Επισκόπηση διαφόρων μορφών αρχείων
Το Microsoft Excel έχει σημειώσει πολλές εξελίξεις όλα αυτά τα χρόνια. Οι κοινές μορφές αρχείων Excel έχουν επίσης αλλάξει. Ωστόσο, οι νεότερες εκδόσεις του Excel μπορούν να ανοίξουν και να επεξεργαστούν τους περισσότερους τύπους αρχείων που ήταν συνηθισμένοι στις προηγούμενες εκδόσεις. Για να διευκολύνετε την εργασία με το Excel, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις συμβατές μορφές αρχείων Excel.
Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας σε αυτές τις μορφές αρχείων
Υπάρχουν αρκετές μορφές αρχείων στις οποίες μπορείτε να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας Excel. Παρακάτω είναι μια επισκόπηση:
1. Μορφές αρχείων Microsoft Excel
Η ίδια η Microsoft φυσικά έχει μια σειρά από μορφές στις οποίες μπορούν να αποθηκευτούν τα επεξεργασμένα έγγραφα. Εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου, έτσι ώστε ορισμένες παλιές μορφές αρχείων Excel δεν χρησιμοποιούνται πλέον, ακόμη και αν παλιά ήταν το κοινό πρότυπο. Ακολουθούν οι τύποι αρχείων που χρησιμοποιεί το ίδιο το Microsoft Excel:
|
Επέκταση αρχείου |
Μορφές αρχείων |
Παρατηρήσεις |
|
XLSX |
Βιβλίο εργασίας Excel |
για τυπική μορφή αρχείου Excel 2007 και 2010 |
|
XLSM |
Βιβλίο εργασίας Excel με κώδικα για μακροεντολές |
για Excel 2007, 2010, 2013 και 2016 μορφή αρχείου με δυνατότητα μακροεντολής |
|
XLSB |
Δυαδικό βιβλίο εργασίας Excel |
για μορφή δυαδικού αρχείου Excel 2007 και 2010 (BIFF12) |
|
XLTX |
πρότυπο |
για το Excel 2007 και 2010 Τυπική μορφή αρχείου για πρότυπα Excel |
|
XLTM |
Πρότυπο με κώδικα |
για Excel 2007 και 2010 Μορφή αρχείου συμβατό με μακροεντολή για πρότυπα Excel |
|
XLS |
Τετράδιο εργασίας για Excel 97 και Excel 2003 |
για μορφή δυαδικού αρχείου Excel 97 και 2003 (BIFF8) |
|
XLT |
Πρότυπο για Excel 97 και Excel 2003 |
για Excel 97 και 2003 Δυαδική μορφή αρχείου (BIFF8) για πρότυπα Excel |
|
XLS |
Τετράδιο εργασίας για Excel 5.0 και 95 |
για μορφή δυαδικού αρχείου Excel 5.0 και 95 (BIFF5) |
|
XML |
Υπολογιστικό φύλλο XML 2003 |
για Excel 2003 XML Spreadsheet (XMLSS) |
|
XML |
Δεδομένα XML |
Μορφή δεδομένων XML |
|
XLAM |
Πρόσθετο Excel |
για Excel 2007 και 2010 Μορφή πρόσθετου με δυνατότητα μακροεντολής, XML |
|
XLA |
Πρόσθετο Excel 97-2003 |
για το πρόσθετο πρόγραμμα Excel 97 και 2003 για την εκτέλεση πρόσθετου κώδικα |
|
XLW |
Βιβλίο εργασίας Excel 4.0 |
για μορφή αρχείου Excel 4.0 για αποθήκευση φύλλων εργασίας και φύλλων διαγραμμάτων καθώς και προτύπων μακροεντολών (XLM) |
|
XLR |
Λειτουργεί υπολογιστικό φύλλο 6.0-9.0 |
Μόνο Excel Starter: Το υπολογιστικό φύλλο αποθηκεύτηκε για το Microsoft Works 6.0-9.0 |
2. Μορφές αρχείων που δεν σχετίζονται άμεσα με το Microsoft Office
Ακόμα κι αν το Microsoft Office παρέχει ένα ολοκληρωμένο πακέτο εργαλείων γραφείου, μερικές φορές προτιμούνται άλλες λύσεις γραφείου. Από αυτό, προέκυψαν ορισμένοι τύποι αρχείων για διάφορες εργασίες που δεν προέρχονται από το πακέτο της Microsoft. Ωστόσο, αυτά μπορούν ακόμα να ανοίξουν στο Microsoft Office. Ένα καλό παράδειγμα αυτού είναι το PDF από την Adobe - εξακολουθεί να είναι η πιο σημαντική μορφή για ηλεκτρονικά έγγραφα. Ακολουθεί μια λίστα με τις ξένες μορφές αρχείων που υποστηρίζει το Microsoft Office:
