Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τη χρήση του PowerPoint!
Το Microsoft PowerPoint εκτιμάται από εκατομμύρια χρήστες παγκοσμίως ως μέρος της σουίτας του Office. Στο επαγγελματικό περιβάλλον, είναι επί του παρόντος τυπικό να συνδυάζεται μια διάλεξη με μια παρουσίαση του PowerPoint. Προσωπικά, το PowerPoint μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ξεχωριστά για την προετοιμασία συγκεκριμένων πληροφοριών με χρήσιμο και ενδιαφέροντα τρόπο.
Το Microsoft PowerPoint είναι φιλικό προς το χρήστη και αυτονόητο όσον αφορά την πλοήγηση και τις λειτουργίες του μενού. Παρά το γεγονός αυτό, είναι σημαντικό οι χρήστες να γνωρίζουν λεπτομερώς τις διαφορετικές λειτουργικές περιοχές του λογισμικού. Επιπλέον, οι συμβουλές και τα κόλπα είναι χρήσιμα για να μπορέσετε να αξιοποιήσετε πλήρως τις δυνατότητες του PowerPoint. Εάν αυξηθεί η προσοχή του κοινού μέσω οπτικών στιλιστικών συσκευών και μιας κατανοητής δομής, οι στόχοι της παρουσίασης μπορούν να επιτευχθούν πιο αποτελεσματικά.
Επαγγελματικοποιήστε παρουσιάσεις του PowerPoint μέσω οπτικοποιήσεων
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι οπτικοποιήσεις γίνονται όλο και πιο σημαντικές στην κοινωνία μας. Χάρη στην περαιτέρω ανάπτυξη των smartphone και τη διαρκή διαθεσιμότητα του Διαδικτύου, τα βίντεο, οι εικόνες κινουμένων σχεδίων ή υψηλής ανάλυσης, καθώς και ο ήχος και η μουσική είναι μόλις ένα κλικ μακριά.
Λόγω του ότι οι άνθρωποι αντιλαμβάνονται και διατηρούν πιο έντονα τις οπτικές πληροφορίες, η χρήση οπτικοποιήσεων στο Microsoft PowerPoint είναι απαραίτητη. Βασικά, ο στόχος μιας παρουσίασης στο PowerPoint είναι να φέρει γεγονότα και πληροφορίες πιο κοντά στο κοινό με στοχευμένο τρόπο χρησιμοποιώντας διαφάνειες. Διαφορετικές γραμματοσειρές, επισημάνσεις και χρώματα καθώς και διαφορετικά μεγέθη γραμματοσειρών δείχνουν στο κοινό τη συνάφεια των ζητημάτων που συζητήθηκαν.
Ταυτόχρονα, είναι κατανοητό ότι μια παρουσίαση στην οποία παρουσιάζονται μόνο κείμενα δεν πείθει το κοινό. Όσο περισσότερα κείμενα υπάρχουν σε μια παρουσίαση, τόσο πιο κουραστική γίνεται η παρουσίαση. Για το λόγο αυτό, το PowerPoint έχει πολλές λειτουργίες και στιλιστικές συσκευές για:
- για την προώθηση του ενδιαφέροντος των συμμετεχόντων,
- να αυξήσει την προσοχή και
- εμπλέκουν το κοινό.
Οπτικοποιήσεις στο PowerPoint - εδώ θα βρείτε τις πιο σημαντικές λειτουργίες
Πάντα εισάγετε κείμενα στο PowerPoint μέσω της καρτέλας "Έναρξη". Στις περιοχές μενού "Γραμματοσειρά" και "Παράγραφος" θα βρείτε τις πιο σημαντικές επιλογές για αποτελεσματική εξατομίκευση κειμένων.
Οι περιοχές μενού "Γραμματοσειρά και Παράγραφος" σας παρέχουν επαγγελματικά εργαλεία για την προσαρμογή των κανονικών κειμένων στο PowerPoint.
Ενσωματώστε γραφικά και SmartArt - αυτές είναι οι επιλογές σας
Εκτός από τα συνηθισμένα κείμενα σε μια παρουσίαση, είναι λογικό να χρησιμοποιείτε εικόνες και τα έξυπνα γραφικά τέχνης που είναι δημοφιλή στη Microsoft για τη σύλληψη διαφανειών. Τα επεξηγηματικά γραφικά υπογραμμίζουν κείμενα χωρίς λέξεις και αυξάνουν την εκφραστικότητά τους. Εάν κάνετε μια παρουσίαση σχετικά με τεχνικές λεπτομέρειες ή συγκεκριμένο περιεχόμενο, είναι ακόμα πιο σημαντικό να υποστηρίξετε τις πληροφορίες με κατάλληλα γραφικά και SmartArts.
