Πώς να αυτοματοποιήσετε το Excel επαγγελματικά
Το Microsoft Excel διαθέτει πολλά εσωτερικά εργαλεία για την αυτοματοποίηση των βημάτων εργασίας. Οι μακροεντολές είναι μια βασική επιλογή αυτοματισμού. Στο Microsoft Excel, μια μακροεντολή είναι μια σειρά εντολών που εκτελούνται αυτόματα. Οι μακροεντολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν λογικά σε πολλά σημεία στο Excel. Αυτό το άρθρο δείχνει πώς μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε το φιλτράρισμα πληροφοριών στο Excel.
Αυτόματα φίλτρα και μακροεντολές: Αυτοματοποίηση της λειτουργίας φίλτρου στο Excel
Το φιλτράρισμα ενός πίνακα μέσω ενός αυτόματου φίλτρου είναι απλό και εύκολο στη χρήση. Ενεργοποιείτε τη λειτουργία αυτόματου φίλτρου ή αυτόματου φίλτρου και, στη συνέχεια, επιλέγετε το επιθυμητό κριτήριο φίλτρου στο φύλλο εργασίας στην κατάλληλη στήλη.
Αντί να κάνετε αυτόματο φιλτράρισμα με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε προαιρετικά να δημιουργήσετε μια μακροεντολή με τη Visual Basic (VBA). Αυτό είναι πρακτικό και σκόπιμο, για παράδειγμα να προσφέρει ορισμένα τυπικά φίλτρα σε λίστες μέσω κουμπιών ή να αυτοματοποιεί άλλες διαδικασίες σε εκτεταμένα υπολογιστικά φύλλα.
Στο ακόλουθο παράδειγμα, οι τιμές του ευρώ φιλτράρονται από μια περιοχή δεδομένων. Αντί να εμφανίζεται ολόκληρος ο πίνακας, θα πρέπει να εξάγεται μόνο η τιμή Δεκεμβρίου.
Η ακόλουθη μακροεντολή φιλτράρει αυτόματα τον μήνα Δεκέμβριο. Για να το ξεκινήσετε στο Excel, κάντε τα εξής:
-
Μεταβείτε στην καρτέλα "Εργαλεία προγραμματιστή" στο Excel.
-
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα μακροεντολή στην περιοχή μενού "Κωδικός".
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Μακροεντολές και εισαγάγετε ένα όνομα για τη μακροεντολή. Στο επόμενο βήμα, κάντε κλικ στο "Δημιουργία".
-
Θα ανακατευθυνθείτε σε ένα νέο παράθυρο της Visual Basic στο οποίο εισάγετε τις ακόλουθες παραμέτρους:
Dim List As Range
Set List = ActiveSheet.Range ("A1: B13")
List.AutoFilter
List.AutoFilter Field: = 1, Criteria1: = "December"
-
Κλείστε το παράθυρο εισαγωγής. Όλες οι καταχωρήσεις αποθηκεύονται αυτόματα.
Υπόδειξη: Εάν θέλετε να φιλτράρετε έναν άλλο μήνα αντί για τον Δεκέμβριο, αλλάξτε το κριτήριο. Αυτό λειτουργεί με την αλλαγή του μήνα στη μάσκα εισόδου VBA για την ακόλουθη καταχώριση: Κριτήρια 1: = "Δεκέμβριος"
Εφαρμόστε το δημιουργημένο φίλτρο μακροεντολής με ένα κλικ
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή που έχετε δημιουργήσει, μεταβείτε ξανά στην καρτέλα Προγραμματιστής και αναζητήστε τη μακροεντολή που έχετε σχεδιάσει χρησιμοποιώντας το κουμπί Μακροεντολές. Αυτό βρίσκεται ως εκτελέσιμη μακροεντολή στα αριστερά. Ξεκινήστε το με το κουμπί "Εκτέλεση".
Μετά την εκκίνηση της μακροεντολής, εμφανίζεται μόνο η καταχώριση "Δεκέμβριος", όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα:
Υπόδειξη: Μπορείτε επίσης να δώσετε στη μακροεντολή μια συντόμευση στις επιλογές μακροεντολής. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε έναν συνδυασμό πλήκτρων που δεν έχετε χρησιμοποιήσει ακόμη στο Microsoft Excel. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια περιγραφή, ώστε να κατανοήσετε καλύτερα τη λειτουργία της μακροεντολής σε μεταγενέστερο χρονικό σημείο. Εάν εργάζεστε μαζί σε μια ομάδα, είναι επίσης σημαντικό να συμπεριλάβετε μια περιγραφή.
