Διατηρήστε ενημερωμένα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε δύο υπολογιστές

Δεν χρειάζεστε απαραίτητα λογισμικό συγχρονισμού εάν θέλετε να διατηρείτε τα e-mail σας ενημερωμένα σε δύο ή περισσότερους υπολογιστές. Απλώς πρέπει να είστε προσεκτικοί με τις ρυθμίσεις λογαριασμού και να ρυθμίσετε έναν ή δύο κανόνες με τον οδηγό κανόνων.

Όπως γνωρίζετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλούς υπολογιστές για να αποκτήσετε πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας στον διακομιστή αλληλογραφίας, για παράδειγμα στο GMX ή στο Web.de, και να ελέγξετε τα e-mail σας. Είναι ακόμη δυνατό να χρησιμοποιείτε διαφορετικά προγράμματα e-mail στους υπολογιστές-εκτός από το Outlook στο γραφείο, για παράδειγμα, Windows Mail στον ιδιωτικό υπολογιστή ή ακόμα και το πρόγραμμα e-mail σε Mac. Το σημαντικό είναι ποιο e- αλληλογραφία - Πρωτόκολλο που χρησιμοποιείτε για να ελέγξετε το email σας: POP3 ή IMAP.
Με δωρεάν λογαριασμούς e-mail με GMX, Web.de, Google κ.λπ. έχετε ρυθμιστεί στο πρωτόκολλο POP3, ενώ με παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επί πληρωμή έχετε συχνά την επιλογή μεταξύ POP3 και IMAP. Το POP3 χρονολογείται από την εποχή που ο χώρος αποθήκευσης στους διακομιστές ήταν περιορισμένος και επομένως πολύτιμος. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Outlook είναι προκαθορισμένα με τέτοιο τρόπο ώστε να διαγράφουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διακομιστή μόλις τα ανακτήσετε μέσω του POP3 και τα αποθηκεύσετε στον υπολογιστή.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ανακτήσετε κάθε e-mail μόνο μία φορά. Ωστόσο, αυτό μπορεί να αποφευχθεί εάν αλλάξετε τις ρυθμίσεις για τους λογαριασμούς e-mail σας και δώσετε εντολή στο Outlook σε κάθε υπολογιστή σας να μην διαγράψει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διακομιστή αλληλογραφίας μετά την ανάκτησή τους.
Μπορείτε να διαβάσετε πώς να το κάνετε αυτό στην επόμενη ενότητα. Το πρωτόκολλο IMAP έχει το πλεονέκτημα ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν στον διακομιστή αλληλογραφίας σε κάθε περίπτωση - ανεξάρτητα από τη συχνότητα πρόσβασης σε αυτά και ανεξάρτητα από τις ρυθμίσεις λογαριασμού στο Outlook. Μόνο όταν διαγράφετε ρητά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διακομιστή αλληλογραφίας με το Outlook, δεν υπάρχουν πλέον εκεί.

Αποτρέψτε τη διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το POP3

Εάν (πρέπει να) χρησιμοποιήσετε το POP3 ως πρωτόκολλο μετάδοσης, αλλά θέλετε να ελέγξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δύο ή περισσότερους υπολογιστές, προχωρήστε ως εξής:

1. Καλέστε την εντολή EXTRAS >> EMAIL ACCOUNTS ή EXTRAS >> ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ στο Outlook στον υπολογιστή σας (για παράδειγμα στο γραφείο).
2. Στο Outlook 2003 ή παλαιότερα, καθορίστε ότι θέλετε να ΠΡΟΒΟΛΕΤΕ ED ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ E-MAIL και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ. Στο Outlook 2007, μεταβείτε στο βήμα 3.
3. Επιλέξτε τον λογαριασμό email σας και κάντε κλικ στο CHANGE.
4. Κάντε κλικ στις ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ.
5. Στην καρτέλα ADVANCED, ενεργοποιήστε την επιλογή LEAVE ALL MESSAGES στον διακομιστή.
6. Για να μην υπερχειλίσει το γραμματοκιβώτιο στο διακομιστή αλληλογραφίας, ενεργοποιήστε την επιλογή REMOVE FROM SERVER AFTER … DAYS και εισαγάγετε μια κατάλληλη χρονική περίοδο.
7. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ για να επιστρέψετε στο διάλογο από το βήμα 3.
8. Εάν έχετε ρυθμίσει άλλους λογαριασμούς e-mail στο Outlook και θέλετε να τους αναζητήσετε με άλλο υπολογιστή, επαναλάβετε τα βήματα 3 έως 7 για αυτούς τους λογαριασμούς.
9. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο ΤΕΛΟΣ.
10. Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 9 στον δεύτερο υπολογιστή (για παράδειγμα στο σπίτι).

Εάν χρησιμοποιείτε Windows Mail ή Outlook Express αντί του Outlook στον υπολογιστή σας στο σπίτι, αλλάξτε τις ρυθμίσεις λογαριασμού στο ιδιωτικό σας πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως εξής:
Καλέστε την εντολή EXTRAS >> ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ. Επιλέξτε τον λογαριασμό σας και κάντε κλικ στο ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ. Στην καρτέλα ADVANCED, ενεργοποιήστε την επιλογή LEAVE ALL MESSAGES στον διακομιστή. Εισαγάγετε τον αριθμό των ημερών μετά την οποία θα πρέπει να διαγραφούν τα αντίγραφα από το διακομιστή.

Αντίγραφα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται

Με τον τρόπο που περιγράφεται, διασφαλίζετε ότι λαμβάνετε τα λαμβανόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στους δύο υπολογιστές. Εάν θέλετε επίσης αντίγραφα όλων των e-mail και στους δύο υπολογιστές που έχετε στείλει σε έναν από τους δύο υπολογιστές, τότε στείλτε ένα αντίγραφο αυτού του e-mail στη δική σας διεύθυνση. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτό με έναν κανόνα:

1. Ανοίξτε τη μονάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Καλέστε την εντολή EXTRAS >> ΚΑΝΟΝΕΣ ΚΑΙ ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΕΙΣ (Outlook από το 2003) ή EXTRAS >> RULE ASSISTANT (παλαιότερες εκδόσεις του Outlook).
3. Στην καρτέλα E-MAIL RULES, κάντε κλικ στην επιλογή NEW RULE (ή NEW στο Outlook πριν από την έκδοση 2003) και επιλέξτε ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΝΟΝΑΣ ΧΩΡΙΣ ΠΡΟΤΥΠΟ.
4. Επιλέξτε ΕΛΕΓΧΟΣ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗ και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.
5. Ενεργοποιήστε την επιλογή ONLY ON THIS COMPUTER στο επάνω παράθυρο και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.
6. Τώρα ενεργοποιήστε στο επάνω παράθυρο ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΑΥΤΟ ΣΕ ΛΙΣΤΑ ΑΤΟΜΩΝ / ΔΙΑΝΟΜΗΣ (ΚΛ).
7. Στο κάτω παράθυρο κάντε κλικ στο μπλε υπογραμμισμένο ΕΝΑ ΛΙΣΤΑ ΑΤΟΜΩΝ / ΔΙΑΝΟΜΗΣ. Επιλέξτε τη διεύθυνση email σας.
   
8. Ενεργοποιήστε επίσης ΜΗΝ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΕ ΑΛΛΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
9. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου με το OK. Το Outlook συνεχίζει να δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα όλων των αποσταλμένων μηνυμάτων στο φάκελο "Απεσταλμένα στοιχεία". Εάν θέλετε να αποτρέψετε αυτό να συμβεί στο μέλλον, καλέστε την εντολή EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL OPTIONS και απενεργοποιήστε την επιλογή ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΣΤΟΝ ΦΑΚΕΛΟ "ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΩΝ".