Αρχειοθετήστε το ημερολόγιο χρόνο με τον χρόνο

Πώς να αρχειοθετήσετε το ημερολόγιο του Outlook στο τέλος του ημερολογιακού έτους.

Δεν θα ήταν πρακτικό να αρχειοθετήσετε τις καταχωρήσεις ημερολογίου εκείνου του έτους στο τέλος του έτους και στη συνέχεια να τις διαγράψετε από το ημερολόγιο του Outlook; Αυτό είναι στην πραγματικότητα το έργο της λειτουργίας AutoArchive του Outlook - ωστόσο, δεν είναι σε θέση να αρχειοθετήσει όλες τις καταχωρήσεις ημερολογίου από την 1η Ιανουαρίου έως τις 31 Δεκεμβρίου του έτους. Αυτό πρέπει να το κάνεις διαφορετικά.

Η αυτόματη αρχειοθέτηση του Outlook μπορεί να αρχειοθετήσει και να αφαιρέσει στοιχεία από τον προσωπικό φάκελο που δημιουργήθηκαν πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Δεν μπορείτε να καθορίσετε την ημερομηνία έναρξης. Εάν πραγματοποιήσατε το AutoArchiving ακριβώς στις αρχές του προηγούμενου έτους 2012 και οι ημερομηνίες από το 2011 δεν είναι πλέον στο ημερολόγιο, τότε φυσικά θα λάβετε ένα ετήσιο αρχείο με το AutoArchiving.

Εάν δεν το έχετε κάνει, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εξαγωγής για να δημιουργήσετε ένα ετήσιο αρχείο με τη μορφή αρχείου PST.

Αρχειοθέτηση ραντεβού

Προχωρήστε ως εξής για να αρχειοθετήσετε τις καταχωρήσεις ημερολογίου σας:

1. Καλέστε την εντολή "Αρχείο, εισαγωγή / εξαγωγή" επί.
2. Επιλέξτε "Εξαγωγή στο αρχείο"Και κάντε κλικ στο"Περαιτέρω“.
3. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου "Προσωπικό αρχείο φακέλου (.pst)"Και κάντε κλικ στο"Περαιτέρω“.
4. Βάλτε ένα σημάδι ελέγχου μπροστά από το ημερολόγιό σας. εάν έχετε ρυθμίσει άλλα ημερολόγια και θέλετε να τα αρχειοθετήσετε επίσης, ενεργοποιήστε την επιλογή "Συμπεριλάβετε υποφακέλους" ένα.
5. Κάντε κλικ στο "φίλτρο“.
6. Στο "Επεκτάθηκε" κάντε κλικ στο "πεδίο". Επιλέξτε "Όλα τα πεδία ραντεβού«Και μετά το χωράφι»Έναρξη σειράς" το τέλος.
7. Επιλέξτε κάτω από "κατάσταση" η είσοδος "επάνω ή μετά" το τέλος.
8. Εισαγάγετε στην ενότητα "αξία"Εισαγάγετε την επιθυμητή ημερομηνία, για παράδειγμα"01.01.2012“.
9. Κάντε κλικ στο "Πρόσθεσε στη λίστα“.
   
10. Επαναλάβετε τα βήματα 6 έως 9 για το "Τέλος σειράς" υπό τον όρο "στις ή πριν από". Εισαγάγετε ως ημερομηνία λήξης στο παράδειγμά μας "31.12.2012"στο
11. Κλείστε το Φίλτρο-Διάλογος με "Εντάξει“.
12. Στο διάλογο "Εξαγωγή προσωπικών φακέλων" επί "Περαιτέρω“.
13. Καθορίστε σε ποιο φάκελο και με ποιο όνομα θα πρέπει να αποθηκευτεί το αρχείο αρχειοθέτησης. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να αποδεχτείτε τον προτεινόμενο φάκελο στον οποίο το Outlook αποθηκεύει κανονικά αρχεία αρχειοθέτησης. Για παράδειγμα, εισαγάγετε "Calendar_archive_2012.pst" ως όνομα αρχείου.
14. Κάντε κλικ στο "Πλήρης“.
15. Εάν θέλετε να κρυπτογραφήσετε το αρχείο αρχειοθέτησης με κωδικό πρόσβασης για να το προστατέψετε, εισαγάγετε αυτό δύο φορές. Μην αποθηκεύετε τον κωδικό πρόσβασης στη λίστα κωδικών πρόσβασης (διαφορετικά μπορείτε να αποθηκεύσετε μόνοι σας την κρυπτογράφηση).
16. Τέλος κάντε κλικ στο "Εντάξει“.

Διαγράψτε τα παλιά ραντεβού

Εάν θέλετε να καταργήσετε τα ραντεβού από το προηγούμενο έτος από το ημερολόγιο του Outlook, προχωρήστε όπως περιγράφεται παρακάτω. Εάν στην αρχή του νέου έτους πρέπει ακόμα να αναζητήσετε το ημερολόγιο από το προηγούμενο έτος, μην διαγράψετε τα παλιά ραντεβού μέχρι τον Φεβρουάριο ή τον Μάρτιο.

1. Ανοίξτε το ημερολόγιο και καλέστε την εντολή "Προβολή, Τρέχουσα προβολή, Ορισμός προβολών"(Or στο Outlook 2003"Προβολή, Τακτοποίηση κατά, Τρέχουσα προβολή, Ορισμός προβολών") επί.
2. Κάντε κλικ στο "Νέος"Και εισάγετε ένα όνομα.
3. Υπό "Τύπος προβολής"διάλεξε"Ετικέτα" το τέλος; στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Εντάξει“.
4. Κάντε κλικ στο "Φίλτρο“.
5. Όπως περιγράφεται παραπάνω στα βήματα 6 έως 11, ορίστε την 01/01/2012 ως "Έναρξη σειράς"Και 31 Δεκεμβρίου 2012 ως"Τέλος σειράς“.
6. Κάντε κλικ στο "Εφαρμογή προβολής“.
7. Έχετε τώρα όλες τις αποθηκευμένες καταχωρήσεις ραντεβού στον πίνακα. Επισημάνετε τα με CTRL + A και πατήστε ΔΙΑΓΡΑΦΗ για να τα διαγράψετε.

Επαναφόρτωση αρχειοθετημένων ραντεβού

Αφού διαγράψετε τα παλιά ραντεβού, δεν μπορείτε πλέον να τα δείτε στο ημερολόγιό σας. Εάν θέλετε να αναζητήσετε το αρχείο αρχειοθέτησης ή να αντιγράψετε ραντεβού στο νέο ημερολόγιο, ανοίξτε το αρχειοθετημένο αρχείο ως εξής:

1. Στο Outlook, καλέστε την εντολή "Αρχείο, Άνοιγμα, Αρχείο δεδομένων Outlook" επί.
2. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε και κάντε κλικ στο "Εντάξει“.