|
Επέκταση αρχείου |
Μορφές αρχείων |
Παρατηρήσεις |
|
|
Φορητή μορφή εγγράφου |
εκτός από το Excel 2007: Το Microsoft Excel επιτρέπει το άνοιγμα και την αποθήκευση ως PDF, επεξεργασία με την προϋπόθεση ότι είναι διαθέσιμα τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης |
|
ODS |
Υπολογιστικό φύλλο OpenDocument |
για το Excel 2010: Μπορείτε να ανοίξετε, να επεξεργαστείτε και να αποθηκεύσετε αρχεία ODS, πιθανώς απώλεια μορφοποίησης |
|
XPS |
Έγγραφο XPS |
Εκτός από το Excel 2007: η μορφή αρχείου XML Paper Specification (XPS) μπορεί να ανοίξει και να αποθηκευτεί, η επεξεργασία είναι δυνατή με την προϋπόθεση ότι είναι διαθέσιμα τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης |
3. Το Excel υποστηρίζει αυτούς τους τύπους αρχείων για αρχεία κειμένου
Με μερικά βιβλία εργασίας, είναι καλή ιδέα να τα αποθηκεύσετε ως αρχεία κειμένου. Αυτές είναι οι μορφές αρχείων που είναι κατάλληλες για αυτό:
|
Επέκταση αρχείου |
Μορφές αρχείων |
Παρατηρήσεις |
|
κείμενο |
Κείμενο διαχωρισμένο με καρτέλα |
αποθηκεύει το τρέχον ενεργό φύλλο ως αρχείο κειμένου χωρισμένο με καρτέλες, αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς επιπλοκές και σε ακριβή μορφή σε άλλο λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows |
|
κείμενο |
Κείμενο για Macintosh |
αποθηκεύει το τρέχον ενεργό φύλλο χαρτιού χωρισμένο με καρτέλες, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο λειτουργικό σύστημα Macintosh χωρίς επιπλοκές και σε ακριβή μορφή |
|
κείμενο |
Κείμενο για MS-DOS |
αποθηκεύει το τρέχον ενεργό φύλλο ως αρχείο κειμένου, χωρισμένο με καρτέλες, αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς επιπλοκές και σε ακριβή μορφή στο λειτουργικό σύστημα MS-DOS |
|
κείμενο |
Κείμενο Unicode |
επιτρέπει την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας ως κείμενο Unicode |
|
CSV |
CSV, διαχωρισμένο με διαχωριστικό |
αποθηκεύει το τρέχον ενεργό φύλλο χαρτιού διαχωρισμένο με κόμμα, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς επιπλοκές και σε ακριβή μορφή σε άλλο λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows |
|
CSV |
CSV για Macintosh |
αποθηκεύει το τρέχον ενεργό φύλλο ως αρχείο κειμένου χωρισμένο με καρτέλες, μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο λειτουργικό σύστημα Macintosh χωρίς επιπλοκές και σε ακριβή μορφή |
|
CSV |
CSV για MD-DOS |
αποθηκεύει το τρέχον ενεργό φύλλο χαρτιού διαχωρισμένο με κόμμα, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς επιπλοκές και σε ακριβή μορφή στο λειτουργικό σύστημα MS-DOS |
|
PRN |
Διαμορφωμένο κείμενο χωρισμένο με κενά |
αποθηκεύει το ενεργό φύλλο σε μορφή Lotus με διαστήματα ως διαχωριστικά |
|
SLK |
SYLK |
Μορφή ανταλλαγής για αρχεία υπολογιστικών φύλλων, αποθηκεύει το ενεργό φύλλο σε κάθε περίπτωση |
|
DIF |
DIF |
αποθηκεύει το ενεργό φύλλο σε μορφή ανταλλαγής δεδομένων |
Μπορείτε να ανοίξετε την ακόλουθη μορφή αρχείου με το Microsoft Excel, αλλά δεν μπορείτε να το αποθηκεύσετε
Μπορείτε να ανοίξετε τις μορφές αρχείων dBase III και dBase IV (DBF) με το Microsoft Office. Ωστόσο, δεν είναι δυνατή η αποθήκευση αρχείων Excel σε αυτήν τη μορφή. Θα χρειαστεί να μετατρέψετε τα αρχεία σε άλλη μορφή για να τα αποθηκεύσετε.
