Σε εταιρείες που διαθέτουν Exchange Server, είναι εύκολο να μοιραστείτε το δικό σας ημερολόγιο με έναν συνάδελφο. Ωστόσο, δεν χρειάζεται απαραίτητα το Exchange: Το Outlook 2003 και 2007 έχουν την επιλογή εμφάνισης του ημερολογίου ή των αποσπασμάτων
Τόσο το Outlook 2003 όσο και το Outlook 2007 προσφέρουν την επιλογή να αποθηκεύσετε το ημερολόγιο ως ιστότοπο και στη συνέχεια να τοποθετήσετε αυτήν τη σελίδα HTML στο διαδίκτυο στο intranet ή στο Διαδίκτυο ή να την αποθηκεύσετε σε ένα φάκελο κοινόχρηστο στο δίκτυο. Ένα ημερολόγιο που αποθηκεύεται ως ιστότοπος έχει δύο μειονεκτήματα:
- Το κοινόχρηστο ημερολόγιο μπορεί να προβληθεί αλλά να μην επεξεργαστεί από οποιονδήποτε έχει πρόσβαση σε αυτό.
- Οι αλλαγές στο ημερολόγιο του Outlook δεν μεταφέρονται αυτόματα στον ιστότοπο. Μετά από σημαντικές αλλαγές, πρέπει να αποθηκεύσετε ξανά το ημερολόγιο σε μορφή HTML και να το τοποθετήσετε στο διαδίκτυο.
Τουλάχιστον για το δεύτερο σημείο υπάρχει λύση στο Outlook 2007. Μπορείτε επίσης να δημοσιεύσετε το ημερολόγιο σε διακομιστή WebDAV ή στο Microsoft Online και να ενεργοποιήσετε μια αυτόματη ενημέρωση για αυτό.
Αποθηκεύστε το ημερολόγιο ως ιστότοπος
Στο Outlook 2003 και 2007 κάντε τα εξής:
- Ανοίξτε το ημερολόγιο.
- Κλήση Αρχείο ⇒ Αποθήκευση ως ιστότοπος επί.
- Εισαγάγετε το χρονικό διάστημα που θα αποθηκευτεί στον ιστότοπο.
- Εάν, εκτός από το θέμα κάθε ραντεβού, οι σημειώσεις που έχουν εισαχθεί για αυτό θα πρέπει να είναι ορατές και στο ημερολόγιο ιστού, ενεργοποιήστε την επιλογή Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες ραντεβού ένα.
- Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια εικόνα ως φόντο, αλλάξτε Χρησιμοποιήστε γραφικά φόντου και επιλέξτε την εικόνα.
- Εισάγετε το Τίτλος ημερολογίου που πρέπει να εμφανίζεται στην αρχή της σελίδας ημερολογίου.
- Εισαγάγετε τη θέση για το αρχείο ημερολογίου και το όνομά του με την επέκταση .HTM ένα. Εκτός από το αρχείο HTML, το Outlook αποθηκεύει έναν αριθμό άλλων αρχείων (εικόνες και άλλα αρχεία HTML για λεπτομέρειες). Επομένως, είναι σκόπιμο να δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός φάκελος για τα αρχεία, έτσι ώστε τα αρχεία με το ίδιο όνομα να μην αντικαθίστανται κατά λάθος.
- Για να εμφανιστεί αμέσως το ημερολόγιο στο πρόγραμμα περιήγησής σας, αλλάξτε Ανοίξτε τον αποθηκευμένο ιστότοπο στο πρόγραμμα περιήγησης ένα.
- κάντε κλικ στο Αποθήκευση στον υπολογιστή.
- Εμφανίζεται μια προειδοποίηση ασφαλείας στο Outlook 2007 ότι η τοποθεσία ενδέχεται να μην είναι ασφαλής. Επιβεβαιώστε με το Ναίπου θέλετε να συνεχίσετε.
- Θα εμφανιστεί τώρα μια ερώτηση ασφάλειας (από το πρόγραμμα περιήγησής σας). Επιβεβαιώστε εδώ με Ανοιξεότι θέλετε να δείτε το αρχείο.
- Εάν το ημερολόγιο πρόκειται να αποθηκευτεί σε διακομιστή ιστού, χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα FTP, για παράδειγμα, για να αντιγράψετε όλα τα αρχεία από το φάκελο στον διακομιστή ιστού.
Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας στο Microsoft Office Online
Εάν εγγραφείτε στο Microsoft Office Online με το Windows Live ID σας, μπορείτε να βάλετε το ημερολόγιό σας στο διαδίκτυο και να το κάνετε διαθέσιμο είτε γενικά είτε μόνο σε επιλεγμένα άτομα. Η εγγραφή στο Microsoft Office Online είναι δωρεάν.
Για να συνδεθείτε στο Microsoft Office Online και να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο στο διαδίκτυο, κάντε τα εξής:
- Κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο στη γραμμή πλοήγησης.
