Πρόσθετα και λειτουργικές μονάδες του Outlook: λειτουργίες με οδηγίες βίντεο

Θα πρέπει να γνωρίζετε αυτές τις πληροφορίες σχετικά με τα πρόσθετα του Outlook!

Το Microsoft Outlook έχει πολλές λειτουργίες και δυνατότητες από προεπιλογή. Μετά την εγκατάσταση και την εισαγωγή του κλειδιού άδειας χρήσης, οι χρήστες εκτιμούν, μεταξύ άλλων, τις δυνατότητες της επαγγελματικής λειτουργίας e-mail, τις επιλογές αλλαγής προγράμματος-πελάτη και διεύθυνσης e-mail ή τη χρήση του βιβλίου διευθύνσεων και της λειτουργίας ημερολογίου.

Επιπλέον, το Outlook και τα αδελφικά του προγράμματα Word, Excel και PowerPoint και Microsoft Office εκτιμώνται συνολικά επειδή μπορούν να συνδεθούν αποτελεσματικά μεταξύ τους. Εκτός από τη δυνατότητα αλλαγής των ρυθμίσεων και των επιλογών μεμονωμένα, το Outlook εντυπωσιάζει με ένα τεράστιο εύρος λειτουργιών. Ταυτόχρονα, είναι προφανές ότι υπάρχουν μεμονωμένες προκλήσεις και εργασίες στο επαγγελματικό ή ιδιωτικό περιβάλλον που δεν μπορούν να επιλυθούν με τα ενσωματωμένα εργαλεία του Microsoft Outlook. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούνται πρόσθετα και λειτουργικές μονάδες που βελτιώνουν συγκεκριμένα το Outlook.

Πληροφορίες:

Τα πρόσθετα είναι πιστοποιημένα από τη Microsoft και έτοιμες μακροεντολές ή εφαρμογές λογισμικού που λειτουργούν ως επεκτάσεις στο Office. Προσφέρουν την επιθυμητή προστιθέμενη αξία και υποστηρίζουν τους χρήστες στην επεξεργασία εργασιών με πιο στοχευμένο ή αποτελεσματικό τρόπο ή στην εξειδίκευση στη διαχείριση e-mail.

Από την πλευρά του χρήστη, είναι λογικό να ενσωματώνονται δοκιμασμένα και χρήσιμα πρόσθετα στο Outlook. Δεδομένου ότι η απόδοση του Outlook επιβραδύνεται με κάθε ενσωμάτωση ενός πρόσθετου, θα πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά πριν από τη λήψη εάν η ενότητα είναι χρήσιμη και σκόπιμη.

Ενσωμάτωση πρόσθετων και λειτουργικών μονάδων στο Outlook - αυτές είναι οι επιλογές σας

Εάν θέλετε να ενσωματώσετε ένα πρόσθετο στο προσωπικό σας Outlook, έχετε συνήθως δύο επιλογές:

1. Κατεβάστε το πρόσθετο από το Internet και ενσωματώστε το στο Outlook μετά την εγκατάσταση.
2. Αναζητήστε και εγκαταστήστε πρόσθετα μέσω του στοιχείου μενού "Πρόσθετα" στην καρτέλα "Έναρξη".

Αναζητήστε ένα πρόσθετο στο Διαδίκτυο και κατεβάστε το - θα πρέπει να το προσέξετε αυτό

Τα πρόσθετα μπορεί να είναι χρήσιμα και να βοηθήσουν τους χρήστες να εργαστούν πιο αποτελεσματικά με το Outlook ή να συνθέσουν ένα e-mail γρηγορότερα και πιο επαγγελματικά. Κάθε πρόσθετο έχει επίσης σχεδιαστεί για να επικοινωνεί με εξωτερικούς διακομιστές ή προγράμματα και να επεξεργάζεται δεδομένα από το Outlook. Για το λόγο αυτό, φορτώνοντας ένα πρόσθετο, συμφωνείτε με τους όρους προστασίας δεδομένων και άδειας χρήσης του Outlook και του κατασκευαστή του πρόσθετου.

Ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται ευρέως και συνιστάται, ειδικά στην πανδημία του κορωνοϊού, είναι το λογισμικό τηλεδιάσκεψης Zoom. Το Zoom προσφέρει στους χρήστες τη λήψη ενός πρόσθετου για τον προγραμματισμό και την έναρξη άμεσων συναντήσεων από το Outlook. Το πρόσθετο του Outlook από το Zoom υποστηρίζει επίσης χρήστες στο σχεδιασμό συναντήσεων. Για να ενσωματώσετε ένα πρόσθετο, όπως το Zoom, στο Outlook, κάντε τα εξής:

1. Μεταβείτε στη σελίδα προορισμού από την οποία μπορείτε να φορτώσετε το βοηθητικό πρόγραμμα.

   

2. Αφού κατεβάσετε τη μονάδα, εγκαταστήστε την σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή.

3. Μετά την επανεκκίνηση του Outlook, θα βρείτε το νέο πρόσθετο Zoom στην καρτέλα "Έναρξη" και μπορείτε να το ξεκινήσετε και να το χρησιμοποιήσετε ξεχωριστά. Για παράδειγμα, έχετε την επιλογή να προγραμματίσετε μια νέα συνάντηση και να στείλετε τα δεδομένα πρόσβασης απευθείας σε όλους τους συμμετέχοντες μέσω e-mail. Με το στοιχείο μενού "Έναρξη άμεσης σύσκεψης" μπορείτε να ξεκινήσετε μια νέα συνάντηση Zoom απευθείας από το Microsoft Outlook.

   

Η λήψη και η ενσωμάτωση για όλα τα πρόσθετα του Outlook είναι ισοδύναμα με την εγκατάσταση της προσθήκης Zoom.

Αναζητήστε και εγκαταστήστε πρόσθετα μέσω του ομώνυμου στοιχείου μενού "Addins" στο Outlook

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε και να προσθέσετε πρόσθετα στο Outlook από το μενού έναρξης του Outlook. Στην καρτέλα "Έναρξη" θα βρείτε την αντίστοιχη λειτουργία στο πεδίο επιλογής "Πρόσθετα".

Εάν το μενού επιλογής "Λήψη πρόσθετων" δεν εμφανίζεται στη γραμμή εκκίνησης, μπορείτε εναλλακτικά να μεταβείτε στη γραμμή αναζήτησης και να εισαγάγετε εκεί τις παραμέτρους αναζήτησης Προσθήκη εισαγωγή. Σε αυτήν την περίπτωση, θα δείτε επίσης το μενού επιλογής "Αναζήτηση πρόσθετων", το οποίο θα σας μεταφέρει στο παράθυρο διαλόγου επιλογής.

Με ένα κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση πρόσθετων" ή "Ανάκτηση πρόσθετων", ανοίγει ένα παράθυρο επιλογής στο οποίο μπορείτε να βρείτε προτάσεις για πρόσθετα σε μια λίστα ή να αναζητήσετε χρήσιμες επεκτάσεις. Γνωστός πάροχος εξωτερικών πρόσθετων είναι, για παράδειγμα, η εταιρεία Mapilab.

Η Microsoft κάνει διάκριση μεταξύ του παραθύρου επιλογών

1. Πρόσθετα και
2. Συνδετήρες.

Η διαφορά μεταξύ πρόσθετου και συνδέσμου είναι κατανοητή. Το όνομα εκχωρείται ανάλογα με την κατεύθυνση επικοινωνίας μεταξύ μιας εξωτερικής μονάδας και του Outlook. Ένα πρόσθετο επιτρέπει στο Outlook να στέλνει πληροφορίες σε άλλη εφαρμογή. Αντιστρόφως, ένας σύνδεσμος επιτρέπει σε μια άλλη εφαρμογή να στέλνει δεδομένα ή πληροφορίες στο Outlook.

