Ετσι δουλεύει!
Οι παρουσιάσεις του PowerPoint δημιουργούνται για διαφορετικούς σκοπούς. Στο επαγγελματικό περιβάλλον, πρέπει να μεταφερθούν σημαντικές πληροφορίες και, σε ορισμένες περιπτώσεις, ευαίσθητο περιεχόμενο. Οι πληροφορίες προϊόντων και οι λεπτομέρειες των έργων ενδέχεται να μεταβιβαστούν σε παρουσιάσεις που αξίζει να προστατευθούν. Αυτά δεν επιτρέπεται να αντιγραφούν και να κοινοποιηθούν σε άλλους. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε ένα διεθνές περιβάλλον προκειμένου να αποτραπεί η βιομηχανική κατασκοπεία.
Για παράδειγμα, θα ήταν θανατηφόρο αν συγκεκριμένα τεχνικά σχέδια που αντιπροσωπεύουν μυστικά της εταιρείας άξια προστασίας εξάγονταν από μια παρουσίαση από μη εξουσιοδοτημένα άτομα και αναπαράγονταν λεπτομερώς. Στον ιδιωτικό τομέα υπάρχουν επίσης καταστάσεις στις οποίες είναι σημαντικό να προστατεύεται το περιεχόμενο, για παράδειγμα προσωπικές πληροφορίες ή εικόνες σε παρουσιάσεις του PowerPoint.
Πώς να προστατεύσετε αποτελεσματικά μια παρουσίαση του PowerPoint - 4 επιλογές προστασίας
Το PowerPoint διαθέτει αποτελεσματικά ενσωματωμένα εργαλεία για την παροχή παρουσίασης με προστασία εγγραφής και την προστασία του αρχείου από μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές. Επίσης σημαντική, και σε πολλές περιπτώσεις κρίσιμη, είναι η επιλογή προστασίας της παρουσίασης με κωδικό πρόσβασης. Με αυτόν τον τρόπο, οι πληροφορίες στην παρουσίαση μπορούν να διαβαστούν μόνο από εξουσιοδοτημένα άτομα, για παράδειγμα επιχειρηματικούς συνεργάτες ή εξουσιοδοτημένους πελάτες. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε έναν κωδικό πρόσβασης και προστασία εγγραφής καθώς και άλλες επιλογές στο PowerPoint στα ακόλουθα βήματα:
-
Στο πρώτο βήμα, μεταβείτε στο "Αρχείο> Πληροφορίες".
-
Θα βρείτε διάφορα κουμπιά στην περιοχή πληροφοριών του PowerPoint. Για να προστατέψετε την παρουσίαση, επιλέξτε το πλαίσιο "Προστασία παρουσίασης". Αυτό θα εμφανιστεί ως το πρώτο κουμπί.
-
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Προστασία της παρουσίασης", θα εμφανιστούν τέσσερις επιλογές:
|
Επιλογή 1: Πάντα ανοιχτό μόνο για ανάγνωση |
Μια γενική προστασία εγγραφής της παρουσίασης εγγυάται ότι οι πληροφορίες και οι διαφάνειες μπορούν να προβληθούν μόνο, αλλά όχι να αλλάξουν. Είναι πιο δύσκολο να αντιγράψετε σημαντικά αποσπάσματα, αν και φωτογραφίες ή σκληρά αντίγραφα από την οθόνη είναι δυνατά παρά αυτήν την επιλογή. Η προστασία εγγραφής είναι ιδιαίτερα απαραίτητη εάν θέλετε να αποτρέψετε μη εξουσιοδοτημένα άτομα να αλλάξουν το περιεχόμενο της παρουσίασης. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί, η προστασία εγγραφής της παρουσίασης επισημαίνεται με κίτρινο χρώμα. |
|
Επιλογή 2: Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης |
Η εκχώρηση κωδικού πρόσβασης είναι ο καλύτερος τρόπος προστασίας μιας παρουσίασης από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Μόνο άτομα που γνωρίζουν τον κωδικό πρόσβασης έχουν πρόσβαση στην παρουσίαση και στα περιεχόμενά της. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης. |
|
Επιλογή 2: |
Ταυτόχρονα, ενημερώνεστε ότι η πρόσβαση στην παρουσίαση μπορεί να γίνει μόνο εάν εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης. Για τον δημιουργό, αυτό σημαίνει επίσης ότι δεν ξεχνάμε τον κωδικό πρόσβασης. Για το λόγο αυτό, είναι καλή ιδέα να διατηρείτε μια λίστα με τους κωδικούς πρόσβασης και τα σχετικά ονόματα αρχείων τους σε ασφαλές μέρος. Αυτό εγγυάται την πρόσβαση σε αρχεία κρυπτογραφημένα με κωδικό πρόσβασης ανά πάσα στιγμή. |
Υπόδειξη:
Μπορείτε επίσης να προστατεύσετε σημαντικές και εμπιστευτικές παρουσιάσεις με έναν κωδικό πρόσβασης που μπορεί να αλλάξει και με αυτόν τον τρόπο να κάνετε την παρουσίαση διαθέσιμη σε μια συγκεκριμένη ομάδα ατόμων.
