Με οδηγίες και συμβουλές για βοήθεια
Η υπογραφή είναι μια μεμονωμένη ενότητα κειμένου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα ενός μηνύματος email και τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Οι υπογραφές προσαρτώνται τακτικά στο τέλος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούν επίσης να βρεθούν σε φόρουμ στο Διαδίκτυο για τον εντοπισμό του δημιουργού μηνυμάτων ή κειμένων. Στο Mozilla Thunderbird μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή κύρια υπογραφή και επιπλέον ταυτότητες για κάθε λογαριασμό.
Η κύρια υπογραφή επισυνάπτεται σε κάθε μήνυμα από προεπιλογή. Εναλλακτικά, οι ταυτότητες ψευδωνύμου μπορούν να επιλεγούν κατά το σχεδιασμό ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή ως απλό κείμενο στο Thunderbird. Τα αρχεία μπορούν προαιρετικά να επισυναφθούν ως αρχεία κειμένου, HTML ή γραφικών.
Video tutorial: Πώς να δημιουργήσετε μια προσωπική υπογραφή email στο Thunderbird
Πώς να γράψετε το κείμενο της υπογραφής στο Thunderbird
Μια νέα υπογραφή στο Thunderbird μπορεί εύκολα να ρυθμιστεί χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα 4 βήματα:
-
Κάντε κλικ για να ανοίξετε το μενού εφαρμογών Thunderbird, στο οποίο μπορείτε να κάνετε όλες τις σχετικές ρυθμίσεις για το πρόγραμμα. Το μενού της εφαρμογής εμφανίζεται ως εικονίδιο με τρεις διαγώνιες γραμμές.
-
Στη συνέχεια, μεταβείτε στις ρυθμίσεις που μπορείτε να αναγνωρίσετε από το σύμβολο του γραναζιού. Ανοίγει ένα παράθυρο με το οποίο μπορείτε να μεταβείτε στην περιοχή λογαριασμού μέσω του πεδίου "Ρυθμίσεις λογαριασμού".
-
Στις ρυθμίσεις λογαριασμού έχετε την επιλογή να κάνετε εκτεταμένες ρυθμίσεις για τον λογαριασμό e-mail σας. Στην κύρια σελίδα των ρυθμίσεων λογαριασμού, η υπογραφή μπορεί να ρυθμιστεί εισάγοντας κείμενο γραμμή προς γραμμή στο πεδίο που προβλέπεται για υπογραφές.
Μπορείτε να γράψετε το κείμενο της υπογραφής ως απλό κείμενο σε πολλές γραμμές. Έχετε επίσης την επιλογή να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση σε μορφή HTML για να ενσωματώσετε έντονες γραμματοσειρές ή άλλες επιλογές μορφοποίησης. Για HTML κάντε κλικ στο σημάδι ελέγχου μπροστά: "Χρήση HTML". Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επισυνάψετε την υπογραφή ως αρχείο. Έχετε τις επιλογές:
- Αρχείο κειμένου,
- Αρχείο HTML ή
- Διαθέσιμο αρχείο εικόνας ή γραφικό
Μια ηλεκτρονική κάρτα ή άλλα αρχεία επαγγελματικών καρτών μπορούν επίσης να επισυναφθούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η υπογραφή αποθηκεύεται με ένα κλικ στο "OK".
Χρησιμοποιήστε διαφορετικές ταυτότητες
Το Mozilla Thunderbird αποθηκεύει μια κύρια ταυτότητα για κάθε λογαριασμό email. Οι κύριες πληροφορίες λογαριασμού και η κύρια υπογραφή αποθηκεύονται σε αυτήν την κύρια ταυτότητα. Εκτός από την κύρια ταυτότητα, το πρόγραμμα σας δίνει την εναλλακτική λύση να δημιουργήσετε πρόσθετες ταυτότητες ως πρόσθετα. Για παράδειγμα, μια ιδιωτική και μια επιχειρηματική ταυτότητα με διαφορετικές υπογραφές θα ήταν δυνατή. Η κύρια ταυτότητα και το κείμενο της υπογραφής της επισυνάπτονται πάντα σε κάθε email ως πρότυπο.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ψευδώνυμο κάνοντας κλικ στο πεδίο: "Άλλες ταυτότητες".