Μπορείτε να βρείτε γραφικά και SmartArts στο Microsoft PowerPoint στην καρτέλα "Εισαγωγή" κάτω από τα στοιχεία μενού "Εικόνες" και "Εικονογραφήσεις".
Μεταξύ άλλων, έχετε την επιλογή:
- Ενσωματώστε εικόνες από ένα προσωπικό άλμπουμ φωτογραφιών στις διαφάνειες ή
- για να χρησιμοποιήσετε ένα στιγμιότυπο οθόνης.
Εκτός από τα γραφικά Smart Art, στα οποία μπορούν να εμφανιστούν λίστες, κύκλοι ή διαδικασίες, θα βρείτε επίσης την επιλογή ενσωμάτωσης διαγραμμάτων ή τρισδιάστατων μοντέλων στην παρουσίασή σας στο μενού επιλογής "Εικονογραφήσεις".
Οι εικόνες που έχουν εισαχθεί μπορούν επίσης να επεξεργαστούν επαγγελματικά στο PowerPoint. Μπορείτε να το κάνετε αυτό επισημαίνοντας μια ενσωματωμένη εικόνα στο λογισμικό. Θα φτάσετε αυτόματα στην περιοχή μενού "Μορφή εικόνας". Σε αυτό το μενού επιλογής έχετε την επιλογή:
- Για να εξαιρέσετε τμήματα του γραφικού ή
- Βασική προσαρμογή των χρωμάτων και της διάταξης μιας εικόνας.
Τα πρότυπα μορφής εικόνας που είναι ενσωματωμένα στο λογισμικό είναι χρήσιμα για την αποδοχή και την εφαρμογή προτάσεων προσαρμογής.
Συνοψίζοντας, υπάρχουν πολλές διαθέσιμες λειτουργίες στο Microsoft PowerPoint με τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εικόνες, έξυπνα γραφικά τέχνης ή άλλες λειτουργίες απεικόνισης. Εκτός από τη δυνατότητα αλλαγής εικόνων, μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από την επιλογή προσαρμογής του χρωματικού σχεδιασμού των φύλλων, για παράδειγμα του φόντου του φύλλου. Είναι σκόπιμο και πολλά υποσχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα μεγάλο μέρος του χρόνου προετοιμασίας για μια παρουσίαση προσαρμογής των οπτικοποιήσεων. Σε αυτήν την περίπτωση, μαζί με την παρουσίαση και τις ρητορικές δεξιότητες του ομιλητή, προκύπτει μια συνεκτική συνολική εικόνα.
Υπόδειξη:
Στην τρέχουσα έκδοση του Microsoft 365 θα βρείτε μια ενδιαφέρουσα και πρωτοποριακή λειτουργία για την απεικόνιση διαφανειών. Αυτό είναι το ενσωματωμένο εργαλείο "Ιδέες σχεδίασης", το οποίο εμφανίζεται αυτόματα στη δεξιά πλευρά στις βασικές ρυθμίσεις του PowerPoint. Με τη λειτουργία "Ιδέες σχεδίασης", μπορείτε να μετατρέψετε απλές διαφάνειες κειμένου σε σαφείς, γραφικά κινούμενες διαφάνειες με λίγα μόνο κλικ. Η κατάσταση είναι παρόμοια με τις διαφάνειες που περιέχουν γραφικά ή πίνακες.
Φτιάξτε μόνοι σας γραφικά - έτσι λειτουργεί
Τα γραφικά ή οι εικόνες δεν είναι διαθέσιμα για κάθε προϊόν ή κάθε θέμα μιας παρουσίασης ή μπορούν να χρησιμοποιηθούν χωρίς περαιτέρω ειδοποίηση λόγω νόμου περί πνευματικών δικαιωμάτων.
Σε μια τέτοια περίπτωση, το PowerPoint προσφέρει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μόνοι σας γραφικά. Διάφορα εργαλεία με τα οποία μπορούν να δημιουργηθούν και να επεξεργαστούν γραφικά ανεξάρτητα είναι διαθέσιμα στο PowerPoint και μπορούν να επιλεγούν στην καρτέλα "Εισαγωγή".
Εργαλεία για το σχεδιασμό των δικών σας γραφικών
Τα πιο σημαντικά εργαλεία για το σχεδιασμό των δικών σας γραφικών είναι διαθέσιμα με τα "Σχήματα" και "Εικονογράμματα".
