Πώς να χρησιμοποιήσετε τις υπογραφές e-mail ως μέσο ενημέρωσης και διαφήμισης

Χρησιμοποιείτε την υπογραφή στο τέλος κάθε e-mail για να παρέχετε στον παραλήπτη τη διεύθυνσή σας και τις υποχρεωτικές πληροφορίες που απαιτεί ο νόμος. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την υπογραφή για να μεταφέρετε προσφορές, διαφημιστικές πληροφορίες ή άλλα μηνύματα.

Ρυθμίστε μια υπογραφή

Μπορείτε να ρυθμίσετε μια υπογραφή στο Outlook ως εξής:

1. Καλέστε την εντολή TOOLS >> OPTIONS.
2. Ανοίξτε την καρτέλα E-MAIL FORMAT και κάντε κλικ στο SIGNATURES και στη συνέχεια στο NEW.
3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα υπογραφή. Διατηρήστε την επιλογή Δημιουργία υπογραφής χωρίς πρότυπο (αυτή η επιλογή δεν είναι πλέον διαθέσιμη στο Outlook 2007) και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.
4. Εισαγάγετε και μορφοποιήστε το κείμενο για την υπογραφή. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας.
   

Σημειώστε ότι ο παραλήπτης θα δει τη μορφοποίηση μόνο εάν έχει ορίσει HTML ή RTF ως μορφή e-mail. Στην περίπτωση e-mail σε μορφή απλού κειμένου, φυσικά, δεν εμφανίζονται έντονα γράμματα ή παρόμοια.
Εάν έχετε Outlook έως και την έκδοση 2003, συνεχίστε ως εξής:

1. Κάντε κλικ στο ΤΕΛΟΣ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
2. Στην καρτέλα E-MAIL FORMAT, στην περιοχή Υπογραφές, επιλέξτε τον λογαριασμό e-mail για τον οποίο θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί η νέα υπογραφή. Στη συνέχεια, το Outlook εισάγει αυτόματα την υπογραφή στο τέλος κάθε νέου e-mail ή κάθε απάντησης και προώθησης που στέλνετε μέσω αυτού του λογαριασμού.
3. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

Εάν έχετε Outlook 2007, κάντε τα εξής αντ 'αυτού:

1. Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση.
2. Επάνω δεξιά στο παράθυρο διαλόγου, στο πεδίο λογαριασμού E-Mail, επιλέξτε τον λογαριασμό για τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί αυτόματα η νέα υπογραφή.
3. Κάτω από αυτό επιλέγετε το όνομα της υπογραφής για ΝΕΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ και για ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ / ΜΠΡΟΣΤΑΡ.
4. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου με το OK.

Δεδομένου ότι το Outlook αντιγράφει την υπογραφή στο πεδίο μηνυμάτων, μπορείτε να την αλλάξετε πριν από την αποστολή του e -mail - για παράδειγμα, εισαγάγετε την άμεση επέκταση τηλεφώνου για έναν σημαντικό πελάτη, ενώ η κανονική υπογραφή περιέχει τον αριθμό του πίνακα.

Συμπεριλάβετε την υπογραφή σας με την επαγγελματική σας κάρτα

Εάν έχετε δημιουργήσει μια ψηφιακή επαγγελματική κάρτα με τα δεδομένα σας στο Outlook, μπορείτε να την επισυνάψετε στην υπογραφή e-mail σας. Ο παραλήπτης της επαγγελματικής κάρτας μπορεί να μεταφέρει τα δεδομένα επαφής στο βιβλίο διευθύνσεών του με ένα διπλό κλικ.
Σημαντικό: Το Outlook έως την έκδοση 2003 στέλνει την επαγγελματική κάρτα με τη μορφή αρχείου vCard, το οποίο μπορεί επίσης να διαβαστεί από άλλους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός από το Outlook. Το Outlook 2007, από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιεί τη μορφή VCF, η οποία ερμηνεύεται μόνο σωστά με το Outlook 2007 και το επερχόμενο Outlook 2010.
Πώς να προσθέσετε την επαγγελματική σας κάρτα στην υπογραφή στο Outlook:

1. Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, δημιουργήστε μια νέα καταχώρηση με τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο βιβλίο διευθύνσεων.
2. Καλέστε την εντολή TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ.
4. Εάν έχετε ήδη εισαγάγει μια υπογραφή, επιλέξτε την στο επάνω αριστερό πεδίο. Στο Outlook έως το 2003 θα πρέπει τώρα να κάνετε κλικ στην Επεξεργασία. Εάν δεν έχετε εισαγάγει ακόμα υπογραφή, κάντε το χρησιμοποιώντας το κουμπί ΝΕΟ.
5. Στο Outlook 2003 ή παλαιότερα, επιλέξτε την κάρτα vCard στην Προσθήκη αυτής της επαγγελματικής κάρτας (vCard) σε αυτό το πεδίο υπογραφής. Στο Outlook 2007, στην ενότητα Επεξεργασία προεπιλογής υπογραφής, κάντε κλικ στην επιλογή ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΚΑΡΤΑ. Επιλέξτε την καταχώριση επαφών σας από το βιβλίο διευθύνσεων και κάντε κλικ στο OK. Το αρχείο VCF δημιουργείται αυτόματα και μια προεπισκόπηση εισάγεται στην υπογραφή.
6. Κλείσιμο όλων των διαλόγων.

ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ

Από την 1η Ιανουαρίου 2007, έχει ρυθμιστεί νομικά στη Γερμανία ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται στην εμπορική αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών μηνυμάτων:

• το πλήρες όνομα της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης της επιχειρηματικής φόρμας
• ο τόπος του κλάδου με τη σωστή ορθογραφία που μπορεί να κληθεί
• το αρμόδιο τοπικό δικαστήριο
• τον αριθμό εμπορικού μητρώου
• τον αριθμό φορολογικού μητρώου πωλήσεων
• το όνομα του διευθύνοντος συμβούλου, του ιδιοκτήτη ή του προέδρου του διοικητικού συμβουλίου και του εποπτικού συμβουλίου

Αυστηρά μιλώντας, επίσης και ο φορολογικός αριθμός (πολλές εταιρείες το δίνουν μόνο κατόπιν αιτήματος για να αποφευχθεί η κακή χρήση)
Πρόσθετες πληροφορίες όπως αριθμοί τηλεφώνου και φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διεύθυνση ιστού, στοιχεία του τμήματος κ.λπ. είναι προαιρετικά. Σύμφωνα με το νόμο, οι υποχρεωτικές πληροφορίες πρέπει να είναι «ευανάγνωστες» στην οθόνη και στις εκτυπώσεις. Αυτές οι απαιτήσεις ρυθμίζονται σε:

• Εμπορικός κώδικας, HGB, Ενότητα 37α
• GmbH Act (GmbHG), Τμήμα 35α
• Stock Corporation Act (AktG), Τμήμα 80