Πώς να στείλετε επαγγελματικά παρουσιάσεις στο PowerPoint

Στείλτε παρουσιάσεις σχεδόν καθόλου

Η δημιουργία μιας παρουσίασης λογικά και η επαγγελματικοποίηση των διαφανειών με κείμενα, γραφικά, κινούμενα σχέδια και βίντεο είναι ο πιο σημαντικός στόχος στο PowerPoint για τους παρουσιαστές. Μια παρουσίαση πρέπει να αγγίζει, να ενημερώνει και να μεταφέρει περιεχόμενο με επάρκεια. Ταυτόχρονα, η σύλληψη μιας παρουσίασης είναι πολύτιμη μόνο εάν οι διαφάνειες μπορούν να προβληθούν από τον παραλήπτη με τον τρόπο με τον οποίο δημιουργήθηκαν.

Αυτό είναι εύκολο να γίνει όταν παρουσιάζεστε μπροστά σε κοινό ή μέσω πλατφόρμας βίντεο όπως το Skype ή το Zoom. Συνάδελφοι, επιχειρηματικοί εταίροι ή φίλοι κάθονται απευθείας στην αίθουσα παρουσιάσεων ή στην εικονική αίθουσα συνεδριάσεων. Σε αυτή την περίπτωση, είναι δυνατή η αλληλεπίδραση και η ερμηνεία των εκφράσεων του προσώπου του κοινού χωρίς καμία προσπάθεια.

Η κατάσταση είναι διαφορετική όταν πρόκειται να αποσταλεί η σχεδιασμένη παρουσίαση. Εδώ ο δημιουργός ή ο παρουσιαστής δεν μπορεί να διασφαλίσει ότι κατανοούνται όλες οι πληροφορίες στις διαφάνειες. Για το λόγο αυτό, το περιεχόμενο είναι ζωτικής σημασίας. Προκειμένου να συγκεντρωθεί η προσοχή, είναι απαραίτητο να στοχεύσετε το κοινό και τους αποδέκτες με στοχευμένο τρόπο και, για παράδειγμα, να διασφαλίσετε την αλληλεπίδραση με περαιτέρω υπερσυνδέσμους. Επιπλέον, μπορεί να προκύψουν προβλήματα συμβατότητας παρά το πολύτιμο περιεχόμενο. Μεταξύ άλλων, αυτά σχετίζονται με το γεγονός ότι ο αποστολέας και ο παραλήπτης χρησιμοποιούν διαφορετικές εκδόσεις του PowerPoint ή χρησιμοποιούν άλλο πρόγραμμα για παρουσιάσεις, όπως το Keynote της Apple.

Είναι ακόμα πιο σημαντικό ότι κατά την αποστολή της παρουσίασης του PowerPoint ή μεμονωμένων διαφανειών, να λαμβάνεται μέριμνα ώστε οι διαφάνειες να είναι ευανάγνωστες και να προσελκύουν την προσοχή. Κατά την αποστολή ή αποστολή της παρουσίασης, το PowerPoint προσφέρει ένα ευρύ φάσμα δοκιμασμένων λειτουργιών με τις οποίες κάθε παραλήπτης, ανεξάρτητα από τον τεχνικό εξοπλισμό του, μπορεί να κατανοήσει και να κατανοήσει τις βασικές πληροφορίες της παρουσίασης του PowerPoint. Η επιλογή στο PowerPoint να ελέγξετε μια παρουσίαση για πιθανά προβλήματα συμβατότητας πριν την αποστείλετε είναι επίσης πρακτική. Εάν λάβετε ειδοποίηση για προβλήματα συμβατότητας, αυτά μπορούν να εξαλειφθούν πριν από την αποστολή.