Με τη λειτουργία "Shapes", μπορείτε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε τα δικά σας βέλη μπλοκ ή να χρησιμοποιήσετε τυπικά σχήματα. Τα εικονογράμματα στο PowerPoint σας προσφέρουν επίσης έτοιμα σύμβολα ή πραγματικά άτομα που μπορείτε να ενσωματώσετε στην παρουσίαση. Με αυτόν τον τρόπο έχετε την ευκαιρία να σχεδιάσετε τα δικά σας γραφικά. Αυτά ταιριάζουν θεματικά στην παρουσίασή σας και εξηγούν βασικά βασικά σημεία. Ένα πεδίο κειμένου ή γραφικά της λειτουργίας "WordArt" μπορούν να ενσωματωθούν στην παρουσίασή σας με τον ίδιο τρόπο.
Τα εφέ και τα κινούμενα σχέδια δίνουν ζωή στην παρουσίασή σας
Οι οπτικοποιήσεις εξειδικεύουν κάθε παρουσίαση. Φωτογραφίες, σύμβολα, ένα τραπέζι ή ένα γραφικό έξυπνης τέχνης προκαλούν το ενδιαφέρον και κάνουν τη διάλεξη απτή για το κοινό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν προσθέτετε εφέ ή κινούμενα σχέδια σε ένα γραφικό ή μια διαφάνεια. Μπορείτε να βρείτε την επιλογή ενσωμάτωσης εφέ και κινούμενων εικόνων στην παρουσίασή σας στις καρτέλες "Κινούμενα σχέδια" και "Μεταβάσεις". Τα κινούμενα σχέδια μπορούν γενικά να ενσωματωθούν σε μεμονωμένα μέρη κειμένου ή σε ένα γραφικό. Αντίθετα, οι μεταβάσεις είναι γενικά διαθέσιμες μεταξύ δύο φύλλων.
Πώς να ζωντανέψετε μια εικόνα με εφέ
Επιλέξτε το γραφικό στην παρουσίασή σας με ένα κλικ του ποντικιού.
Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα κατάλληλο εφέ στην περιοχή μενού "Κινούμενα σχέδια".
Το PowerPoint σας δίνει πολλές επιλογές για εφέ και κινούμενα σχέδια.
Δημιουργείτε μια μετάβαση μεταξύ δύο διαφανειών διαφορετικά στην καρτέλα "Μεταβάσεις".
Για παράδειγμα, έχετε την επιλογή να ξεθωριάσετε μια διαφάνεια ή να την σπρώξετε προς τα πάνω και μακριά. Εκτός από τη διάρκεια της οθόνης, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε συγκεκριμένα ηχητικά εφέ και να καθορίσετε εάν η μετάβαση πρέπει να ξεκινήσει με ένα κλικ του ποντικιού ή με κάποιον άλλο τρόπο.
Τα εφέ και οι κινούμενες εικόνες καθώς και οι μεταβάσεις μεταξύ δύο διαφανειών είναι σημαντικά στοιχεία στυλ σε μια παρουσίαση. Εάν αυτοί οι τύποι οπτικοποίησης δεν χρησιμοποιούνται υπερβολικά, θα προσελκύσουν την προσοχή του κοινού και θα αυξήσουν το ενδιαφέρον. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για μεγαλύτερες παρουσιάσεις με πολύ κείμενο και περίπλοκες πληροφορίες.
Χρησιμοποιήστε πρότυπα και διατάξεις για να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά με το PowerPoint
Βασικά, χρειάζεστε ένα πρότυπο για να δημιουργήσετε μια παρουσίαση στο PowerPoint. Μπορείτε να το επιλέξετε στο πρώτο βήμα κατά την εκκίνηση του PowerPoint. Αφού ξεκινήσετε το πρόγραμμα, ξεκινήστε μια νέα παρουσίαση μέσω της καρτέλας "Αρχείο" κάτω από το στοιχείο μενού "Νέο".
Εκτός από μια κενή παρουσίαση, είναι διαθέσιμες για χρήση έτοιμες παρουσιάσεις από τη Microsoft. Μια άλλη επιλογή είναι να αναζητήσετε διαδικτυακά πρότυπα και σχέδια που σχετίζονται θεματικά με την παρουσίασή σας.
Τα έτοιμα ή εξωτερικά πρότυπα είναι μια σημαντική επιλογή για το σχεδιασμό μιας παρουσίασης. Μια διαφορετική παραλλαγή είναι να αποθηκεύσετε προσωρινά μια προσωπικά σχεδιασμένη παρουσίαση ως πρότυπο. Αυτό μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί ως βάση για περαιτέρω παρουσιάσεις του PowerPoint.
Αποθηκεύστε την παρουσίαση ως πρότυπο ή πρότυπο
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μια υπάρχουσα παρουσίαση ως πρότυπο, πλοηγηθείτε:
-
Στην καρτέλα "Αρχείο", μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Αποθήκευση ως".
-
Επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης, για παράδειγμα τον σκληρό σας δίσκο ή μια μονάδα cloud και αποθηκεύστε την παρουσίαση ως πρότυπο PowerPoint.
Το νέο πρότυπο αποθηκεύεται στην επιλεγμένη διαδρομή αποθήκευσης και είναι άμεσα διαθέσιμο σε εσάς.
Προσαρμόστε τη διάταξη της διαφάνειας - δεν υπάρχει πρόβλημα με την κύρια διαφάνεια
Τα έτοιμα πρότυπα παρουσίασης μπορούν να υιοθετηθούν μόνο 1: 1 στις πιο σπάνιες περιπτώσεις. Στο πρώτο βήμα της προσαρμογής της ταινίας, τα χρώματα συνήθως πρέπει να προσαρμοστούν. Ο κύριος διαφανειών στο PowerPoint παίζει ουσιαστικό ρόλο στην προσαρμογή και την κατασκευή διατάξεων διαφανειών. Σε αυτό μπορεί:
- Σχήματα και χρώματα, γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειρών, το φόντο και οι επικεφαλίδες και
- Ο βασικός σχεδιασμός
καθολικά προσαρμοσμένο. Η χρήση του κύριου φύλλου σας εξοικονομεί πολύ χρόνο και προσπάθεια. Αυτό συμβαίνει επειδή με ένα κλικ μπορούν να υιοθετηθούν όλες οι οπτικές ή κειμενικές τροποποιήσεις σε διαφάνειες για ολόκληρη την παρουσίαση.
Στο επιχειρηματικό περιβάλλον, τα πρότυπα παρουσίασης υπόκεινται στις περισσότερες περιπτώσεις στον εταιρικό σχεδιασμό. Αυτό περιέχει τις προδιαγραφές για το σχεδιασμό ταινιών ή γενικά για ψηφιακά ή συμβατικά προϊόντα εκτύπωσης και καθορίζει χρώματα, γραφικά και γραμματοσειρές.
Με την ενσωμάτωση των θέσεων θέσης στην παρουσίασή σας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι ένα γραφικό, για παράδειγμα το λογότυπο της εταιρείας, ενσωματώνεται σε κάθε διαφάνεια σε ένα συγκεκριμένο μέρος. Τα σύμβολα τοποθέτησης είναι επίσης χρήσιμα σε διαφάνειες τίτλου ή στα υποσέλιδα για να αναπαριστούν αντικείμενα ή γραφικά με ισοδύναμο τρόπο. Με ένα κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού, μπορούν να εμφανιστούν ή να κρυφτούν οι θέσεις θέσης τίτλου ή οι θέσεις κράτησης θέσης για τα υποσέλιδα.
Η σωστή χρήση του PowerPoint - σημαντική για μια επιτυχημένη παρουσίαση
Η δομή του μενού στο πρόγραμμα παρουσίασης είναι βασικά φιλική προς το χρήστη. Πάνω απ 'όλα, οι χρήστες που εργάζονται με Microsoft Word, Excel ή Outlook εκτός από το PowerPoint θα βρουν πολλά κοινά όσον αφορά τις καρτέλες, τις ρυθμίσεις στα μενού επιλογών και την ενσωματωμένη λειτουργία βοήθειας. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τις διάφορες λειτουργίες και δυνατότητες του λογισμικού παρουσίασης, είναι ζωτικής σημασίας να κατανοήσετε τη δομή του μενού του PowerPoint. Το PowerPoint είναι δομημένο με πρακτικό τρόπο, έτσι ώστε οι νέοι χρήστες που έχουν ενσωματώσει τις βασικές λειτουργίες και επιλογές να μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν σωστά το PowerPoint.
