Με αυτόν τον τρόπο ορίζετε ένα επαναλαμβανόμενο ραντεβού και το Outlook το εισάγει στο ημερολόγιο όσο συχνά απαιτείται.
Ορισμένα ραντεβού λαμβάνουν χώρα ξανά και ξανά: η εβδομαδιαία συνάντηση της ομάδας, η διάσκεψη του διευθυντή του τμήματος κάθε πρώτη Τετάρτη του μήνα, η υποβολή της δήλωσης φόρου επί των πωλήσεων μία φορά το τρίμηνο, για να αναφέρουμε μόνο μερικά. Μπορείτε να απλοποιήσετε την καταχώριση τέτοιων επαναλαμβανόμενων ραντεβού στο ημερολόγιο του Outlook, ορίζοντάς τα ως μια σειρά συναντήσεων - το Outlook προσθέτει αυτόματα μια καταχώριση για τη συνάντηση της ομάδας στο ημερολόγιο κάθε Παρασκευή, για παράδειγμα.
Μπορείτε να ορίσετε ένα επαναλαμβανόμενο ραντεβού ως εξής:
1. Δημιουργήστε ένα ραντεβού στο ημερολόγιο με το κατάλληλο θέμα, έναρξη και διάρκεια, πιθανώς με υπενθύμιση.
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Τύπος σειράς" στο παράθυρο διαλόγου ραντεβού.
3. Στην ενότητα "Σειρά μοτίβου", επιλέξτε το διάστημα στο οποίο πρέπει να εισαχθούν τα ακόλουθα ραντεβού (περισσότερα για αυτό παρακάτω).
4. Στην ενότητα "Διάρκεια σειράς", εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να ξεκινήσει το πρώτο από τα ραντεβού. Στη συνέχεια, μπορείτε να καθορίσετε εάν το επαναλαμβανόμενο ραντεβού πρέπει να λήξει μετά από έναν ορισμένο αριθμό ραντεβού ή σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Ειδικά για ραντεβού με μεγάλη συχνότητα επανάληψης, είναι σκόπιμο να περιορίσετε τον αριθμό (πρώτα απ 'όλα), ώστε να μην διογκώσετε άσκοπα το ημερολόγιο του Outlook.
5. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου "Επαναλαμβανόμενη συνάντηση" και αποθηκεύστε και κλείστε το παράθυρο διαλόγου ραντεβού (μόλις ολοκληρώσετε όλες τις καταχωρήσεις σε αυτό).
Σχέδιο σειράς:
Το Outlook προσφέρει τα ακόλουθα διαστήματα επανάληψης:
-
Καθημερινά: Εδώ μπορείτε να καθορίσετε αν το ραντεβού πρέπει να λαμβάνει χώρα κάθε μέρα, κάθε 2η, κάθε 3η κ.λπ. Επιπλέον, είναι δυνατό να περιορίσετε τα ραντεβού μόνο σε εργάσιμες ημέρες.
-
Εβδομαδιαία: Εδώ μπορείτε να καθορίσετε ποια ημέρα της εβδομάδας θα πρέπει να πραγματοποιηθεί το ραντεβού. Καθορίζετε επίσης εάν το ραντεβού πρέπει να επαναλαμβάνεται κάθε εβδομάδα, κάθε δεύτερη εβδομάδα ή σε μεγαλύτερο διάστημα.
-
Μηνιαία: Και εδώ, έχετε επίσης την επιλογή να καθορίσετε εάν το ραντεβού λαμβάνει χώρα κάθε μήνα, κάθε 2ο μήνα ή σε υψηλότερο διάστημα. Καθορίζετε επίσης εάν το ραντεβού πρέπει να επαναληφθεί σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία (για παράδειγμα στις 14 κάθε μήνα) ή σε μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας (για παράδειγμα την πρώτη Δευτέρα του μήνα).
-
Ετήσια: Για την ετήσια επανάληψη, καθορίζετε επίσης εάν πρόκειται για καθορισμένη ημερομηνία ή για συγκεκριμένη ημέρα σε συγκεκριμένο μήνα. "Κάθε 10 Οκτωβρίου", για παράδειγμα, είναι ιδανικό για επετείους ή γενέθλια.
Μια εναλλακτική μέθοδος δημιουργίας μιας σειράς ραντεβού είναι η ακόλουθη: Κάντε δεξί κλικ στην ώρα του ημερολογίου κατά την οποία πρέπει να ξεκινήσει η σειρά των ραντεβού και να επικαλεστεί την εντολή "Νέα σειρά ραντεβού". Το παράθυρο διαλόγου που περιγράφεται στο βήμα 3 παραπάνω θα εμφανιστεί αμέσως. Μόλις συμπληρώσετε το, πρέπει ακόμα να ορίσετε το θέμα και τη διάρκεια της καταχώρισης.
Παρακαλώ σημειώστε: Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ένα ραντεβού από μια σειρά αργότερα, το Outlook ρωτά εάν η αλλαγή επηρεάζει ολόκληρο ή μόνο αυτό το ραντεβού. Αυτό ισχύει επίσης για τη διαγραφή ενός ραντεβού από τη σειρά.