Τι μπορείτε να κάνετε με το Excel
Τι μπορείτε να κάνετε με το Excel εκτός από υπολογιστικά φύλλα, πολλοί χρήστες δεν γνωρίζουν: Συχνά χρησιμοποιούν μόνο ένα κλάσμα των δυνατοτήτων που πραγματικά προσφέρει το πρόγραμμα. Συχνά αυτό είναι απολύτως επαρκές, άλλωστε, τα καθήκοντα στην καθημερινή εργασιακή ζωή καθορίζονται με μεγάλη ακρίβεια. Ωστόσο, δεδομένου ότι μπορείτε να κάνετε περισσότερα με το Excel από τους υπολογισμούς, αξίζει να κάνετε μια επισκόπηση των άλλων λειτουργιών του προγράμματος.
Τι είναι το Excel και σε τι χρησιμοποιείται το πρόγραμμα;
Το Excel είναι κυρίως ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων στο οποίο μπορούν να δημιουργηθούν πίνακες και να χρησιμοποιηθούν κελιά και αναφορές κελιών του Excel. Ωστόσο, μπορεί να κάνει πολλά περισσότερα. Οι επιχειρηματίες και οι ιδιώτες το χρησιμοποιούν για τη συλλογή, οργάνωση και ανάλυση πληροφοριών. Μπορούν επίσης να κάνουν υπολογισμούς και να κάνουν προβλέψεις με τα υπάρχοντα δεδομένα. Με το Excel μπορείτε επίσης να ορίσετε και να παρακολουθείτε στόχους ή να παρακολουθείτε τα οικονομικά και τις χρονικές περιόδους. Έτσι, το Excel είναι κατάλληλο για την οργάνωση της καθημερινής ζωής σε επαγγελματικό αλλά και σε ιδιωτικό πλαίσιο.
Ποιες είναι οι βασικές επιλογές στο Excel;
Υπολογιστικό φύλλο
Δεδομένου ότι το Excel αναπτύχθηκε από τη Microsoft για υπολογιστικά φύλλα, χρησιμοποιείται κυρίως για την εισαγωγή και επεξεργασία κειμένου ή αριθμητικών τιμών. Μπορείτε, για παράδειγμα, στον πίνακα Excel
- Εισαγάγετε τιμές στα κελιά
- Αντιστοιχίστε τιμές μεταξύ τους
- Κάντε αναφορές
- Χρησιμοποιήστε τύπους και συναρτήσεις
Εκτός από τις αριθμητικές τιμές, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αλφαριθμητικές τιμές, οι οποίες επιτρέπουν ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών. Οι μακροεντολές μπορούν να δημιουργηθούν εάν οι χρήστες χρειάζονται και χρησιμοποιούν συχνότερα ορισμένες εντολές για εργασίες σε εκκρεμότητα. Για να γίνει αυτό, ορίζεται μια συντόμευση πληκτρολογίου για μια εντολή, ώστε να είναι δυνατή η γρήγορη πρόσβαση σε αυτήν.
Ανάλυση δεδομένων
Τα δεδομένα που εισάγουν οι χρήστες του Excel στα μεμονωμένα κελιά του Excel μπορούν να αναλυθούν χρησιμοποιώντας συναρτήσεις και τύπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε πόσο συχνά εμφανίζεται μια συγκεκριμένη τιμή, πόσο υψηλές είναι οι τιμές σε σχέση με ορισμένες άλλες τιμές και πώς αλλάζουν υπό καθορισμένες συνθήκες. Εκτός από τους υπολογισμούς, το Excel επιτρέπει επίσης λεπτομερή ανάλυση κειμένου ή αριθμητικών τιμών.
Γραφήματα και γραφήματα
Εάν υπάρχουν δεδομένα και τιμές σε έναν πίνακα με πολλές στήλες και σειρές, είναι χρήσιμο να παρουσιάζονται με σαφήνεια και ελκυστικότητα χρησιμοποιώντας διαγράμματα, γραφικά ή πίνακες. Με αυτόν τον τρόπο, το σαφές αποτέλεσμα που προκύπτει από την ανάλυση είναι άμεσα ορατό. Το Microsoft Excel προσφέρει πολλές διαφορετικές επιλογές για την υλοποίηση γραφικών:
- Διαγράμματα πίτας
- Γραφήματα ράβδων
- Γραμμικά γραφήματα
- Scatterplots
- Διαγράμματα περιοχών
- Γραφήματα στηλών
Μπορείτε να εργαστείτε με διαφορετικά σχέδια, να εμφανίσετε τις τιμές σας σε 2D και 3D και να δοκιμάσετε διαφορετικούς συνδυασμούς χρωμάτων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε σαφείς παρουσιάσεις για τις οποίες δεν χρειάζεστε καν το PowerPoint - αν και μπορείτε φυσικά να εισαγάγετε γραφήματα από το Excel σε άλλα προγράμματα του Microsoft Office.
Τι μπορείτε (ακόμα) να κάνετε με το Excel;
Κάντε ευκολότερη την τήρηση βιβλίων
Πολλές γερμανικές εταιρείες δεν χρησιμοποιούν ένα εξαιρετικό πρόγραμμα που ειδικεύεται στη λογιστική. Το Excel προσφέρει όλες τις λειτουργίες που χρειάζεστε για αυτά. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι είναι συχνά ήδη εξοικειωμένοι με το πρόγραμμα.
Είτε προτιμάται η μονή είτε η διπλή λογιστική ή απαιτούνται ειδικά πρότυπα: Το Excel προσφέρει στους χρήστες τιμολόγια εσόδων και εξόδων λογιστικής χρησιμοποιώντας τύπους ή γραφική παράσταση, για παράδειγμα με τη μορφή πίνακα Excel. Είναι επίσης δυνατό να δημιουργηθεί υπολογισμός πλεονάσματος εισοδήματος.
Διαχειριστείτε τα αποθέματα
Όσο χρήσιμο και αν είναι στη λογιστική, το Excel μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την οργάνωση και την καταγραφή αποθεμάτων. Οι χρήστες μπορούν να απαριθμήσουν αγαθά και αριθμούς στα κελιά του Excel και να χρησιμοποιήσουν τη μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνουν ειδικά χαρακτηριστικά των στοιχείων. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες του Excel στην καθημερινή ζωή να κάνουν απολογισμό και να δημιουργούν λίστες αποθεμάτων με τρόπο εξοικονόμησης πόρων.
Ορίστε ένα ημερολόγιο Excel
Το Excel μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για τη δημιουργία ημερολογίου ή ατζέντας. Το πρόγραμμα Excel προσφέρει πρότυπα ημερολογίου με διαφορετικές διατάξεις στις οποίες μπορούν να εισαχθούν ιδιωτικά ή επαγγελματικά ραντεβού. Η διάταξη μπορεί να προσαρμοστεί στις προσωπικές ανάγκες. Για παράδειγμα, οι χρήστες του Excel μπορούν να εμφανίζουν καθημερινές από Κυριακή έως Σάββατο ή Δευτέρα έως Κυριακή, να εκτυπώνουν το ημερολόγιο σε κατακόρυφη ή οριζόντια μορφή ή να δημιουργούν σχολικό ημερολόγιο 13 μηνών.
-
Ανοίξτε το Excel.
-
Στην αρχική σελίδα, μεταβείτε στην ενότητα "Περισσότερα πρότυπα".
-
Στη γραμμή αναζήτησης, μπορείτε να αναζητήσετε διαδικτυακά πρότυπα πληκτρολογώντας "ημερολόγιο".
-
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιθυμητή διάταξη και το ημερολόγιο ανοίγει στο Excel.
Δημιουργήστε χρονοδιαγράμματα και παρακολουθήστε υπο-στόχους στο Excel
Το Excel προσφέρει επίσης στους χρήστες πρότυπα για χρονοδιαγράμματα στα οποία μπορούν να καταγραφούν διαφορετικές φάσεις σχεδιασμού έργου ή να δημιουργηθούν στόχοι και εργασίες για προσωπικές ανησυχίες. Αυτή η επιλογή διευκολύνει τους ανθρώπους να παρακολουθούν καθορισμένες χρονικές περιόδους, ολοκληρωμένες εργασίες και πρόοδο.
Οι συχνοί χρήστες του Excel μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ένα σχέδιο έργου με μη αυτόματο τρόπο, για παράδειγμα. Οι συναρτήσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον υπολογισμό της έναρξης, της διάρκειας και του τέλους φάσεων, διαδικασιών ή ορόσημων.
