Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας και αντίγραφα ασφαλείας των βιβλίων εργασίας του Excel

Έτσι δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των βιβλίων εργασίας του Excel

Θα θέλατε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ενός βιβλίου εργασίας; Φυσικά, αυτό υπερβαίνει τις επιλογές που προσφέρουν τα Windows, για παράδειγμα αντιγραφή ενός βιβλίου εργασίας σε άλλο κατάλογο ή με διαφορετικό όνομα.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας ενός βιβλίου εργασίας απευθείας με το Excel. Στη συνέχεια, το Excel αποθηκεύει πάντα την προηγούμενη έκδοση ενός βιβλίου εργασίας σε αντίγραφο ασφαλείας όταν αποθηκεύετε την παλιά έκδοση.

Δημιουργήστε ένα αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας ενός αρχείου Excel κατά την αποθήκευση

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Καλέστε την εντολή SAVE AS. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ σε όλες τις εκδόσεις στην καρτέλα ΑΡΧΕΙΟ ή στο μενού ΑΡΧΕΙΟ. Το Excel 2007 αποτελεί εξαίρεση. Εδώ κάνετε κλικ στο στρογγυλό κουμπί του Office στο επάνω αριστερό μέρος για να καλέσετε την εντολή.
2. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί TOOLS (Excel από την έκδοση 2007) ή EXTRAS (Excel έως και την έκδοση 2003).
3. Επιλέξτε τη ρύθμιση ΓΕΝΙΚΕΣ ΕΠΙΛΟΓΕΣ.
4. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου CREATE BACKUP FILE.
5. Μην εισάγετε κωδικούς πρόσβασης.
6. Κλείστε το παράθυρο με το κουμπί OK.
7. Επιλέξτε έναν κατάλογο και ένα όνομα αρχείου.
8. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας χρησιμοποιώντας το ομώνυμο κουμπί.

Στη συνέχεια, το Excel δημιουργεί ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου. Αυτό έχει την επέκταση αρχείου ".XLK" και είναι πάντα ενημερωμένο από την προτελευταία αποθήκευση. Όταν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας, η προηγούμενη έκδοση γίνεται το νέο αντίγραφο ασφαλείας.

Υπάρχει όμως και ένας άλλος τρόπος: με τη βοήθεια μιας μακροεντολής, μπορείτε επίσης να δώσετε στο Excel την εντολή να δημιουργήσει ένα αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας όταν είναι κλειστό ένα αρχείο Excel.

Δημιουργήστε αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας όταν κλείνετε ένα αρχείο Excel

Θέλετε να διασφαλίσετε ότι ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου αποθηκεύεται αυτόματα σε μια συγκεκριμένη διαδρομή όταν κλείνετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel; Αυτό δεν είναι πρόβλημα με μια μακροεντολή. Για να γίνει διάκριση μεταξύ τους, τα ονόματα αρχείων αποθηκεύονται σύμφωνα με το ακόλουθο μοτίβο:

Όνομα αρχείου έτους-μήνας-ημέρας

Έτσι, εάν το αρχείο σας ονομάζεται plans.xls, για παράδειγμα, το αντίγραφο ασφαλείας αποθηκεύεται ως:

2009-10-24 σχεδιασμός.xls

Αυτή η ονομασία καθιστά πολύ εύκολο να ταξινομήσετε τη λίστα αρχείων χρονολογικά, επειδή η χρονολογική σειρά είναι αυτόματα αλφαβητική. Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη μακροεντολή για να δημιουργήσετε το αντίγραφο ασφαλείας:

Υποαυτόματο κλείσιμο ()
Dim Altname ως συμβολοσειρά, Όνομα ονόματος ως συμβολοσειρά, διαδρομή ως συμβολοσειρά
Path = "C: \ Data"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Εάν είναι σωστό $ (Διαδρομή, 1) "\" Τότε Μονοπάτι = Διαδρομή + "\"
Neuname = Path & Format (Τώρα, "YYYY-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
Όνομα αρχείου ThisWorkbook.SaveAs: = νέο όνομα
Τετράδια εργασίας. Ανοικτό (παλιό όνομα)
ThisWorkbook.Close
Τέλος υπο

Βάλτε τη διαδρομή σας στη μεταβλητή μονοπάτι σταθερός. Τα αντίγραφα ασφαλείας αποθηκεύονται σε αυτήν τη θέση. Εάν θέλετε τα αντίγραφα ασφαλείας να αποθηκεύονται πάντα στον ίδιο κατάλογο από τον οποίο ανοίξατε το βιβλίο εργασίας, αντικαταστήστε την εντολή Path = "C: \ Data" με την ακόλουθη γραμμή:

Path = ActiveWorkbook.Path

Η μακροεντολή λειτουργεί σύμφωνα με την ακόλουθη μέθοδο:

1. Αποθηκεύστε τον τρέχοντα φάκελο
2. Δημιουργήστε ένα νέο όνομα αρχείου με βάση την τρέχουσα ημερομηνία
3. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας με νέο όνομα σε νέα διαδρομή
4. Ανοίξτε ξανά το αρχικό βιβλίο εργασίας
5. Κλείστε το αντίγραφο ασφαλείας του φακέλου

Αντιγράψτε τη μακροεντολή σε κάθε βιβλίο εργασίας που θέλετε να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας. Τα αντίγραφα ασφαλείας δημιουργούνται πάντα όταν κλείνετε το αντίστοιχο βιβλίο εργασίας.

Πώς να δημιουργήσετε μη αυτόματα ένα αντίγραφο ασφαλείας του υπολογιστικού φύλλου Excel

Κατά την αναθεώρηση ενός βιβλίου εργασίας, μπορεί να συμβεί ότι δεν είστε σίγουροι εάν θέλετε πραγματικά να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που έχετε κάνει.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του φακέλου με την προηγούμενη έκδοση. Συνεχίστε ως εξής για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της τελευταίας αποθηκευμένης έκδοσης:

1. Ενεργοποιήστε την εντολή "Αποθήκευση ως" στο μενού "Αρχείο".
2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Εργαλεία - Γενικές επιλογές".
3. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας".
4. Κλείστε το παράθυρο με το κουμπί OK.
5. Επιλέξτε έναν κατάλογο και ένα όνομα αρχείου.
6. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας χρησιμοποιώντας το ομώνυμο κουμπί.

Στη συνέχεια, το Excel δημιουργεί ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου. Αυτό έχει την επέκταση αρχείου ".XLK" και είναι πάντα ενημερωμένο από την προτελευταία αποθήκευση. Όταν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας, η προηγούμενη έκδοση γίνεται το νέο αντίγραφο ασφαλείας.