Με τις γρήγορες ενότητες - που ονομάζονται ενότητες κειμένου σε ορολογία του Office - μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε τυπικά κείμενα στο Outlook και να τα χρησιμοποιήσετε ξανά ανά πάσα στιγμή. Αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Δυστυχώς, όσο περισσότερο δημιουργείτε αυτούς τους πρακτικούς βοηθούς, τόσο πιο γρήγορα θα χαθεί η επισκόπηση. Επειδή το Outlook σας εμφανίζει όλες τις ενότητες το ένα κάτω από το άλλο σε μια αλφαβητική λίστα. Και αν δεν γνωρίζετε πλέον με ποιο όνομα αποθηκεύσατε τη μονάδα, η αναζήτηση μπορεί να διαρκέσει λίγο. Είναι ταχύτερο αν αντιστοιχίσετε τα μπλοκ σε μια κατηγορία όταν τα δημιουργείτε. Στη συνέχεια, οι ενότητες στη λίστα ομαδοποιούνται επίσης ανάλογα με τις κατηγορίες.
Για να αντιστοιχίσετε μια ενότητα σε μια κατηγορία, καταχωρίστε πρώτα το κείμενο που θέλετε να αποθηκεύσετε ως μονάδα σε ένα νέο μήνυμα. Επιλέξτε το και κάντε κλικ στο μητρώο ΕισάγετεΕΝΑ. στην περιοχή κείμενοΣΙ. η κορδέλα Γρήγορα δομικά στοιχείαΝΤΟ. , Αποθηκεύστε την επιλογή στον κατάλογο γρήγορων ανταλλακτικών … ΡΕ..
Στο παράθυρο Δημιουργήστε ένα νέο μπλοκ Το Outlook προτείνει την τυπική κατηγορία ως κατηγορία Γενικά πριν. Σχετικά με την καταχώριση Δημιουργία νέας κατηγορίας … στη λίστα στο πεδίο κατηγορία ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες δικές σας κατηγορίες και να τις επιλέξετε αμέσως, π.χ. Β. Τιμολόγιο / υπενθύμιση, προσφορές ή άρθρα.
Στη λίστα των γρήγορων τμημάτων, οι κατηγορίες με τις επιμέρους ενότητες εμφανίζονται με αλφαβητική σειρά. Δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε αναζήτηση σε ολόκληρη τη λίστα, απλώς αναζητήστε τη σχετική κατηγορία.
Φυσικά, μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε μπλοκ που έχουν ήδη δημιουργηθεί σε μια νέα κατηγορία. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε τη λίστα με τα μπλοκ χρησιμοποιώντας την εντολή Γρήγορα δομικά στοιχείαΤο Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο μπλοκ του οποίου την εργασία θέλετε να αλλάξετε. Επιλέξτε τη λειτουργία στο μενού περιβάλλοντος Επεξεργασία ιδιοτήτων … Μετά από αυτό μπορείτε στο πεδίο κατηγορία επιλέξτε μια υπάρχουσα κατηγορία ή δημιουργήστε μια νέα.
