Οδηγίες βήμα προς βήμα
Ανεξάρτητα από το αν στέλνετε γράμματα ή θέλετε να επανατοποθετήσετε τα ράφια στην αποθήκη σας: η χρήση ετικετών έχει νόημα με πολλούς τρόπους. Με τα προγράμματα Word και Excel, η Microsoft σας προσφέρει την επιλογή να κάνετε την εκτύπωση της ετικέτας σας όσο το δυνατόν πιο απλή. Στο Excel, μπορείτε να σχεδιάσετε ετικέτες με δεδομένα που έχετε αποθηκεύσει σε έναν πίνακα. Πρέπει να τα εκτυπώσετε χρησιμοποιώντας το Word. Παρακάτω θα σας παρουσιάσουμε αναλυτικά τα βήματα που πρέπει να γίνουν.
Το πρώτο βήμα: ο σχεδιασμός της ετικέτας με το Excel
Μια βάση ή πίνακας δεδομένων ως βάση
Εάν θέλετε να εκτυπώσετε ετικέτες, πρέπει πρώτα να "πείτε" στο Excel με ποια δεδομένα πρέπει να λειτουργήσει. Έτσι, στο πρώτο βήμα χρειάζεστε έναν πίνακα Excel στον οποίο εισάγετε όλες τις πληροφορίες που πρόκειται να εκτυπωθούν αργότερα.
-
Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε πρώτα το πρόγραμμα και ξεκινήστε τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου ή φακέλου.
-
Κάντε κλικ με τον κέρσορα στην πρώτη γραμμή και πληκτρολογήστε τα αντίστοιχα ονόματα κατηγοριών με τα οποία θα θέλατε να εργαστείτε.
-
Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε τις σχετικές πληροφορίες στις παρακάτω γραμμές. Αποθηκεύστε και κλείστε το πρόγραμμα.
Βήμα 2: Μετάβαση στο Word
Δημιουργήστε τις ετικέτες σας σε συγχώνευση αλληλογραφίας
Έχετε εισαγάγει όλα τα σχετικά δεδομένα για τις ετικέτες στο Excel; Εκπληκτικός! Τότε ήρθε η ώρα να ανοίξετε ένα νέο αρχείο στο Word και να ξεκινήσετε τη συγχώνευση των ετικετών σας μέσω αλληλογραφίας.
Εδώ προχωράτε ως εξής …:
-
Επιλέξτε την περιοχή "Προγράμματα" στις παραπάνω καρτέλες.
-
Θα βρείτε το κουμπί "Ετικέτες" στα αριστερά. Κάντε κλικ σε αυτό επίσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Φάκελοι και ετικέτες".
-
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές" για να καθορίσετε στη συνέχεια τον κατασκευαστή ετικετών που χρησιμοποιείται στην αναπτυσσόμενη περιοχή που παρέχεται. Ο αριθμός ετικέτας είναι επίσης ιδιαίτερα σημαντικός εδώ, έτσι ώστε το τελικό αποτέλεσμα να ταιριάζει επίσης στην εκτύπωση και το μέγεθός σας. Εάν δεν είστε σίγουροι για αυτό, θα βρείτε όλες τις σχετικές πληροφορίες στη συσκευασία των ετικετών που χρησιμοποιούνται. Εάν έχετε βρει και εισαγάγει τις σωστές πληροφορίες, επιβεβαιώστε τις με "OK".
-
Τώρα είναι η ώρα να δημιουργήσετε το δικό σας έγγραφο. Αφού επιβεβαιώσετε τον κατασκευαστή και τον τύπο της ετικέτας και επιλέξετε το κουμπί "Νέο έγγραφο" στο παράθυρο διαλόγου, θα δείτε τη διαίρεση της σελίδας σας στο επόμενο βήμα.
-
Τώρα κάντε κλικ στο "Αποστολές" στο επάνω μέρος και επιλέξτε την περιοχή "Επιλογή παραλήπτη". Δεδομένου ότι έχετε ήδη εισαγάγει τους παραλήπτες σας (και τα δεδομένα τους) στο Excel στο πρώτο βήμα, μπορείτε τώρα να επιλέξετε "Χρήση υπάρχουσας λίστας".
-
Έχετε τώρα την επιλογή να χρησιμοποιήσετε το αρχείο Excel που δημιουργήσατε προηγουμένως και να εισαγάγετε τα σχετικά δεδομένα.
-
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε αυτό το σημείο να βεβαιωθείτε ότι έχει επισημανθεί το σημάδι ελέγχου στο κάτω μέρος της περιοχής "Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει επικεφαλίδες στηλών". Αυτό αναφέρεται στις αντίστοιχες περιγραφές κατηγορίας, όπως "όνομα", "όνομα" κ.λπ.
-
Εάν κάνετε κλικ στην περιοχή "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης αλληλογραφίας", θα δείτε μια λίστα με όλες τις περιγραφές της κατηγορίας σας.
-
Με τη βοήθεια ενός κλικ, μπορείτε απλά και εύκολα να επιλέξετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε κατά τη διάρκεια των ετικετών σας.
-
Αν δείτε στη συνέχεια το δείγμα της πρώτης σας ετικέτας, μπορείτε να το κανονίσετε όπως θέλετε. Είναι σημαντικό εδώ, για παράδειγμα, να δώσετε προσοχή στη χρήση των κατάλληλων χώρων.
