Πολλές συμβουλές για τη βέλτιστη χρήση του Word
Εκτός από το Excel, το Microsoft Word είναι το πιο συχνά χρησιμοποιούμενο πρόγραμμα από τη σουίτα του Office. Πολλοί χρήστες εκτιμούν την ευκολία χρήσης και τη σαφήνεια του προγράμματος επεξεργασίας κειμένου. Υπάρχουν όμως πολλές ακόμα συμβουλές και κόλπα που κάνουν το Word ακόμα πιο εύκολο στη χρήση. Αυτό σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο κατά την επεξεργασία εγγράφων και σας επιτρέπει να εργάζεστε ακόμη πιο αποτελεσματικά.
Πρόσθετες λειτουργίες για πιο αποτελεσματική χρήση του Word
Με τη βοήθεια του Word - το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου από τη σουίτα Microsoft Office - μπορείτε να δημιουργήσετε κείμενα, πίνακες και να εισαγάγετε εικόνες και γραφικά στο έγγραφό σας. Για να διευκολυνθεί η γραφή, το πρόγραμμα διαθέτει πολλά βοηθήματα προσβασιμότητας. Για πολλές λειτουργίες υπάρχουν ακόμη και συντομεύσεις πληκτρολογίου που καθιστούν δυνατή την εκτέλεση μιας εντολής χωρίς ένα μόνο κλικ του ποντικιού. Ο συνδυασμός πλήκτρων [CTRL] + [Z], για παράδειγμα, σας βοηθά να αναιρέσετε πολλές ενέργειες.
Οι δυνατότητες προσβασιμότητας είναι διαθέσιμες αφού ανοίξετε ένα έγγραφο του Word για επεξεργασία. Χρειάζεστε εργασία με περισσότερα από ένα αρχεία; Στη συνέχεια, το Word σας προσφέρει επίσης τη λειτουργία ανοίγματος πολλών εγγράφων ταυτόχρονα. Για να αποφύγετε κάθε φορά τη ρύθμιση βασικών ρυθμίσεων, όπως γραμματοσειρά, διάκενο γραμμών και αριθμούς σελίδων, είναι λογικό να χρησιμοποιείτε πρότυπα μορφοποίησης. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να ενεργοποιήσετε τις εντολές επεξεργασίας φόρμας.
Απλοποιήστε τη χρήση του Word μέσω προτύπων μορφής
Ένα στυλ περιέχει τις τυπικές ρυθμίσεις για ένα έγγραφο. Το Microsoft Word σας προσφέρει πολλά πρότυπα Word που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά τη δημιουργία του κειμένου σας. Μπορείτε να το βρείτε στην κορδέλα του μενού κάτω από το στοιχείο "Έναρξη". Είναι λογικό να χρησιμοποιείτε φύλλα στυλ, ειδικά για επικεφαλίδες. Γιατί τότε είναι δυνατή η δημιουργία ενός αυτόματου πίνακα περιεχομένων στο Word με λίγα μόνο κλικ.
Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις δεν ταιριάζουν με τις προσδοκίες σας; Στη συνέχεια, απλώς εξατομικεύστε το πρότυπο μορφοποίησης για να σχεδιάσετε τη λειτουργία του Word σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε δεξί κλικ στο αντίστοιχο πρότυπο στην κορδέλα του μενού. Τώρα εμφανίζεται μια λίστα στην οποία θα βρείτε την επιλογή "Αλλαγή".
Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε το πρότυπο μορφοποίησης σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Δεν καθορίζετε μόνο τη γραμματοσειρά, το μέγεθος και το χρώμα, αλλά και αν το κείμενο πρέπει να τυπωθεί με πλάγια ή έντονα γράμματα. Πριν επιβεβαιώσετε με "OK", αποφασίστε εάν η μορφοποίηση ισχύει μόνο για το τρέχον έγγραφο ή αν πρέπει επίσης να εφαρμοστεί σε νέα αρχεία.
Συμβουλές για στοχευμένες αναζητήσεις σε έγγραφα του Word
Πολλά αρχεία Word περιέχουν περισσότερες από μία σελίδες κειμένου. Μπορείτε να χάσετε γρήγορα τα πράγματα εδώ. Η στοχευμένη αναζήτηση πληροφοριών δεν είναι τότε τόσο εύκολη. Αλλά με αυτήν την συμβουλή του Word, μπορείτε να μεταβείτε γρήγορα στη σελίδα που θέλετε. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Αναζήτηση και αντικατάσταση" για να μεταβείτε απευθείας στη δουλειά που αναζητάτε. Εάν δεν είστε βέβαιοι σε ποια σελίδα μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες, μπορείτε εύκολα να μετακινηθείτε στις σελίδες με τη λειτουργία αυτόματης κύλισης.
