Χρησιμοποιώντας τρία παραδείγματα, μπορείτε να μάθετε πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι το κοινό αναγνωρίζει πάντα τη σύνδεση μεταξύ των λεπτομερειών και του κύριου θέματος. Το πλεονέκτημα: Δεν χρειάζεται να τοποθετήσετε όλες τις πληροφορίες σε ένα θέμα σε μία διαφάνεια, αλλά μάλλον
Παράδειγμα 1: Αναπαράσταση φάσεων έργου
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εισαγάγετε ένα νέο έργο και να περιγράψετε τις μεμονωμένες φάσεις του έργου με περισσότερες λεπτομέρειες. Φυσικά, το κοινό πρέπει να παρακολουθεί το πλαίσιο του έργου, αλλά ταυτόχρονα να γνωρίζει τις λεπτομέρειες. Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, μια πλοήγηση στο πάνω μέρος της διαφάνειας δίνει μια επισκόπηση ολόκληρης της διαδικασίας. Τα βέλη μπλοκ σε αυτόν τον χάρτη πλοήγησης διευκολύνουν τον προσανατολισμό. Για κάθε φάση του έργου, χρησιμοποιείται αργότερα μια διαφάνεια, στην οποία παρουσιάζονται αναλυτικές πληροφορίες.
Πώς να δημιουργήσετε το βέλος της διαδικασίας στο PowerPoint 2003:
- Σχεδιάστε το πρώτο βέλος κατεύθυνσης στο επάνω αριστερό μέρος της διαφάνειας. Μπορείτε να το βρείτε στη γραμμή εργαλείων Να ζωγραφίζω με την ακολουθία εντολών Αυτόματα σχήματα - Βέλος αποκλεισμού - Βέλος κατεύθυνσηςΤο Πληκτρολογήστε την ετικέτα και σημειώστε το αντικείμενο με F2.
- Διαμορφώστε το βέλος όπως θέλετε και μειώστε το μέγεθος της κεφαλής βέλους σημειώνοντας το βέλος κατεύθυνσης και τραβώντας τον κίτρινο ρόμβο προς τα δεξιά για να διορθώσετε το σχήμα.
- Τώρα δημιουργήστε τρία διπλότυπα του βέλους κατεύθυνσης. Για να το κάνετε αυτό, κρατήστε πατημένα τα κουμπιά Ctrl + Shift και σύρετε το αντικείμενο προς τα δεξιά.
- Κατά την τοποθέτηση των διπλότυπων, βεβαιωθείτε ότι το αριστερό άκρο του διπλότυπου τελειώνει ακριβώς εκεί που ξεκινά η βελόνα στο προηγούμενο βέλος κατεύθυνσης. Για ακριβή τοποθέτηση - όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα - εάν είναι απαραίτητο, χρησιμοποιήστε τις γραμμές οδηγού (Alt + F9).
- Βεβαιωθείτε ότι οι βέλη των τριών πρώτων αντικειμένων είναι ορατές. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο δεύτερο αντικείμενο από τα δεξιά και επιλέξτε στο μενού περιβάλλοντος Τάξη - Σε πρώτο πλάνοΤο Στη συνέχεια, σημειώστε τα δύο αντικείμενα αριστερά το ένα μετά το άλλο και επαναλάβετε την τελευταία ενέργεια με το πλήκτρο λειτουργίας F4.
- Προσαρμόστε τις ετικέτες στα βέλη.
- Τώρα δημιουργήστε τρία αντίγραφα αυτής της διαφάνειας (Ctrl + Shift + D).
- Βεβαιωθείτε ότι σε όλες τις διαφάνειες η τρέχουσα φάση που θα περιγραφεί έχει διαφορετικό χρώμα από τα υπόλοιπα βέλη.