Γνωστά πρόσθετα για το Outlook είναι, για παράδειγμα, οι μονάδες Evernote στον τομέα της επικοινωνίας ή το Salesforce ως επαγγελματικό λογισμικό CRM. Το Dropbox και το PayPal μπορούν επίσης να ενσωματωθούν στο Outlook ως πρόσθετα.

Οι συνδέσεις που συνιστώνται και είναι δημοφιλείς για το Outlook είναι, για παράδειγμα, η αναγνωρισμένη εφαρμογή Διαδικτύου Mailchimp, η οποία χρησιμοποιείται για αυτοματισμούς μάρκετινγκ και μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το γνωστό Google Analytics - μια ενότητα που καταγράφει τους επισκέπτες σε σελίδες στο Διαδίκτυο και αξιολογεί τη διάρκεια παραμονής τους - μπορεί επίσης να ενσωματωθεί.

Άλλα πρόσθετα, λειτουργικές μονάδες και εργαλεία προσανατολισμένα στην πρακτική για πιο αποτελεσματική εργασία με το Outlook

Με τις παραμέτρους εκκίνησης ενσωματωμένες στα Windows, το Outlook προσφέρει πρακτικές επιλογές για μεμονωμένη επικοινωνία. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι το Outlook ξεκινά μια άλλη συγκεκριμένη λειτουργική μονάδα αντί για την περιοχή αλληλογραφίας. Οι χρήστες που εργάζονται συχνά με τη λίστα επαφών μπορούν, από προεπιλογή, να τη χρησιμοποιήσουν πρώτα.

Οι χρήστες που λαμβάνουν πολλά μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας με κακόβουλο λογισμικό ή που γενικά πρέπει να διαχειρίζονται συχνά συνημμένα e-mail μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν εξωτερικά εργαλεία. Τα προγράμματα που αποθηκεύουν και διαχειρίζονται αυτόματα συνημμένα αρχεία από εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Εάν υπάρχει υποψία ότι ένα συνημμένο έχει μολυνθεί από ιό, το ειδικό λογισμικό ιών μπορεί να ελέγξει ρητά το αρχείο από το γραμματοκιβώτιο πριν ανοίξει.

Αποθηκεύστε επαφές και κάντε συμβατό δίκτυο Outlook

Χιλιάδες νέες διευθύνσεις συλλέγονται σε πολλές εταιρείες μέσω μάρκετινγκ και προωθήσεων. Η επεξεργασία κάθε διεύθυνσης με το χέρι είναι δαπανηρή και χρονοβόρα. Μια εναλλακτική λύση είναι το λογισμικό που εξάγει αυτόματα διευθύνσεις από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόσθετο γερμανικής γλώσσας προσφέρει παρόμοια προστιθέμενη αξία ContactMaker, το οποίο απλοποιεί τη δημιουργία νέων επαφών από e-mail. Με ένα κλικ του ποντικιού μπορείτε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε μια νέα επαφή από μια υπογραφή email ή από τα δεδομένα στο πρόχειρο των Windows.

Εάν λαμβάνετε πάρα πολλά e-mail την ημέρα και αισθάνεστε ενοχλημένοι από τα συνεχή εισερχόμενα μηνύματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δωρεάν επέκταση του Outlook "Προτεραιότητα προώθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" εισάγετε. Επεκτείνει την έκδοση 2007 του Outlook με ένα κουμπί "Μην ενοχλείτε", το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκλείσετε προσωρινά την παραλαβή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να επιτύχετε παρόμοιο αποτέλεσμα με τη λειτουργία "Αυτόματες απαντήσεις" που είναι ενσωματωμένη στο Outlook.

Οι εταιρείες που θέλουν να κάνουν χωρίς Microsoft Exchange στο δίκτυο εξακολουθούν να έχουν την ευκαιρία να συνεργαστούν.