Ο συνδυασμός πλήκτρων [CTRL] + [F] διευκολύνει επίσης τη χρήση του Word. Αυτό ανοίγει την πλοήγηση, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναζητήσετε συγκεκριμένες λέξεις. Απλώς πληκτρολογήστε τον όρο που αναζητάτε και επιβεβαιώστε με το κλειδί Enter. Το Word θα επισημάνει αυτόματα όλες τις επιτυχίες για εσάς. Χρησιμοποιήστε τα βέλη κάτω από τη γραμμή αναζήτησης για να μεταβείτε στον επόμενο αγώνα.
υπόδειξη: Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία Word για να βρείτε γρήγορα διπλά κενά. Απλώς πληκτρολογήστε δύο διαστήματα στη σειρά στη γραμμή αναζήτησης για να βρείτε τα κρυμμένα σφάλματα στο κείμενο.
Σημειώστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο τη συντόμευση πληκτρολογίου στο Word για αναζήτηση στο κείμενο και στους πίνακες που περιέχει. Θα θέλατε να αναζητήσετε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα του εγγράφου για έναν συγκεκριμένο όρο; Στη συνέχεια, κάντε πρώτα κλικ στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα. Το ίδιο ισχύει και για τα σχόλια.
Αντιγραφή και αναδιοργάνωση κειμένων
Τα περισσότερα έγγραφα κειμένου αναθεωρούνται αρκετές φορές πριν λάβουν την τελική τους μορφή. Μπορεί να συμβεί μια ολόκληρη παράγραφος να βρει μια νέα θέση. Αλλά τα καλά νέα είναι: δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά το κείμενο. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Αντιγραφή και επικόλληση" για να διευκολύνετε τη χρήση του Word. Ο μόνος τρόπος για να το κάνετε πιο γρήγορα είναι να χρησιμοποιήσετε το "drag and drop". Με αυτόν τον τρόπο, ένα κείμενο μπορεί εύκολα να μετακινηθεί στο έγγραφο.
Για να αναλάβετε περιεχόμενο από άλλο αρχείο, πρέπει να το αντιγράψετε με τον κλασικό τρόπο. Αυτό σημαίνει: Σημειώνετε την ενότητα που πρόκειται να αντιγραφεί και κάνετε κλικ σε αυτήν με το δεξί κουμπί του ποντικιού. Στη συνέχεια, επιλέξτε "αντιγραφή". Τώρα επιλέξτε τη θέση στο έγγραφό σας όπου θέλετε να εισαγάγετε το περιεχόμενο. Και εδώ, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "εισαγωγή". Είναι ταχύτερη με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου [Ctrl] + [C] και [Ctrl] + [V].
Αλλά πρόσεχε: Τα κείμενα από άλλη πηγή έχουν συνήθως διαφορετική μορφή. Όταν αντιγράφετε, το Word εφαρμόζει επίσης τη μορφοποίηση παραγράφων. Ωστόσο, έχετε την επιλογή να το αποτρέψετε από τις επιλογές επεξεργασίας. Απλώς αντιγράψτε το κείμενο χωρίς μορφές. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα καθώς και η παύλα στο Word είναι συνεπείς κατά την αντιγραφή και επικόλληση.
Περισσότερες συμβουλές για τη χρήση του Microsoft Word
Από την έκδοση του Office από το 2016 υπάρχει μια πρακτική λειτουργία που βοηθά σχεδόν σε όλες τις ερωτήσεις. Αυτό που εννοείται είναι το πεδίο αναζήτησης με το όνομα "Αναζήτηση" ή "Τι θα θέλατε να κάνετε;", το οποίο ίσως έχετε ήδη εξοικειωθεί από άλλες εφαρμογές του Office, όπως το PowerPoint ή το Excel.
