Δομή παρουσιάσεων PowerPoint: συμβουλές και ιδέες

Με πολλές συμβουλές και συμβουλές για εσάς!

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν συνηθίσει να δομούν τον εαυτό τους και την καθημερινότητά τους, τόσο επαγγελματικά όσο και ιδιωτικά. Οι κλήσεις πωλήσεων ενός αντιπροσώπου πωλήσεων, για παράδειγμα, είναι δομημένες με τον ίδιο τρόπο όπως οι τακτικές συναντήσεις ενός συμβουλίου συλλόγου σε ένα αθλητικό σωματείο. Μια δομή ή ένα περίγραμμα εγγυάται ότι οι υποχρεώσεις στην εργασία ή στους προσωπικούς τομείς της ζωής μπορούν να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά και θετικά. Σε αντίθεση με τους οργανωμένους ανθρώπους, οι μη δομημένοι άνθρωποι χάνουν πολύ χρόνο, πρέπει να ξεκινούν επαναλαμβανόμενα καθήκοντα και να επιτυγχάνουν λιγότερο από το προγραμματισμένο.

Αυτά τα γεγονότα ισχύουν επίσης για τη δομή μιας παρουσίασης του PowerPoint. Μια δομή παρουσίασης διασφαλίζει ότι τα γεγονότα και τα επιχειρήματα παρουσιάζονται με τη σωστή σειρά. Μια δομή εγγυάται ότι τα βασικά μηνύματα δεν θα εμφανίζονται στην αρχή ή στο μεσαίο τμήμα. Επιπλέον, είναι εγγυημένο ότι υπάρχει επαρκής χρόνος για να απαντήσετε στις ερωτήσεις του κοινού ή του κοινού.

Εκπαιδευτικό βίντεο: Πώς να δομήσετε την παρουσίασή σας στο PowerPoint λογικά με ένα περίγραμμα

Η δομή παρουσίασης στο PowerPoint - τι πρέπει να προσέξουν οι ομιλητές κατά την προετοιμασία

Η καλή προετοιμασία είναι κάτι περισσότερο από «τη μισή μάχη». Αυτό το ρητό ισχύει αν κάποιος επιδιώξει να δώσει μια ενημερωτική και επαγγελματική παρουσίαση μπροστά σε ένα κοινό. Η καλή προετοιμασία ξεκινά με τη δομή του θέματος Για να τονίσει την προστιθέμενη αξία για το κοινό και το κοινό Τα βασικά μηνύματα θα πρέπει στη συνέχεια να καλύπτονται από οπτικοποιήσεις και κατανοητά επιχειρήματα. Αντικείμενα, γραφικά και άλλα στυλιστικά μέσα αναπαράστασης αποκτούν αξία εάν ενσωματωθούν επαγγελματικά στην παρουσίαση και δεν αποσπούν την προσοχή από όσα λέγονται.

Εκτός από ένα κοινό νήμα και μια λογική δομή στην οποία τα επιχειρήματα βασίζονται το ένα στο άλλο, είναι σημαντικό οι επικεφαλίδες στις διαφάνειες να έχουν νόημα. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να περιέχουν το βασικό μήνυμα της παρακάτω διαφάνειας και η γλωσσική δομή να είναι εύκολα κατανοητή και ταυτόχρονα ενδιαφέρουσα. Εάν ο τίτλος τραβήξει την προσοχή του κοινού και δημιουργήσει ενδιαφέρον για τα ακόλουθα βασικά μηνύματα και επιχειρήματα, θα φανεί επαγγελματίας. Η απόδοση διατήρησης του ακροατή αυξάνεται εμφατικά.

Υπόδειξη:

Ένας δείκτης προόδου στις διαφάνειες μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε μια επισκόπηση κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. Δείχνει στον ομιλητή πόσο μακριά έχει φτάσει στη δομή της παρουσίασης. Το fade-in μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για τους θεατές να δουν πόσο καιρό θα πάρει η παρουσίαση. Οι δείκτες προόδου είναι κατάλληλοι για όλες αυτές τις περιπτώσεις.