Συγκεκριμένα, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τις ακόλουθες τρεις περιοχές ελέγχου του PowerPoint:
|
Κύρια οθόνη |
Ο σημαντικότερος τομέας εργασίας με την ακόλουθη υποδιαίρεση: Αριστερά: Επισκόπηση όλων των διαφανειών που έχετε δημιουργήσει. Μεσαίο: Περιοχή έννοιας για να προσαρμόσετε την παρουσίασή σας. Δεξιά: Ενσωμάτωση των ιδεών σχεδιασμού λειτουργιών |
|
Η καρτέλα "Αρχική σελίδα" |
Στην καρτέλα "Έναρξη" στο Microsoft PowerPoint θα βρείτε τα πιο σημαντικά εργαλεία, λειτουργίες και επιλογές διαμόρφωσης για το σχεδιασμό μιας επαγγελματικής παρουσίασης στο PowerPoint. Μεταξύ άλλων, οι ακόλουθες λειτουργίες μπορούν να επιλεγούν στην καρτέλα "Έναρξη": Ρύθμιση γραμματοσειρών και μεγεθών γραμματοσειρών. Ενσωματώστε παραγράφους και ενσωματώστε κουκκίδες σε λίστες μορφοποίησης. Οι λειτουργίες "Εύρεση, αντικατάσταση και επισήμανση" με τις οποίες μπορείτε να αναζητήσετε και να αντικαταστήσετε συγκεκριμένους όρους στο κείμενο. |
|
Οι γραμμές λειτουργιών |
Μπορείτε να τοποθετήσετε βασικές λειτουργίες όπως απαιτείται στην κάτω και επάνω γραμμή λειτουργιών. Τα παρακάτω είναι προκαθορισμένα, για παράδειγμα: Η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης. Τα πλήκτρα βέλους "Εμπρός και πίσω" με τα οποία μπορείτε να αναιρέσετε τις αλλαγές. Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο "Παρουσίαση οθόνης" για να ξεκινήσετε την παρουσίαση στον προβολέα. Η λειτουργία αναζήτησης PowerPoint. Η λειτουργία διόρθωσης στην κάτω γραμμή εργαλείων, με την οποία διορθώνονται συστηματικά τα ορθογραφικά και τα λάθη χαρακτήρων. |
Εκτός από τις τρεις βασικές περιοχές ελέγχου στο PowerPoint, θα βρείτε πολλές άλλες περιοχές μενού και καρτέλες στις οποίες μπορείτε να κάνετε μεμονωμένες ρυθμίσεις.
Ιδιαίτερη μνεία θα πρέπει να γίνει σε αυτό το πλαίσιο της καρτέλας «Βοήθεια», στην οποία θα βρείτε εκτεταμένη βοήθεια σε ερωτήσεις σχετικά με το PowerPoint, καθώς και μαθήματα κατάρτισης και ειδήσεις. Η περιοχή βοήθειας είναι δομημένη θεματικά και μπορεί να αναζητηθεί με βασικά σημεία.
Ενσωματώστε κείμενα, ήχους, βίντεο και πίνακες και εντυπωσιάστε το κοινό σας
Μια επιτυχημένη παρουσίαση του PowerPoint αποτελείται γενικά από ένα μείγμα κειμένων, γραφικών και βίντεο καθώς και ενημερωτικούς πίνακες. Πολλές παρουσιάσεις περιέχουν επίσης μουσική ή ήχους. Ο σωστός συνδυασμός όλων των στιλιστικών συσκευών εντυπωσιάζει τους ακροατές και στηρίζει τα βασικά μηνύματα της παρουσίασης.
Σε αντίθεση με τα κείμενα, τα αρχεία ήχου ή βίντεο εισάγονται στην παρουσίαση χρησιμοποιώντας την καρτέλα "Εισαγωγή". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες επιλογές στο στοιχείο μενού "Media":
- Φορτώστε αρχεία ήχου από τον τοπικό υπολογιστή ή μια συνδεδεμένη μονάδα cloud.
- Καταγράψτε αρχεία ήχου και αποθηκεύστε τα στην παρουσίαση.
- Φορτώστε και ενσωματώστε αρχεία βίντεο από τον υπολογιστή σας.
- Εισαγάγετε βίντεο από το Διαδίκτυο, για παράδειγμα από το YouTube, με κωδικό ενσωμάτωσης.
Αφού εισαχθεί ένα αρχείο ήχου ή βίντεο στην παρουσίαση, οι χρήστες έχουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών για την επεξεργασία του αρχείου πολυμέσων. Διάφορα φίλτρα χρώματος για βίντεο ή προσαρμογές για το σύμβολο ήχου και τη μορφή ήχου είναι χρήσιμα για την ενσωμάτωση των αρχείων πολυμέσων ξεχωριστά στην παρουσίαση.
Υπόδειξη:
Εκτός από τα αρχεία πολυμέσων, μπορείτε να εξοπλίσετε τις διαφάνειες με μια έξυπνη λειτουργία εξοικονόμησης χρόνου e-mail. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να λάβετε σχόλια από άτομα που βλέπουν την παρουσίαση εξωτερικά στον υπολογιστή.
Ενσωματώστε σύμβολα και τύπους - γίνονται γρήγορα στο PowerPoint
Εκτός από συγκεκριμένα γραφικά και εικόνες που υποστηρίζουν ή ενισχύουν τη λεκτική μετάδοση, τα εικονίδια και οι ειδικοί χαρακτήρες μπορούν επίσης να βοηθήσουν να γίνει μια παρουσίαση πιο επαγγελματική. Επιπλέον, τα σύμβολα ή τα emoji ξεπερνούν τα γλωσσικά και πολιτισμικά εμπόδια και είναι καθολικά και κατανοητά.
Η επιλογή ενσωμάτωσης συμβόλων και ειδικών χαρακτήρων στην παρουσίαση βρίσκεται επίσης στην καρτέλα "Εισαγωγή". Στο τέλος της γραμμής μενού κάτω από την καταχώρηση "Σύμβολα", ειδικοί χαρακτήρες και σύμβολα καθώς και τύποι μπορούν να ενσωματωθούν στην παρουσίαση Το
Ειδικοί ειδικοί χαρακτήρες
Για παράδειγμα, αν ψάχνετε για έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα για μια παρουσίαση σε διεθνείς επιχειρηματικούς συνεργάτες, συνήθως θα τον βρείτε σε αυτήν την περιοχή μενού.
Το ίδιο ισχύει και για τους επιστημονικούς τύπους.
Διευκρινίστε γεγονότα στο PowerPoint χρησιμοποιώντας πίνακες - έτσι λειτουργεί
Το Microsoft Office προσφέρει την προστιθέμενη αξία ότι πολλές λειτουργίες είναι ίδιες σε μεμονωμένες εφαρμογές. Εκτός από άλλα εργαλεία, αυτό ισχύει και για τη λειτουργία πίνακα του λογισμικού παρουσίασης. Αυτό είναι πολύ παρόμοιο με τη λειτουργία στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Word.
Μεταξύ άλλων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κουμπί για να καθορίσετε πόσες γραμμές και στήλες πρόκειται να εισαχθούν στον πίνακα. Εκτός από το σχεδιασμό πινάκων στο PowerPoint, οι χρήστες του Excel μπορούν επίσης να επιλέξουν την επιλογή "Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου Excel" και να ενσωματώσουν έναν πίνακα που δημιουργήθηκε στο Excel στο PowerPoint. Αυτό λειτουργεί με τρόπο φιλικό προς τον χρήστη με υπερσυνδέσμους και ετικέτες άλματος.
Δομή, αναθεώρηση, αποστολή παρουσιάσεων και προστασία του περιεχομένου
Μια κατανοητή και επαγγελματική δομή είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία κάθε παρουσίασης. Από την πλευρά του παρουσιαστή, είναι σημαντικό να δοθεί έμφαση στα βασικά μηνύματα και την προστιθέμενη αξία για το κοινό στην προετοιμασία. Επιπλέον, οι οπτικοποιήσεις εγγυώνται την ενίσχυση των επιχειρημάτων.Εκτός από ένα "κοινό νήμα" και μια λογική δομή, είναι σκόπιμο να παρουσιαστεί ο τίτλος με νόημα σε μια διαφάνεια. Μια επικεφαλίδα πρέπει γενικά να περιέχει το βασικό μήνυμα της ακόλουθης διαφάνειας. Οι λέξεις που θα κρατήσουν την προσοχή του ακροατή είναι επίσης σημαντικές.
Η δομή των παρουσιάσεων - είναι απαραίτητη
Μια παρουσίαση του PowerPoint πρέπει πάντα να ξεκινά με μια διαφάνεια τίτλου. Η διαφάνεια του τίτλου δίνει στο κοινό μια εικόνα για το θέμα και τη δομή της διάλεξης. Η επόμενη διαφάνεια θα πρέπει να εμφανίζεται ως διαφάνεια επισκόπησης. Μια διαφάνεια επισκόπησης αποτελείται συνήθως από μια δομημένη λίστα των θεμάτων της διάλεξης. Παρόμοια με τον πίνακα περιεχομένων ενός βιβλίου, η διαφάνεια επισκόπησης έχει σκοπό να δημιουργήσει ένταση στο κοινό.
Το κύριο μέρος της παρουσίασης θα πρέπει να δομηθεί με βασικά μηνύματα και να χωριστεί σε ενότητες. Πολλοί ομιλητές είχαν καλές εμπειρίες με την επίτευξη ενός βασικού θεματικού θέματος και την παρουσίασή του σε δύο διαφάνειες με επιχειρήματα. Σε μια τρίτη διαφάνεια, μια περίληψη του βασικού μηνύματος μπορεί να συνδεθεί με την προστιθέμενη αξία του κοινού. Οι αντίστοιχες διαφάνειες βρίσκονται στην καρτέλα "Έναρξη" κάτω από το στοιχείο "Νέα διαφάνεια".
Υπόδειξη:
Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα [Ctrl] και [M] για να προσθέσετε μια νέα διαφάνεια στην παρουσίασή σας γρήγορα και εύκολα.
