Εδώ θα μάθετε πώς να εντοπίζετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και να τα διαγράφετε με μη αυτόματο τρόπο, καθώς και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση για αυτόματη διαγραφή παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς να διαγράφονται αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το AutoArchive
Η λειτουργία αυτόματης αρχειοθέτησης του Outlook αποσκοπεί στην αποθήκευση παλιών μηνυμάτων, ραντεβού κ.λπ. σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης και στην απαλλαγή του Outlook από τα παλιά δεδομένα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία για να αφαιρέσετε οριστικά παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ραντεβού κ.λπ. - δηλαδή να τα διαγράψετε αντί να τα μεταφέρετε στο αρχείο αρχειοθέτησης.
Προχωρήστε ως εξής για να διαγράψετε τα παλιά δεδομένα:
- Καλέστε την εντολή "Εργαλεία, Επιλογές" και ανοίξτε την καρτέλα "Άλλα".
- Κάντε κλικ εδώ στο "AutoArchive".
- Ενεργοποιήστε την επιλογή "Αυτόματη αρχειοθέτηση κάθε __ ημέρες" και καθορίστε το διάστημα στο οποίο πρέπει να πραγματοποιείται η αρχειοθέτηση.
- Στο πεδίο "Διαγραφή στοιχείων εάν είναι παλαιότερο από", εισαγάγετε την ελάχιστη ηλικία που πρέπει να είναι τα δεδομένα για να καταργηθούν οριστικά.
- Ενεργοποιήστε την επιλογή "Μόνιμη διαγραφή παλιών στοιχείων".
- Εάν είστε βέβαιοι ότι το θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή ρυθμίσεων σε όλους τους φακέλους" - δεν θα υπάρχει άλλη ερώτηση ασφαλείας.
- Μόλις τελειώσετε, κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
Πώς να βρείτε και να διαγράψετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο
Εάν δεν χρησιμοποιείτε το AutoArchive για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας και να μετακινήσετε τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχείο αρχειοθέτησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή "Clean up mailbox" για να εμφανίσετε και να διαγράψετε τα παλιά e-mail σε όλους τους φακέλους.
- Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλείτε την εντολή "Εργαλεία, Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου". Στο Outlook 2010, μεταβείτε στο Αρχείο, Εργαλεία εκκαθάρισης, Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.
- Ενεργοποιήστε την επιλογή "Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από … ημέρες" και εισαγάγετε μια τιμή, για παράδειγμα 90 ή 180 ημέρες.
- Κάντε κλικ στο "Αναζήτηση".
- Τώρα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Σύνθετη αναζήτηση", στο οποίο εμφανίζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με το κριτήριο αναζήτησης. Εδώ μπορείτε να διαγράψετε παλιά e-mail ή να τα ανοίξετε για να αποθηκεύσετε τα συνημμένα αρχεία που περιέχουν στον σκληρό δίσκο.
- Μόλις ολοκληρώσετε τη διαγραφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεστε πλέον, κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
- Στη συνέχεια, αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία" και αφήστε τον προσωπικό φάκελο να συμπιεστεί.