Η διαφάνεια του τίτλου - η εισαγωγή σε μια λογική παρουσίαση

Όπως και μια καλά μελετημένη επαγγελματική επιστολή ή ιστορία ξεκινά με την εισαγωγή, μια παρουσίαση του PowerPoint πρέπει πάντα να ξεκινά με μια διαφάνεια τίτλου. Η δήλωση τίτλου και το περιεχόμενό της εισάγουν τις σκέψεις της παρουσίασης. Δίνουν στο κοινό μια εντύπωση για το θέμα και τη βασική κατεύθυνση της διάλεξης. Κάθε κενή παρουσίαση στο PowerPoint ξεκινά με μια διαφάνεια τίτλου στην οποία μπορούν να ενσωματωθούν τόσο ο κύριος τίτλος όσο και ο υπότιτλος.

Η διαφάνεια επισκόπησης - αυξήστε τις προσδοκίες σας

Ως αποτέλεσμα, είναι λογικό να σχεδιάσουμε μια διαφάνεια επισκόπησης για την παρουσίαση. Μια διαφάνεια επισκόπησης στοχεύει να παρέχει στο κοινό λεπτομερείς πληροφορίες. Κατά κανόνα, θα πρέπει να περιέχει έναν δομημένο κατάλογο των θεμάτων της διάλεξης. Με ελκυστικές ερωτήσεις ή κατάλληλες οπτικοποιήσεις στη διαφάνεια του τίτλου, είναι δυνατό να επιστήσουμε την προσοχή στο αναμενόμενο περιεχόμενο. Εάν οι εικόνες πρέπει να παρέχονται με ετικέτες, είναι σκόπιμο να ενσωματωθούν μεμονωμένα πεδία κειμένου. Τα στοιχεία πλοήγησης στη διαφάνεια επισκόπησης μπορούν επίσης να διασφαλίσουν ότι κάθε ακροατής μπορεί να διατηρήσει τα προσόντα του. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για παρουσιάσεις με πολλά γεγονότα ή βασικά μηνύματα.

Το κύριο μέρος - δομημένο από βασικά μηνύματα και ενότητες

Στο κύριο μέρος της παρουσίασης του PowerPoint, ο δηλωμένος στόχος θα πρέπει να είναι η συζήτηση των βασικών δηλώσεων του θέματος με λογικό και ενδιαφέρον τρόπο με κατάλληλη σειρά. Το κύριο μέρος εξαρτάται πάντα από τη σωστή δομή παρουσίασης. Αυτό μπορεί να ειπωθεί επειδή η δομή του κύριου μέρους αποφασίζει εάν οι ακροατές και οι θεατές εσωτερικεύουν το θέμα και τα βασικά μηνύματα και αντλούν προσωπικά συμπεράσματα από όσα λέγονται και παρουσιάζονται. Εάν η διάλεξη είναι δομημένη παράλογα, το κοινό μπορεί να ψυχαγωγηθεί το πολύ χωρίς να αγγίξει προσωπικά.

Ως τυπική δομή, είναι σκόπιμο να λάβετε ένα βασικό βασικό μήνυμα του θέματος και να το υποστηρίξετε σε μία ή δύο διαφάνειες με κατάλληλα επιχειρήματα. Σε μια τρίτη διαφάνεια, μια περίληψη του βασικού μηνύματος μπορεί να συνδεθεί με την προστιθέμενη αξία του κοινού. Οι διαδικασίες και οι δομές του βασικού μηνύματος μπορούν να εξηγηθούν και να επισημανθούν ευκολότερα εάν τα σημεία προσανατολισμού είναι ενσωματωμένα στην παρουσίαση.

