Προστατέψτε το αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης - οδηγίες με βίντεο

Θα πρέπει να το γνωρίζετε αυτό

Συνήθως υπάρχουν έγγραφα στον δικό σας υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή που περιέχουν ευαίσθητα και εμπιστευτικά δεδομένα. Αυτό συχνά περιλαμβάνει αρχεία από το πρόγραμμα Excel που χρησιμοποιούνται για ιδιωτικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς. Το Excel λοιπόν προσφέρει στους χρήστες του αρκετές επιλογές για την προστασία ενός ολόκληρου αρχείου, ενός βιβλίου εργασίας ή ενός μεμονωμένου φύλλου εργασίας. Αυτό εμποδίζει κανέναν να προβάλει ένα εμπιστευτικό έγγραφο Excel.

Πώς μπορείτε να αποτρέψετε την ακούσια επεξεργασία ενός βιβλίου εργασίας του Excel;

Μόλις αρκετοί χρήστες έχουν πρόσβαση και εργάζονται με ένα αρχείο Excel, είναι λογικό να προστατεύονται οι τύποι από τυχαία διαγραφή. Τα έγγραφα του Excel μπορούν επίσης να προστατευτούν με κωδικό πρόσβασης. Αυτό σημαίνει ότι τα άτομα που δεν γνωρίζουν τον κωδικό πρόσβασης δεν μπορούν πλέον να ανοίξουν το έγγραφο. Ένας χρήστης του Excel μπορεί επίσης να ανοίξει ένα βιβλίο εργασίας ως προστατευμένο από εγγραφή, προκειμένου να αποφευχθούν ανεπιθύμητες αλλαγές. Ένας υπάρχων φάκελος μπορεί επίσης να διαθέτει προστασία εγγραφής.

Επίπεδο αρχείου, επίπεδο βιβλίου εργασίας και επίπεδο φύλλου εργασίας: Ποιες είναι οι διαφορές;

• Επιλογές προστασίας σε επίπεδο αρχείου: Εδώ έχετε την επιλογή να εκχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα αρχείο Excel. Μόλις το αρχείο έχει κλειδωθεί, δεν μπορεί πλέον να ανοίξει ή να επεξεργαστεί από άλλους χρήστες. Σε αυτό το επίπεδο μπορεί επίσης να οριστεί ένας κωδικός πρόσβασης για το άνοιγμα και την αλλαγή ενός αρχείου Excel. Μια ολοκληρωμένη έκδοση ενός αρχείου μπορεί να ταυτιστεί με τον χαρακτηρισμό "τελική έκδοση". Μετά από αυτό, ένας χρήστης του Excel μπορεί να ανοίξει μόνο το αρχείο ως προστατευμένο από εγγραφή.
• Επιλογές προστασίας επιπέδου βιβλίου εργασίας: Εδώ η δομή ενός βιβλίου εργασίας μπορεί να προστατευθεί χρησιμοποιώντας έναν κωδικό πρόσβασης. Ως αποτέλεσμα, τα φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας δεν μπορούν πλέον να διαγραφούν, να κρυφτούν, να προστεθούν ή να μετονομαστούν από άλλους χρήστες.
• Επιλογές προστασίας σε επίπεδο φύλλου εργασίας: Η προστασία του φύλλου εργασίας σας επιτρέπει να περιορίσετε τις επιλογές πρόσβασης και επεξεργασίας χωρίς κρυπτογράφηση ολόκληρου του αρχείου με κωδικό πρόσβασης. Εδώ μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο με τον οποίο ένας χρήστης μπορεί να εργαστεί στο αντίστοιχο φύλλο εργασίας του Excel. Μπορείτε να καθορίσετε εάν ένας χρήστης μπορεί να προσθέσει ή να επεξεργαστεί μόνο γραμμές.

Τι πρέπει να προσέξετε όταν επιλέγετε έναν κωδικό πρόσβασης;

Οι σύνθετοι κωδικοί πρόσβασης καθιστούν δύσκολη την πρόσβαση στα προστατευμένα αρχεία. Ένας ασφαλής κωδικός πρόσβασης προκύπτει από τη δομή και το μήκος του. Βασικά, θα πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον οκτώ έως δέκα χαρακτήρες. Στην ιδανική περίπτωση, χρησιμοποιείται ένας συνδυασμός κεφαλαίων και πεζών γραμμάτων, αριθμών και ειδικών χαρακτήρων. Θα πρέπει να αποφεύγονται οι ουμλάουτ και οι χαρακτήρες που σχετίζονται με την περιοχή.

Βίντεο οδηγιών: Προστασία αρχείων Excel με κωδικό πρόσβασης - έτσι προστατεύετε τα δεδομένα σας!

Βήμα προς βήμα: Προστατέψτε το αρχείο Excel με έναν κωδικό πρόσβασης

Θέλετε να κάνετε ένα αρχείο Excel απρόσιτο για άλλους χρήστες χρησιμοποιώντας έναν κωδικό πρόσβασης; Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο οδηγό βήμα προς βήμα:

1. Ανοίξτε πρώτα το αρχείο Excel που πρόκειται να προστατευτεί.

