Στις περισσότερες περιπτώσεις θα στείλετε έγγραφα του Word ως συνημμένα σε ένα email. Εάν έχετε εγκαταστήσει το Word ως μέρος του Microsoft Office και το Outlook είναι επίσης διαθέσιμο στον υπολογιστή σας, μπορείτε να το κάνετε απευθείας από το Word: Στο Word 2010 επιλέξτε ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΚΑΙ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΑΡΧΕΙΟΥ και κάντε κλικ στην καρτέλα ΑΠΟΣΤΟΛΗ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αποστολή ως παράρτημα. Στο Word 2007, κάντε κλικ στο κουμπί OFFICE, στη συνέχεια κάντε κλικ στο SEND και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο EMAIL. Στο Word 2003 και παλαιότερα, καλείτε το FILE SEND TO (E) MAIL RECIPIENT (ΩΣ ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ).
Τι γίνεται όμως αν δεν θέλετε να στείλετε το τρέχον έγγραφο ως συνημμένο, αλλά απευθείας ως μορφοποιημένο κείμενο μηνύματος; Αυτό είναι επίσης εύκολα εφικτό και μπορεί να εφαρμοστεί πολύ γρήγορα στις παλαιότερες εκδόσεις του Word (2003, 2002 / XP, 2000). Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο εικονίδιο E-MAIL στην τυπική γραμμή εργαλείων (βρίσκεται στην πρώτη ομάδα εικονιδίων).
Στη συνέχεια, εμφανίζεται μια κεφαλίδα μηνύματος όπως σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - με γραμμές TO και SUBJECT. Ο παραλήπτης (οι παραλήπτες) μπορούν ακόμη και να επιλεγούν από το φάκελο επαφών του Outlook. Για να στείλετε το έγγραφο ως e-mail, απλώς κάντε κλικ στο SEND COPY.
Αυτή η λειτουργία εξακολουθεί να περιλαμβάνεται στο Word 2010 και 2007. Πρέπει μόνο να προσθέσετε την εντολή για να εμφανίσετε την κεφαλίδα του μηνύματος στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης:
- Κάντε δεξί κλικ στη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης" και επιλέξτε την εντολή CUSTOMIZE QUICK ACCESS TOOLBAR στο μενού περιβάλλοντος.
- Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο πεδίο SELECT COMMANDS και ενεργοποιήστε την καταχώριση λίστας "Commands not in the ribbon" (2010) ή "Commands not in the ribbon" (2007).
- Στην παρακάτω λίστα, σημειώστε την καταχώριση "Αποστολή σε παραλήπτη e-mail".
- Κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ για να μεταφέρετε την εντολή στο πεδίο λίστας στα δεξιά.
- Επιβεβαιώστε την αλλαγή με το OK.
Εάν κάνετε κλικ στο σύμβολο που μόλις εισαγάγατε, η κεφαλίδα του μηνύματος με τις επιλογές αποστολής e-mail θα εμφανιστεί επίσης στις νεότερες εκδόσεις του Word. Ένα άλλο κλικ στο σύμβολο κρύβει ξανά την κεφαλίδα του μηνύματος.