Στη συνέχεια, μπορείτε να διαμορφώσετε τις προδιαγραφές και το κείμενο της υπογραφής της ταυτότητας στο παράθυρο "Νέα ταυτότητα" και να την αποθηκεύσετε ως ψευδώνυμο ταυτότητας με συγκεκριμένο όνομα. Εάν αργότερα δημιουργήσετε ένα νέο e-mail στο παράθυρο μηνυμάτων στο Thunderbird, μπορείτε να επιλέξετε την κατάλληλη ταυτότητα. Η συγκεκριμένη υπογραφή παίζεται ανάλογα με την επιλεγμένη ταυτότητα.
Με αυτήν τη δοκιμασμένη διαδικασία, μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε διαφορετικές υπογραφές στο Thunderbird. Εκτός από τον καθορισμό ταυτότητας ψευδωνύμου, ένα επαγγελματικό πρόσθετο διατίθεται προαιρετικά στο Mozilla Thunderbird. Με αυτό μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών υπογραφών με τρόπο φιλικό προς τον χρήστη.
Η σωστή υπογραφή για κάθε παραλήπτη - με το Signature Switch
Εάν χρησιμοποιείτε το Mozilla Thunderbird τόσο ιδιωτικά όσο και επαγγελματικά, μπορεί να προκύψουν ανεπιθύμητα σφάλματα. Για παράδειγμα, στην περίπτωση ιδιωτικών e-mail, δεν είναι σκόπιμο να επισυνάψετε τη διεύθυνση του γραφείου και τη θέση στην εταιρεία ως υπογραφή. Το ίδιο ισχύει για τα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για τα οποία ο ιδιωτικός αριθμός κινητού τηλεφώνου δεν πρέπει επίσης να αναφέρεται στην υπογραφή. Μια δυνατότητα αποφυγής αυτών των προβλημάτων είναι ο επαγγελματικός διαχωρισμός μεταξύ ιδιωτικής και επιχειρηματικής αλληλογραφίας στην επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και λογαριασμοί με διαφορετικές υπογραφές εγγυώνται ότι τα ιδιωτικά και τα επαγγελματικά μπορούν να διαφοροποιηθούν ανά πάσα στιγμή.
Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Signature Switch για το Mozilla Thunderbird. Μετά την εγκατάσταση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν καθοριστικό συνδυασμό πλήκτρων για να μετακινηθείτε σε όλες τις σχεδιασμένες υπογραφές και να επιλέξετε την υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το τρέχον e-mail σας.
Είναι δυνατό στο πρόσθετο να αλλάξετε τις υπογραφές χειροκίνητα με ένα κλικ του ποντικιού ή να χρησιμοποιήσετε το ενσωματωμένο αυτόματο σύστημα. Με αυτό μπορείτε να αντιστοιχίσετε διαφορετικές υπογραφές σε διαφορετικές διευθύνσεις e-mail. Με αυτήν τη διαδικασία, φίλοι και γνωστοί λαμβάνουν διαφορετική υπογραφή από τους επιχειρηματικούς πελάτες. Μπορείτε να ορίσετε μια πρόσθετη, συγκεκριμένη υπογραφή για συναδέλφους. Οι τροποποιημένες και ειδικές υπογραφές είναι βασικά λογικές και σκόπιμες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε, για παράδειγμα, να ειδοποιήσετε τους συναδέλφους σας για τις επερχόμενες διακοπές σας μέσω υπογραφής, ενώ οι πελάτες λαμβάνουν μια νέα προσφορά με υπογραφή.
