Excel: Λειτουργία αναφοράς για συγκεκριμένες πληροφορίες

Έτσι χρησιμοποιείται σωστά η συνάρτηση Excel

Έχετε τεράστιο όγκο δεδομένων και χρειάζεστε επειγόντως πληροφορίες για μια συγκεκριμένη τιμή που έχει εισαχθεί στον πίνακά σας; Σε αυτό το σημείο, είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση αναφοράς Excel. Αυτό συμβαίνει επειδή επιτρέπει τον προσδιορισμό των απαιτούμενων πληροφοριών χρησιμοποιώντας ένα κριτήριο αναζήτησης και περιοχές κελιών στις οποίες πρέπει να αναζητηθεί η απαιτούμενη τιμή. Αυτό λειτουργεί αυτόματα και επιτρέπει την γρήγορη ζήτηση πληροφοριών. Εάν θέλετε να κάνετε μια πιο στοχευμένη αναζήτηση, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις βελτιωμένες λειτουργίες αναφοράς Vreference, Wreference ή XVreference. Το Excel προσφέρει περαιτέρω εναλλακτικές λύσεις για οργάνωση και ανάκτηση δεδομένων.

Πώς χρησιμοποιείται η συνάρτηση αναφοράς Excel

Η συνάρτηση αναφοράς Excel είναι χρήσιμη για την αναζήτηση μιας τιμής σε μια στήλη ή γραμμή που βρίσκεται στην ίδια θέση σε άλλη γραμμή ή στήλη. Η αναφορά μπορεί να χρησιμοποιηθεί αφενός στη διανυσματική έκδοση και αφετέρου στην έκδοση μήτρας. Η διανυσματική έκδοση χρησιμοποιείται όταν μια στήλη ή μια γραμμή πρόκειται να αναζητηθεί για ένα συγκεκριμένο κριτήριο αναζήτησης. Στην έκδοση μήτρας, μπορούν να αναζητηθούν πολλές στήλες και γραμμές ή ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Ωστόσο, υπάρχουν οι βελτιωμένες λειτουργίες Vreference και Wreference για το σκοπό αυτό. Το πρόγραμμα ενεργοποιεί την έκδοση μήτρας μόνο για λόγους συμβατότητας με άλλα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων.

Πώς είναι δομημένη η συνάρτηση αναφοράς Excel στη διανυσματική έκδοση;

Η συνάρτηση αναφοράς Excel αποτελείται από τρία ορίσματα και είναι δομημένη ως εξής: Αναφορά (κριτήριο αναζήτησης, διάνυσμα αναζήτησης, [διάνυσμα αποτελεσμάτων]).

• Κριτήριο αναζήτησης είναι ένα απαιτούμενο επιχείρημα. Η τιμή προς αναζήτηση καταχωρείται εδώ. Η τιμή μπορεί να είναι αριθμός, κείμενο, λογική τιμή, όνομα ή δεύτερη συνάρτηση αναφοράς.
• Αναζήτηση διάνυσμα είναι το δεύτερο απαιτούμενο όρισμα του τύπου. Η περιοχή στήλης ή γραμμής στην οποία θα αναζητηθεί η τιμή αναζήτησης καθορίζεται εδώ. Αυτό μπορεί επίσης να είναι κείμενο, αριθμοί ή τιμές αλήθειας.
• Διάνυσμα αποτελεσμάτων: Οι αγκύλες γύρω από το τρίτο όρισμα, το διάνυσμα αποτελεσμάτων, υποδεικνύουν ότι αυτό το όρισμα είναι προαιρετικό. Σε αυτό το σημείο μπορεί να καθοριστεί μια άλλη περιοχή, η οποία πρέπει να περιέχει τόσα στοιχεία όσα και το δεύτερο όρισμα.

Αναζήτηση σε στήλες - παράδειγμα

Έχετε μια λίστα με τους αριθμούς άρθρων στη στήλη Α με τα αντίστοιχα είδη ένδυσης στη στήλη Β. Lookingάχνετε για έναν συγκεκριμένο αριθμό άρθρου και θέλετε να μάθετε με ποια ρούχα ταιριάζει ο αριθμός του άρθρου.

Επιλέξτε μια κενή γραμμή.

Εισάγετε τον τύπο = αναφορά ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6).

Συνεπώς, η συνάρτηση αναζητά τον αριθμό του άρθρου στη στήλη Α και εξάγει το αποτέλεσμα από τη στήλη Β, για παράδειγμα "Συνολικά".

Η σύνταξη του τύπου αναφοράς στην έκδοση μήτρας έχει λιγότερα ορίσματα

Στη συνάρτηση μήτρας, η συνάρτηση αναφοράς Excel αποτελείται από μια αναφορά (κριτήριο αναζήτησης, μήτρα). Δεν περιέχει προαιρετικά επιχειρήματα, αλλά δύο απαιτούμενα.

