Εάν πρέπει να συντονίζετε ραντεβού με άλλους κάθε τόσο, στείλτε τους μεμονωμένα ραντεβού ή αποσπάσματα από το ημερολόγιό σας. Μάθετε μαζί μας πώς μπορείτε εύκολα και άνετα να μοιραστείτε αποσπάσματα ημερολογίου και να τα ενημερώσετε
Αποστολή επιλεγμένων ημερομηνιών
Εάν θέλετε να συντονίσετε τα ραντεβού σας με άλλους ή εάν θέλετε να ενημερώσετε συναδέλφους ή υπαλλήλους ποια ραντεβού υπάρχουν στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να τα στείλετε με e-mail. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής στο Outlook έως και την έκδοση 2007:
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα.
- Συμπληρώστε τον αποστολέα και το θέμα.
- Στο Outlook 2003 ή παλαιότερα, κάντε κλικ στο μικρό βέλος στα δεξιά του εικονιδίου αγκύλης (INSERT FILE) και στη συνέχεια στο ELEMENT (δεν υπάρχει εντολή ELEMENT στο μενού INSERT). Στο Outlook 2007, στην καρτέλα ΕΙΣΑΓΩΓΗ, στην ενότητα ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΤΕ, κάντε κλικ στην επιλογή ΣΥΝΔΕΣΗ ΤΕΧΝΟΥ.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο.
- Επιλέξτε την επιλογή PLANT κάτω από τα κουμπιά στα δεξιά.
- Στο πεδίο ELEMENTS, επιλέξτε τις ημερομηνίες που θέλετε να στείλετε μέσω email. Σημειώστε διαδοχικά ραντεβού με τα βέλη και το πατημένο πλήκτρο H ή κρατήστε πατημένο το S και κάντε κλικ στο επιλεγμένο ραντεβού με το ποντίκι.
- Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο παράθυρο του μηνύματος.
- Ολοκληρώστε και στείλτε το μήνυμα. Αποστολή αποσπασμάτων ημερολογίου με το Outlook 2007 Στο Outlook 2007 μπορείτε επίσης να προχωρήσετε όπως περιγράφεται παραπάνω, αλλά το πρόγραμμα προσφέρει πολλές περισσότερες επιλογές: Μπορείτε να μεταφέρετε ολόκληρα αποσπάσματα ημερολογίου και να ελέγξετε ακριβώς ποιες λεπτομέρειες πρόκειται να μεταφερθούν.
Μπορείτε να στείλετε αποσπάσματα ημερολογίου στο Outlook 2007 ως εξής:
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα.
- Συμπληρώστε τον αποστολέα και το θέμα.
- Στην καρτέλα ΕΠΙΛΟΓΕΣ, επιλέξτε τη μορφή HTML - Το Outlook 2007 μπορεί (ακόμα) να αποστέλλει αποσπάσματα ημερολογίου με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου HTML.
- Κάντε κλικ στο πεδίο κειμένου.
- Στην καρτέλα ΕΙΣΑΓΩΓΗ, στην περιοχή ΠΕΡΙΛΗΗ, κάντε κλικ στο ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ.
- Στο πεδίο DATE RANGE, επιλέξτε την περίοδο που θα ληφθεί υπόψη. Εάν επιλέξετε εδώ την επιλογή SPECIFY DATE, μπορείτε να καθορίσετε την ώρα έναρξης και λήξης.
- Στο πεδίο ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ, καθορίστε εάν πρέπει να εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες σχετικά με τα ραντεβού, μόνο η διαθεσιμότητα και το θέμα ή μόνο η κατάσταση ("Δωρεάν", "Κρατημένα", "Μακριά" ή "Με κράτηση").
- Στο παρακάτω πεδίο μπορείτε να καθορίσετε εάν πρέπει να κοινοποιούνται μόνο ραντεβού εντός των ωρών εργασίας που ορίζονται στο Outlook.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο DISPLAY.
- Έχετε τώρα την επιλογή να εμφανίσετε λεπτομέρειες για τα ραντεβού που έχουν επισημανθεί ως ιδιωτικά και να στείλετε συνημμένα ραντεβού.
- Τέλος, καθορίστε εάν τα ραντεβού πρέπει να εμφανίζονται με τη μορφή ημερήσιων χρονοδιαγραμμάτων ή απλώς ως λίστα. η προβολή λίστας είναι σαφέστερη.
- Κλείστε το παράθυρο διαλόγου με το OK.
- Το Outlook εισάγει τώρα τα δεδομένα στο κείμενο του μηνύματος και με τη μορφή ενός αρχείου ICS, το οποίο μπορούν να διαβάσουν και άλλα προγράμματα ημερολογίου. Ολοκληρώστε και στείλτε το μήνυμα.
Εισαγάγετε διευθύνσεις ως αρχεία CSV
Θέλετε να δώσετε τις διευθύνσεις από το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook σε έναν συνάδελφο που δεν συνεργάζεται με το Outlook. Θα σας δείξουμε πώς να εξάγετε τις διευθύνσεις σας από το Outlook σε αρχείο CSV. Το Outlook έχει σίγουρα την επιλογή εξαγωγής του σε μορφή CSV. Ωστόσο, οι μεταφραστές το εννοούσαν πολύ καλά και επίσης γερμανικοποίησαν το όνομα της μορφής: Η επιλογή που χρειάζεστε ονομάζεται "Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα" ή για συντομία CSV.
- Ανοίξτε το φάκελο επαφών στο Outlook.
- Καλέστε την εντολή FILE _ IMPORT / EXPORT.
- Επιλέξτε ΕΞΑΓΩΓΗ ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.
- Επιλέξτε COMMA-SEPARATED VALUES (WINDOWS) και κάντε κλικ στο NEXT (το CSV σημαίνει "Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα"). Εάν ο συνάδελφός σας εργάζεται με Linux ή με Macintosh, χρησιμοποιήστε ΑΞΙΕΣ ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΕΝΕΣ ΕΝΤΟΛΕΣ (DOS).
- Επιλέξτε το φάκελο Επαφές και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.
- Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου, επιλέξτε μια θέση αποθήκευσης και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
