Αλλάξτε την εισαγωγή δεδομένων Excel για γράμματα φόρμας Word σε διαφορετικό πρόγραμμα οδήγησης βάσης δεδομένων, εάν θέλετε να αντιμετωπίσετε προβλήματα
Σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας Word, χρησιμοποιείτε έναν πίνακα Excel ως πηγή δεδομένων που περιέχει κελιά με περισσότερους από 255 χαρακτήρες. Στο έγγραφο του Word, ωστόσο, θα δείτε μόνο τους πρώτους 255 χαρακτήρες του περιεχομένου αυτών των κελιών. Εάν χρησιμοποιείτε μια πολύ παλιά έκδοση του Word όπως το XP, θα δείτε ακόμη και ένα "0".
Η αιτία αυτής της δυσλειτουργίας μπορεί να βρεθεί στο πρόγραμμα οδήγησης βάσης δεδομένων OLEDB. Μπορείτε να διορθώσετε το πρόβλημα ορίζοντας μη αυτόματα το DDE (Dynamic Data Exchange) ως μέθοδο εισαγωγής.
Με αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε επίσης να δείτε ολόκληρο το περιεχόμενο μεγαλύτερου κελιού και η μορφοποίηση μεταφέρεται επίσης με τα δεδομένα.
Ωστόσο, πρέπει να αποδεχτείτε ένα μειονέκτημα: Κατά την εισαγωγή των δεδομένων, το Word αρχίζει πρώτα να χρησιμοποιεί τα δεδομένα προέλευσης, στην περίπτωσή μας Excel, και ανοίγει το αντίστοιχο αρχείο.
- Για να μπορέσετε να επιλέξετε το φίλτρο εισαγωγής, καλέστε την εντολή OPTIONS στο μενού ΕΡΓΑΛΕΙΑ στο Word.
- Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, ενεργοποιήστε την καρτέλα ΓΕΝΙΚΑ που εμφανίζεται στο παρακάτω σχήμα.
- Ενεργοποιήστε την επιλογή CONFIRM CONVERSION ON OPEN.
- Επιβεβαιώστε την καταχώρισή σας με το κουμπί OK.
Όταν δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, το Excel θα σας ρωτήσει στο μέλλον ποιο πρόγραμμα οδήγησης θέλετε να χρησιμοποιήσετε όταν ανοίγετε την πηγή δεδομένων. Στη συνέχεια, επιλέξτε την καταχώριση MS EXCEL WORKSHEETS VIA DDE.
Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο κουμπί OPEN DATA SOURCE στη γραμμή εργαλείων SERIES PRINT για να εισαγάγετε ξανά το αρχείο προέλευσης. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ανάμεσα σε πολλά προγράμματα οδήγησης για εισαγωγή.
