Μπορείτε να αποθηκεύσετε διάφορες ιδιότητες εγγράφων σε κάθε έγγραφο - όπως ο συγγραφέας, ο τίτλος, το θέμα ή οι λέξεις -κλειδιά. Αυτό μπορεί να κάνει την μεταγενέστερη αναζήτηση ενός αρχείου αισθητά ευκολότερη.
Οι ιδιότητες εγγράφου καταχωρούνται στο Word 2010 στην περιοχή Backstage μετά την κλήση ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΑΡΧΕΙΟΥ. Στο Word 2007 πρέπει να επιλέξετε PREPARE PROPERTIES αφού κάνετε κλικ στο κουμπί OFFICE. Και στις παλαιότερες εκδόσεις, θα εμφανίζατε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες εγγράφου μεταβαίνοντας στις ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΑΡΧΕΙΟΥ.
Το μόνο πρόβλημα είναι ότι είναι εύκολο να ξεχάσετε να εισαγάγετε τις ιδιότητες. Για να μην συμβεί αυτό, μπορείτε να πείτε στο Word να εμφανίζει τουλάχιστον αυτόματα το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες εγγράφου την πρώτη φορά που θα αποθηκεύσετε ένα αρχείο.
Στο Word 2003, 2002 / XP, 2000 επιλέξτε TOOLS OPTIONS και στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, μεταβείτε στην καρτέλα SAVE. Εδώ επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου (ΑΥΤΟΜΑΤΟ) ΑΙΤΗΣΗ ΓΙΑ ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΑΡΧΕΙΟΥ. Επιβεβαιώστε αυτό με το OK.
Στο Word 2010, 2007 αυτό το πλαίσιο ελέγχου δεν υπάρχει πλέον. Ωστόσο, υπάρχει ένα τέχνασμα για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη εμφάνιση των ιδιοτήτων του εγγράφου:
- Ανοίξτε ένα νέο, κενό έγγραφο και, στη συνέχεια, πατήστε ALT + F11. Αυτό σας μεταφέρει στο περιβάλλον προγραμματισμού του Word - το Visual Basic Editor.
- Εδώ πατήστε CTRL + G για να τοποθετήσετε τον κέρσορα σε ένα υπο-παράθυρο με τίτλο "Άμεση περιοχή".
- Εισαγάγετε την ακόλουθη γραμμή σε αυτό το σημείο: Options.SavePropertiesPrompt = True
- Πατήστε RETURN για να εκτελέσετε τη γραμμή κώδικα. Αυτό έχει το ίδιο αποτέλεσμα με την ενεργοποίηση του πλαισίου ελέγχου DISPLAY FOR FILE PROPERTIES σε παλαιότερες εκδόσεις του Word.
- Βγείτε από το Visual Basic Editor επιλέγοντας FILE-CLOSE AND RETURN TO MICROSOFT WORD.
Την πρώτη φορά που αποθηκεύετε ένα αρχείο, ανοίγει αυτόματα το παράθυρο διαλόγου ιδιότητες αρχείου, όπου μπορείτε να εισαγάγετε τις πληροφορίες που θέλετε στην καρτέλα ΠΕΡΙΛΗΗ.
Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε ξανά αυτήν τη λειτουργία, απλώς αφαιρέστε το σημάδι ελέγχου στο παραπάνω πλαίσιο ελέγχου στο Word 2003, 2002 / XP, 2000. Or, στο Word 2010, 2007, εκτελέστε ξανά τις ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω, εκτός από το ότι τώρα εισάγετε "False" αντί για "True" στη γραμμή κώδικα.
