Εάν εργάζεστε συγκεντρωμένοι σε μια εργασία, είναι σκόπιμο να εξαλείψετε κάθε είδους διαταραχές ή να τις ελαχιστοποιήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο. Αυτό περιλαμβάνει επίσης διαταραχές από εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και από ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ορίστε πόσο συχνά το Outlook λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Στις περισσότερες περιπτώσεις δεν είναι απαραίτητο το Outlook να ελέγχει το γραμματοκιβώτιο στον διακομιστή κάθε δέκα λεπτά ή περισσότερο και να κατεβάζει τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξαίρεση: Πρέπει να απαντήσετε σε παραγγελίες ή ερωτήσεις πελατών, οι οποίες πρέπει να συμβούν αμέσως. Στη συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων, αρκεί το Outlook να ελέγχει e-mail μία φορά την ώρα ή κάθε μισή ώρα.
Και αν η εργασία σας απαιτεί να συγκεντρωθείτε σε μια εργασία για μεγάλο χρονικό διάστημα, είναι σκόπιμο, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη σελίδα, να ελέγχετε τα e-mail σας μόνο σε συγκεκριμένες ώρες. Στη συνέχεια, θα πρέπει να απενεργοποιήσετε εντελώς την αυτόματη ανάκτηση e-mail.
Εάν περιμένετε επειγόντως ένα συγκεκριμένο e-mail, μπορείτε να το ανακτήσετε ανά πάσα στιγμή πατώντας το πλήκτρο F9 ή το κουμπί Στέλνω λαμβάνω δώσει το έναυσμα για.
Εάν θέλετε να καθορίσετε πόσο συχνά το Outlook λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη ανάκτηση e-mail, προχωρήστε ως εξής:
- Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλείτε την εντολή Εργαλεία → Επιλογές και ανοίξτε το μητρώο Ρύθμιση emailΤο Στο Outlook 2010, καλείτε Αρχείο → Επιλογές και ανοίξτε το μητρώο Επεκτάθηκε.
- κάντε κλικ στο Στέλνω λαμβάνω.
- Επιλέγω Όλοι οι λογαριασμοί και εναλλαγή της επιλογής Συμπεριλάβετε αυτήν την ομάδα στην υποβολή (υπό Ρυθμίσεις για την ομάδα "Όλοι οι λογαριασμοί") ένα.
- Στο παρακάτω πεδίο είτε αλλάξτε την επιλογή Αυτόματο κιβώτιο ταχυτήτων κάθε Χ λεπτά εντελώς ή το ενεργοποιείτε και εισάγετε την επιθυμητή συχνότητα πίσω από αυτό - για παράδειγμα 60 Λεπτά.
- Εάν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία εκτός σύνδεσης, επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 για αυτήν.
- Εάν δεν θέλετε να κάνετε άλλες ρυθμίσεις για μεμονωμένους λογαριασμούς, κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
- Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό πρέπει να ελέγχονται συχνότερα, αφήστε το παράθυρο διαλόγου Ομάδες παράδοσης (δείτε βήμα 6) και συνεχίστε ως εξής:
- Επιλέγω Όλοι οι λογαριασμοί και κάντε κλικ Για να επεξεργαστείτε.
- Επιλέξτε τον λογαριασμό για τον οποίο πρέπει να ισχύουν άλλες ρυθμίσεις και αφαιρέστε το σημάδι ελέγχου μπροστά του Συμπερίληψη λογαριασμού σε αυτήν την ομάδαΤο Κλείστε το διάλογο με Εντάξει.
- Στη συνέχεια κάντε κλικ στο ΝέοςΤο Εισαγάγετε το όνομα του λογαριασμού για τον οποίο θα εφαρμοστεί ειδικός κανονισμός και κάντε κλικ στο Εντάξει.
- Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει τώρα, αλλάξτε την επιλογή Συμπερίληψη λογαριασμού σε αυτήν την ομάδα και κάντε κλικ Εντάξει.
- Επιλέξτε το λογαριασμό. Ενεργοποιήστε την επιλογή για αυτό Αυτόματο κιβώτιο ταχυτήτων κάθε Χ λεπτά και εισάγετε το επιθυμητό διάστημα.
- Κλείσιμο όλων των διαλόγων.
Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας
Εάν ελέγχετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε λίγα λεπτά, αλλά δεν χρειάζεται να ενημερώνεστε συνεχώς για νέα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνιστάται να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία ειδοποιήσεων επιφάνειας εργασίας του Outlook. Στη συνέχεια, το Outlook δεν εμφανίζει ένα παράθυρο ειδοποιήσεων ή ένα εικονίδιο επιστολής για λίγα δευτερόλεπτα για κάθε νέο e-mail και επίσης δεν αναπαράγει ήχο.
Συνεχίστε ως εξής στο Outlook έως την έκδοση 2007:
- Καλέστε την εντολή Εργαλεία → Επιλογές επί.
- κάντε κλικ στο Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μετά Προηγμένες επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Στρίψτε κάτω Όταν φτάσουν νέα στοιχεία στα εισερχόμενα και οι τέσσερις επιλογές.
- Κλείστε τα παράθυρα διαλόγου.
Στο Outlook 2010 κάντε τα εξής:
- Καλέστε την εντολή Αρχείο → Επιλογές επί.
- Ανοίξτε το μητρώο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
- Εναλλαγή των παρακάτω τεσσάρων επιλογών Όταν έρχονται νέα μηνύματα και κλείστε το διάλογο.