• Κριτήριο αναζήτησης είναι το πρώτο απαιτούμενο όρισμα και μπορεί να αποτελείται από αριθμό, κείμενο ή λογικές τιμές, όνομα ή κάποια άλλη συνάρτηση αναφοράς.
• μήτρα είναι μια σειρά κυττάρων που χρησιμοποιείται για σύγκριση. Αριθμοί, συμβολοσειρές ή λογικές τιμές μπορείτε επίσης να βρείτε εδώ.

Όπως αναφέρθηκε, συνιστάται η χρήση των άλλων συναρτήσεων αναφοράς του Excel Vreference και Wreference, καθώς έχουν καλύτερη λειτουργικότητα. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε έναν αριθμό στήλης ή ένα ευρετήριο στήλης που περιέχει την τιμή επιστροφής.

Αναζήτηση σε στήλες - διανυσματική έκδοση: παράδειγμα

Εάν υποτεθεί η ίδια κατάσταση στη διανυσματική έκδοση όπως στο παραπάνω παράδειγμα, προχωρήστε με τον ίδιο τρόπο.

Επιλέξτε μια κενή γραμμή.

Εισάγετε τον τύπο = αναφορά ("ART7492031"; A2: B6).

Συνεπώς, η συνάρτηση αναζητά τον αριθμό του άρθρου στη στήλη Α έως τη στήλη Β και εξάγει το αντίστοιχο ρούχο ("συνολικά") ως αποτέλεσμα.

Αυτό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά τη χρήση της λειτουργίας αναφοράς

Οι τιμές στο Αναζήτηση διάνυσμα και οι δύο εκδόσεις πρέπει να είναι διατεταγμένες με αύξουσα σειρά. Αυτό σημαίνει για αριθμούς, για παράδειγμα -1, 0, 1, 2, 3, κ.λπ., για τιμές κειμένου Α, Β, Γ, κλπ. και για τις τιμές της αλήθειας δεν είναι σωστό ακολουθούμενη από αληθήςΤο Το κείμενο δεν έχει διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Εάν δεν μπορεί να βρεθεί τιμή σύμφωνα με το κριτήριο αναζήτησης, η συνάρτηση αναφοράς Excel λαμβάνει μια τιμή Αναζήτηση διάνυσμαπου πλησιάζει περισσότερο την τιμή στο κριτήριο αναζήτησης. Εάν η τιμή του κριτηρίου αναζήτησης είναι μικρότερη από αυτήν στην περιοχή αναζήτησης, το Excel επιστρέφει την τιμή σφάλματος #NV.

Γρήγορη αναζήτηση με αυτές τις τρεις λειτουργίες αναφοράς Excel

Οι χρήστες που δεν χρησιμοποιούν τη λειτουργία σύνδεσης Excel για λόγους συμβατότητας θα πρέπει να χρησιμοποιούν Sreference, Wreference ή τη βελτιωμένη έκδοση XLOOKUP. Επιτρέπουν μια πιο ακριβή αναζήτηση τιμών χρησιμοποιώντας, για παράδειγμα, χαρακτήρες μπαλαντέρ.

Αναζήτηση στηλών ή πίνακα κατά αναφορά

Η συνάρτηση αναφοράς Excel VLOOKUP αναζητά μια τιμή σε γραμμές χρησιμοποιώντας έναν πίνακα και ένα ευρετήριο στηλών. Είναι σημαντικό εδώ τα δεδομένα να είναι οργανωμένα με τέτοιο τρόπο ώστε η τιμή αναζήτησης να βρίσκεται ακριβώς δίπλα στην τιμή επιστροφής. Ωστόσο, οι τιμές μπορούν επίσης να αποδοθούν με τέτοιο τρόπο ώστε να ανήκουν σε ορισμένες κατηγορίες ή ομάδες. Αυτή η διαδικασία εξοικονομεί χρόνο κατά την αξιολόγηση ενός πίνακα.

Το Vreference δεν μπορεί μόνο να αναζητήσει ολόκληρους πίνακες, αλλά μπορεί επίσης να συνδυαστεί με άλλες συναρτήσεις. Για παράδειγμα, είναι δυνατή η αναζήτηση πολλών κριτηρίων ταυτόχρονα. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση αναφοράς Excel για πολλά συνδεδεμένα φύλλα εργασίας, ενδέχεται να λάβετε μηνύματα σφάλματος, αλλά αυτά μπορούν να επιλυθούν γρήγορα με τη βοήθεια των ρυθμίσεων. Ωστόσο, η τιμή σφάλματος θα είναι #NV εμφανίζεται, είναι σφάλμα εφαρμογής. Αυτό το μήνυμα σφάλματος Excel μπορεί να συλληφθεί με άλλους τύπους.