Ως δεσμευτική και περίληψη, είναι σκόπιμο να παρέχετε μία ή περισσότερες τελικές διαφάνειες για την παρουσίαση. Εκτός από τη σύνοψη του περιεχομένου και των γεγονότων, ο κύριος στόχος είναι να απευθυνθούμε στο κοινό συναισθηματικά για να επιτύχουμε τους στόχους της παρουσίασης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να τεθεί ώθηση αγοράς ή να πειστεί το κοινό.
Αποστολή και προστασία μιας παρουσίασης
Εάν θέλετε να στείλετε την παρουσίασή σας στη συνέχεια, έχετε διάφορες επιλογές. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να περάσετε το αρχείο παρουσίασης απευθείας από το PowerPoint. Αυτό λειτουργεί επιλέγοντας τα κουμπιά "Κοινή χρήση" ή "Εξαγωγή" στην καρτέλα "Αρχείο".
Μεταξύ άλλων, έχετε την επιλογή να μετατρέψετε την παρουσίαση σε αρχείο PDF ή XPS. Μπορεί να διατεθεί σε άλλους μέσω συνδέσμου μέσω μονάδας cloud, για παράδειγμα του Microsoft OneDrive.
Εάν θέλετε να διασφαλίσετε ότι δεν μπορούν να γίνουν αλλαγές στο περιεχόμενο της παρουσίασης, θα πρέπει να παρέχετε στο αρχείο προστασία εγγραφής ή προστασία κωδικού πρόσβασης.
Στην ενότητα "Αρχείο> Πληροφορίες> Προστασία παρουσίασης", θα βρείτε τις διάφορες επιλογές για προστασία εγγραφής και κρυπτογράφηση κωδικού πρόσβασης.
Εάν διαφορετικά άτομα εργάζονται σε μια παρουσίαση, είναι λογικό να ενσωματώσετε σχόλια και σχόλια χρησιμοποιώντας την καρτέλα "Επισκόπηση". Με αυτόν τον τρόπο, μια ομαδική παρουσίαση μπορεί να συντονιστεί και να βελτιωθεί διαδικτυακά πριν παρουσιαστεί στους πελάτες στο τελευταίο βήμα.
Μετά την επεξεργασία όλων των σχολίων, η παρουσίαση μπορεί να επισημανθεί ως "τελική". Αυτό δείχνει ότι αυτή είναι η τελική έκδοση που δεν θα αλλάξει πλέον.
Συμβατότητα PowerPoint - αξιοποιήστε σωστά παλαιότερες εκδόσεις και μορφές αρχείων
Δεν είναι πάντα απαραίτητο ή δυνατό να χρησιμοποιήσετε την πιο πρόσφατη έκδοση του Microsoft PowerPoint. Πολλές από τις εκδόσεις του PowerPoint που έχουν κυκλοφορήσει όλα αυτά τα χρόνια μπορούν ακόμα να εκτελούνται στα Windows 10. Ακόμα κι αν οι παλαιότερες εκδόσεις δεν διαθέτουν τις πιο πρόσφατες λειτουργίες και δυνατότητες, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία επαγγελματικών παρουσιάσεων.
Επιπλέον, οι παρουσιάσεις που έχουν σχεδιαστεί σε μορφή PowerPoint * .ppt μπορούν επίσης να διαβαστούν με την τρέχουσα έκδοση. Αντίθετα, οι παρουσιάσεις που δημιουργούνται με το PowerPoint 365 και την επέκταση αρχείου * .pptx μπορούν να αποθηκευτούν με την επέκταση αρχείου * .ppt. Με αυτόν τον τρόπο, η συμβατότητα προς τα εμπρός και προς τα πίσω στο PowerPoint είναι εγγυημένη ανά πάσα στιγμή.
Το πρόγραμμα παρουσίασης έχει τη λειτουργία συμβατότητας ως πρόσθετο εργαλείο. Μπορεί να επιλεγεί στην καρτέλα "Αρχείο" κάτω από το στοιχείο μενού "Πληροφορίες". Με ένα κλικ μπορείτε να μετατρέψετε μια παρουσίαση που δημιουργήθηκε στην παλαιότερη μορφή αρχείου * .ppt «στην τρέχουσα μορφή αρχείου * .pptx.
Επιπλέον, η παρουσίαση του PowerPoint μπορεί να αποθηκευτεί σε άλλες μορφές, για παράδειγμα ως αυτόματη παρουσίαση σε μορφή wmv.
Παρουσίαση - τι πρέπει να ψάξουν οι ομιλητές για να πείσουν
Το Microsoft PowerPoint προσφέρει στους χρήστες του ένα ευρύ φάσμα επιλογών και λειτουργιών για να δημιουργούν παρουσιάσεις αποτελεσματικά, γρήγορα και με υψηλό επίπεδο ικανότητας. Για να σχεδιάσετε παρουσιάσεις που εντυπωσιάζουν το κοινό και αυξάνουν την προσοχή του κοινού, χρειάζεστε ένα σχέδιο παρουσίασης εκτός από τη γνώση του προγράμματος. Αυτό πρέπει να περιέχει έναν σαφή στόχο.