Video tutorial: Πώς να αποθηκεύσετε, να εξάγετε και να στέλνετε επιτυχώς παρουσιάσεις στο PowerPoint

Πώς και σε ποια μορφή μπορούν να αποσταλούν οι παρουσιάσεις του PowerPoint ως συνημμένα

Ο ευκολότερος και συνηθέστερος τρόπος για να στείλετε μια παρουσίαση που δημιουργήθηκε με ικανότητα είναι να την επισυνάψετε σε ένα email. Πολλά από τα δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται καθημερινά περιέχουν αρχεία παρουσίασης σε διάφορες μορφές. Το PowerPoint προσφέρει τις ακόλουθες μορφές αρχείων για μετατροπή:

Μορφές αρχείων	χρήση
pptx	Τυπική μορφή στο PowerPoint για αποθήκευση παρουσιάσεων.
pptm	Τυπική μορφή στο PowerPoint για αποθήκευση παρουσιάσεων με μακροεντολές.
ppt	Πρώην τυπική μορφή στο PowerPoint στις εκδόσεις 97-2003. Αυτή εξακολουθεί να είναι μια κοινή μορφή αρχείου, καθώς πολλές εταιρείες και ιδιώτες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint.
xps	Τα αρχεία XPS είναι σε μορφή αρχείου XML Paper Specification. Πρόκειται για μορφή αρχείου παρόμοιο με το PDF (Portable Document Format) και αναπτύχθηκε από τη Microsoft. Αυτό μπορεί να ανοίξει απευθείας στο Microsoft Edge ή στον Internet Explorer.
potx, potm, pot	Δημιουργεί αρχεία προτύπων PowerPoint στην κατάλληλη μορφή.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Αποθηκεύει την παρουσίαση σε μεμονωμένες εικόνες, ανάλογα με την επιλεγμένη μορφή αρχείου. Αυτά τα γραφικά μπορούν να προβληθούν στατικά με λογισμικό επεξεργασίας εικόνας.
pdf	Αποθηκεύει το αρχείο στη γνωστή και παγκοσμίως χρησιμοποιούμενη μορφή αρχείου PDF. Η παρουσίαση αποθηκεύεται στατικά, οι μεταβάσεις διαφανειών ή τα κινούμενα GIF.webp δεν εμφανίζονται ως κινούμενα. Μπορεί να ανοίξει από οποιαδήποτε συσκευή.
odp	Εάν αποθηκεύσετε την παρουσίαση του PowerPoint ως αρχείο ODP, αποθηκεύεται σε ένα πρότυπο ανοιχτού κώδικα. Το "OASIS Open Document Format for Office Applications" μπορεί να διαβαστεί από δωρεάν λογισμικό γραφείου όπως το Open Office ή το LibreOffice.

Εκτός από τις μορφές αρχείων που αναφέρονται, το PowerPoint προσφέρει άλλες συγκεκριμένες μορφές αρχείων στις οποίες μπορεί να αποθηκευτεί μια παρουσίαση.

Συμβουλή ειδικού:

Εάν αποθηκεύσετε την παρουσίασή σας σε ένα αρχείο με την επέκταση ppsx, το αρχείο θα αποθηκευτεί σε μορφή Open XML. Η αποστολή ενός αρχείου με την επέκταση ppsx είναι η καλύτερη επιλογή εάν δεν γνωρίζετε τις τεχνικές απαιτήσεις του παραλήπτη. Μετά την αποστολή του αρχείου, μπορεί είτε να ανοίξει το αρχείο με έκδοση PowerPoint 2007 ή νεότερη ή με το πρόγραμμα προβολής PowerPoint.

Υπόδειξη:

Εάν το αρχείο παρουσίασής σας είναι πολύ μεγάλο, για παράδειγμα ως PDF, μπορείτε να βρείτε τις λιποθυμίες της παρουσίασής σας με λίγα μόνο κλικ. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος των εικόνων που καταλαμβάνουν μεγάλη μνήμη και να κάνετε το αρχείο μικρότερο.

Αποθηκεύστε μια παρουσίαση σε εναλλακτική μορφή αρχείου σε 5 βήματα

Είναι δυνατή η αποθήκευση μιας παρουσίασης που δημιουργήθηκε στο Microsoft PowerPoint σε διαφορετική μορφή με λίγα μόνο κλικ. Τα ακόλουθα 5 σημεία είναι απαραίτητα για αυτό:

1. Μεταβείτε στο "Αρχείο> Αποθήκευση ως."