Από την πλευρά του θεατή, η κύρια απάντηση θα πρέπει να είναι ποια είναι τα οφέλη του ακροατή από το περιεχόμενο των διαφανειών που εμφανίζονται. Ο:

• Τρόπος απόδοσης,
• Ο σχεδιασμός των διαφανειών με χρώματα, κείμενα, γραφικά ή επεξηγηματικά βίντεο και
• Μια καλά μελετημένη δομή παρουσίασης

αυξάνει αυτόματα την προσοχή του κοινού. Τα σημαντικά βασικά μηνύματα πρέπει επίσης να επαναλαμβάνονται με έμφαση, έτσι ώστε το «κοινό νήμα» να γίνει αναγνωρίσιμο για το κοινό. Μπορεί επίσης να είναι αποτελεσματικό να το κάνετε αυτό εισάγοντας διαφάνειες από άλλες παρουσιάσεις στην τρέχουσα παρουσίαση. Αυτό μπορεί να γίνει με λίγα μόνο κλικ.

Εισαγάγετε ενότητες για να οργανώσετε την παρουσίαση

Εκτός από τις νέες διαφάνειες, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ενότητες στο PowerPoint. Είναι εύκολο να ενσωματώσετε μια ενότητα ή πολλές ενότητες στην παρουσίαση στην περιοχή μενού "Έναρξη" στην καρτέλα "Διαφάνεια".

Οι ομιλητές που οργανώνουν τις διαφάνειές σας σε ενότητες κατά την περίοδο προετοιμασίας θα ενεργήσουν σκόπιμα. Παρά τη καλά μελετημένη δομή και μια δομή παρουσίασης που έχει εκπονηθεί εκ των προτέρων, μπορεί να προκύψουν επιχειρήματα ή βασικές δηλώσεις στη φάση της προετοιμασίας που πρέπει να αντιμετωπιστούν πιο εντατικά ή σε διαφορετικό χρονικό σημείο.

Εάν η παρουσίαση έχει διαχωριστεί προληπτικά σε κλειστές ενότητες, αυτές μπορούν να μετακινηθούν μέσα στην παρουσίαση με ένα κλικ. Χωρίς ενότητες, μεμονωμένες διαφάνειες ή αλυσίδες επιχειρημάτων θα πρέπει να αντιγραφούν από τις διαφάνειες με το χέρι. Αυτό είναι χρονοβόρο και αντιπαραγωγικό ως προς το περίγραμμα.

Συνοψίζοντας, συνιστάται η επεξεργασία μιας καλά μελετημένης και λογικά δομημένης δομής παρουσίασης στη φάση της προετοιμασίας. Το κύριο μέρος της παρουσίασης στοχεύει να συνδυάσει επιχειρήματα, γεγονότα, περιεχόμενο και βασικές δηλώσεις με οπτικοποιήσεις και να πείσει το κοινό. Μπορεί να έχει νόημα να συμπεριλάβετε μια συνοπτική διαφάνεια μετά από κάθε βασικό μήνυμα στη δομή της παρουσίασης. Αυτό δεσμεύει τις πιο σημαντικές δηλώσεις, δείχνει τα οφέλη για το κοινό και βοηθά να κρατηθεί η προσοχή του κοινού σε υψηλό επίπεδο.

Σπουδαίος:

Κατά την προετοιμασία της παρουσίασης, σκεφτείτε προληπτικά πόσα και ποια βασικά μηνύματα θέλετε να τονίσετε ιδιαίτερα. Η απόφαση για τη σημασία των βασικών μηνυμάτων είναι σημαντική και πρέπει να καθοριστεί με βάση τους στόχους της παρουσίασης.

Υπόδειξη:

Οι καρτέλες είναι ιδανικές για την επισήμανση μεμονωμένου περιεχομένου, ειδικά κατά τη διάρκεια μακρών παρουσιάσεων. Ταυτόχρονα, η γενική δομή της παρουσίασης παραμένει ορατή παρά τα μητρώα, γεγονός που διευκολύνει σαφώς τον προσανατολισμό του κοινού.

Χρησιμοποιήστε την τελευταία διαφάνεια για να ενεργοποιήσετε το κοινό

Το μεγάλο φινάλε κάθε παρουσίασης είναι η τελευταία διαφάνεια. Ανάλογα με το εύρος της παρουσίασης, μπορούν να προβληθούν πολλές διαφάνειες μαζί στο τέλος της παρουσίασης, προκειμένου να συνοψιστεί το περιεχόμενο. Στο τέλος της παρουσίασης, δεν πρόκειται μόνο για στατική επανάληψη των δομημένων γεγονότων και των βασικών δηλώσεων των διαφανειών. Οι ομιλητές πρέπει να εστιάζουν στο κοινό και τις ανάγκες τους.

