Οι λίστες διανομής είναι μια πρακτική διευκόλυνση στο Outlook: Εάν στέλνετε συχνά αλληλογραφία στην ίδια ομάδα παραληπτών, για παράδειγμα στα μέλη της ομάδας εργασίας σας, σε μια ομάδα ή ακόμη και σε μέλη ενός συλλόγου, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε το Grup
Απλώς ορίστε μια λίστα διανομής που περιέχει όλες τις διευθύνσεις αλληλογραφίας της ομάδας εργασίας σας, για παράδειγμα - τότε στο μέλλον θα πρέπει να εισαγάγετε μόνο τη λίστα διανομής στο πεδίο Προς ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Outlook θα αντικαταστήσει αυτόματα αυτόν τον προσδιορισμό με τις αντίστοιχες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν αποσταλεί το email.
Εάν θέλετε να στείλετε το μήνυμα σε άλλους αποδέκτες, απλώς προσθέστε τις διευθύνσεις τους (χωρισμένες με ερωτηματικά ή κόμματα) μετά το όνομα της λίστας διανομής.
Προσοχή: Οι λίστες διανομής μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν στο πεδίο CC ή BCC μιας αλληλογραφίας.
Πώς να δημιουργήσετε μια νέα λίστα διανομής
Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook με μια ομάδα επαφών, για παράδειγμα με όλα τα μέλη μιας ομάδας έργου ή με όλους τους πελάτες σας:
1. Ανοίξτε το φάκελο / βιβλίο διευθύνσεων του Outlook Contacts.
2. Στο Outlook έως την έκδοση 2007, καλέστε Αρχείο → Νέο List Λίστα Διανομής ή πατήστε CTRL + SHIFT + L. Στο Outlook 2010, κάντε κλικ στην καρτέλα να αρχίσει στο κουμπί Νέα ομάδα επαφών (η συντόμευση πληκτρολογίου λειτουργεί επίσης).
3. Πληκτρολογήστε στο πεδίο "Επώνυμο" ένα όνομα για τη λίστα, για παράδειγμα "Πελάτες", "Πελάτης xyz", "Ομάδα εργασίας". "Σχέδιο Χ".
Παρακαλώ σημειώστε: Εάν υπάρχει ήδη μια λίστα διανομής με αυτό το όνομα στο βιβλίο διευθύνσεων, το Outlook δεν εμφανίζει μια προειδοποίηση, αλλά δημιουργεί μια δεύτερη λίστα με το ίδιο όνομα.
4. Κάντε κλικ στο «Επιλέξτε μέλη"(Or στο Outlook 2010 Επιλογή μελών → Από τις επαφές του Outlook) για να προσθέσετε επαφές από το ψηφιακό βιβλίο διευθύνσεων στη λίστα διανομής. Επιλέξτε τις επαφές με διπλό κλικ και κλείστε το παράθυρο διαλόγου επιλογής με ΕντάξειΤο Εάν θέλετε να προσθέσετε διευθύνσεις ατόμων που δεν βρίσκονται στο βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο Outlook έως το 2007 προσθεσε νεο και πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις. στο Outlook 2010 κάντε κλικ Προσθήκη μελών → Νέα επαφή emailΤο Εισαγάγετε τα δεδομένα και καθορίστε εάν η επαφή πρέπει να προστεθεί στο βιβλίο διευθύνσεων.
5. Μόλις εισαγάγετε όλες τις διευθύνσεις, κάντε κλικ στο "Αποθήκευσε και κλείσε".
Τώρα μπορείτε να βρείτε τη λίστα διανομής στο φάκελο Επαφές - μπορείτε να την αναγνωρίσετε εκεί με το όνομά της και το εικονίδιο με τις δύο τυποποιημένες κεφαλές.
Πώς να στείλετε ένα email σε μια λίστα διανομής
Μόλις ρυθμιστεί η λίστα διανομής, στείλτε ένα μήνυμα σε όλες τις διευθύνσεις της λίστας ως εξής:
1. Γράψτε ένα νέο μήνυμα που περιλαμβάνει το θέμα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προς. Εάν οι διευθύνσεις δεν βρίσκονται στο πεδίο Στο πρέπει να εισαχθεί, κάντε κλικ στο Cc αντίστοιχα. Κρυφή κοιν (τότε οι παραλήπτες δεν θα δουν τις άλλες διευθύνσεις).
2. Επιλέξτε τη λίστα διανομής από το φάκελο "Επαφές" με διπλό κλικ και κλείστε το παράθυρο διαλόγου με "OK".
3. Εάν το μήνυμα πρέπει να πάει σε άλλους αποδέκτες, απλώς προσθέστε τις διευθύνσεις τους (χωρισμένες με ερωτηματικά ή κόμματα) μετά το όνομα της λίστας διανομής.
Μόνο όταν στέλνετε το e-mail, το Outlook αντικαθιστά το όνομα της λίστας διανομής με τις διευθύνσεις e-mail που περιέχει.
Πώς να επεξεργαστείτε και να αλλάξετε λίστες διανομής
Κάθε τόσο είναι απαραίτητο να προσθέσετε επιπλέον διευθύνσεις e-mail σε μια λίστα διανομής ή να διαγράψετε υπάρχουσες διευθύνσεις. Για να επεξεργαστείτε μια λίστα διανομής, προχωρήστε όπως περιγράφεται παρακάτω.
1. Ανοίξτε το φάκελο "Επαφές".
2. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα της επιθυμητής λίστας διανομής (μπορείτε να αναγνωρίσετε τις λίστες διανομής με το εικονίδιο που εμφανίζει δύο τυποποιημένες κεφαλές).
3. Κάντε τις επιθυμητές αλλαγές: Για να προσθέσετε επαφές από το βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο "Επιλογή μελών", για να εισαγάγετε νέες διευθύνσεις, κάντε κλικ στο "Προσθήκη νέου". Μπορείτε να διαγράψετε διευθύνσεις που δεν είναι πλέον απαραίτητες χρησιμοποιώντας το "Κατάργηση".
4. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση και κλείσιμο".
Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε μία από τις διευθύνσεις, ανοίξτε τη στο φάκελο "Επαφές" και επεξεργαστείτε την επαφή. Το Outlook λαμβάνει τις διευθύνσεις αλληλογραφίας από το βιβλίο διευθύνσεων.
Μόνο αν δεν υπάρχει αντίστοιχη επαφή, το Outlook λαμβάνει τη διεύθυνση που έχει εισαχθεί μέσω "Προσθήκη νέου", την οποία δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε στη λίστα διανομής.
