Εάν προετοιμάζετε τακτικά αναφορές με συνεχώς νέα δεδομένα στο PowerPoint ή εάν τα δεδομένα μιας διάλεξης αλλάζουν μέχρι την τελευταία στιγμή, τότε μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα του Excel στο PowerPoint με τέτοιο τρόπο ώστε να ενημερώνονται αυτόματα. Το Ζα
Η επιλογή "Link" - όχι χωρίς τις παγίδες της μέχρι το Office 2003
Με τη σύνδεση μπορείτε να εξοικονομήσετε την ανάγκη μη αυτόματης ενημέρωσης των δεδομένων, αλλά υπάρχει επίσης ένα μειονέκτημα: η εμφάνιση των δεδομένων στις διαφάνειες δύσκολα μπορεί να επηρεαστεί μέχρι το Office 2003. Γιατί όχι μόνο τα δεδομένα, αλλά και οι μορφές λαμβάνονται από το Excel. Οι συνδεδεμένοι πίνακες δεν είναι αντικείμενα του PowerPoint και επομένως δεν μπορούν να προσαρμοστούν στη συνέχεια ούτε στο PowerPoint. Το αποτέλεσμα: Πρέπει ήδη να διαμορφώσετε τους πίνακες στο Excel, έτσι ώστε να είναι κατάλληλοι για παρουσιάσεις. Το παρακάτω σχήμα δείχνει μερικά από τα οπτικά ελαττώματα:
- Οι γραμμές που ήταν παλαιότερα ίδιες εμφανίζονται με διαφορετικό πάχος.
- Τα διαστήματα μεταξύ των χαρακτήρων ποικίλλουν.
- Τα γράμματα και οι αριθμοί φαίνονται άλλοτε παχύτεροι, άλλοτε λεπτότεροι.
Προετοιμάστε τον πίνακα στο Excel για μεταφορά στο PowerPoint
Πώς να προετοιμάσετε τον πίνακα στο Excel για να διασφαλίσετε την καλύτερη δυνατή εμφάνιση του συνδεδεμένου πίνακα.
- Στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, ορίστε ένα Μέγεθος γραμματοσειράς τουλάχιστον 16 πόντοι ένα. Αυτό σημαίνει ότι ο πίνακας εμφανίζεται ήδη σε αποδεκτό μέγεθος όταν εισάγεται στο PowerPoint και δεν χρειάζεται πλέον να σύρεται μεγαλύτερος. Αυτό αποτρέπει τη συμπίεση ή το τέντωμα των αριθμών μετά.
- Μεταβείτε στο Excel 2003 Επιπλέον - επιλογές στην καρτέλα γνώμη την εμφάνιση των γραμμών πλέγματος στην οθόνη. Αυτό αποτρέπει την εμφάνιση ξαφνικών ανεπιθύμητων γραμμών γκρι στο PowerPoint μετά την επικόλληση. Από το Excel 2007, καταργήστε την καρτέλα γνώμη το σημάδι ελέγχου στο Γραμμές πλέγματος.
- Δημιουργία στο Excel 2003 μέσω Μορφή - κελιά στην καρτέλα πλαίσιο όλες τις γραμμές πλαισίου που χρειάζεστε. Από το Excel 2007, αλλάζετε τις γραμμές πλαισίου στην καρτέλα να αρχίσει στην ομάδα γραμματοσειράΤο Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε μόνο μία παραλλαγή γραμμής, επειδή η εμφάνιση των γραμμών συχνά παραποιείται όταν μεταφέρονται μέσω του πρόχειρου. Οι γραμμές εμφανίζονται ξαφνικά παχύτερες ή διακεκομμένες γραμμές στο πρωτότυπο εμφανίζονται ως συνεχείς γραμμές κ.λπ.
- Ορίστε μεγαλύτερο ύψος γραμμής για τον πίνακα Excel (στο Excel 2003: μορφή - σειρά - ύψος, από το Excel 2007: Εγγραφή να αρχίσει, Ομάδα Κύτταρα - μορφή - Heightψος σειράς), για παράδειγμα 30 πόντοι.
- Ανησυχώ για μορφή - Κύτταρα στην καρτέλα Ευθυγραμμία ότι τα δεδομένα είναι κεντραρισμένα κάθετα (από το 2007: Εγγραφή να αρχίσει - Ευθυγραμμία). Με μεγαλύτερο ύψος γραμμής και κεντραρισμένη διάταξη, διασφαλίζετε ότι οι αριθμοί είναι πιο ευανάγνωστοι.
Μην εμφανίζετε συνδεδεμένους πίνακες Excel με παραμορφωμένο τρόπο
Το PowerPoint συχνά προσαρμόζει τις αναλογίες των πινάκων του Excel. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την περίεργα συμπιεσμένη οθόνη. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να επαναφέρετε τις αναλογίες:
- Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και επιλέξτε την εντολή στο μενού περιβάλλοντος Μορφοποίηση αντικειμένου.
- Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, μεταβείτε στην καρτέλα ή τη ρουμπρίκα Μέγεθος.
- Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Αναλογία διαστάσεων κλειδώματος το τέλος.
- Στο PowerPoint 2003: Κάντε κλικ στο κουμπί Επαναφορά στο προκαθορισμένοΤο Στην περιοχή Απολέπιση είναι ύψος και ευρύς στη συνέχεια 100% σειρά. Ολοκληρώστε με το OK.
- Μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου και στην καρτέλα ξανά Μέγεθος επί. Επιλέξτε το πλαίσιο Αναλογία διαστάσεων κλειδώματος και πάλι για να διατηρηθούν οι αναλογίες στο μέλλον. Ολοκληρώστε με Εντάξει Μακριά.
- Ξεκινώντας με το PowerPoint 2007: Προσαρμογή στο Απολέπιση τις τιμές στο ύψος και ευρύς ο καθένας στις 100% στο. Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε ξανά το πλαίσιο ελέγχου Αναλογία διαστάσεων κλειδώματοςΤο Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
Εάν προσαρμόσετε τώρα το μέγεθος του πίνακα Excel, οι αναλογίες διατηρούνται. Η αντιαισθητική συμπίεση και το τέντωμα των τραπεζιών αποτελούν παρελθόν.
Πώς να επικολλήσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα
- Αντιγράψτε τα δεδομένα στο Excel με Ctrl + C.
- Στο PowerPoint 2003 και παλαιότερα, επιλέξτε την ακολουθία εντολών Για να επεξεργαστείτε - Επικόλληση περιεχομένου και μετά η επιλογή εισαγάγετε έναν σύνδεσμο.
- Ξεκινώντας με το PowerPoint 2007, επιλέγετε την ίδια επιλογή κάνοντας κλικ στο κάτω μισό του κουμπιού Εισάγετε (Κανω ΕΓΓΡΑΦΗ να αρχίσει) και Επικόλληση περιεχομένου.
- Επιβεβαιώστε με το Εντάξει.
