Έτσι δημιουργείτε πολλές υπογραφές για έναν λογαριασμό αλληλογραφίας και αποφασίζετε ποια θα πρέπει να εισαχθεί σε ένα μήνυμα.
Εάν ορίσετε δύο ή περισσότερες υπογραφές για έναν λογαριασμό αλληλογραφίας και θέλετε να προσθέσετε μία από αυτές τις υπογραφές στο τέλος μιας αλληλογραφίας, έχετε πολλές επιλογές:
-
Εάν χρησιμοποιείτε μία από τις υπογραφές στα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρειάζεστε μόνο περιστασιακά μία ή δύο άλλες υπογραφές, προχωρήστε ως εξής: Ορίστε την μία υπογραφή που χρησιμοποιείται συχνότερα μέσω των "Εργαλεία, Επιλογές, Μορφή Email, Υπογραφές", έτσι ώστε να προστίθεται αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αυτόν τον λογαριασμό (περισσότερα για αυτό σε αυτήν την συμβουλή). Ορίζετε τη δεύτερη υπογραφή (όπως περιγράφεται παρακάτω) ως μονάδα αυτόματου κειμένου - μόλις θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπογραφή, διαγράψτε την αυτόματα εισαγόμενη και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τη μονάδα κειμένου υπογραφής.
-
Εάν χρησιμοποιείτε πρακτικά και τις δύο υπογραφές εναλλάξ, τότε ορίζετε μια ξεχωριστή μονάδα κειμένου για κάθε υπογραφή και εισάγετε την κατάλληλη στο τέλος μιας αλληλογραφίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να εξοικονομήσετε την ανάγκη δημιουργίας υπογραφής μέσω "Extras, Options, E-Mail Format, Signatures".
-
Μια τρίτη, αλλά επιρρεπής σε σφάλματα, δυνατότητα: Εισάγετε τα κείμενα της υπογραφής 1 και της υπογραφής 2 ως ένας Υπογραφή. Το Outlook στη συνέχεια εισάγει και τα δύο κείμενα σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρέπει να διαγράψετε το ακατάλληλο κείμενο υπογραφής πριν από την αποστολή (διαφορετικά οι παραλήπτες θα εκπλαγούν γιατί η διεύθυνσή σας εμφανίζεται δύο φορές στο τέλος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).
Πώς να ορίσετε την υπογραφή ως μονάδα κειμένου (αυτό είναι δυνατό μόνο εάν το Word έχει ρυθμιστεί ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας στο Outlook):
1. Σε ένα παράθυρο μηνύματος στο Outlook ή σε ένα έγγραφο του Word, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αποθηκεύσετε ως μονάδα κειμένου υπογραφής και μορφοποιήστε το. το κείμενο μπορεί επίσης να έχει πολλές παραγράφους και ακόμη και γραφικά.
2. Επισημάνετε την ιστορία και πατήστε ALT + F3.
3. Η λειτουργία αυτόματου κειμένου εμφανίζει τώρα ένα διάλογο στο οποίο εισάγετε τη συντομογραφία για τη λειτουργική μονάδα κειμένου (προτείνεται η αρχή του κειμένου). συμπληρώστε την καταχώρηση με "ΟΚ".
Παρακαλώ σημειώστε: Η συνάρτηση Autotext διαφοροποιεί μεταξύ κεφαλαίων και κεφαλαίων γραμμάτων: Εάν, για παράδειγμα, εισαγάγετε "Test" ως συντομογραφία, πρέπει επίσης να εισαγάγετε "Test" (και όχι "test") για να καλέσετε την ενότητα κειμένου.
Εάν πληκτρολογήσετε τη συντομογραφία για την υπογραφή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μέλλον, θα εμφανιστεί μια επεξήγηση εργαλείου στην οποία μπορείτε να δείτε την αρχή της ενότητας κειμένου. Στη συνέχεια, πατήστε Enter για να συμπεριλάβετε την πλήρη υπογραφή στην αλληλογραφία αντί για τη συντομογραφία.
