Η Microsoft έχει βελτιώσει τη συμπίεση αρχείων στο PowerPoint 2007 και 2010. Παρ 'όλα αυτά, οι αναγνώστες εξακολουθούν να παραπονιούνται ότι ακόμη και οι παρουσιάσεις με λίγες εικόνες είναι μερικές φορές ακόμα τεράστια μεγέθη αρχείων και ως εκ τούτου είναι ακατάλληλες για αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όσο περισσότερες εικόνες, τόσο μεγαλύτερο είναι το αρχείο
Όταν εισάγετε εικόνες σε διαφάνειες, το PowerPoint αποθηκεύει τα γραφικά στην παρουσίαση. Αυτό φυσικά οδηγεί σε αύξηση του μεγέθους του αρχείου. Ωστόσο, οι πολυάριθμες μορφές γραφικών - που προσδιορίζονται από τις επεκτάσεις τους όπως JPG.webp, PNG, TIF, BMP.webp, EMF ή WMF - μπορούν να συμπιεστούν με διάφορους βαθμούς επιτυχίας. Αλλά ακόμα κι αν το γνωρίζετε: Πώς μπορείτε να πείτε εκ των υστέρων σε μια υπάρχουσα παρουσίαση ποια από τις εικόνες έχει εισαχθεί στις διαφάνειες σε ποια μορφή γραφικών και πόσο μεγάλη είναι;
Μέθοδος αναζήτησης 1 - η μέθοδος ZIP
Ξεκινώντας με το PowerPoint 2007, μπορείτε να εξετάσετε την εσωτερική λειτουργία μιας παρουσίασης ως εξής:
- Δημιουργήστε ένα αντίγραφο της παρουσίασης στην Εξερεύνηση των Windows. Προσθέστε την επέκταση αρχείου ZIP στο αντίγραφο.
- Ένα διπλό κλικ στο αρχείο ZIP ανοίγει την παρουσίαση στη δομή που φαίνεται παρακάτω στα αριστερά:
- Αφού κάνετε διπλό κλικ στο PPT και στο MEDIA, θα φτάσετε στο φάκελο στον οποίο αποθηκεύονται όλες οι εικόνες που περιέχονται στην παρουσίαση.
- Ανοίξτε τα αρχεία εικόνας που είναι μεγαλύτερα από το μέσο όρο σε μέγεθος. Τώρα μπορείτε να δείτε ποιες εικόνες πρέπει να ανταλλάξετε στην παρουσίαση, εάν είναι απαραίτητο.
- Κλείστε το αρχείο ZIP και, στη συνέχεια, διαγράψτε το. Δυστυχώς, τα αρχεία εικόνας στο φάκελο MEDIA δεν έχουν τον αριθμό διαφάνειας. Απλώς αριθμούνται διαδοχικά, γεγονός που αυξάνει την προσπάθεια που απαιτείται για την αναζήτηση των πολύ μεγάλων εικόνων στην περίπτωση εκτεταμένων παρουσιάσεων.
Μέθοδος αναζήτησης 2 - αποθηκεύστε τις διαφάνειες ως εικόνες
Με αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε να δείτε απευθείας ποιες διαφάνειες καταλαμβάνουν περισσότερο χώρο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βρείτε υπερμεγέθη γραφικά όπως αυτό σε χρόνο μηδέν.
- Αφού ολοκληρώσετε την παρουσίασή σας, κάντε κλικ στο FILE ή στο κουμπί OFFICE και επιλέξτε SAVE AS.
- Αλλάξτε τον ΤΥΠΟ ΑΡΧΕΙΟΥ σε PNG FORMAT (ΦΟΡΗΤΟ ΓΡΑΦΙΚΟ ΔΙΚΤΥΟΥ).
- Επιλέξτε την τοποθεσία και κάντε κλικ στην επιλογή ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ.
- Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που θα σας ρωτά εάν θέλετε να εξάγετε κάθε διαφάνεια ή απλώς την τρέχουσα διαφάνεια. Επιλέξτε ΟΠΟΙΟΔΗΠΟΤΕ ΦΟΛΙΔΙ.
- Τώρα θα βρείτε έναν φάκελο στην επιλεγμένη θέση αποθήκευσης στον οποίο κάθε διαφάνεια είναι διαθέσιμη ως γραφικό PNG.
- Ανοίξτε το φάκελο, κάντε δεξί κλικ στο λευκό φόντο στο παράθυρο διαλόγου και επιλέξτε ΠΡΟΒΟΛΗ - ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ από το μενού περιβάλλοντος.
- Τώρα μπορείτε να δείτε με μια ματιά ποια διαφάνεια έχει ένα ιδιαίτερα μεγάλο μέγεθος αρχείου. Στο παράδειγμα είναι η διαφάνεια 6.
- Συμπιέστε τα υπερμεγέθη γραφικά και, στη συνέχεια, διαγράψτε το φάκελο που περιέχει τα αρχεία PNG.
Έτσι προχωράτε με τα «παχυντικά» που βρέθηκαν
Μόλις ανακαλύψετε ποια διαφάνεια παρουσιάζει το πρόβλημα με τη χρήση μίας από τις δύο επαγγελματικές τεχνικές που περιγράφονται, μπορείτε τώρα να συμπιέσετε τα υπερμεγέθη γραφικά. Έτσι γίνεται:
- Επιλέξτε το γραφικό και μεταβείτε στην καρτέλα ΕΙΚΟΝΑ / ΜΟΡΦΗ ΕΙΚΟΝΑΣ.
- Στην ομάδα CUSTOMIZE, κάντε κλικ στο κουμπί COMPRESS PICTURES (στην έκδοση 2007 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OPTIONS στο παράθυρο διαλόγου COMPRESS PICTURE).
- Ενεργοποιήστε τα πλαίσια δίπλα στο ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΑΥΤΗ ΤΗΝ ΕΙΚΟΝΑ και ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΠΕΡΙΟΧΩΝ ΠΕΡΙΛΗΜΕΝΗΣ ΕΙΚΟΝΑΣ.
- Η επιλογή των επιλογών για την έξοδο -στόχο εξαρτάται από το τι θέλετε να κάνετε με την παρουσίαση αργότερα: Εάν θέλετε η παρουσίαση να εκτυπωθεί σε πολύ καλή ποιότητα, επιλέξτε PRINT (220 DPI). Η επιλογή SCREEN OUTPUT (150 DPI) είναι ιδανική για παρουσιάσεις στον υπολογιστή. Εάν θέλετε να στείλετε την παρουσίαση όσο το δυνατόν μικρότερη, επιλέξτε E-MAIL (96DPI).