Χρησιμοποιήστε την αναφορά ως συνάρτηση αναφοράς Excel και αναζητήστε τις γραμμές

Σε αντίθεση με το VLOOKUP, το HLOOKUP αναζητά οριζόντια. Αυτή η συνάρτηση αναφοράς του Excel αναζητά επομένως στήλη προς στήλη σε μια καθορισμένη γραμμή για το κριτήριο αναζήτησης στο φύλλο εργασίας. Η λειτουργία HLOOKUP έχει τις ακόλουθες δυνατότητες:

• 3 υποχρεωτικά επιχειρήματα (Κριτήριο αναζήτησης. Μήτρα; Ευρετήριο γραμμών)
• 1 προαιρετικό όρισμα (Περιοχή_αναφορά)
• Συγκεκριμένη αναζήτηση σε επίπεδο πίνακα
• Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ ως κριτηρίων αναζήτησης

Η αναζήτηση προς όλες τις κατευθύνσεις επιτρέπει την XV αναφορά

Το Microsoft 365 διαθέτει βελτιωμένη λειτουργία αναφοράς Excel XLOOKUP, η οποία συνδυάζει τις λειτουργίες του VLOOKUP και του HLOOKUP. Με τον τύπο, ένα φύλλο εργασίας μπορεί να αναζητηθεί ως κριτήριο αναζήτησης ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται η στήλη αποτελεσμάτων. Αυτή η συνάρτηση αναφοράς είναι λίγο πιο περίπλοκη με 6 ορίσματα, αλλά επιτρέπει στους χρήστες του Excel μια λεπτομερή και δυναμική αναζήτηση προς όλες τις κατευθύνσεις.

Επισκόπηση άλλων τύπων μήτρας για την αξιολόγηση ενός πίνακα

Είναι σημαντική η εξέταση κεφαλαίων και κεφαλαίων για την αξιολόγηση των δεδομένων; Ένας πιο σύνθετος τύπος πίνακα που οι συναρτήσεις αναφοράς δεν μπορούν να εκτελέσουν μπορεί να βοηθήσει σε αυτό το θέμα. Οι λειτουργίες αναφοράς του Excel δεν είναι το μόνο μέσο για την απορία πληροφοριών σε στήλες ή σειρές που έχει το πρόγραμμα στο ρεπερτόριό του. Για παράδειγμα, η συνάρτηση ευρετηρίου μπορεί να εξάγει τιμές ή αναφορές από κελιά. Τα απαιτούμενα δεδομένα μπορούν να διαβαστούν καθορίζοντας μια μεταβλητή θέση ενός κελιού ή χρησιμοποιώντας αριθμούς στηλών και γραμμών. Με τη σύνδεση της συνάρτησης σύγκρισης, οι χρήστες του Excel μπορούν επίσης να εξαγάγουν τιμές από τις διασταυρώσεις γραμμών και στηλών. Τα εύρη κελιών μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό της τελευταίας καταχώρισης σε μια λίστα Excel.

Άλλες λειτουργίες του Excel που μπορούν να βοηθήσουν στην οργάνωση και την αξιολόγηση των πληροφοριών:

• Η γραμμή () είναι μια συνάρτηση Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ορίσετε αριθμούς γραμμών στο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αριθμήσετε τις λίστες του Excel σε βήματα δύο. Αυτός ο τύπος μπορεί ακόμη και να ενσωματωθεί σε έναν άλλο τύπο και μπορεί να συνεχίσει αυτόματα την αρίθμηση γραμμών μόλις ένα κενό κελί λάβει μια νέα τιμή.
• Το έμμεσο () σας βοηθά να διαιρέσετε και να τακτοποιήσετε δεδομένα πολλαπλών γραμμών σε στήλες ή να διαβάσετε περιεχόμενο μέσω διευθύνσεων κελιού.
• Η διεύθυνση () είναι ένας άλλος τύπος μήτρας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τη διεύθυνση κελιού μιας συγκεκριμένης τιμής. Με την ενσωμάτωση άλλων συναρτήσεων, μπορείτε να επεκτείνετε τη συνάρτηση και, για παράδειγμα, να προσδιορίσετε τη θέση του μεγαλύτερου αριθμού σε μια λίστα Excel.
• Σε συνδυασμό με άλλους τύπους, το Hyperlink () δεν μπορεί μόνο να εξάγει την ακριβή θέση μιας τιμής, αλλά και να αποθηκεύει ταυτόχρονα έναν σύνδεσμο προς τη θέση.

Η λειτουργία αναφοράς Excel καθιστά δυνατή την γρήγορη αναζήτηση πληροφοριών

Είτε πρόκειται να καθοριστούν δεδομένα από μια συγκεκριμένη στήλη, είτε θα αναζητηθούν γραμμές είτε θα προκύψει μια τιμή αποτελέσματος για τη σχετική τιμή αναζήτησης, οι συναρτήσεις αναφοράς στο Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διάφορους τρόπους. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μεταξύ της λειτουργίας αναφοράς του Excel, η οποία είναι συμβατή με άλλα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων, ή των πιο εκτεταμένων λειτουργιών Vreference ή Wreference. Για προχωρημένους χρήστες, το XVerweis είναι κατάλληλο για μια πιο στοχευμένη αναζήτηση που συνδυάζει τις λειτουργίες του SVerweis και του Wreweis. Άλλες λειτουργίες του Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την οργάνωση δεδομένων, όπως αυτόματη αρίθμηση σειρών ή επιστροφή της θέσης κελιού μιας τιμής.