Έτσι γίνεται!
Με απλά λόγια, οι μακροεντολές είναι μικρά προγράμματα λογισμικού που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αυτοματοποίηση εργασιών ρουτίνας στο Excel. Συγκεκριμένα, οι χρονοβόρες περιοδικές εργασίες που πρέπει να υποβάλλονται σε τακτική επεξεργασία στο Microsoft Excel μπορούν να απλοποιηθούν με μακροεντολές.
Παράδειγμα: Ένας υπάλληλος μιας μεταλλικής κατασκευαστικής εταιρείας έχει το καθήκον να καθορίσει το επίπεδο αποθεμάτων μιας ομάδας υλικών. Για να γίνει αυτό, πρέπει να ανοίξει διάφορα υπολογιστικά φύλλα Excel, να ελέγξει τις τιμές και να εκτελέσει πολλά βήματα εργασίας χειροκίνητα στον υπολογιστή. Τα συλλεχθέντα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία, φιλτράρονται και ταξινομούνται και, στο τελευταίο βήμα, ενσωματώνονται στα γραφικά και αποστέλλονται ως PDF σε διάφορους παραλήπτες.
Με μια μακροεντολή, κάθε βήμα εργασίας μπορεί να καταγραφεί, να αποθηκευτεί μακροπρόθεσμα και να αναπαραχθεί εάν είναι απαραίτητο. Αυτό εξοικονομεί χρόνο, είναι πιο αποτελεσματικό και ταυτόχρονα λιγότερο επιρρεπές σε σφάλματα.
Συνοψίζοντας, οι μακροεντολές είναι απαραίτητες για την πρακτική χρήση του Excel, καθώς είναι σε θέση να αυτοματοποιήσουν μια ποικιλία βημάτων εργασίας που είναι αναποτελεσματικά με τη χειροκίνητη επεξεργασία. Οι μακροεντολές αποθηκεύονται στο Excel στη γλώσσα προγραμματισμού VBA. Το VBA σημαίνει "Visual Basic for Applications" και είναι μια γλώσσα προγραμματισμού που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο του Microsoft Excel και άλλων προγραμμάτων του Office, όπως το Word ή η Access.
Πώς να δημιουργήσετε μια μακροεντολή στο Excel
Δεν χρειάζεστε πολλές προηγούμενες γνώσεις για να δημιουργήσετε μια νέα μακροεντολή στο Microsoft Excel 365. Σε επτά βήματα φιλικά προς το χρήστη, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που μπορείτε στη συνέχεια να αναπαράγετε όσο συχνά θέλετε:
-
Μεταβείτε στην καρτέλα "Εργαλεία προγραμματιστή" στο Microsoft Excel.
-
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα μακροεντολή στην περιοχή μενού "Κωδικός". Εναλλακτικά, το κουμπί για τη δημιουργία ή την εκτέλεση μακροεντολών μπορεί επίσης να βρεθεί στην καρτέλα "Προβολή" κάτω από το στοιχείο μενού "Μακροεντολές".
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή μακροεντολής και εισαγάγετε ένα όνομα για τη μακροεντολή. Έχετε επίσης τη δυνατότητα εισαγωγής ενός συνδυασμού πλήκτρων με τον οποίο μπορείτε εύκολα να ξεκινήσετε τη μακροεντολή σε μεταγενέστερο χρονικό σημείο. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή στο τρέχον βιβλίο εργασίας έτσι ώστε εσείς και άλλοι να την εκτελέσετε ή μπορείτε να επιλέξετε ένα προσωπικό βιβλίο εργασίας στο οποίο δεν έχουν πρόσβαση οι άλλοι χρήστες. Η προσθήκη περιγραφής μπορεί να είναι χρήσιμη για την κατανόηση του σκοπού της μακροεντολής. Κάντε κλικ στο OK για να ξεκινήσετε την εγγραφή της μακροεντολής.
-
Η μακροεντολή σας θα καταγραφεί στο Excel και όλες οι είσοδοι, οι τύποι και οι εντολές θα αποθηκευτούν στο παρασκήνιο. Σταματήστε την εγγραφή της μακροεντολής κάνοντας κλικ στο κουμπί "Διακοπή εγγραφής".
-
Ανοίξτε το "Visual Basic" μέσω του ομώνυμου κουμπιού στην περιοχή μενού Κωδικός. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας, έχετε την επιλογή να προβάλετε την καταγεγραμμένη μακροεντολή στη γλώσσα προγραμματισμού της Visual Basic και να κάνετε αλλαγές με γνώσεις εσωτερικού.
-
Έχετε επίσης την επιλογή να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τη μακροεντολή ή να αλλάξετε το όνομα και άλλες επιλογές κάνοντας κλικ στο κουμπί Μακροεντολές.
-
Ξεκινήστε τη μακροεντολή με ένα κλικ στο "Εκτέλεση" ή χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πλήκτρων που είχε εκχωρηθεί προηγουμένως CTRL +. Η προσθήκη στο προϊόν Γ που επιθυμείτε στο παράδειγμα πραγματοποιείται αυτόματα.