Εδώ δεν αναζητάτε λέξεις στο έγγραφό σας, αλλά οποιαδήποτε λειτουργία του Word. Για παράδειγμα, εάν δεν γνωρίζετε πώς να ρυθμίσετε την παύλα για ένα κείμενο, απλώς πληκτρολογήστε "Hyphenation" σε αυτό το πεδίο. Το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σας παρουσιάζει τώρα το κατάλληλο αποτέλεσμα στο στοιχείο "Ενέργειες". Το ίδιο ισχύει για πίνακες, υποσέλιδα και όλα τα πιθανά προβλήματα στο Word.
Ένα άλλο χρήσιμο εργαλείο είναι ο εσωτερικός μεταφραστής του Word. Για να το κάνετε αυτό, σημειώστε το τμήμα της πρότασης που θέλετε να μεταφράσετε σε άλλη γλώσσα. Κάντε δεξί κλικ στο δείκτη. Η λειτουργία μετάφρασης εμφανίζεται τώρα στα δεξιά. Απλώς επιλέξτε την κατάλληλη γλώσσα και κάντε κλικ στο "εισαγωγή" για να μεταφράσετε το απόσπασμα κειμένου απευθείας στο έγγραφο.
Το Microsoft Office ακόμη πιο εύκολο: Κόλπα για να διευκολύνει τη χρήση του Word
Το Word - ακριβώς όπως το Excel, το PowerPoint και η Co. - περιέχει πολλές λειτουργίες που κάνουν το λογισμικό πιο εύκολο στη χρήση. Αυτά δεν είναι πάντα εύκολο να βρεθούν με την πρώτη ματιά. Ανεξάρτητα από το αν θέλετε να μορφοποιήσετε πίνακες ή γραμμές, να επεξεργαστείτε κεφαλίδες ή υποσέλιδα ή απλώς να αναζητήσετε ειδικούς χαρακτήρες: Η γραμμή αναζήτησης χρήσιμων λειτουργιών παρέχει συχνά μια λύση εδώ.
Εάν γνωρίζετε επίσης τις συμβουλές για μορφοποίηση, αναζήτηση και εισαγωγή, σύντομα θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επεξεργασία κειμένου σαν από μόνη της. Συχνά αποθηκεύετε ακόμη και ένα κλικ του ποντικιού χάρη στις συντομεύσεις πληκτρολογίου. Αυτό σας επιτρέπει να εστιάσετε στο περιεχόμενο των εγγράφων σας χωρίς να ανησυχείτε πολύ για τη μορφοποίηση.
Συχνές ερωτήσεις
Έχει το Word δυνατότητες προσβασιμότητας για άτομα με προβλήματα όρασης;
Ναι, το Office αξίζει την προσβασιμότητα. Ως εκ τούτου, το Word προσφέρει ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης για άτομα με προβλήματα όρασης. Πάνω απ 'όλα, πολλές συντομεύσεις πληκτρολογίου βοηθούν στη χρήση ολόκληρου του εύρους των λειτουργιών του προγράμματος γραφής. Η υπαγόρευση του Office επιτρέπει επίσης τη μετατροπή προφορικού περιεχομένου σε γραπτές λέξεις.
Πού μπορώ να βρω περισσότερη βοήθεια με τη χρήση του Word;
Η Microsoft έχει ενσωματώσει μια λειτουργία βοήθειας στη γραμμή μενού όλων των εφαρμογών του Office. Σε αυτό το ψηφιακό εγχειρίδιο θα βρείτε εκπαίδευση και ειδήσεις καθώς και γενική βοήθεια για τη χρήση του Word για το Word. Μπορείτε είτε να περιηγηθείτε στις μεμονωμένες κατηγορίες είτε να αναζητήσετε μια συγκεκριμένη λέξη -κλειδί.
Πώς μπορώ να ορίσω την αγαπημένη μου γραμματοσειρά ως προεπιλογή;
Κάντε κλικ στο "Έναρξη" στη γραμμή μενού. Στην κάτω δεξιά γωνία της κατηγορίας "Γραμματοσειρά" θα δείτε ένα βέλος που δείχνει προς τα κάτω. Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο στο οποίο μπορείτε να καθορίσετε τη γραμματοσειρά. Κάτω αριστερά θα βρείτε τώρα τη λειτουργία "Ορισμός ως προεπιλογή". Στη συνέχεια, αποφασίζετε εάν η ρύθμιση πρέπει να ισχύει μόνο για το τρέχον έγγραφο ή για όλα τα άλλα αρχεία επίσης. Αφού επιβεβαιώσετε με "OK", το Word θα υιοθετήσει τη νέα τυπική γραμματοσειρά σας.
