, σημειώστε την με CTRL + A.
-
Κάντε δεξί κλικ σε μία από τις επισημασμένες επαφές και καλέστε την εντολή "Εκτύπωση".
-
Βεβαιωθείτε ότι η περιοχή "Εκτύπωση: Επιλογή" είναι ενεργοποιημένη.
-
Επιλέξτε "Τηλεφωνική λίστα" ως μορφή εκτύπωσης.
-
Επιλέξτε τον εκτυπωτή και ορίστε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης.
-
Κάντε κλικ στο "Εκτύπωση" για να ξεκινήσετε την εκτύπωση.
Πώς να εκτυπώσετε μια συμπαγή λίστα τηλεφώνων στο Outlook
Η μορφή πίνακα που καθορίζεται στο Outlook για εκτύπωση επαφών δεν είναι πάντα αποτελεσματική και χρήσιμη. Εκτός από το όνομα της επαφής (εις διπλούν), περιέχει επίσης το όνομα της εταιρείας του, τη θέση του και το τμήμα. Για το λόγο αυτό, χρειάζονται άλλες λύσεις.
Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο μια λίστα τηλεφώνου, πρέπει να ορίσετε τη δική σας προβολή. Συνεχίστε με τον ίδιο τρόπο εάν θέλετε να εκτυπώσετε πίνακες με άλλα πεδία. Οι μεμονωμένες ρυθμίσεις δίπλα σας στην περιοχή επαφών στην ενότητα "Προβολή> Προβολή ρυθμίσεων".
Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα σαφές μενού, με το οποίο μπορείτε να ελέγξετε ξεχωριστά ποια δεδομένα, στήλες και στοιχεία επικοινωνίας θέλετε να εκτυπώσετε. Στην περιοχή "Στήλες" μπορείτε να καταργήσετε όλες τις άσχετες στήλες από τη λίστα τηλεφώνων.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ταξινομήσετε μόνο τους αριθμούς τηλεφώνου, καθορίστε πρώτα τις στήλες που σας αφορούν και, στη συνέχεια, ταξινομήστε τους αριθμούς τηλεφώνου στο επόμενο βήμα.
Μπορείτε να ορίσετε περαιτέρω ρυθμίσεις, για παράδειγμα ειδικές γραμματοσειρές ή τη μορφή πίνακα, και να επιβεβαιώσετε τη νέα τηλεφωνική λίστα με "OK". Παρόμοια με το Microsoft Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση σύνθετης προβολής για να ταξινομήσετε και να οργανώσετε με σαφήνεια όλα τα δεδομένα επαφών με επαγγελματικό και αποτελεσματικό τρόπο.
Στο τελευταίο βήμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε την προβολή ως συγκεκριμένη λίστα και να την χρησιμοποιήσετε ξανά αργότερα.
Στο τέλος της διαδικασίας μπορείτε να εκτυπώσετε τη λίστα. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τη μορφή πίνακα, έτσι ώστε η πρόσφατα σχεδιασμένη λίστα να εξάγεται σωστά από τον εκτυπωτή σας. Εάν θέλετε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις της σελίδας, κάντε κλικ στο "Επιλογή εκτύπωσης". Εισαγάγετε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα και καθορίστε το μέγεθος, τον προσανατολισμό και τα περιθώρια χαρτιού. Επιστροφή στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης.