Πληροφορίες: Το DBase είναι το πρώτο ευρέως χρησιμοποιούμενο σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων για υπολογιστές πρώιμου σπιτιού και γραφείου. Αναπτύχθηκε από την εταιρεία λογισμικού Ashton-Tate, η οποία με τη σειρά της αγοράστηκε από τον Borland. Η τελευταία εταιρεία ήλπιζε να ισχυριστεί εναντίον της Microsoft μέσω της εξαγοράς.
Ποια μορφή πρέπει να επιλέξετε για την αποθήκευση ενός νέου αρχείου;
Η μορφή αποθήκευσης εξαρτάται από την περαιτέρω χρήση του εγγράφου:
- Επεξεργαστείτε συνεχώς το απλό βιβλίο εργασίας, αποθηκεύστε το στη μορφή αρχείου Excel που έχετε ήδη επιλέξει.
- Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε βιβλία εργασίας με πρότυπα μακροεντολών, το XLSX δεν είναι αρκετό - θα πρέπει να επιλέξετε τη μορφή XLSM.
- Στείλτε το σε έναν συνάδελφο που έχει μια παλιά έκδοση του Excel, αποθηκεύστε το ως αρχείο XLS - δεν μπορεί να ανοίξει τα νέα αρχεία XLSX.
- Εάν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί διαφορετικό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων από το Microsoft Excel, μπορείτε να προσανατολιστείτε στις μορφές αρχείων στις οποίες στέλνουν τα έγγραφά τους - για παράδειγμα, ODT, την επέκταση αρχείου του OpenOffice ή του LibreOffice. Εάν αποτύχετε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας στην κατάλληλη μορφή, συνήθως δεν αποτελεί πρόβλημα: πολλές από τις εναλλακτικές λύσεις του Excel είναι συμβατές με τις μορφές αρχείων του Excel και μπορούν να ανοίξουν.
- Ανάλογα με την προβλεπόμενη χρήση του εγγράφου σας, μπορεί να χρειαστεί να επιλέξετε ένα PDF ή να μετατρέψετε το έγγραφο σε αρχείο κειμένου.
Μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις μορφές αρχείων σε ένα έγγραφο Excel μέσω του πρόχειρου
Η αντιγραφή και επικόλληση είναι ένα χρήσιμο εργαλείο όταν εργάζεστε σε υπολογιστή. Ωστόσο, δεν είναι δυνατό να το χρησιμοποιήσετε για τη μεταφορά όλων των μορφών αρχείων σε υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel. Εδώ μπορείτε να δείτε μια επισκόπηση των μορφών που υποστηρίζονται. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το πρόγραμμα εμφανίζει ένα σφάλμα κατά τη μεταφορά των δεδομένων, αν και η μορφή θα πρέπει πράγματι να υποστηρίζεται. Εδώ, βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει τη σωστή στήλη για εισαγωγή.
|
Επέκταση αρχείου |
Μορφές αρχείων |
Παρατηρήσεις |
|
XLS |
Μορφές αρχείων Microsoft Excel |
για δυαδικές μορφές αρχείων Excel 5.0 και 95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) και Excel 2010 (BIFF12) |
|
BMP.webp |
bitmap |
Εικόνες αποθηκευμένες σε μορφή bitmap |
|
WMF / EMF |
εικόνες |
Εικόνες σε μορφή Windows Metafile (WMF) ή Windows Enhanced Metafile Format (EMF) - Εικόνες σε μορφή WMF εισάγονται στο Excel ως μορφή EMF |
|
DIF |
DIF |
Μορφή ανταλλαγής δεδομένων |
|
κείμενο |
κείμενο |
OEM ή διαφημιστικό κείμενο |
|
κείμενο |
Κείμενο διαχωρισμένο με καρτέλα |
Κείμενο χρησιμοποιώντας καρτέλες ως διαχωριστικά |
|
CSV |
CSV, διαχωρισμένο με διαχωριστικό |
Κείμενο χρησιμοποιώντας διαχωριστές λίστας |
|
RTF |
Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου (RTF) |
Διαμορφωμένο κείμενο χωρισμένο με κενά. Δυνατό μόνο από το Excel. |
|
SLK |
SYLK |
Ανταλλαγή μορφής για αρχεία υπολογιστικών φύλλων |
|
GIF.webp, JPG.webp, DOC, XLS ή BMP.webp |