- Καλέστε την εντολή Δημοσίευση στο Διαδίκτυο και μετά Δημοσίευση στο Office Online επί.
- Εάν δεν έχετε συνδεθεί ακόμα, κάντε κλικ Κανω ΕΓΓΡΑΦΗ.
- Εισάγετε το Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το Κωδικός πρόσβασης για το λογαριασμό σας στο Windows Live ID και κάντε κλικ Κανω ΕΓΓΡΑΦΗ και μετά Πλήρης.
- Εισαγάγετε κάτω Χρονικό διάστημα ποια ενότητα του ημερολογίου σας θέλετε να δημοσιεύσετε.
- στο πεδίο λεπτομέρεια Καθορίστε εάν πρέπει να εμφανίζονται μόνο η διαθεσιμότητα, η διαθεσιμότητα και το θέμα των ραντεβού ή όλες οι λεπτομέρειες ραντεβού (χωρίς συνημμένα αρχεία).
- Υπό Άδειες Καθορίστε εάν μόνο οι χρήστες που έχετε προσκαλέσει ή όλοι θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιό σας.
- κάντε κλικ στο Επεκτάθηκε.
- Καθορίστε εάν οι ενημερώσεις πρέπει να μεταφορτώνονται αυτόματα σε ορισμένα χρονικά διαστήματα ή μόνο εάν ξεκινήσετε τη μεταφόρτωση με μη αυτόματο τρόπο.
- Η επιλογή Συχνότητα ενημέρωσης άδεια ενεργοποιημένη.
- Κάντε κλικ δύο φορές Εντάξειγια να ανεβάσετε το ημερολόγιο τώρα.
- Στη συνέχεια, το Outlook προσφέρει την αποστολή προσκλήσεων κοινής χρήσης στα άτομα που πρέπει να έχουν πρόσβαση (εκτός εάν έχετε ενεργοποιήσει τη γενική πρόσβαση). Κάντε κλικ εδώ Ναί.
- Το Outlook ανοίγει τώρα ένα παράθυρο μηνύματος που περιέχει ήδη έναν σύνδεσμο προς το ημερολόγιο. Εισαγάγετε εδώ τις διευθύνσεις των ατόμων που πρέπει να λάβουν έγκριση. Γράψτε ένα σύντομο μήνυμα και στείλτε την πρόσκληση.
Στη συνέχεια, οι παραλήπτες των προσκλήσεων δηλώνουν ότι θέλουν να ανοίξουν το ημερολόγιο, το οποίο είναι συνδεδεμένο σε μορφή ICS, με το Outlook τους. Στη συνέχεια, έχετε την επιλογή να εισαγάγετε το ημερολόγιο Internet στο Outlook και να εγγραφείτε στις ενημερώσεις.
Αλλάξτε τις ρυθμίσεις ημερολογίου για το Office Online
Εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις για το ημερολόγιο ή τη δημοσίευση αργότερα, προχωρήστε ως εξής:
- Στο Outlook 2007, κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο.
- Καλέστε την εντολή Δημοσίευση στο Διαδίκτυο και μετά Αλλαγή επιλογών δημοσίευσης επί.
- Κάντε τις αλλαγές που θέλετε και κάντε κλικ Εντάξει.
- Το Outlook μεταφέρει τώρα τις αλλαγές στον ιστότοπο. Στη συνέχεια, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να στείλετε προσκλήσεις για κοινή χρήση σε επιπλέον άτομα. Κάντε κλικ εδώ Ναί αντίστοιχα. όχι και προχωρήστε όπως περιγράφεται παραπάνω.
Διαχειριστείτε μετοχές
Εάν θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιο διαδικτύου με άλλα άτομα, προχωρήστε ως εξής:
- Κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο.
- Καλέστε την εντολή Δημοσίευση στο Διαδίκτυο και μετά Κοινοποίηση δημοσιευμένου ημερολογίου επί.
- Τώρα μπορείτε (από το βήμα 12 παραπάνω) να στείλετε μια πρόσκληση σε άλλα άτομα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το σύνδεσμο στο ημερολόγιο Διαδικτύου.
Εάν θέλετε να ακυρώσετε την έκδοση για μεμονωμένα άτομα, προχωρήστε ως εξής:
- Κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο.
- Καλέστε την εντολή Δημοσίευση στο Διαδίκτυο και μετά Αλλάξτε τα δικαιώματα κοινής χρήσης επί.
- Επιλέξτε τα άτομα που θέλετε να ανακαλέσετε την άδεια και κάντε κλικ ΚαταργήθηκεΤο Κλείστε το διάλογο με Εντάξει.
Αφαιρέστε ξανά το ημερολόγιο από το Office Online
Για να επαναφέρετε το ημερολόγιό σας εκτός σύνδεσης:
- Κάντε δεξί κλικ στο ημερολόγιο στο Outlook.
- Καλέστε την εντολή Δημοσίευση στο Διαδίκτυο και μετά Κατάργηση από το διακομιστή επί.
- Επιβεβαιώστε με το Ναί.