2. Μεταβείτε στο κουμπί "Αρχείο".

3. Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση ως" και επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης.

4. Στο νέο παράθυρο διαλόγου, δώστε στο αρχείο ένα όνομα με το οποίο θα αποθηκευτεί στη συνέχεια.

   

5. Μετά την αποθήκευση, μεταβείτε στην ενότητα "Πληροφορίες" στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προστασία βιβλίου εργασίας".

   

6. Στο νέο παράθυρο μπορείτε να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για άνοιγμα και έναν κωδικό πρόσβασης για την αλλαγή του αρχείου στο παρεχόμενο πεδίο.

   

7. Επιβεβαιώστε την εισαγωγή των κωδικών πρόσβασης με "OK".

8. Επαναλάβετε την εισαγωγή των κωδικών πρόσβασής σας ξανά. Στη συνέχεια, επιβεβαιώστε ξανά την καταχώρισή σας με "OK".

9. Τώρα πατήστε το κουμπί "Αποθήκευση" έτσι ώστε το αρχείο Excel να αποθηκευτεί στην επιλεγμένη θέση αποθήκευσης.

Ποιο επίπεδο προστασίας είναι κατάλληλο για ποια κατάσταση;

• Η προστασία σε επίπεδο αρχείου είναι χρήσιμη για τον έλεγχο του επιπέδου πρόσβασης των χρηστών ενός εγγράφου Excel. Μπορείτε να κρυπτογραφήσετε ένα αρχείο Excel χωρίς να το ανοίξει κάποιος άλλος. Καθορίζοντας και μεταφέροντας τον κωδικό πρόσβασης για αλλαγή, μπορείτε επίσης να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες να επεξεργαστούν το αρχείο.
• Εάν χρησιμοποιείτε προστασία σε επίπεδο βιβλίου εργασίας, μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες μπορούν να εργάζονται με τα φύλλα εργασίας σε αυτήν τη δομή. Φανταστείτε ότι ένα από τα βιβλία εργασίας σας περιέχει πολλά φύλλα εργασίας. Κάθε μέλος της ομάδας σας είναι υπεύθυνο για τα δεδομένα στο δικό του φύλλο εργασίας. Όλοι στην ομάδα θα πρέπει τώρα να μπορούν να προσθέτουν δεδομένα στο δικό τους φύλλο εργασίας. Ωστόσο, δεν θα πρέπει να μπορείτε να αλλάξετε, να μετακινήσετε ή να προσθέσετε περαιτέρω ή νέα φύλλα εργασίας.
• Η προστασία σε επίπεδο φύλλου εργασίας σας δίνει τον έλεγχο του τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης Excel σε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας. Μπορείτε να δώσετε σε έναν συνάδελφο την ευκαιρία να γράψει δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας και να τα αποθηκεύσει. Ωστόσο, δεν επιτρέπεται να διαγράψει γραμμές και στήλες.

Συμπέρασμα: Η προστασία των αρχείων Excel με κωδικό πρόσβασης αξίζει τον κόπο

Το Excel σας προσφέρει πολύ διαφορετικές επιλογές για την προστασία ενός αρχείου. Οι χρήστες του Excel μπορούν να προστατεύσουν το αρχείο Excel, ολόκληρο το βιβλίο εργασίας ή ένα φύλλο εργασίας από αλλαγές ή έλεγχο και να περιορίσουν τα δικαιώματα πρόσβασης τρίτων. Το αρχείο Excel μπορεί εύκολα να προστατευθεί με έναν κωδικό πρόσβασης που μπορεί να οριστεί στις επιλογές του Excel.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς μπορώ να εμφανίσω τα ξεκλειδωμένα κελιά σε έναν πίνακα Excel;

Χρησιμοποιώντας τον τύπο = Not (CELL ("Protection"; A1)) μέσω της μορφοποίησης υπό όρους, μπορείτε να καλέσετε τα ξεκλειδωμένα κελιά σε μια επισημασμένη περιοχή του πίνακα.

Πώς μπορώ να γράψω-προστατεύσω ένα έγγραφο Excel;

Αρχικά, ανοίξτε το αρχείο και επιλέξτε Αρχείο> Λήψη πληροφοριών. Μεταβείτε στο "Προστασία εγγράφου" και επιλέξτε "Επισήμανση ως ολοκληρωμένου". Στη συνέχεια, επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας με "OK".

Πώς μπορώ να αφαιρέσω την προστασία κωδικού πρόσβασης που έχω δημιουργήσει;

Ανοίξτε το αρχείο Excel για το οποίο έχετε αποθηκεύσει έναν κωδικό πρόσβασης. Τώρα επιλέξτε "Αρχείο"> "Πληροφορίες". Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Προστασία εγγράφου> Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Διαγράψτε τον κωδικό πρόσβασης που έχετε ορίσει και επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας με "OK".