ενσωματωμένα αντικείμενα |
Αντικείμενα του Microsoft Excel από καταχωρημένα προγράμματα που υποστηρίζουν Picture, OwnerLink ή άλλη μορφή παρουσίασης |
|
GIF.webp, JPG.webp, DOC, XLS ή BMP.webp |
συνδεδεμένα αντικείμενα |
Αντικείμενα Microsoft Excel από καταχωρημένα προγράμματα που υποστηρίζουν Image, Link, OwnerLink, ObjectLink ή άλλη μορφή παρουσίασης |
|
EMF |
Αντικείμενο σχεδίασης γραφείου |
σε μορφή αντικειμένου σχεδίασης ή EMF |
|
HTM, HTML |
Δικτυακός τόπος |
Γλώσσα σήμανσης υπερκειμένου |
|
MHT, MHTML |
ενιαίο αρχείο ιστού |
επιτρέπει την ενσωμάτωση ενσωματωμένων γραφικών, συνδεδεμένων εγγράφων, μικροεφαρμογών και άλλων συμπληρωματικών στοιχείων που αναφέρονται στο έγγραφο |
Τι μπορείτε να κάνετε εάν το Excel δεν υποστηρίζει μορφή αρχείου;
Θα θέλατε να ανοίξετε ένα αρχείο Excel, αλλά η μορφή είναι παλιά και η έκδοση του Excel δεν το ανοίγει πλέον; Στη συνέχεια μετονομάστε το: Αντί για XLS, αποθηκεύστε το αρχείο στο XLSX. Το Excel θα πρέπει τώρα να μπορεί να το ανοίξει. Εάν, από την άλλη πλευρά, το πρόγραμμα Excel σας είναι λίγο παλιότερο και έχετε λάβει ένα βιβλίο εργασίας από κάποιον που έχει νέα έκδοση, πρέπει να μετονομάσετε το αρχείο από XLSX σε XLS.
Εάν το Microsoft Excel δεν υποστηρίζει τη μορφή του αρχείου που θα ανοίξει, αναζητήστε στο διαδίκτυο έναν μετατροπέα αρχείων. Εδώ μπορείτε να μετατρέψετε το αρχείο (συνήθως δωρεάν) σε μορφή που υποστηρίζεται από το Microsoft Excel. Εναλλακτικά, αποθηκεύστε το αρχείο σε μορφή που υποστηρίζεται από άλλο πρόγραμμα, από το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να το εξάγετε σε μορφή που υποστηρίζεται από το Excel.
Συχνά δεν είναι απαραίτητο να μετατρέψετε το αρχείο σε άλλη μορφή: Το Microsoft Excel είναι συμβατό με πολλές από τις κοινές μορφές.
Πληροφορίες: Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Excel δεν μπορεί να ανοίξει το έγγραφο επειδή είναι ελαττωματικό. Έτσι, αφού ελέγξετε αν το Excel μπορεί να ανοίξει τη μορφή αρχείου, πρέπει να δοκιμάσετε μια εναλλακτική λύση: Ξεκινήστε το Excel και επιλέξτε την κατηγορία "Άνοιγμα". Εδώ μπορείτε να επιλέξετε το ελαττωματικό αρχείο. Στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο κουμπί "Άνοιγμα", κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα και επισκευή". Εδώ μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να επιδιορθώσετε το αρχείο ή απλώς να εξαγάγετε τα δεδομένα. Στην τελευταία περίπτωση, μπορείτε να το αποθηκεύσετε σε νέο αρχείο.
Οι μορφές αρχείων είναι τόσο διαφορετικές όσο και οι λειτουργίες
Η Microsoft προσφέρει μια ποικιλία από δικές της μορφές αρχείων Excel. Επιτρέπουν το άνοιγμα, την επεξεργασία και την αποθήκευση βιβλίων εργασίας με διαφορετικό εύρος και διαφορετικές εντολές. Είτε θέλετε να αποθηκεύσετε αριθμούς και δεδομένα, κείμενο ή εικόνες: Υπάρχουν κατάλληλα προγράμματα και εφαρμογές για κάθε εργασία.
Ορισμένες μορφές αρχείων που έχουν καθιερωθεί για καθημερινή εργασία προέρχονται από άλλους κατασκευαστές. Το ίδιο ισχύει και για μερικές δωρεάν εναλλακτικές λύσεις του Excel. Για να διευκολύνει την εργασία, η Microsoft έχει δώσει στο πρόγραμμα Excel τη δυνατότητα να επεξεργάζεται και αυτές τις μορφές αρχείων. Ωστόσο, εάν ένα απαιτούμενο πρόγραμμα δεν υποστηρίζεται, υπάρχουν διάφοροι τρόποι προσαρμογής του αρχείου έτσι ώστε να μπορεί να επεξεργαστεί.