Για παράδειγμα, στην πηγή δεδομένων του Excel ενδέχεται να υπάρχει ένα πεδίο για την τιμή ενός προϊόντος. Στο Excel, έχετε εκχωρήσει τη μορφή νομίσματος στα αντίστοιχα κελιά
Δεν είναι ασυνήθιστο ένας πίνακας Excel να χρησιμεύει ως πηγή δεδομένων για ένα γράμμα φόρμας. Αυτό λειτουργεί τέλεια εφόσον τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι γεμάτα με κείμενο. Ωστόσο, προκύπτουν προβλήματα όταν τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας αντιπροσωπεύουν αριθμητικές τιμές.
Για παράδειγμα, στην πηγή δεδομένων του Excel ενδέχεται να υπάρχει ένα πεδίο για την τιμή ενός προϊόντος. Στο Excel έχετε εκχωρήσει τη μορφή νομίσματος στα αντίστοιχα κελιά, έτσι ώστε να εμφανίζονται στον πίνακα τιμές όπως "0,85 €" ή "1,937,00 €". Τα ποσά σε ευρώ πρέπει επίσης να εμφανίζονται στη σειριακή επιστολή. Ωστόσο, θα παρατηρήσετε ότι στο γράμμα φόρμας Word εμφανίζονται μόνο οι καθαρές αριθμητικές τιμές - για παράδειγμα "0,85" ή "1937".
Και πώς λαμβάνετε πληροφορίες νομίσματος στο γράμμα φόρμας; Η απάντηση είναι: προσθέστε τους κατάλληλους διακόπτες μορφής στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Δουλεύει κάπως έτσι:
Αρχικά, δημιουργήστε το γράμμα φόρμας με τον συνήθη τρόπο. Αφού συνδεθείτε στην πηγή δεδομένων, μπορείτε, για παράδειγμα, να εισαγάγετε ένα πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας για τις πληροφορίες τιμής. Στο κείμενο θα δείτε στη συνέχεια ένα σύμβολο κράτησης θέσης όπως αυτό:
"Τιμή"
Για να προσθέσετε έναν διακόπτη μορφής σε αυτό το πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να ενεργοποιήσετε την προβολή κωδικού πεδίου. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F9. Αντί για το πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας, θα δείτε τώρα έναν κωδικό πεδίου όπως
{Τιμή MERGEFIELD}
Εισάγετε το διακόπτη μορφοποίησης μετά το όνομα του πεδίου (εδώ: "Τιμή"), με το οποίο ξεκινάτε πάντα έναν διακόπτη για αριθμητικές τιμές με "\ #". Ακολουθεί η επιθυμητή μορφοποίηση σε εισαγωγικά. Για την τυπική μορφή νομίσματος ευρώ, επεκτείνετε τον κωδικό πεδίου του πεδίου συγχώνευσης αλληλογραφίας ως εξής:
{MERGEFIELD τιμή \ # " #. ## € 0,00"}
Στα εισαγωγικά, το σύμβολο hash (#) σημαίνει μια προαιρετική θέση μπροστά από το κόμμα και το μηδέν (0) για μια προδιαγραφή αναγκαστικής θέσης - με μία θέση πριν και δύο θέσεις μετά το κόμμα. Το σύμβολο του νομίσματος ευρώ ακολουθεί στο τέλος.
Αφού προσαρμόσετε τον κωδικό πεδίου του πεδίου συγχώνευσης αλληλογραφίας, μπορείτε να επιστρέψετε στην κανονική προβολή εγγράφου πατώντας ξανά το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F9.
Πλήρη ποσά ευρώ εμφανίζονται τώρα στη σειριακή επιστολή όπως θέλετε, τα οποία μπορείτε να ελέγξετε ανά πάσα στιγμή στην προεπισκόπηση σειριακής επιστολής.