Πληροφορίες: Από προεπιλογή, οι μακροεντολές περιλαμβάνονται με απόλυτες αναφορές. Προαιρετικά, μπορείτε επίσης να καταγράψετε μια μακροεντολή με σχετικές αναφορές. Σε αυτήν την περίπτωση, οι μακροεντολές αρχειοθετούνται σε σχέση με το αρχικά καταγεγραμμένο κελί.
Συνοψίζοντας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή στο Microsoft Excel μεταβαίνοντας στην καρτέλα "Προγραμματιστής". Εάν αυτό είναι κρυφό, εισαγάγετε τη λέξη -κλειδί "μακροεντολή" στο πεδίο αναζήτησης ή μεταβείτε στην καρτέλα "Προβολή".
Αφού ορίσετε ένα όνομα στη νέα μακροεντολή, πρέπει να εισαγάγετε μια ακολουθία εντολών στη γλώσσα προγραμματισμού Visual Basis (VBA). Αυτό γίνεται είτε με προγραμματισμό των εντολών χειροκίνητα είτε με εγγραφή της ακολουθίας εντολών απευθείας στο Excel. Μόλις αποθηκευτεί η μακροεντολή, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για όλα τα παρακάτω υπολογιστικά φύλλα του Excel. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις επαναλαμβανόμενες τυπικές εργασίες λογικά και αποτελεσματικά.
Αντιγραφή υπάρχουσας μακροεντολής: Έτσι λειτουργεί σε 5 βήματα
Εάν έχετε δημιουργήσει μια μακροεντολή σε ένα προσωπικό βιβλίο εργασίας και θέλετε να την εκτελέσετε και σε άλλα υπολογιστικά φύλλα, μπορείτε να αντιγράψετε τη μακροεντολή στο Excel. Δουλεύει κάπως έτσι:
-
Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel στο οποίο είναι αποθηκευμένη η μακροεντολή.
-
Στο επόμενο βήμα, ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή.
-
Στην καρτέλα Προγραμματιστής, κάντε κλικ στην επιλογή Visual Basic. Ξεκινάτε το Visual Basic Editor.
-
Στο τελευταίο βήμα του Project Explorer, σύρετε προς τα κάτω τη λειτουργική μονάδα με τη μακροεντολή που θέλετε να αντιγράψετε στο βιβλίο εργασίας προορισμού. Στο παράδειγμα αντιγράφουμε την ενότητα 1 από το φάκελο 1 στο φάκελο 2.
-
Μετά την αντιγραφή, η μακροεντολή βρίσκεται και στα δύο βιβλία εργασίας και μπορεί να εκτελεστεί.
Αντιγράφοντας μακροεντολές, μπορούν να μεταφερθούν εκτεταμένες μακροεντολές με τρόπο φιλικό προς τον χρήστη και μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και εγγυάται ότι η μακροεντολή μπορεί να χρησιμοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο όπως η αρχική έκδοση.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε είναι λογικό να εργάζεστε με μακροεντολές στο Excel;
Η χρήση μακροεντολών στο Microsoft Excel έχει νόημα όταν αυτοματοποιούνται επαναλαμβανόμενα, ηλίθια ερωτήματα ή εργασίες. Οι μακροεντολές δημιουργούνται στο Excel στη γλώσσα προγραμματισμού VBA. Δεν χρειάζεται να προγραμματιστούν χειροκίνητα σε κωδικούς, αλλά μπορούν να σχεδιαστούν χρησιμοποιώντας ένα ενσωματωμένο εργαλείο εγγραφής.
Μπορεί οι μακροεντολές να είναι επικίνδυνες;
Οι μακροεντολές που δημιουργήθηκαν προσωπικά δεν ενέχουν κίνδυνο ασφάλειας. Εάν ανοίξετε αρχεία Excel από άλλους χρήστες, μια μακροεντολή μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την ασφάλεια. Ιοί ή λογισμικό κατασκοπείας μπορούν να μπουν στον υπολογιστή σας μέσω μακροεντολών. Για το λόγο αυτό, είναι λογικό να εμποδίζεται η εκτέλεση εξωτερικών μακροεντολών από προεπιλογή. Αυτό σας επιτρέπει να ελέγχετε προληπτικά αν θα εκτελεστεί ή όχι η μακροεντολή.
Για ποιες εργασίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν μακροεντολές στο Excel;
Οι εργασίες που μπορούν να εκτελεστούν πιο γρήγορα μέσω αυτοματισμού είναι γενικά κατάλληλες ως μακροεντολές. Η δημιουργία προσφορών, η ανταλλαγή δεδομένων μέσω διεπαφών με εξωτερικά προγράμματα και η μεταφορά δεδομένων εντός της οικογένειας προϊόντων του Microsoft Office μπορούν επίσης να αυτοματοποιηθούν χρησιμοποιώντας μακροεντολές.