2. Επιλέξτε πού θα αποθηκευτεί το αρχείο σας. Στο PowerPoint, για παράδειγμα, έχετε την επιλογή να αποθηκεύσετε το αρχείο στην επιφάνεια εργασίας, σε έναν πάροχο cloud όπως το OneDrive ή στο φάκελο προσωπικών σας εγγράφων.

3. Εάν η επιθυμητή θέση αποθήκευσης δεν αναφέρεται, μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Αναζήτηση".

4. Ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να καθορίσετε τόσο τη θέση αποθήκευσης όσο και τη μορφή αρχείου. Μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή αρχείου επιλέγοντας το πεδίο επιλογής "Τύπος αρχείου". Για παράδειγμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε την παρουσίαση σε μορφή αρχείου pdf αντί για την τυπική μορφή pptx.

   

5. Στο τελευταίο βήμα, αποθηκεύστε το αρχείο κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση". Εάν θέλετε να στείλετε το αρχείο ως συνημμένο e-mail, έχετε διαφορετικές επιλογές:

   • Συνθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook και επισυνάψτε την παρουσίαση ως αρχείο.
   • Κάντε δεξί κλικ στην αποθηκευμένη παρουσίαση και επιλέξτε το στοιχείο μενού "Αποστολή σε".
   

• Μετακινήστε το αρχείο σε μια μονάδα cloud, για παράδειγμα το κοινόχρηστο Dropbox ενός επιχειρηματικού συνεργάτη ή χρησιμοποιήστε το Wetransfer για να στείλετε μεγάλα αρχεία στην περιοχή των gigabyte.

Εξαγωγή παρουσιάσεων απευθείας από το PowerPoint - κανένα πρόβλημα!

Εκτός από την κλασική επιλογή αποθήκευσης μιας παρουσίασης που έχετε δημιουργήσει στην επιφάνεια εργασίας ή σε άλλη τοποθεσία αποθήκευσης και στη συνέχεια αποστολή της, το PowerPoint προσφέρει επίσης την επιλογή εξαγωγής διαφανειών σε διάφορες μορφές απευθείας από το πρόγραμμα. Ορισμένα από τα αρχεία αποθηκεύονται προσωρινά ή αποστέλλονται απευθείας, για παράδειγμα με την επιλογή: "Αποστολή στη ροή Microsoft". Για να ξεκινήσετε οποιαδήποτε εξαγωγή, πλοηγηθείτε:

1. Μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Αρχείο> Εξαγωγή".

2. Στο μενού εξαγωγής έχετε διαφορετικές επιλογές για τη μορφή αρχείου στην οποία θέλετε να εξάγετε την παρουσίαση:

Μπορείτε να επιλέξετε από τις ακόλουθες επιλογές:

Μορφή αρχείου PDF / XPS

Εξάγεται σε αρχείο PDF ή XPS που δεν μπορεί να αλλάξει και διατηρεί τη μορφοποίηση, τη γραμματοσειρά και τη διάταξη του PowerPoint όπως μια εικόνα.

Δημιουργία βίντεο

Στην ενότητα "Δημιουργία βίντεο" μπορείτε να εξαγάγετε ένα αρχείο βίντεο από την παρουσίαση. Στο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε αν πρόκειται να χρησιμοποιηθούν χρονικές ακολουθίες και σχόλια και η ποιότητα του αρχείου που θα αποθηκευτεί. Ταυτόχρονα, θα σας δοθεί η επιλογή να συμπιέσετε το αρχείο βίντεο. Ένα αρχείο βίντεο έχει το πλεονέκτημα ότι μπορεί επίσης να παιχτεί από άτομα που δεν έχουν πρόσβαση στο PowerPoint, σε ένα πρόγραμμα προβολής PPTX ή σε άλλο λογισμικό παρουσίασης, επειδή δεν έχουν δικαιώματα διαχειριστή.

Δημιουργήστε ένα κινούμενο GIF.webp	Ένα κινούμενο GIF.webp είναι μια λειτουργία στην οποία αρκετές μεμονωμένες εικόνες ενός αρχείου γραφικών αποθηκεύονται με μια καθορισμένη σειρά. Παρόμοια με ένα βίντεο, δημιουργούνται κινούμενες εικόνες. Με αυτόν τον τρόπο, οι ατομικές διαφάνειες παρουσίασης μπορούν να παρουσιαστούν με ενδιαφέρον και ζωντανό τρόπο.
Πακέτο διαφανειών για CD	Δημιουργεί ένα πακέτο στο οποίο οι διαφάνειες και τα ενσωματωμένα στοιχεία αποθηκεύονται ως μονάδα όπως σε ένα DVD και αναπαράγονται σε οποιαδήποτε συσκευή.
Δημιουργήστε φυλλάδια	Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να στείλετε μεμονωμένες διαφάνειες ή ολόκληρη την παρουσίαση στο Microsoft Word. Εκεί μπορείτε να επεξεργαστείτε περαιτέρω τα κείμενα και τις σημειώσεις.
Αλλαγή τύπου αρχείου	Εύκολος τρόπος για να αλλάξετε έναν υπάρχοντα τύπο αρχείου, π.χ. την παρουσίασή σας σε μορφή pptx σε μορφή ppt.
Δημοσίευση στο Microsoft Stream	Το Microsoft Stream είναι μια πύλη ροής επί πληρωμή που επιτρέπει τη διάθεση παρουσιάσεων ή βίντεο σε μια μεγάλη ομάδα ατόμων. Το Microsoft Stream είναι ιδανικό, για παράδειγμα, για εταιρικές παρουσιάσεις ή εταιρικές εκδηλώσεις και μπορεί εύκολα να έχουν πρόσβαση στους προσκεκλημένους συμμετέχοντες μέσω του προγράμματος περιήγησης στο Διαδίκτυο.

Κοινή χρήση παρουσιάσεων - μια άλλη επιλογή για αποθήκευση και αποστολή

Δίπλα στο:

• Κλασικά αποθηκεύστε μια παρουσίαση σε διαφορετικές μορφές αρχείων επίσης
• Εξαγωγή από το Microsoft PowerPoint

Οι χρήστες του PowerPoint μπορούν επίσης να μοιραστούν μια παρουσίαση.

Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο "Κοινή χρήση" στην ενότητα "Αρχείο". Ανοίγει ένα νέο παράθυρο στο οποίο έχετε την επιλογή να αποθηκεύσετε την παρουσίασή σας σε μονάδα OneDrive της επιλογής σας ή να την στείλετε ως PDF ή παρουσίαση μέσω email.

Εναλλακτικά, μια παρουσίαση μπορεί να αποσταλεί ή να αποθηκευτεί εξωτερικά μέσω του στοιχείου μενού "Release". Οι παραλήπτες λαμβάνουν το αρχείο είτε ως αντίγραφο μέσω email είτε βολικά μέσω μιας υπηρεσίας αποθήκευσης cloud.

Συμπέρασμα: Χρησιμοποιήστε διάφορες επιλογές για να στείλετε την παρουσίασή σας στο PowerPoint

Ως επαγγελματικό πρόγραμμα παρουσίασης, το Microsoft PowerPoint αναμένεται να είναι σε θέση να κάνει τις παρουσιάσεις οθόνης ενδιαφέρουσες και ζωντανές χάρη στις επιλογές και τις δυνατότητες που περιέχει. Εκτός από το περιεχόμενο, είναι σημαντικό κάθε παρουσίαση να μπορεί να προβληθεί από τον παραλήπτη με τον ίδιο τρόπο όπως ήταν δομημένη. Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό χωρίς προβλήματα, καθώς κάθε χρήστης έχει διαφορετικές τεχνικές απαιτήσεις.

Για το λόγο αυτό, το PowerPoint έχει τη δυνατότητα αποθήκευσης και αποστολής προβολών παρουσίασης σε διαφορετικές μορφές αρχείων. Επιπλέον, οι παρουσιάσεις μπορούν να εξαχθούν ή να κοινοποιηθούν με διάφορους τρόπους. Με αυτές τις επιλογές εξαγωγής και αποθήκευσης, είναι δυνατό οι παρουσιάσεις να φαίνονται επαγγελματικές και ενημερωτικές ανά πάσα στιγμή, εκτός από τον τεχνικό εξοπλισμό του παραλήπτη.