Τα έγγραφα του Word και οι πίνακες Excel συχνά περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως δεδομένα παραγγελίας και εσωτερικά κλειδιά που πρέπει να προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη προβολή. Φυσικά, ένας κωδικός πρόσβασης που μόνο αυτοί οι άνθρωποι γνωρίζουν για αυτόν είναι μια καλή επιλογή
Στο Office 2007, η προστασία ανάγνωσης είναι κρυμμένη στην ενότητα "Αρχείο / Αποθήκευση ως". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Εργαλεία / Γενικές επιλογές". Τώρα μπορείτε να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε για να αποτρέψετε την πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων χρηστών σε αυτό το έγγραφο ή σε αυτόν τον πίνακα.
Πρέπει να προχωρήσετε λίγο διαφορετικά με το Excel 2000 έως 2003: Κάντε κλικ στο "Αρχείο / Αποθήκευση ως". Στη συνέχεια, επιλέξτε "Εργαλεία / Γενικές επιλογές" και ορίστε τον κωδικό πρόσβασής σας. Στο Word 2000 έως 2003, ωστόσο, θα βρείτε τη λειτουργία κωδικού πρόσβασης στην ενότητα "Αρχείο / Αποθήκευση ως" και στη συνέχεια "Εργαλεία / Επιλογές ασφαλείας".
Σημείωση: Εκτός από την προστασία ανάγνωσης, το Word και το Excel προσφέρουν επίσης προστασία εγγραφής για την αποφυγή ανεπιθύμητων αλλαγών. Ωστόσο, αυτή η προστασία εγγραφής δεν είναι σε καμία περίπτωση τόσο αποτελεσματική όσο η προστασία ανάγνωσης και απλώς αγνοείται από το OpenOffice, για παράδειγμα. Μπορείτε φυσικά να εξακολουθήσετε να χρησιμοποιείτε αυτήν την προστασία εγγραφής, αλλά δεν προσφέρει 100% ασφάλεια όπως η προστασία ανάγνωσης.
