Πώς να αποθηκεύσετε πίνακες Excel και βιβλία εργασίας στο Excel 2007 και Excel 2010, έτσι ώστε να ανοίγουν εύκολα στο Excel 2003.
Με το Excel 2007, η Microsoft εισήγαγε μια βασικά νέα μορφή δεδομένων για αρχεία Excel. Τα αρχεία Excel αποθηκεύονται ως αρχεία XML. Ένα αρχείο που αποθηκεύετε στο σκληρό σας δίσκο με το όνομα "Σχεδιασμός" αποθηκεύεται από προεπιλογή ως "Planning.xls" από το Excel έως και την έκδοση 2003. Με την έκδοση 2007 το αρχείο αποθηκεύεται ως "Planning.xlsx". Εκτός από τη μορφή XLSX, το Excel περιέχει άλλες μορφές αρχείων για μακροεντολές, πρόσθετα κ.λπ.
Η νέα μορφή δεδομένων σημαίνει ότι οι παλαιότερες εκδόσεις του Excel μπορούν να ανοίξουν βιβλία εργασίας που είχαν αποθηκευτεί με το Excel 2007 ή το 2010 εάν έχει εγκατασταθεί ένα κατάλληλο πρόγραμμα μετατροπής ("μετατροπέας"). Παρόλο που αυτός ο μετατροπέας είναι διαθέσιμος δωρεάν στο Διαδίκτυο, συχνά προκύπτουν προβλήματα ούτως ή άλλως επειδή ο μετατροπέας δεν είναι εγκατεστημένος ή το περιεχόμενο από το βιβλίο εργασίας χάνεται κατά τη μετατροπή.
Πώς να ελέγξετε και να διορθώσετε τη συμβατότητα των αρχείων Excel σας
Για να μην συμβεί αυτό σε εσάς, το Excel 2007 ή νεότερη έκδοση σας προσφέρει έλεγχο συμβατότητας. Αυτό διασφαλίζει ότι δεν υπάρχουν προβλήματα συμβατότητας. Ο έλεγχος εντοπίζει όλα τα πιθανά προβλήματα συμβατότητας και σας βοηθά να τα επιλύσετε.
Εάν εργάζεστε σε ένα βιβλίο εργασίας στη λεγόμενη λειτουργία συμβατότητας, στο οποίο το βιβλίο εργασίας είναι σε μορφή για το Excel 97-2003 και όχι σε μορφή Excel 2007/2010 (.XLSX), ο έλεγχος συμβατότητας πραγματοποιείται αυτόματα όταν το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται.
Αποθηκεύστε και ανοίξτε αρχεία Excel σε παλαιότερες εκδόσεις
Για να ελέγξετε μη αυτόματα τη συμβατότητα ενός βιβλίου εργασίας του Excel 2007/2010, προχωρήστε ως εξής:
Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που θέλετε να ελέγξετε για συμβατότητα στο Excel 2007 ή στο Excel 2010. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Office (Excel 2007) ή στο μενού FILE (Excel 2010) και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή OPEN. Στη λίστα SEARCH IN, ενεργοποιήστε τη μονάδα δίσκου, το φάκελο ή τη θέση αποθήκευσης στο Internet με το βιβλίο εργασίας που θέλετε να ανοίξετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο με ένα κλικ του ποντικιού και επιβεβαιώστε το με το κουμπί OPEN.
Για να εκτελέσετε τον έλεγχο συμβατότητας, κάντε κλικ στο κουμπί Office (Excel 2007) ή στο μενού FILE (Excel 2010), στη συνέχεια κάντε κλικ στο PREPARE και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο RUN COMPATIBILITY CHECK
Το παρακάτω σχήμα δείχνει την κλήση του ελέγχου συμβατότητας στο Excel 2007:
Μετά την κλήση της εντολής, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο εμφανίζονται όλα τα προβλήματα συμβατότητας του τρέχοντος βιβλίου εργασίας.
Κάντε κλικ στο κουμπί ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΣΤΟ ΝΕΟ ΦΥΛΛΟ εάν θέλετε ένα ξεχωριστό φύλλο εργασίας για να αναφέρετε όλα τα προβλήματα που αναφέρονται στο πεδίο ΠΕΡΙΛΗΗ.
Εάν θέλετε το βιβλίο εργασίας σας να ελέγχεται για συμβατότητα κάθε φορά που το αποθηκεύετε στο μέλλον, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑΣ κατά την αποθήκευση αυτού του βιβλίου εργασίας.
Εάν ο έλεγχος συμβατότητας αποκαλύψει προβλήματα που μπορεί να διορθώσει το Excel, θα σας προσφερθεί το κουμπί FIX.
Εάν πρέπει να λύσετε πιο εκτεταμένα προβλήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί HELP, το οποίο παρέχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης των προβλημάτων.
Εάν ο έλεγχος συμβατότητας δεν σας βοηθήσει, μπορείτε απλά να αποθηκεύσετε τα αρχεία Excel που δημιουργήσατε με νεότερες εκδόσεις του Excel στην παλιά μορφή του Excel.
Αποθηκεύστε νεότερα αρχεία Excel στην παλιά μορφή - έτσι λειτουργεί
- Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας της επιλογής σας.
- Κάντε κλικ στο κουμπί του Office και επιλέξτε τη λειτουργία "Αποθήκευση ως".
- Στη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος", ενεργοποιήστε τη ρύθμιση "Βιβλίο εργασίας Microsoft Excel 5.0 / 95 (* .xls)".
- Επιλέξτε πού θα αποθηκευτεί το αρχείο.
Το Excel αποθηκεύει τώρα το αρχείο σε μορφή αρχείου XLS. Στη συνέχεια, μπορείτε να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας με Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP και Excel 2003.
Εάν το βιβλίο εργασίας περιέχει λειτουργίες ή ρυθμίσεις που ήταν διαθέσιμες μόνο από το Excel 2007, αυτά τα στοιχεία δεν μεταφέρονται στο αποθηκευμένο αρχείο. Εάν συμβαίνει αυτό, το Excel θα σας ειδοποιήσει για αυτό το γεγονός με ένα παράθυρο μηνύματος:
