Καλή διαχείριση δεδομένων: εργασίες, εργαλεία και μια ιδέα

Αυτοί είναι οι τέσσερις τύποι δεδομένων που πρέπει να γνωρίζετε απολύτως

Το ζήτημα της σωστής διαχείρισης δεδομένων γίνεται όλο και πιο σημαντικό για τις εταιρείες. Άλλωστε, μεγάλες ποσότητες δεδομένων υποβάλλονται σε επεξεργασία σε εταιρείες κάθε μέρα και η διάθεσή τους αφενός και η προστασία τους αφετέρου είναι μόνο μέρος της διαχείρισης δεδομένων.

Τι περιλαμβάνει η διαχείριση δεδομένων; ένας ορισμός

Η διαχείριση δεδομένων αναφέρεται στη συλλογή, χρήση και αποθήκευση δεδομένων λαμβάνοντας υπόψη μερικές παραμέτρους. Τα δεδομένα θα πρέπει να διαχειρίζονται φθηνά, με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα. Η διαχείριση δεδομένων θα πρέπει να επιτρέπει στους υπαλλήλους σε εταιρείες και άλλους οργανισμούς να χρησιμοποιούν δεδομένα για την επίτευξη στόχων, να λαμβάνουν αποφάσεις, να εφαρμόζουν μέτρα και έτσι να αυξάνουν την αξία της εταιρείας. Αυτή η χρήση δεδομένων πρέπει να πραγματοποιείται υπό ορισμένες προδιαγραφές και να βελτιστοποιείται πάντα.

Σε αυτό το πλαίσιο, η διαχείριση δεδομένων και η διαχείριση διαδικασιών είναι στενά συνυφασμένες. Άλλωστε, σε πολλές εταιρείες, τα δεδομένα είναι αυτά που αποτελούν περιουσιακό στοιχείο μιας εταιρείας. Οι αντίστοιχες διαδικασίες είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική προστασία αυτής της αξίας, αλλά και για τη δημιουργία νέων τιμών και την πρόσβαση σε υπάρχοντα δεδομένα χωρίς προβλήματα.

Για υπεύθυνη και αποτελεσματική διαχείριση δεδομένων, οι εταιρείες χρειάζονται μια ιδέα που περιλαμβάνει όλες τις πτυχές:

• Συλλέξτε δεδομένα
• αποθήκευση δεδομένων
• επεξεργασία δεδομένων
• Αρχεία δεδομένων
• διαγραφή δεδομένων

Στην καλύτερη περίπτωση, αυτή η έννοια λαμβάνει υπόψη τόσο τις απαιτήσεις διαχείρισης δεδομένων της εταιρείας όσο και την ασφάλεια και προστασία των δεδομένων.

Υπάρχουν 4 διαφορετικοί τύποι δεδομένων

Για να υιοθετήσετε μια ολιστική προσέγγιση στη διαχείριση δεδομένων, είναι σημαντικό να κατανοείτε τους διαφορετικούς τύπους δεδομένων. Άλλωστε, για παράδειγμα, τα προσωπικά δεδομένα όπως τα ονόματα και οι διευθύνσεις των εργαζομένων θέλουν να αντιμετωπίζονται διαφορετικά από τα δεδομένα που δημοσιεύετε στον ιστότοπο της εταιρείας σας με τρόπο ευανάγνωστο για όλους.

Προσωπικά δεδομένα

Όλα τα δεδομένα που αφορούν συγκεκριμένα άτομα, όπως ονόματα, διευθύνσεις ή τραπεζικά στοιχεία των εργαζομένων είναι προσωπικά δεδομένα. Ωστόσο, τα δεδομένα μέτρησης και τα δεδομένα πελατών που συλλέγονται υπολογίζονται επίσης ως προσωπικά δεδομένα. Όλα τα δεδομένα που αφορούν τους δικούς μας υπαλλήλους και πελάτες καθώς και άλλα τρίτα μέρη λογίζονται ως προσωπικά δεδομένα. Αυτά πρέπει να προστατεύονται ειδικά.