Εκπαιδευτικό βίντεο: Πώς να διαχειριστείτε, να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τα πρόσθετα στο Outlook

Αποκλείστε πρόσθετα ή αποτρέψτε προσωρινά την εκτέλεσή τους

Λόγω του ατομικού τους μεγέθους, τα πρόσθετα μπορούν να καθυστερήσουν σημαντικά την έναρξη του Outlook ή να οδηγήσουν σε σφάλματα και προβλήματα ακεραιότητας συστήματος σε παλαιότερους υπολογιστές. Εάν συμβαίνει αυτό, πρέπει να ληφθούν μέτρα. Μια ουσιαστική επιλογή σε περίπτωση καθυστερημένης έναρξης ή μηνυμάτων σφάλματος είναι να αποκλείσετε προσωρινά τα πρόσθετα ή να αποτρέψετε την εκτέλεσή τους.

Η απενεργοποίηση ή η διαγραφή μπορεί να γίνει στις επιλογές του Outlook, μεταβαίνοντας στην καρτέλα "Αρχείο" κάνοντας κλικ στην κορδέλα του μενού.

Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τα πρόσθετα κάνοντας κλικ στο κουμπί "Μετάβαση" στο κάτω μέρος του παραθύρου επιλογής "Διαχείριση / Πρόσθετα COM".

Στο παρακάτω παράθυρο, όλα τα εγκατεστημένα πρόσθετα μπορούν να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου.

Πρόσθετα και ενότητες: χρήσιμες επεκτάσεις στο Outlook

Το Microsoft Outlook διαθέτει μεγάλο αριθμό λειτουργιών και επιλογών για πρακτική και επαγγελματική ολοκλήρωση εργασιών. Παρά το τεράστιο φάσμα λειτουργιών, υπάρχουν συγκεκριμένες εργασίες και προκλήσεις που μπορούν να αντιμετωπιστούν καλύτερα ή γρηγορότερα από εξωτερικά προγράμματα.

Σε αυτήν την περίπτωση, τα πρόσθετα και οι μονάδες που προσθέτουν λειτουργίες στο κύριο πρόγραμμα με χρήσιμες επεκτάσεις είναι σκόπιμες και συνιστώνται. Τα πρόσθετα βελτιώνουν την επικοινωνία, ενσωματώνουν εξωτερικά προγράμματα στο Outlook ή συνδέουν το CRM με το Outlook. Μετά την εγκατάσταση του Outlook και την εισαγωγή του έγκυρου κλειδιού άδειας χρήσης, οι χρήστες μπορούν να εγκαταστήσουν πρόσθετα και λειτουργικές μονάδες με διαφορετικούς τρόπους:

• Μέσω μιας εξωτερικής λήψης του πρόσθετου και μιας εγκατάστασης. Το πρόσθετο ή η λειτουργική μονάδα εμφανίζεται μετά από επανεκκίνηση στο Outlook.
• Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Λήψη πρόσθετων" στο μενού έναρξης του Outlook. Στη συνέχεια, μπορείτε να εγκαταστήσετε κατάλληλα πρόσθετα, μονάδες ή συνδέσμους.

Τα πρόσθετα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε άλλα προγράμματα του Microsoft Office για τη συμπλήρωση των ενσωματωμένων λειτουργιών. Δεδομένου ότι κάθε πρόσθετο καθυστερεί τη διαδικασία έναρξης του Outlook, είναι σημαντικό να φορτώνετε μόνο λογικά και πρακτικά πρόσθετα, για παράδειγμα από τις προτάσεις του Outlook. Όποιος προχωρήσει με αυτόν τον τρόπο ως χρήστης, θα προσθέσει συγκεκριμένες λειτουργίες στο Outlook και θα χρησιμοποιήσει το λογισμικό ως μεμονωμένο και δικτυακό κέντρο επικοινωνίας.