Στην περίπτωση πολλών παρουσιάσεων PowerPoint σε επαγγελματικό περιβάλλον, για παράδειγμα, ο στόχος της παρουσίασης είναι να ενημερώσει το κοινό για τις ιδιότητες ενός προϊόντος και στη συνέχεια να το ενθαρρύνει να αγοράσει. Άλλες παρουσιάσεις χρησιμεύουν μόνο για τη μετάδοση πληροφοριών. Χωρίς έναν σαφή και κατανοητό στόχο παρουσίασης και μια επαγγελματική δομή, η διάλεξη χάνεται σε ασήμαντα στοιχεία και στον κατάλογο γεγονότων.
Ακόμη και με έναν καθορισμένο στόχο παρουσίασης και μια δομημένη δομή των διαφανειών, μια παρουσίαση μπορεί να έχει αρνητική επίδραση στο κοινό. Αυτό συμβαίνει όταν ο ομιλητής και οι ρητορικές του ικανότητες είναι αδύναμες. Σε αυτή την περίπτωση, μια επαγγελματική διάταξη δεν μπορεί να σώσει την παρουσίαση, αφού η απόδοση του παρουσιαστή είναι εξίσου σημαντική με το περιεχόμενο της παρουσίασης.
Μια επιτυχημένη διάλεξη ή παρουσίαση με υποστήριξη PowerPoint περιλαμβάνει πάντα:
- Επαρκής χρόνος προετοιμασίας επίσης
- Ένα σχέδιο των μεμονωμένων φύλλων που βασίζεται το ένα στο άλλο.
Οι οπτικοποιήσεις που στηρίζουν αυτό που ειπώθηκε ή κείμενο στις διαφάνειες είναι αποτελεσματικές. Με αυτόν τον τρόπο, η παρουσίαση γίνεται εμπειρία για το κοινό. Για τον παρουσιαστή, η λογική δομή των διαφανειών έχει επίσης ως αποτέλεσμα προστιθέμενη αξία. Μπορεί να παρουσιάσει πιο ελεύθερα και πιο σίγουρα. Αντί να επικεντρώνεται στο περιεχόμενο των διαφανειών, αλληλεπιδρά με το κοινό. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να προσαρμόσει την παρουσίασή του ξεχωριστά στις ανάγκες του κοινού.
Τι πρέπει να αναρωτηθούν οι ομιλητές όταν σχεδιάζουν την παρουσίαση
Πριν από κάθε παρουσίαση, οι ομιλητές θα πρέπει να συμπάσχουν με τις ανάγκες του κοινού τους. Ερωτήσεις όπως:
- Τι ανάγκες έχουν οι ακροατές μου;
- Τι πραγματικά ενδιαφέρει το κοινό;
- Πώς επιτυγχάνω τον στόχο της παρουσίασης και ποια στοιχεία είναι πραγματικά απαραίτητα;
είναι βασικά σημεία αγκύρωσης που εστιάζουν την παρουσίαση στο κοινό. Εάν ο παρουσιαστής σκοράρει με ζωντανό στυλ παρουσίασης και καλή οπτική επαφή και αν χρησιμοποιήσει τις χειρονομίες και τις εκφράσεις του προσώπου του καθώς και τη φωνή του προσεκτικά, θα κερδίσει το κοινό και θα πετύχει τους στόχους της παρουσίασης.
Περίληψη: Όποιος γνωρίζει καλά το PowerPoint μπορεί να δημιουργήσει επαγγελματικές παρουσιάσεις
Με το Microsoft PowerPoint, οι χρήστες λαμβάνουν το πιο πρόσφατο λογισμικό για να δημιουργούν ενημερωτικές και ενδιαφέρουσες παρουσιάσεις. Η χρήση γραφικών, βίντεο, κινούμενων σχεδίων και άλλων στιλιστικών συσκευών αυξάνει την προσοχή του κοινού. Όποιος γνωρίζει τις πιο σημαντικές συμβουλές και κόλπα καθώς και τα βασικά σημεία για την απεικόνιση μπορεί να χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά όλες τις ολοκληρωμένες λειτουργίες. Τελικά, ο σωστός συνδυασμός μεταξύ των διαφανειών που δημιουργούνται επαγγελματικά και των ρητορικών δεξιοτήτων του ομιλητή αποφασίζει εάν οι στόχοι μιας παρουσίασης θα επιτευχθούν.