Καταγραφή χρόνου των εργαζομένων
Ειδικά σε εταιρείες που εργάζονται με ευελιξία, είναι σημαντικό να καταγράφονται συνεχώς και με σαφήνεια οι ώρες εργασίας των εργαζομένων. Θα βρείτε πολλά πρότυπα Excel στο διαδίκτυο, στα οποία μπορείτε να καταχωρίσετε τις ώρες κάθε μεμονωμένου υπαλλήλου - τις κανονικές ώρες εργασίας καθώς και τις υπερωρίες ή τις ώρες που δούλευε το Σαββατοκύριακο. Οι ώρες συνολικά είναι μηνιαίες ή εβδομαδιαίες, όπως απαιτείται, ώστε να έχετε πάντα μια καλή επισκόπηση.
Λίστες υποχρεώσεων στο Excel για καλύτερη επισκόπηση
Εάν οι χρήστες του Excel θέλουν να παρακολουθούν τις εργασίες τους, μπορούν να δημιουργήσουν μια σαφή λίστα υποχρεώσεων για αυτούς. Οι εργασίες μπορούν να απαριθμηθούν, να χρωματογραφηθούν και να δοθούν προτεραιότητες εδώ. Είναι ακόμη δυνατό να εισαγάγετε ένα πλαίσιο ελέγχου για να μπορείτε να επισημάνετε τα ολοκληρωμένα καθήκοντα.
-
Για να μπορέσετε να προσθέσετε ένα πλαίσιο ελέγχου, χρειάζεστε "Developer" στην κορδέλα. Για το Excel 2010 και νεότερες εκδόσεις, μεταβείτε στο "Αρχείο" και στη συνέχεια στο "Επιλογές". Στο παράθυρο που ανοίγει, μεταβείτε στην επιλογή "Προσαρμογή κορδέλας" και ενεργοποιήστε τα "Εργαλεία προγραμματιστή" κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου. Τέλος, επιβεβαιώστε με "ΟΚ".
-
Στην καρτέλα Προγραμματιστής, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή. Στη συνέχεια, θα βρείτε το εικονίδιο του πλαισίου ελέγχου στην ενότητα "Στοιχεία ελέγχου φόρμας". Όταν το επιλέξετε αυτό, μπορείτε να προσθέσετε το πλαίσιο σε ένα κενό κελί του Excel.
Δημιουργήστε ετικέτες διευθύνσεων
Συχνά πρέπει να αποστέλλεται μεγάλος αριθμός επιστολών, ειδικά σε εταιρείες. Για να δημιουργήσετε ετικέτες διευθύνσεων, χρειάζεστε τόσο το Excel όσο και το Word - και φυσικά τα φύλλα των κενών ετικετών στα οποία θέλετε να εκτυπώσετε. Και κάπως έτσι προχωράτε:
Ανοίγετε ένα αρχείο Excel και ονομάζετε τις μεμονωμένες στήλες του Excel: χαιρετισμός, όνομα, επώνυμο, αριθμός οδού και σπιτιού, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη.
Εισαγάγετε προσεκτικά τις διευθύνσεις και αποθηκεύστε το αρχείο.
Ανοίξτε το Word και μεταβείτε στην επιλογή "Ετικέτες" στην καρτέλα "Ταχυδρομεία".
Στην ενότητα "Επιλογές", επιλέξτε τον κατασκευαστή των ετικετών σας και τον τύπο της ετικέτας (αυτές οι πληροφορίες αναφέρονται στη συσκευασία των ετικετών).
Τώρα κάντε κλικ στο "Επιλογή παραλήπτη" και επιλέξτε τη δική σας λίστα στην ενότητα "Επιλογή υπάρχουσας λίστας".
Επιλέξτε τα δεδομένα στην ενότητα "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης αλληλογραφίας" και αντιγράψτε το περιεχόμενο σε όλα τα πεδία ετικετών.
Με το "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων" μπορείτε να εμφανίσετε τις ετικέτες.
Εάν είστε ικανοποιημένοι, επιλέξτε "Τέλος και συγχώνευση" και δώστε την εντολή "Εκτύπωση εγγράφου".
Άλλα τεχνάσματα με το Excel
Δημιουργήστε κουίζ στο Excel
Είτε πρόκειται για τάξη είτε ως αλλαγή μεταξύ φίλων και οικογένειας: Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα τεστ μίας επιλογής με το Excel. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:
Ανοίξτε ένα βιβλίο εργασίας - θα χρειαστείτε μόνο την πρώτη σελίδα του.
Καταχωρίστε όλες τις ερωτήσεις η μία κάτω από την άλλη στη στήλη Α. Κάντε τη στήλη τόσο ευρεία ώστε να μπορείτε εύκολα να διαβάσετε τις ερωτήσεις στα μεμονωμένα κελιά του Excel.
Στις στήλες Β έως Δ εισάγετε τρεις πιθανές απαντήσεις (ή περισσότερες, αλλά κάθε απάντηση έχει τη δική της στήλη).
Εάν έχετε τρεις επιλογές, αφήστε κενή τη στήλη Ε για τις απαντήσεις των συμμετεχόντων.
Στη γραμμή G υποδεικνύετε τη θέση της σωστής απάντησης, δηλαδή 1, 2 ή 3.
Κάντε δεξί κλικ στη στήλη G και επιλέξτε "Απόκρυψη" έτσι ώστε κανείς να μην μπορεί να δει τις σωστές απαντήσεις
Τώρα εισάγετε τους τύπους για τον υπολογισμό της απάντησης στην προηγουμένως κενή στήλη Excel: Αυτό σημαίνει ότι τίποτα δεν εμφανίζεται στη στήλη εάν δεν έχει εισαχθεί ακόμη απάντηση στη στήλη απάντησης Ε. Εάν η απάντηση ταιριάζει με αυτή της κρυφής στήλης G, εμφανίζεται ένα "σωστό", εάν η απάντηση δεν ταιριάζει, εμφανίζεται ένα "λάθος".
Σύρετε τον τύπο προς τα κάτω για να τον εφαρμόσετε σε όλες τις σειρές.
Δημιουργήστε μια έρευνα του Excel
Μια μάλλον άγνωστη συνάρτηση Excel είναι η δημιουργία μιας έρευνας με το Excel. Αυτό μπορεί να επεξεργαστεί και να ενεργοποιηθεί απευθείας διαδικτυακά, αν ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
Μεταβείτε στο OneDrive και συνδεθείτε εάν είναι απαραίτητο.
Ανοίξτε το Excel, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία" στην "Έρευνα" και επιλέξτε "Δημιουργία νέας έρευνας".
Δώστε στην έρευνά σας έναν τίτλο και περιγράψτε τον σύντομα.
Τώρα μπορείτε να εισαγάγετε τις ερωτήσεις σας με τίτλο και περιγραφή.
Επιλέξτε από τις δοθείσες επιλογές απάντησης αυτό που ταιριάζει καλύτερα. Έχετε τις επιλογές κείμενο, κείμενο παραγράφου, αριθμό, επιλογή, ναι / όχι και ημερομηνία. Εάν επιλέξετε "Επιλογή", πρέπει να καθορίσετε τις επιλογές απάντησης από τις οποίες οι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν. Εισαγάγετε κάθε πιθανή απάντηση σε μια νέα γραμμή Excel.
Αφού διατυπώσετε όλες τις ερωτήσεις και τις εισαγάγετε με τις πιθανές απαντήσεις, μπορείτε να εμφανίσετε μια προεπισκόπηση.
Εάν είστε ικανοποιημένοι, εγκρίνετε την έρευνα. Το Excel θα δημιουργήσει έναν σύνδεσμο για εσάς που μπορείτε να στείλετε μέσω email. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κωδικό QR που μπορείτε να στείλετε σε smartphone.
Συμπέρασμα: Το Excel είναι ένα πρόγραμμα με ένα ευρύ φάσμα πιθανών χρήσεων
Το Excel είναι ιδανικό για ανάλυση δεδομένων, για υπολογισμούς σε μπερδεμένους πίνακες και για οπτική αναπαράσταση αριθμών μέσω διαγραμμάτων. Αλλά μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα με το Excel. Το πρόγραμμα δίνει τη δυνατότητα σε ορισμένες άγνωστες λειτουργίες για την οργάνωση και τον προγραμματισμό της καθημερινής επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής. Για παράδειγμα, οι επιλογές δημιουργίας σχεδίων με πρότυπα, έρευνες ή κουίζ είναι ιδιαίτερα κατάλληλες για χρήστες του Excel που είναι εξοικειωμένοι με το πρόγραμμα και θέλουν να συνεχίσουν να εργάζονται με αυτό.