Πώς να εγκαταστήσετε με επιτυχία το Signature Switch
Το Signature Switch μπορεί να εγκατασταθεί εύκολα χρησιμοποιώντας τον πρόσθετο διαχειριστή Thunderbird. Λήψη από το Signature Switch: https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/611/.
Μετά την εγκατάσταση θα βρείτε το πρόσθετο πρόγραμμα κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος στην ενότητα "Επιλογές". Στη βασική ρύθμιση μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την υπάρχουσα υπογραφή σας. Για να χρησιμοποιήσετε επιπλέον υπογραφές, μεταβείτε στο μενού επιλογών Εναλλαγή υπογραφής. Στο μενού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν επεξεργαστή κειμένου για να δημιουργήσετε πολλά αρχεία με υπογραφές, μεταξύ των οποίων μπορείτε αργότερα να αλλάξετε όπως απαιτείται.
Υπόδειξη:
Μην χρησιμοποιείτε τυπικά προγράμματα γραφής, όπως το Microsoft Word ή το Open Office, για να σχεδιάσετε τις υπογραφές. Συνιστάται να συμβουλευτείτε έναν συγκεκριμένο επεξεργαστή κειμένου, όπως το Σημειωματάριο ++, έτσι ώστε οι υπογραφές να εμφανίζονται κατάλληλες.
Στο επόμενο βήμα, ανοίξτε ένα από τα αρχεία υπογραφής σας και δώστε του μια κατανοητή και σαφή περιγραφή. Στο κάτω μέρος του παραθύρου επιλογής μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις οποίες θα πρέπει να εκχωρηθεί αυτόματα αυτή η υπογραφή. Μόλις ενσωματώσετε μία ή περισσότερες υπογραφές με αυτόν τον τρόπο, εμφανίζονται στο μενού περιβάλλοντος και στις επιλογές του Signature Switch. Μπορούν να ενεργοποιηθούν με ένα απλό κλικ του ποντικιού.
Στην περίπτωση μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οποία έχει εκχωρηθεί αυτόματα μια υπογραφή, το Thunderbird εισάγει την κατάλληλη υπογραφή μόλις εισαχθεί η διεύθυνση στο πεδίο παραλήπτη. Συνοψίζοντας, το πρόσθετο Signature Switch είναι μια επαγγελματική επέκταση για χρήστες που θέλουν να χρησιμοποιήσουν πολλές διαφορετικές υπογραφές συγκεκριμένα. Το πρόσθετο ρυθμίζεται εύκολα και μπορεί να χρησιμοποιηθεί με ένα κλικ του ποντικιού μετά την εγκατάσταση.
Συμπέρασμα: Δημιουργία και διαχείριση υπογραφών στο Thunderbird
Το Mozilla Thunderbird δίνει στους χρήστες τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν μια προεπιλεγμένη υπογραφή για κάθε λογαριασμό email. Το κείμενο της υπογραφής μπορεί να εισαχθεί ως απλό κείμενο στις ρυθμίσεις λογαριασμού. Εναλλακτικά, μια εικόνα, κείμενο ή αρχείο HTML μπορούν να επισυναφθούν σε κάθε email ως υπογραφή. Επιπλέον, οι χρήστες του Thunderbird έχουν την επιλογή να δημιουργήσουν επιπλέον ταυτότητες ως ψευδώνυμα και έτσι να χρησιμοποιούν διαφορετικές υπογραφές σε έναν λογαριασμό email.
Το πρόσθετο Signature Switch είναι επίσης φιλικό προς το χρήστη και δοκιμασμένο. Αυτό το πρόσθετο πρόγραμμα επιτρέπει στους χρήστες να αλλάζουν μεταξύ διαφορετικών υπογραφών. Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική στο πλαίσιο ότι οι υπογραφές αποτελούν μέρος της επαγγελματικής επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και απαιτούνται από το νόμο για επαγγελματικά e-mail.