Ευαίσθητα δεδομένα εταιρείας

Όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με τα απόρρητα της εταιρείας, όπως φορολογικά και λογιστικά έγγραφα, είναι ευαίσθητα δεδομένα της εταιρείας. Τα δεδομένα που παράγονται κατά τη διάρκεια έργων, όπως υπολογισμοί, συνταγές, ερευνητικά δεδομένα και τεχνικές γνώσεις, ταξινομούνται επίσης ως ευαίσθητες πληροφορίες. Εσωτερικές διαδικασίες ή διαδικασίες, λίστες πελατών και εταιρικές στρατηγικές μετράνε επίσης σε αυτόν τον τομέα. Εδώ είναι σημαντικό να καθοριστεί με σαφήνεια ποιες πληροφορίες πρέπει να προστατεύονται και ποιες όχι, ως μέρος της διαχείρισης δεδομένων. Συνήθως, οι εταιρείες έχουν νέους υπαλλήλους να υπογράφουν συμφωνία εμπιστευτικότητας όταν προσχωρούν στην εταιρεία, με την οποία δεσμεύονται να μην αποκαλύπτουν ευαίσθητα δεδομένα εταιρείας σε τρίτους.

Δευτερεύοντα δεδομένα

Τα δευτερεύοντα δεδομένα προκύπτουν από περαιτέρω επεξεργασμένα πρωτογενή δεδομένα. Αναφέρονται σε όλα τα δεδομένα που δημιουργούνται για διαφορετικό σκοπό και εμφανίζονται επίσης ως μέρος ενός μέτρου. Εάν, για παράδειγμα, οι πινακίδες κυκλοφορίας των εργαζομένων ή των πελατών φαίνονται σε φωτογραφίες που έχουν ληφθεί και δημοσιευθεί από τις εγκαταστάσεις της ίδιας της εταιρείας, αυτά είναι δευτερεύοντα δεδομένα. Ακόμα κι αν, για παράδειγμα, έχει πραγματοποιηθεί έρευνα, μπορεί να προκύψουν δευτερεύοντα δεδομένα. Το πραγματικό ερωτηματολόγιο είναι πρωτεύοντα δεδομένα και τα αποτελέσματα, τα οποία συνοψίζονται από αυτά τα πρωτεύοντα δεδομένα και δεν επιτρέπουν πλέον να εξαχθούν συμπεράσματα για τους ερωτηθέντες, είναι τότε δευτερεύοντα δεδομένα.

Δημόσια διαθέσιμα δεδομένα

Εάν τα δεδομένα κοινοποιούνται στο κοινό στον ιστότοπο της εταιρείας ή σε έντυπα έγγραφα, αυτά πρέπει να πληρούν ορισμένες απαιτήσεις. Για παράδειγμα, δεν επιτρέπεται να παραβιάζονται δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας ή εμπορικά σήματα από, για παράδειγμα, επωνυμίες διαφορετικές από τις δικές σας που εμφανίζονται σε μια φωτογραφία. Τα δικά σας λογότυπα και συνθήματα πρέπει να προστατεύονται από κλοπή από άλλους, για παράδειγμα καταχωρίζοντάς τα ως λέξη ή μεταφορικό σήμα.

Διαχείριση δεδομένων: Υπάρχουν αυτές οι εργασίες

Υπάρχουν διάφορες εργασίες που εμπλέκονται στη διαχείριση δεδομένων.