|
Επιλογή 3: Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής |
Μια διαδικασία ψηφιακής κρυπτογράφησης ονομάζεται ψηφιακή υπογραφή. Με αυτό είναι δυνατό τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης να αποκρυπτογραφήσουν τις εκπομπές με τη βοήθεια μιας ψηφιακής τιμής. Εάν θέλετε να προστατεύσετε μια μη αποθηκευμένη παρουσίαση στο Microsoft PowerPoint με ψηφιακή υπογραφή, το πρώτο βήμα είναι να αποθηκεύσετε την παρουσίαση σε μορφή που υποστηρίζει ψηφιακές υπογραφές. Ο τύπος αρχείου pptx είναι κατάλληλος για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας με ψηφιακή υπογραφή. |
|
Επιλογή 3: Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής |
Επιβεβαιώστε τη συνέχεια κάνοντας κλικ στο κουμπί "Ναι". Εάν έχετε αποθηκεύσει την παρουσίασή σας εκ των προτέρων, αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο. Στο επόμενο βήμα, ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε την υπογραφή. |
|
Επιλογή 3: Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής |
Μεταξύ άλλων, μπορείτε να καθορίσετε στην καταχώριση στο πεδίο Τύπος έγκρισης εάν δημιουργήσατε ή εγκρίνατε προσωπικά το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε έναν σκοπό και να αλλάξετε τον προεπιλεγμένο κωδικό υπογραφής. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με ένα κλικ στην εντολή "Sign". Θα λάβετε πληροφορίες ότι η υπογραφή έχει δημιουργηθεί με επιτυχία. |
|
Επιλογή 3: Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής |
Τα υπογεγραμμένα έγγραφα και οι παρουσιάσεις οθόνης είναι ιδιαίτερα σημαντικά σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον και παρέχουν στους επιχειρηματικούς εταίρους ασφάλεια όσον αφορά τη συνάφεια των πληροφοριών. |
|
Επιλογή 4: Επισημάνετε ως τελικό |
Εάν επισημάνετε την παρουσίασή σας ως τελική, δεν απαιτείται περαιτέρω επεξεργασία. Η σήμανση υποδεικνύει ότι η παρουσίαση δεν πρέπει πλέον να αλλάζει. |
|
Επιλογή 4: Επισημάνετε ως τελικό |
Εάν ένα αρχείο έχει επισημανθεί ως ολοκληρωμένο στο Microsoft Office, για παράδειγμα στο PowerPoint και επίσης στο Word ή Excel, η λειτουργία εισόδου, όλες οι εντολές επεξεργασίας και οι σημάνσεις αναθεώρησης απενεργοποιούνται ή απενεργοποιούνται. Το αρχείο δεν μπορεί πλέον να επεξεργαστεί και προστατεύεται από εγγραφή. Η κατάσταση του εγγράφου έχει οριστεί σε "Τελικό". |
Ένας άλλος τρόπος για να προσδιορίσετε και να προστατέψετε την παρουσίαση του PowerPoint ως ιδιοκτησία της εταιρείας είναι να ενσωματώσετε ένα υδατογράφημα. Με ένα υδατογράφημα που δεν μπορεί να διαγραφεί, μπορείτε να συμπεριλάβετε το λογότυπο της εταιρείας σας στις παρουσιάσεις και ταυτόχρονα να αποτρέψετε την αντιγραφή ορισμένων διαφανειών με εμπιστευτικές πληροφορίες χωρίς να εντοπιστούν.
Εκτός από την αποτελεσματική προστασία των παρουσιάσεων, είναι σκόπιμο να ενεργοποιήσετε γενικά τη λειτουργία Αυτόματης Επαναφοράς κατά το σχεδιασμό παρουσιάσεων, ώστε να μπορείτε να επαναφέρετε εύκολα τα προηγούμενα αποτελέσματα της εργασίας σας σε περίπτωση βλάβης του συστήματος.
Συμπέρασμα: Αυτό είναι σημαντικό για την αποτελεσματική προστασία των παρουσιάσεων
Συνοψίζοντας, οι επιλογές ασφαλείας όπως η ενσωματωμένη προστασία εγγραφής στο PowerPoint και η επιλογή ρύθμισης προστασίας με κωδικό πρόσβασης είναι οι καλύτερες επιλογές για την αποτελεσματική προστασία μιας παρουσίασης με ευαίσθητο περιεχόμενο. Η τελική σήμανση μπορεί επίσης να είναι αποτελεσματική, καθώς η προστασία εγγραφής ρυθμίζεται εκτός από τη σήμανση. Η ψηφιακή υπογραφή είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική σε επιχειρηματικό περιβάλλον και, εκτός από την ψηφιακή υπογραφή ως προστασία, χρησιμεύει επίσης ως μέτρο οικοδόμησης εμπιστοσύνης. Είναι ουσιαστικής σημασίας η αποτελεσματική προστασία σημαντικών παρουσιάσεων και του περιεχομένου τους. Οι διάφορες επιλογές του PowerPoint μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτό, όπως απαιτείται.