-
Μπορείτε να δείτε πώς θα είναι το τελικό αποτέλεσμα λεπτομερώς ανά πάσα στιγμή στην περιοχή "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων". Εάν όλα είναι εντάξει, κάντε κλικ στο "Τέλος και συγχώνευση" παραπάνω, έτσι ώστε να αντικατασταθούν τα σύμβολα κράτησης από τον πίνακα με τις αντίστοιχες πληροφορίες.
-
Τοποθετήστε τα αυτοκόλλητα ετικέτας στον εκτυπωτή σας και ξεκινήστε την εκτύπωση.
ΥΓ: Εάν θέλετε, μπορείτε φυσικά να προσαρμόσετε το σχέδιο των αντίστοιχων ετικετών και να τους δώσετε μια ξεχωριστή πινελιά. Για να το κάνετε αυτό, απλώς χρησιμοποιήστε τις γνωστές λειτουργίες από τη γραμμή Word.
Πώς να εκτυπώσετε την ίδια ετικέτα πολλές φορές
-
Ξεκινήστε με ένα κενό έγγραφο του Word.
-
Καλέστε την κορδέλα „Αποστολές "κάντε κλικ στο κουμπί" Ετικέτες ".
-
Εισαγάγετε την επιθυμητή διεύθυνση ή κείμενο στο παράθυρο που εμφανίζεται.
-
Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Μία πλευρά της ίδιας ετικέτας" είναι επιλεγμένη στην ενότητα "Εκτύπωση".είναι επιλεγμένο.
-
Εάν έχετε ήδη χρησιμοποιήσει ετικέτες, ο τύπος που χρησιμοποιήθηκε τελευταία εισάγεται ακόμα στην ενότητα "Ετικέτα". Διαφορετικά, κάντε κλικ στο "Επιλογές" για να επιλέξετε έναν τύπο ετικέτας.
-
Ο ευκολότερος τρόπος για να επιλέξετε τη σωστή μορφή ετικέτας είναι να επιλέξετε "Label Manufacturer" και "Label Number". Επομένως, αναζητήστε αυτές τις πληροφορίες στα φύλλα ετικετών σας και επιλέξτε ανάλογα τα δύο πεδία.
-
Εάν δεν έχετε κανέναν από τους τύπους ετικετών που αναφέρονται, πρέπει να προσπαθήσετε να βρείτε έναν του οποίου οι διαστάσεις ταιριάζουν όσο το δυνατόν σε έναν από τους καθορισμένους τύπους. Θα βρείτε τις διαστάσεις στα δεξιά του πλαισίου επιλογής "Τύπος ετικέτας". Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Λεπτομέριες αλλάξετε κάτι στις διαστάσεις, όπως το επάνω άκρο.
-
Κλείστε το παράθυρο για την επιλογή της μορφής της ετικέτας με το OK.
-
Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Εκτύπωση" στο προηγούμενο παράθυρο διαλόγου για να εκτυπώσετε αμέσως μια σελίδα γεμάτη ετικέτες. Για τυχόν διορθώσεις ή την έξοδο πολλών σελίδων, είναι προτιμότερο να πατήσετε "Νέο έγγραφο".
-
Τώρα μπορείτε να δείτε πώς το Word έχει προετοιμάσει τη σελίδα για έξοδο.
-
Τώρα μπορείτε να μορφοποιήσετε τις ετικέτες: για παράδειγμα, επιλέξτε διαφορετική γραμματοσειρά ή αυξήστε την εσοχή στα αριστερά στις επιλογές παραγράφου, έτσι ώστε το κείμενο να κινείται λίγο προς τα δεξιά.
-
Ελέγξτε στην προεπισκόπηση αν σας αρέσουν οι ετικέτες και εκτυπώστε τις ως συνήθως.
-
Εάν θέλετε να εκτυπώσετε αρκετές σελίδες με ετικέτες, επιλέξτε τον επιθυμητό αριθμό σελίδων στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης στην ενότητα Αντίγραφα.
Πώς να αποφύγετε την εμπλοκή χαρτιού με το Excel
Μπορεί να συμβεί οι ετικέτες να προκαλέσουν εμπλοκή χαρτιού όταν χρησιμοποιείτε τον συνηθισμένο αγωγό χαρτιού, επειδή μεμονωμένες ετικέτες βγαίνουν όταν το χαρτί μεταφέρεται πάνω από τους κυλίνδρους του εκτυπωτή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πολλοί εκτυπωτές διαθέτουν έναν ειδικό "γενικό τροφοδότη" που πρέπει να φορτωθεί χειροκίνητα, αλλά όπου η μεταφορά είναι λιγότερο επικίνδυνη για τις ετικέτες.
Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι ο εκτυπωτής σας μπορεί επίσης να χειριστεί καλά τις ετικέτες από τον τυπικό δίσκο, πρέπει να κάνετε κλικ στο "Ιδιότητες εκτυπωτή" στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης για να βρίσκεται στην ασφαλή πλευρά και, στη συνέχεια, να ορίσετε τον δίσκο πολλαπλών χρήσεων στην περιοχή Πηγή. Αυτός ο τύπος εσοχής μπορεί να έχει ελαφρώς διαφορετικό όνομα για το μοντέλο σας.
Πηγές & Σύνδεσμοι
- https://support.office.com/de-de/article/Erstellen-und-Drucken-von-Etiketten-82086c07-2afa-4982-9d7d-9c9141d5035b
- https://www.pcwelt.de/ratgeber/Excel-Tabelle-als-Datenquelle-fuer-Etiketten-verwenden-1277039.html
- https://www.youtube.com/watch?v=0tUJOj4h9u0
- https://etiketten.shop/