• Συλλογή δεδομένων Λαμβάνοντας υπόψη την οικονομία δεδομένων, δηλαδή μπορούν να συλλεχθούν μόνο όσα δεδομένα χρειάζονται πραγματικά. Στον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) ορίζεται αυτό το καθήκον της οικονομίας.
• Εξασφαλίστε την ποιότητα των δεδομένωνδουλεύοντας προσεκτικά κατά την εισαγωγή δεδομένων.
• Χρήση δεδομένων κάντε το διαφανές.
• Αποφύγετε τη μεταφορά δεδομένων, αν είναι δυνατόν. Όσο περισσότερα δεδομένα μετακινούνται από το Α στο Β, τόσο πιο ευάλωτοι γίνεστε σε παραβιάσεις ασφαλείας ή απώλεια δεδομένων.
• Κάντε τις πηγές δεδομένων εύκολα προσβάσιμες.
• Αποθηκεύστε τα δεδομένα με ασφάλεια, για παράδειγμα στο cloud ή στο λογισμικό της βάσης δεδομένων που παρέχεται για το σκοπό αυτό.
• Ασφαλή δεδομένα και δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας, για παράδειγμα στο cloud ή σε εξωτερικά μέσα αποθήκευσης.
• Προστατεύστε τα συστήματα αρχείων και ολόκληρο το IT, από επιθέσεις χάκερ ή κακόβουλο λογισμικό. Αυτό είναι δυνατό με τείχη προστασίας και ενημερωμένη προστασία από ιούς.
• Εσωτερική προστασία δεδομένων με εκχώρηση δικαιωμάτων στα συστήματα δεδομένων. Άλλωστε, τα δεδομένα των εργαζομένων, για παράδειγμα, πρέπει επίσης να προστατεύονται από άλλους υπαλλήλους.
• Προστασία υλικού, από πυρκαγιά, ζημιά στο νερό ή υπέρταση.
• Επικοινωνήστε για την ικανότητα χειρισμού δεδομένωνγια την αποφυγή λανθασμένης λειτουργίας.
• Ελέγξτε την ποιότητα των δεδομένων, κατά προτίμηση σε σταθερή κανονικότητα.
• Αρχειοθέτηση δεδομένωνπροκειμένου να διατηρηθεί όσο το δυνατόν μικρότερος ο όγκος δεδομένων για τα συστήματα και τις συσκευές που χρησιμοποιούνται αυτήν τη στιγμή. Για παράδειγμα, τα δεδομένα πρέπει επίσης να αποθηκεύονται για την εφορία για ορισμένες χρονικές περιόδους, ανεξάρτητα από το αν εξακολουθούν να απαιτούνται για τρέχουσες επιχειρηματικές δραστηριότητες.
• Μόνιμη διαγραφή δεδομένωνπροκειμένου να δημιουργηθεί χώρος αφενός και να απαλλαγούμε από την ευθύνη προστασίας δεδομένων αφετέρου. Θα πρέπει να ελεγχθεί προσεκτικά εκ των προτέρων εάν τα δεδομένα που πρόκειται να διαγραφούν μπορούν πραγματικά να διαγραφούν οριστικά ή αν τελικά δεν χρειάζονται αλλού. Η διαγραφή δεν είναι το ίδιο με τη διαγραφή, οπότε τα δεδομένα σε ορισμένους σκληρούς δίσκους απλώς αντικαθίστανται. Για να τα καταργήσετε πραγματικά, θα πρέπει να εργαστείτε με κατάλληλα προγράμματα όπως το CCleaner.
• Τηρείτε την ασφάλεια δικαίου και μέσω α τακτική ανάλυση των δικών σας δεδομένων ακολουθήστε τους κοινούς νόμους.
• Insights διαφανή φτιάξτε και μοιραστείτε με άλλους.

Προκλήσεις και στόχοι στη διαχείριση δεδομένων

Η πρόκληση με τη διαχείριση δεδομένων είναι ότι όλες αυτές οι εργασίες συνδέονται μεταξύ τους και σχεδιάζονται όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά και πρακτικά. Κάθε υπάλληλος πρέπει να έχει πρόσβαση στα δεδομένα που χρειάζεται χωρίς να παραμελεί την προστασία δεδομένων. Μια λεγόμενη κατευθυντήρια γραμμή διαχείρισης δεδομένων μπορεί να είναι χρήσιμη για τις εταιρείες. Αυτό καθορίζει τον τρόπο χειρισμού των δεδομένων στην εταιρεία.

Ειδικές προκλήσεις στη διαχείριση δεδομένων προκύπτουν, μεταξύ άλλων, από αυτές τις πτυχές:

• σταθερά αυξανόμενη ποσότητα δεδομένων (μεγάλα δεδομένα)
• όλο και πιο παράνομες επιθέσεις στην ασφάλεια δεδομένων από χάκερ
• Συνεχής αλλαγή νομικών απαιτήσεων, πράγμα που σημαίνει ότι οι εταιρείες πρέπει πάντα να είναι ενημερωμένες

Οι αλλαγές εντός ενός οργανισμού περιπλέκουν επίσης τον χειρισμό δεδομένων. Δεδομένου ότι το θέμα της διαχείρισης δεδομένων γίνεται όλο και πιο σημαντικό σε πολλές εταιρείες, υπάρχουν πλέον ακόμη και μόνιμες θέσεις, οι λεγόμενοι διαχειριστές δεδομένων, που ασχολούνται αποκλειστικά με αυτό το θέμα.

