Όταν δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου PST το αργότερο, πολλοί χρήστες του Outlook αναρωτιούνται πόσο μεγάλο είναι το αρχείο - παρόλο που καθαρίζουν τακτικά τα εισερχόμενά τους. Αυτό που πολλοί δεν γνωρίζουν: Ο φάκελος "Απεσταλμένα στοιχεία" είναι επίσης συχνά ένα τεράστιο "κομμάτι δεδομένων"
Εάν - όπως συνιστάται - αποθηκεύετε αντίγραφα όλων των αποσταλμένων μηνυμάτων στο φάκελο SENT OBJECTS (ή στο Outlook 2010 στο φάκελο SENT ITEMS), το Outlook αποθηκεύει όχι μόνο τα e -mail αλλά και αντίγραφα των αρχείων που έχετε στείλει σε αυτόν το φάκελο. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε αυτά τα αρχεία δύο φορές στον σκληρό σας δίσκο: στον αντίστοιχο φάκελο από τον οποίο τα παραλάβατε στο e-mail και στο αρχείο PST του Outlook. Όχι μόνο αυτό είναι χάσιμο χώρου, αλλά και το Outlook γίνεται πιο αργό όσο μεγαλύτερο είναι το αρχείο PST. Επομένως, δεν πρέπει να καθαρίσετε μόνο τα εισερχόμενά σας, αλλά και τα αντίγραφα των αποσταλμένων μηνυμάτων.
Πόσο χώρο καταλαμβάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε;
Για να μάθετε πόση μνήμη χρησιμοποιούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα συνημμένα που στέλνετε, κάντε τα εξής:
- Κάντε δεξί κλικ στους ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥΣ ΦΑΚΕΛΟΥΣ στη λίστα φακέλων ή, στο Outlook 2010, σε έναν από τους προσωπικούς φακέλους.
- Στο Outlook 2007 ή παλαιότερα, χρησιμοποιήστε την εντολή ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΓΙΑ "ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΦΑΚΕΛΟ", στο Outlook 2010 την εντολή ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΑΡΧΕΙΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ.
- Στην καρτέλα ΓΕΝΙΚΑ, κάντε κλικ στο κουμπί ΜΕΓΕΘΟΣ ΦΑΚΕΛΟΥ.
- Μπορείτε να δείτε πόσο εκτεταμένο είναι το περιεχόμενο του φακέλου SENT ELE-MENTS στην αντίστοιχη γραμμή. Επίσης, σημειώστε ποιοι άλλοι φάκελοι περιέχουν επίσης πολλά δεδομένα.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
Τώρα ανοίξτε το φάκελο SENT OBJECTS. Για να εμφανίζονται όλα τα μεγάλα e-mail μαζί, είναι προτιμότερο να ταξινομηθούν με βάση τη στήλη SIZE.
Διαγραφή συνημμένων αρχείων
Τώρα περάστε από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διαγράψτε τα αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον. Or μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία στο σκληρό δίσκο που βρίσκονται στο Outlook αλλά δεν είναι πλέον στο σύστημα φακέλων του σκληρού σας δίσκου.
Στο Outlook έως την έκδοση 2007 πρέπει να ανοίξετε κάθε e -mail για να διαγράψετε τα συνημμένα αρχεία - δεν μπορείτε να αφαιρέσετε τα συνημμένα στην προεπισκόπηση στην περιοχή ανάγνωσης.
- Ανοίξτε λοιπόν το πρώτο αρχείο του οποίου τα συνημμένα θέλετε να διαγράψετε.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε τα συνημμένα αρχεία, κάντε κλικ σε αυτά με το δεξί κουμπί του ποντικιού και καλέστε την εντολή ΔΙΑΓΡΑΦΗ.
- Κλείστε το email.
- Απαντήστε στην ερώτηση ασφαλείας σχετικά με το αν οι αλλαγές πρέπει να αποθηκευτούν με ΝΑΙ.
Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 4 για το επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο Outlook 2010 είναι επιτέλους δυνατή η διαγραφή συνημμένων αρχείων στην προβολή ανάγνωσης χωρίς να χρειαστεί να ανοίξετε πρώτα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
- Επιλέξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενα.
- Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο συνημμένο για διαγραφή στην παρακάτω προεπισκόπηση ή δίπλα στη λίστα email. Εάν το e-mail περιέχει πολλά συνημμένα, επισημάνετε τα αρχεία που πρόκειται να διαγραφούν με CTRL και κάντε κλικ ή κάντε κλικ στο ποντίκι στο πρώτο αρχείο, κρατήστε πατημένο το SHIFT και κάντε κλικ στο τελευταίο αρχείο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα από τα επιλεγμένα αρχεία με το δεξί κουμπί του ποντικιού.
- Καλέστε την εντολή REMOVE PLANT.
- Επιβεβαιώστε το ερώτημα ασφαλείας με REMOVE PLANTS.
- Προχωρήστε στο επόμενο email.
Έτσι ώστε το Outlook να απελευθερώσει πραγματικά τον χώρο που καταλαμβάνουν τα διαγραμμένα δεδομένα στο αρχείο PST μετά την ενέργεια διαγραφής, πρέπει τώρα να συμπιέσετε τον προσωπικό φάκελο:
- Κάντε δεξί κλικ στον προσωπικό φάκελο στη λίστα φακέλων και επιλέξτε την εντολή ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΓΙΑ "ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΦΑΚΕΛΟ" ή, στο Outlook 2010, ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ ΑΡΧΕΙΟΥ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ.
- Κάντε κλικ στο ADVANCED.
- Πατήστε ΣΥΜΠΙΕΣΗ ΤΩΡΑ. Η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει λίγο μετά από εκτεταμένη διαγραφή. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία συμπίεσης, το Outlook απλώς κλείνει το παράθυρο χωρίς να εμφανίζει μήνυμα επιτυχίας.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
