Στο παρακάτω άρθρο θα μάθετε πώς μπορείτε να μάθετε ποιες εξωτερικές αναφορές υπάρχουν στους πίνακες Excel σας και πώς να τις προσαρμόσετε και να τις επεξεργαστείτε επιτυχώς μετά από ένα αντίγραφο.
Πώς δομούνται οι εξωτερικές αναφορές στο Excel
Οι εξωτερικές αναφορές είναι πάντα δομημένες σύμφωνα με το ίδιο σχήμα. Πρώτα χρησιμοποιείτε το όνομα του βιβλίου εργασίας σε αγκύλες. Ακολουθεί το όνομα του φύλλου εργασίας. Ακολουθεί ένα θαυμαστικό, ακολουθούμενο από την αναφορά κελιού.
Εάν δημιουργήσετε μια εξωτερική αναφορά που αναφέρεται σε ένα φύλλο εργασίας του οποίου το όνομα περιέχει κενά, τότε το όνομα του φακέλου και το φύλλο περικλείονται σε ενιαία εισαγωγικά.
Εάν ο φάκελος στον οποίο αναφέρεται η εξωτερική αναφορά δεν είναι ανοιχτός, η διαδρομή στην οποία μπορεί να βρεθεί αυτός ο φάκελος εμφανίζεται μπροστά από το όνομα του φακέλου εργασίας.
Βασικά, το Excel δημιουργεί πάντα εξωτερικές αναφορές ως απόλυτες αναφορές. Μπορείτε να το πείτε από το γεγονός ότι περιέχουν πινακίδες δολαρίου.
Πώς να αντιγράψετε και να προσαρμόσετε σωστά τις εξωτερικές αναφορές των πινάκων Excel
Κατά την αντιγραφή τύπων, το Excel προσαρμόζει αυτόματα τις αναφορές εάν δεν είναι απόλυτες αναφορές. Δυστυχώς, αυτό δεν λειτουργεί εάν οι αναφορές έχουν πρόσβαση σε πολλούς άλλους πίνακες και το όνομα του πίνακα πρόκειται να προσαρμοστεί. Φανταστείτε την ακόλουθη κατάσταση:
Θέλετε πάντα να διαβάζετε τιμές από το ίδιο κελί από διαφορετικούς πίνακες με τα ονόματα 01.xls, 02.xls κ.λπ. Στη συνέχεια, οι αναφορές έχουν την ακόλουθη δομή:
= ’C: \ Τα αρχεία μου \ [01.xls] Πίνακας 1’! A1
= ’C: \ Τα αρχεία μου \ [02.xls] Πίνακας 1’! A1
Εάν αντιγράψετε μια τέτοια αναφορά στον πίνακά σας, προσαρμόζεται μόνο η αναφορά στη διεύθυνση κελιού στο τέλος. Ωστόσο, εάν θέλετε να αλλάξετε ολόκληρο το κάλυμμα εύκολα και άνετα, εργαστείτε σύμφωνα με την ακόλουθη μέθοδο.
Πρώτα δημιουργήστε μια στήλη στην οποία μπορεί να γραφτεί το μεταβλητό μέρος του ονόματος του αρχείου. Από αυτό, στη συνέχεια, συγκεντρώνετε τον επιθυμητό τύπο, τον οποίο μπορείτε να αντιγράψετε. Δουλεύει κάπως έτσι:
Δημιουργήστε μια στήλη στο φύλλο εργασίας σας στην οποία έχει εισαχθεί το μεταβλητό μέρος (στην περίπτωση αυτή το όνομα του αρχείου). Πρέπει να ρυθμίσετε αυτήν τη στήλη με τη μορφή αριθμού κειμένου. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τα μεταβλητά μέρη του ονόματος αρχείου στη στήλη, όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα:
Στη συνέχεια, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί Β1:
= "= 'C: \ My Documents \ [" & A1 & ". Xls] Table1'! $ A $ 1"
Αντιγράψτε αυτόν τον τύπο στα παρακάτω κελιά. Το αποτέλεσμα στον πίνακα φαίνεται στο παρακάτω σχήμα:
Το Excel αρχικά ερμηνεύει το αποτέλεσμα του τύπου ως κείμενο. Για να μπορέσετε να υπολογίσετε με αυτούς τους τύπους, πρέπει να τους μετατρέψετε:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά με αντιγραμμένους τύπους - σε αυτό το παράδειγμα το εύρος κελιών B1: B20.
- Χρησιμοποιήστε την εντολή "Επεξεργασία - Αντιγραφή" για να αποθηκεύσετε τα περιεχόμενα του κελιού στο πρόχειρο.
- Αφήστε τα κελιά επιλεγμένα και επιλέξτε την εντολή "Επικόλληση ειδικού" στο μενού "Επεξεργασία".
- Σε αυτό το πλαίσιο, ενεργοποιήστε την επιλογή "Τιμές".
- Επιβεβαιώστε αυτό με το κουμπί "OK".
Αντί για τους τύπους, τα αποτελέσματα βρίσκονται τώρα στα κελιά. Και πάλι, αφήστε τα κελιά επιλεγμένα και επιλέξτε την εντολή "Κείμενο σε στήλες" στο μενού "Δεδομένα" για να ξεκινήσει ο οδηγός μετατροπής κειμένου.
Εδώ επιβεβαιώνετε απευθείας την οθόνη έναρξης με το κουμπί "Τέλος". Στη συνέχεια, οι τύποι συγκεντρώνονται στην επιθυμητή μορφή και δείχνουν το αντίστοιχο αποτέλεσμα.
Πώς να βρείτε εξωτερικές αναφορές σε πίνακες Excel
Εάν θέλετε να βρείτε εξωτερικές αναφορές στους φακέλους σας, δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό με μη αυτόματο τρόπο. Αφήστε το Excel να δημιουργήσει μια επισκόπηση όλων των αναφορών για εσάς.
Αυτό είναι επίσης χρήσιμο όταν υπάρχει μια αναφορά σε ένα βιβλίο εργασίας, αλλά δεν γνωρίζετε ακριβώς σε ποια πηγή δεδομένων αναφέρεται.
Για να λάβετε μια λίστα με όλες τις αναφορές στο βιβλίο εργασίας σας, κάντε τα εξής:
- Ενεργοποιήστε το βιβλίο εργασίας στο οποίο ενδιαφέρεστε για τις αναφορές.
- Excel 2010: Κάντε κλικ στο μενού ΑΡΧΕΙΟ. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2007: Κάντε κλικ στο κουμπί Office. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2003: Καλέστε την εντολή ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ - ΣΥΝΔΕΣΜΟΙ.
Το Excel θα σας δείξει μια λίστα με τους συνδέσμους στον πίνακά σας.
Στη λίστα των συνδέσμων μπορείτε να δείτε όλα τα συνδεδεμένα βιβλία εργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί OPEN SOURCE για να ανοίξετε φακέλους από αυτήν τη λίστα αφού κάνετε κλικ στο αντίστοιχο όνομα αρχείου στη λίστα.