Διαχείριση δεδομένων: 4 πιθανές λύσεις λογισμικού

Υπάρχουν διάφορες επιλογές και πολλές έτοιμες λύσεις λογισμικού για τη διαχείριση δεδομένων σε εταιρείες:

Συστήματα διαχείρισης περιεχομένου	Το CMS είναι συστήματα στα οποία το περιεχόμενο και οι πληροφορίες είναι ομαδοποιημένες. Οι βάσεις δεδομένων μπορούν επίσης να ενσωματωθούν σε συστήματα διαχείρισης περιεχομένου.
Κύρια διαχείριση δεδομένων	Ως κύρια διαχείριση δεδομένων νοείται η κεντρική διαχείριση των κύριων δεδομένων, δηλαδή τα βασικά δεδομένα ενός οργανισμού. Είτε δεδομένα εργαζομένων είτε δεδομένα πελατών - όλα εμπίπτουν στα κύρια δεδομένα και απαιτούν ειδική προστασία.
Συστήματα προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων	Με ένα τέτοιο ολιστικό λογισμικό, μπορούν να καταγραφούν όλοι οι πόροι ενός οργανισμού. Εξοπλισμός εργασίας, υλικά, μηνιαία έξοδα για τους εργαζόμενους και πολλά άλλα μπορούν να χαρτογραφηθούν πάνω του.
Συστήματα διαχείρισης εγγράφων	Τέτοια συστήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αποθήκευση, ταξινόμηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων. Για παράδειγμα, το ecoDMS είναι κατάλληλο για μικρές επιχειρήσεις και ατομικές επιχειρήσεις.

Πολλά εργαλεία και προγράμματα για τη διαχείριση δεδομένων προσφέρονται από την Google, την Oracle, την SAP και πολλές άλλες μεγάλες εταιρείες.

Διαχείριση δεδομένων για ιδιώτες

Για τους ελεύθερους επαγγελματίες, τις ατομικές επιχειρήσεις και τις μικρές νεοσύστατες εταιρείες, το θέμα της διαχείρισης δεδομένων είναι επίσης σημαντικό από την πρώτη μέρα και θα πρέπει να αναζητήσουν το αντίστοιχο λογισμικό σε αρχικό στάδιο.

Το θέμα της διαχείρισης δεδομένων είναι επίσης σχετικό ως ιδιώτης, αν και σε μικρότερο επίπεδο. Σε έναν οικιακό υπολογιστή, smartphone και tablet υπάρχει μεγάλος αριθμός δεδομένων που πρέπει να ταξινομηθούν, να διαχειριστούν και να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας.

Χρήσιμα εργαλεία για τη διαχείριση δεδομένων

Μπορείτε να διαχειριστείτε δεδομένα με τα σωστά εργαλεία - υπάρχει το κατάλληλο λογισμικό για κάθε σκοπό:

• Με το Order In my Folder μπορείτε να ταξινομήσετε και να διαχειριστείτε αρχεία στον υπολογιστή σας Windows.
• Το DirPrintOK εκτυπώνει τον φάκελο και τις επισκοπήσεις αρχείων ως λίστα.
• Με το VisiPics μπορείτε να βρείτε διπλές φωτογραφίες στον σκληρό σας δίσκο και να διαγράψετε περιττές εικόνες για να δημιουργήσετε χώρο για νέα δεδομένα.
• Το DupeGuru θα σας βοηθήσει να βρείτε διπλότυπα αρχεία. Μπορείτε να ταξινομήσετε κατά διάφορους τύπους αρχείων, όπως μουσική, εικόνες και άλλα.
• Ξεκλειδώστε αποκλεισμένα αρχεία με το Unlocker.
• Το λογισμικό Jajuk σάς επιτρέπει να εισαγάγετε τη μουσική σας συλλογή και στη συνέχεια να την ταξινομήσετε.
• Το Terminplaner.net είναι ένα απλό εργαλείο για τη διαχείριση των αρχείων σας.
• Ο κατάλογος ταινιών μυρμηγκιών βοηθά στον κατάλογο βίντεο, DVD και Blu-ray.
• Ο διαχειριστής αρχείων Double Commander είναι κατάλληλος για αντιγραφή και μετακίνηση αρχείων προκειμένου να δημιουργηθεί τάξη στον υπολογιστή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα για τη μετονομασία αρχείων κατά παρτίδες.
• Το Dircomp σάς επιτρέπει να συγκρίνετε πλήρεις φακέλους μεταξύ τους για να διατηρήσετε συνεπή το απόθεμα δεδομένων.
• Με τη λήψη "Διαγραφή άδειων φακέλων γρήγορα" μπορείτε εύκολα να διαγράψετε άδειους φακέλους στο Outlook.
• Το Folder Axe σας επιτρέπει να χωρίσετε φακέλους που περιέχουν μεγάλες ποσότητες αρχείων σε δύο ή περισσότερους φακέλους.
• Το εργαλείο Toucan έχει μόνο μία λειτουργία: αντιγράψτε αρχεία με άνεση και ασφάλεια. Κάνει αυτή τη δουλειά ικανοποιητικά.
• Μπορείτε να διαβάσετε βιβλία ήχου με CDex ή EasyTag και να τα αποθηκεύσετε στον σκληρό σας δίσκο.
• Με το IsoBuster μπορείτε να διαβάσετε αρχεία εικόνας.

Συμβουλές και κόλπα για καλή διαχείριση δεδομένων

Η καλή διαχείριση δεδομένων ξεκινά με τα σωστά εργαλεία, αλλά απαιτεί πολύ περισσότερα. Εάν ακολουθείτε μερικούς κανόνες, θα επεκτείνετε τον κύκλο ζωής των δεδομένων σας και θα εξοικονομήσετε χάος στο σύστημά σας:

• Διατηρήστε την ποιότητα των δεδομένων υψηλή από την αρχή. Μην καταθέτετε πρώτα λάθος, ελλιπή, κακώς δομημένα ή περιττά δεδομένα. Αποφύγετε τις επικαλύψεις.
• Λάβετε υπόψη την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, προκειμένου να αποφύγετε προβλήματα.
• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας, ώστε να μπορείτε πάντα να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας.
• Κάντε τη χρήση των δεδομένων διαφανή.
• Είναι καλύτερο να τοποθετήσετε τα δεδομένα σας εκεί που έχουν τον τελικό προορισμό τους.
• Τυποποίηση ορθογραφιών και μεταφράσεων.
• Αυτοματοποιήστε διαδικασίες όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
• Απλοποιήστε τις διαδικασίες.
• Λύσεις δικτύου αποτελεσματικά και συνδυάζουν διαφορετικές μεθόδους προκειμένου να χαρτογραφηθεί η πιο ολοκληρωμένη δυνατή διαχείριση δεδομένων.
• Η ενσωμάτωση δεδομένων και η συγχώνευση διαφορετικών πληροφοριών σε μια ομοιόμορφη δομή έχει επίσης νόημα.

Συμπέρασμα: η διαχείριση δεδομένων απαιτεί δομημένες διαδικασίες

Η διαχείριση δεδομένων είναι ένα πολύπλοκο πεδίο με πολλές διαφορετικές απαιτήσεις. Υπάρχουν διάφοροι τύποι δεδομένων και το καθένα πρέπει να αντιμετωπίζεται διαφορετικά. Για παράδειγμα, ενώ τα προσωπικά δεδομένα υπόκεινται σε ειδική προστασία, άλλα δεδομένα διατίθενται σκόπιμα στο κοινό. Η διαχείριση δεδομένων θέτει πολλές προκλήσεις στη διαχείριση, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και την αρχειοθέτηση πληροφοριών. Οι εταιρείες είναι χαλασμένες για επιλογή από διάφορες λύσεις λογισμικού. Οι ιδιώτες πρέπει επίσης να ασχοληθούν με το θέμα της διαχείρισης δεδομένων. Πολλά μικρά εργαλεία βοηθούν σε αυτό και διευκολύνουν την αντιμετώπιση του συνεχώς αυξανόμενου όγκου δεδομένων.