Ακύρωση φιλτραρίσματος της λίστας
Για να ακυρώσετε το φιλτράρισμα της λίστας, διαγράψτε το κριτήριο πίσω από το αυτόματο φίλτρο. Αντί να εισάγετε ένα μήνα, μην εισάγετε ένα κριτήριο σύμφωνα με το οποίο πρέπει να χρησιμοποιείται το φίλτρο. Η μακροεντολή σας θα πρέπει να δομηθεί ως εξής:
Dim List As Range
Set List = ActiveSheet.Range ("A1: B13")
List.AutoFilter
List.AutoFilter Field: = 1
Το κάλεσμα του Αυτόματο φίλτροΗ εντολή χωρίς κριτήριο προκαλεί την εμφάνιση ολόκληρης της λίστας.
Περίληψη και συμπέρασμα: Χρησιμοποιήστε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τα αυτόματα φίλτρα στο Microsoft Excel
Η χειροκίνητη λειτουργία αυτόματου φίλτρου στο Microsoft Excel είναι κατάλληλη για φιλτράρισμα δεδομένων και πληροφοριών σε μεγάλα υπολογιστικά φύλλα. Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματου φίλτρου με μια μακροεντολή. Μπορείτε να καθορίσετε συγκεκριμένα κριτήρια στη μακροεντολή που πρέπει να φιλτραριστούν.
Εάν χρησιμοποιείται η αυτόματη λειτουργία φίλτρου μακροεντολής, εμφανίζονται μόνο οι πληροφορίες που θέλετε να δείτε. Οι μακροεντολές αυτόματου φιλτραρίσματος είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν εξετάζετε μεγάλα, ένθετα υπολογιστικά φύλλα. Η μακροεντολή, την οποία μπορείτε να προσαρμόσετε με συνδυασμό πλήκτρων, εμφανίζει μόνο σχετικές πληροφορίες στο υπολογιστικό φύλλο σας. Σε αντάλλαγμα, ασήμαντα δεδομένα αποκρύπτονται αυτόματα.
Συχνές ερωτήσεις
Σε ποιες περιπτώσεις χρησιμοποιείται η λειτουργία αυτόματου φίλτρου στο Microsoft Excel;
Με τη λειτουργία αυτόματου φίλτρου, μπορείτε να αναζητήσετε, να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε τιμές σε μία ή περισσότερες στήλες στο Microsoft Excel. Για να ξεκινήσετε τη λειτουργία αυτόματου φίλτρου, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και επιλέξτε το στοιχείο μενού "Φίλτρο". Ένα ενεργοποιημένο φίλτρο υποδεικνύεται με ένα "κουμπί προς τα κάτω" στη στήλη.
Πώς να δημιουργήσετε μια μακροεντολή στο Excel;
Για να δημιουργήσετε μια μακροεντολή στο Microsoft Excel, μεταβείτε στην καρτέλα "Εργαλεία προγραμματιστή". Εάν αυτό είναι κρυφό, μπορείτε εναλλακτικά να εισαγάγετε τη λέξη -κλειδί "μακροεντολή" στο πεδίο αναζήτησης. Αφού ορίσετε ένα όνομα στη νέα μακροεντολή, πρέπει να εισαγάγετε μια ακολουθία εντολών στη γλώσσα προγραμματισμού Visual Basis (VBA). Μόλις αποθηκευτεί η μακροεντολή, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για όλα τα παρακάτω υπολογιστικά φύλλα του Excel, προκειμένου να αυτοματοποιήσετε εργασίες στο Excel.
Τι είναι οι μακροεντολές για το Excel;
Βασικά, ο προγραμματισμός μακροεντολών στο Microsoft Excel είναι σκόπιμος για όλες τις εργασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Οι μακροεντολές εξοικονομούν χρόνο με τακτικά βήματα εργασίας. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να ρυθμίσετε συγκεκριμένα εργαλεία Excel στο περιβάλλον διαχείρισης έργου ή ως δημιουργό προσφοράς. Οι μακροεντολές είναι επίσης κατάλληλες για την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ του Excel και άλλων προγραμμάτων του Office, όπως το Microsoft Word ή το Microsoft PowerPoint.