Οι συναισθηματικές δηλώσεις και επιχειρήματα καθώς και η οπτικοποίηση με στόχο τον στόχο με εικόνες, επικεφαλίδες ή άλλες στιλιστικές συσκευές θα πρέπει να ζωντανεύουν το κοινό και να διεγείρουν τη σκέψη. Εάν ο στόχος της παρουσίασης είναι η πώληση ενός προϊόντος, για παράδειγμα, τα πλεονεκτήματα και τα οφέλη για το κοινό θα πρέπει να παρουσιάζονται βήμα προς βήμα στο τέλος. Η κατάσταση είναι παρόμοια με μια παρουσίαση με υποστήριξη PowerPoint, η οποία αποσκοπεί στην ενημέρωση των εργαζομένων μιας εταιρείας. Στο τέλος μιας παρουσίασης, από την άποψη του κοινού, θα πρέπει να απαντηθούν συνολικά οι ακόλουθες δύο ερωτήσεις:

1. Τι παίρνω προσωπικά από τα επιχειρήματα της παρουσίασης;
2. Τι θα κάνω με τις γνώσεις που έχω αποκτήσει; Ποιο είναι το επόμενο βήμα για μένα;

Έτσι πρέπει να δομηθούν οι παρουσιάσεις στο PowerPoint

Μια καλά μελετημένη δομή παρουσίασης στο Microsoft PowerPoint που έχει δημιουργηθεί με ικανότητες είναι απαραίτητη για τη δημιουργία ενδιαφέρουσων και ενημερωτικών διαλέξεων με προβολές διαφανειών για το κοινό. Το PowerPoint προσφέρει πολλές επιλογές για την προσθήκη οπτικοποιήσεων, κειμένου και περιεχομένου πολυμέσων σε μια παρουσίαση. Όσοι λαμβάνουν υπόψη τις συμβουλές και τις ιδέες για τη δομή της παρουσίασης θα ευχαριστήσουν το κοινό.

Εκτός από τη δομή της παρουσίασης, είναι επίσης σημαντικό ο παρουσιαστής να μπορεί να παρουσιάσει το περιεχόμενο και τα βασικά μηνύματα της παρουσίασης με ρητορικό και κατατοπιστικό τρόπο. Μια επαγγελματικά δομημένη και λογικά δομημένη παρουσίαση φαίνεται ήπια αν η παρουσιάστρια αποδίδει βαρετά, χωρίς χειρονομίες και εκφράσεις του προσώπου και με λίγη ενσυναίσθηση. Το ίδιο ισχύει εάν ο παρουσιαστής παρασύρει το κοινό με την ομιλία του, ενώ τα επιχειρήματα και τα γεγονότα σχετικά με το θέμα είναι λεπτά και ελαττωματικά.

Η δομή μιας παρουσίασης περιλαμβάνει σημαντικά μεμονωμένα μέρη. Μια διαφάνεια τίτλου, μια διαφάνεια επισκόπησης, λογικά δομημένες διαφάνειες στο κύριο μέρος και μία ή περισσότερες τελικές διαφάνειες δεν πρέπει να λείπουν σε καμία παρουσίαση. Επιπλέον, οι κατάλληλα επιλεγμένοι τίτλοι που εξηγούν το θέμα εγγυώνται ότι το επίπεδο προσοχής του κοινού παραμένει σταθερά υψηλό. Ένα επιχείρημα γίνεται πολύτιμο όταν έχει ενσωματωθεί σε μια θεματική δομή. Μια δομή παρουσίασης που επιλέγεται με αυτόν τον τρόπο, η οποία έχει ήδη καθοριστεί στην προετοιμασία, βοηθά τους ομιλητές να επιτύχουν τους δικούς τους στόχους και να πείσουν τους ακροατές και τους θεατές.