Πολλοί χρήστες χρησιμοποιούν το Excel για τη διαχείριση όλων των ειδών των λιστών. Διευθύνσεις, άρθρα, τιμές, προϋπολογισμοί και άλλα αποθέματα δεδομένων μπορούν φυσικά να μεταφερθούν στο Word μέσω του πρόχειρου - εξοικονομώντας έτσι την ανάγκη επανεισαγωγής των δεδομένων
Ταξινόμηση δεδομένων Excel χρησιμοποιώντας το Αυτόματο φίλτρο
Με την πρώτη μέθοδο, επιλέγετε τις πληροφορίες που θέλετε πριν τις μεταφέρετε στο Word χρησιμοποιώντας μια λειτουργία φίλτρου απευθείας στο Excel:
- Στο Excel, ανοίξτε τον πίνακα από τον οποίο θέλετε να λάβετε πληροφορίες.
- Στο Excel 2003, 2002 / XP και 2000, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το μενού DATA-FILTER-AUTOFILTER.
Στο Excel 2007 θα βρείτε τη λειτουργία φίλτρου στην καρτέλα »Έναρξη« στην ομάδα EDIT. Κάντε κλικ στο κουμπί SORT AND FILTER στην ομάδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο FILTER. - Το Excel θα μετατρέψει τώρα τις επικεφαλίδες των στηλών της λίστας σας σε λεγόμενες »αναπτυσσόμενες λίστες«, τις οποίες μπορείτε να αναγνωρίσετε από τα βέλη που δείχνουν προς τα κάτω. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λίστες για να επιλέξετε τα κριτήρια που πρέπει να ισχύουν για τα άρθρα που ψάχνετε.
Στο Excel 2007, όταν κάνετε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω, εμφανίζεται ένα νέο μενού στη στήλη »Κατηγορίες« στο οποίο είναι επιλεγμένες όλες οι καταχωρήσεις. Απενεργοποιήστε πρώτα το πλαίσιο ελέγχου μπροστά από το «Επιλογή όλων» σε αυτό το μενού. Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε ξανά το πλαίσιο ελέγχου μπροστά από την επιθυμητή κατηγορία. - Το αυτόματο φίλτρο είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για τους σκοπούς μας, επειδή τώρα αποκρύπτει αυτόματα όλες τις καταχωρήσεις λίστας που δεν πληρούν το επιθυμητό κριτήριο. Το αποτέλεσμα είναι ακριβώς ο πίνακας που θέλετε να μεταφέρετε στο Word. Μπορείτε εύκολα να τα επισημάνετε, να τα αντιγράψετε και στη συνέχεια να τα επικολλήσετε στο κείμενο του Word.
Συχνά, ορισμένες γραμμές στους πίνακες του Excel επισημαίνονται με χρώμα για καλύτερη επισκόπηση και μερικές φορές θέλετε να επιστήσετε την προσοχή στις αλλαγές στα κελιά μέσω μορφοποίησης υπό όρους. Ως ειδικό χαρακτηριστικό, το φίλτρο Excel 2007 προσφέρει την επιλογή φιλτραρίσματος σύμφωνα με τα χρώματα των σειρών. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα κελί στη λίστα άρθρων και μεταβείτε στη λειτουργία φίλτρου στην καρτέλα »Έναρξη« στην ομάδα »Επεξεργασία«. Καλέστε τη λειτουργία SORT AND FILTER-FILTER. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης.
Τώρα επιλέξτε την καταχώριση »Φίλτρο ανά χρώμα« στο μενού που ανοίγει. Στη συνέχεια, θα έχετε τη δυνατότητα επιλογής όλων των χρωμάτων των σειρών στον πίνακα. Επιλέξτε το χρώμα που θέλετε. Η τεχνολογία με το AutoFilter λειτουργεί βασικά αρκετά καλά, αλλά έχει και μερικά μειονεκτήματα: Αφενός, πρέπει να αφήσετε το Word για να προετοιμάσετε τα δεδομένα. Επιπλέον, δεν είναι δυνατή η σύνδεση μεταξύ του Word και του Excel, οπότε πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία εάν, για παράδειγμα, οι τιμές αλλάξουν, τα στοιχεία αφαιρεθούν από το πρόγραμμα ή προστεθούν νέα. Θα πρέπει επομένως να είστε εξοικειωμένοι με μια δεύτερη, ελάχιστα γνωστή εναλλακτική λύση που δεν έχει αυτά τα μειονεκτήματα και για την οποία δεν χρειάζεται να εγκαταλείψετε το Word.
Εισαγάγετε πίνακες Excel ως βάση δεδομένων στο Word 2007
Αυστηρά μιλώντας, μια λίστα που δημιουργήθηκε στο Excel δεν είναι παρά ένας πίνακας βάσης δεδομένων: τα πεδία είναι διατεταγμένα σε στήλες και οι εγγραφές δεδομένων (καταχωρήσεις λίστας) σε γραμμές. Επομένως, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη διεπαφή βάσης δεδομένων του Word για πρόσβαση σε πίνακες Excel.
Στο Word 2007, η γραμμή εργαλείων της βάσης δεδομένων έχει αφαιρεθεί λόγω της νέας ιδέας λειτουργίας. Επομένως, είναι πρώτα απαραίτητο να συμπεριλάβετε το κουμπί INSERT DATABASE στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να καλέσετε εύκολα αυτήν τη λειτουργία.
Προχωρήστε ως εξής:
- Κάντε δεξί κλικ στην κορδέλα και επιλέξτε ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ ΕΡΓΑΛΕΙΑΣ ΓΙΑ ΓΡΗΓΟΡΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ από το μενού περιβάλλοντος.
- Στη συνέχεια, ορίστε την καταχώριση »Όλες οι εντολές« στο αναπτυσσόμενο μενού SELECT COMMANDS στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει τώρα.
- Αναζητήστε στη λίστα »Εισαγωγή βάσης δεδομένων« και μεταφέρετε αυτήν την καταχώρηση με το κουμπί ADD στη δεξιά λίστα με όλα τα προηγούμενα κουμπιά στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης.
- Τώρα κλείστε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Word με το OK.
Βρίσκεστε τώρα στο κανονικό περιβάλλον εργασίας του Word και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί που μόλις δημιουργήσατε για να εισαγάγετε τη λίστα άρθρων στο βιβλίο εργασίας του Excel ως βάση δεδομένων στο Word.
Ακολουθεί η ακριβής διαδικασία εισαγωγής της λίστας άρθρων ως βάση δεδομένων στο Word 2007:
- Ανοίξτε το έγγραφο στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τη λίστα άρθρων και τοποθετήστε τον κέρσορα στην επιθυμητή θέση εισαγωγής για τη λίστα άρθρων.
- Κάντε κλικ στο κουμπί INSERT DATABASE που προστέθηκε πρόσφατα στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης.
- Στο ακόλουθο παράθυρο διαλόγου κάντε κλικ στο ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο Excel από το οποίο θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα.
- Το παράθυρο διαλόγου περιέχει τώρα μια λίστα με τα φύλλα εργασίας στο επιλεγμένο αρχείο. Επιλέξτε το όνομα του φύλλου με τα δεδομένα σας και βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο το πλαίσιο ελέγχου ΠΡΩΤΗ ΣΕΙΡΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΕΡΙΕΧΕΙ ΣΤΗΛΕΣ ΚΕΦΑΛΕΣ. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το OK.
- Στο παράθυρο διαλόγου της βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί INQUIRY OPTIONS για να εισαγάγετε μόνο ορισμένες γραμμές στο έγγραφο.
- Στην καρτέλα »Φίλτρο εγγραφών δεδομένων« μπορείτε στη συνέχεια να ορίσετε τα κριτήρια έτσι ώστε το Word να διαβάζει μόνο τις επιθυμητές γραμμές από τον πίνακα του Excel.
- Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις άλλες καρτέλες στο παράθυρο διαλόγου για να ορίσετε κριτήρια ταξινόμησης και να επιλέξετε τα πεδία που θα εισαχθούν. Τέλος, επιβεβαιώστε τις ρυθμίσεις σας με το OK.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο INSERT DATA. Τώρα μπορείτε να περιορίσετε τον αριθμό των εγγραφών δεδομένων προς ανάγνωση. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου μπροστά από την επιλογή INSERT AS FIELD για να αφήσετε το Word να αποθηκεύσει όλες τις παραμέτρους του συγκεκριμένου ερωτήματος. Μπορείτε να διαβάσετε την τρέχουσα κατάσταση των δεδομένων ανά πάσα στιγμή, απλώς ενημερώνοντας τη λειτουργία πεδίου χρησιμοποιώντας το πλήκτρο F9.
- Τέλος, επιβεβαιώστε τις καταχωρίσεις σας με το OK. Όλες οι γραμμές από τον πίνακα Excel που ταιριάζουν με τις επιλογές ερωτήματος θα εισαχθούν τώρα στην τρέχουσα θέση δρομέα.