Ακόμα πιο γρήγορα από το PowerPoint 2007 με γραφικά SmartArt
Από το PowerPoint 2007, δεν χρειάζεται πλέον να σχεδιάζετε τα βέλη, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα έτοιμα γραφικά SmartArt. Έτσι γίνεται:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισάγετε επί Εξυπνη τέχνη.
- Στο παράθυρο διαλόγου στα αριστερά, επιλέξτε επεξεργάζομαι, διαδικασία και στα δεξιά η επιλογή Κλειστή διαδικασία chevron.
- Εισαγάγετε τα κείμενά σας και μετακινήστε το γραφικό SmartArt προς τα πάνω.
- Τώρα παράγετε - όπως περιγράφεται παραπάνω για το PowerPoint 2003 - με Ctrl + Shift + D Αντίγραφα αυτής της διαφάνειας.
Παράδειγμα 2: γραμμή προόδου
Στην ακόλουθη παραλλαγή, η ιδέα είναι να μιμηθείτε μια γραμμή προόδου και έτσι να εμφανίσετε την τρέχουσα κατάσταση των εμφανιζόμενων και των υπολειπόμενων διαφανειών σε κάθε διαφάνεια. Ο παρουσιαστής και το κοινό ενημερώνονται καλύτερα για τον χρόνο της παρουσίασης σε κάθε διαφάνεια.
Μια τέτοια γραμμή προόδου είναι επίσης χρήσιμη σε παρουσιάσεις που χρησιμοποιούνται ως προγράμματα εκμάθησης. Είναι ξεκάθαρο από την αρχή ότι ο μαθητής μοιράζει ο ίδιος το χρόνο του.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον δείκτη προόδου εάν πραγματοποιήσετε ένα είδος «κουίζ» με τους συμμετέχοντες για να ελέγξετε όσα έχετε μάθει μέχρι τώρα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δείξετε ότι απομένουν τέσσερις ερωτήσεις. Πώς να δημιουργήσετε τη γραμμή προόδου:
- Σχεδιάστε όσα τετράγωνα χρειάζεστε, όπως φαίνεται παρακάτω. Αντιγράψτε αυτό σε κάθε διαφάνεια.
- Σε κάθε διαφάνεια, επισημάνετε ένα από τα ορθογώνια με χρώμα για να υποδείξετε την πρόοδο.
Παράδειγμα 3: Χρησιμοποιήστε γραφικά πλοήγησης
Λόγω του μικρού μεγέθους του, το βέλος διαδικασίας που φαίνεται παραπάνω προσφέρει το πλεονέκτημα ότι μπορεί να τοποθετηθεί σε οποιοδήποτε φύλλο και ότι υπάρχει αρκετός χώρος για λεπτομέρειες. Τι γίνεται όμως αν το γραφικό επισκόπησης είναι πολύ μεγάλο και δεν υπάρχει σχεδόν καθόλου χώρος για λεπτομερείς πληροφορίες;
Σε αυτή την περίπτωση, είναι κατάλληλα μικρά γραφικά πλοήγησης, τα οποία εμφανίζονται π.χ. στην επάνω ή κάτω δεξιά γωνία της διαφάνειας και παρέχουν μόνο πληροφορίες σχετικά με ποιο μέρος της παρουσίασης εμπλέκεται αυτήν τη στιγμή.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε παρουσιάσει τη δομή της εταιρείας με τη βοήθεια μιας πυραμίδας και τώρα θέλετε να παρουσιάσετε λεπτομερώς τα επιμέρους επίπεδα με οργανόγραμμα.
Δεν υπάρχει αρκετός χώρος για την πυραμίδα και το οργανόγραμμα μαζί. Επομένως, εισαγάγετε πρώτα την πυραμίδα και εξηγήστε τα επιμέρους επίπεδα. Στη συνέχεια, εισάγετε μια μικρή, χωρίς ετικέτα έκδοση αυτής της πυραμίδας στις σελίδες λεπτομερειών με οργανόγραμμα και επισημάνετε το σχετικό επίπεδο στο χρώμα.
