Δημιουργήστε επαγγελματικά υπογραφές Outlook

Με λίγα μόνο κλικ στην υπογραφή του Outlook

Μια υπογραφή στο Outlook μπορεί να αναφέρεται ως ένα κομμάτι κειμένου που προστίθεται με μη αυτόματο τρόπο ή ως προεπιλογή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι σύνηθες να συμπεριλαμβάνονται υπογραφές σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας. Μια επαγγελματική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ονομάζει τον συντάκτη ενός μηνύματος και παρέχει τα πιο σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας. Μπορεί να ονομαστεί ηλεκτρονική επαγγελματική κάρτα.

Οι υπογραφές απαιτούνται από το νόμο στα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εκτός από τον αποστολέα και τα γενικά στοιχεία επικοινωνίας, πρέπει να δίνονται και οι υποχρεωτικές πληροφορίες για το όνομα της εταιρείας και τη νομική μορφή, ισοδύναμες με το επιστολόχαρτο.

Η υπογραφή δεν απαιτείται από το νόμο σε ιδιωτικό περιβάλλον. Για ευνόητους λόγους, είναι λογικό να συμπεριλάβετε μια υπογραφή και σε ιδιωτικά e-mail:

• Αναμφίβολα σας προσδιορίζει ως αποστολέα του μηνύματος
• Η υπογραφή κάνει το email σας να φαίνεται επαγγελματικό
• Με την υπογραφή και τον καθορισμό των δεδομένων επαφής, το μήνυμα συνήθως δεν φιλτράρεται από το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας

Συνοψίζοντας, είναι λογικό και φαίνεται αυθεντικό να προσθέτετε υπογραφή σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Microsoft Outlook προσφέρει πολλές επιλογές για τη δημιουργία, την προσαρμογή και την εξατομίκευση διαφορετικών υπογραφών.

Δημιουργία υπογραφής στο Outlook: Πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού

Δημιουργείτε μια υπογραφή στο Outlook σύμφωνα με το ακόλουθο μοτίβο:

1. Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεταβείτε στην καρτέλα Υπογραφή στο μενού Εισαγωγή.

   

2. Ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε είτε να επεξεργαστείτε τις υπάρχουσες υπογραφές σας είτε να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή με μεμονωμένη μορφοποίηση. Τα ακόλουθα είναι ιδιαίτερα κατάλληλα ως περιεχόμενο μιας ιδιωτικής υπογραφής:

   • Το όνομα σου.
   • Η διεύθυνση σου.
   • Στοιχεία επικοινωνίας όπως τηλέφωνο, φαξ και email.
   • Προαιρετικά: διεύθυνση του ιδιωτικού σας ιστότοπου.

   Επιπλέον, ως επιλογή, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε εικόνες ή κινούμενα αρχεία GIF.webp ως λογότυπο στην υπογραφή σας, προκειμένου να σχεδιάσετε την υπογραφή σε html μεμονωμένα και μοναδικά.

   

3. Το πεδίο κειμένου στο οποίο σχεδιάζετε την υπογραφή σας προσφέρει ένα ευρύ φάσμα επιλογών προσαρμογής. Μεταξύ άλλων, μπορείτε να κάνετε βήμα προς βήμα:

   • Επιλέξτε τη γραμματοσειρά, το χρώμα γραμματοσειράς και το μέγεθος της γραμματοσειράς.
   • Καθορίστε την ευθυγράμμιση κειμένου: αριστερά δικαιολογημένη, δεξιά δικαιολογημένη ή κεντραρισμένη.
   • Ενσωματώστε φωτογραφίες και συνδέσμους.
   • Εισαγάγετε μια επαγγελματική κάρτα σε μορφή vcf στο πεδίο Επαγγελματική κάρτα.
   • Επιλέξτε τον λογαριασμό email με τον οποίο πρέπει να παραδοθεί η υπογραφή.
   • Αποφασίστε εάν η υπογραφή θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείται για απαντήσεις και προώθηση e-mail.

Μόλις ολοκληρώσετε όλες τις καταχωρήσεις, ολοκληρώστε τη δημιουργία της υπογραφής σας με το OK. Η υπογραφή παραδίδεται τώρα ως η τυπική υπογραφή για τον λογαριασμό e-mail που χρησιμοποιείται. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα σχεδιασμού πολλαπλών υπογραφών για έναν λογαριασμό email ή για πολλούς λογαριασμούς. Ενώ μια υπογραφή παραδίδεται ως τυπική υπογραφή, μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα τις εναλλακτικές υπογραφές, εάν είναι απαραίτητο.

Πώς να αλλάξετε μια υπογραφή

Εάν θέλετε να αλλάξετε μια υπογραφή, υπάρχουν δύο φιλικές προς το χρήστη εναλλακτικές λύσεις στο Outlook:

1. Εισαγάγετε τον όρο αναζήτησης "Υπογραφές" στη γραμμή αναζήτησης στην επάνω περιοχή του Outlook και ανοίξτε την υπογραφή σας κάνοντας κλικ στο "Ενέργειες / Υπογραφή".

   

2. Με τον ίδιο τρόπο που δημιουργείτε μια νέα υπογραφή, ανοίξτε ένα νέο μήνυμα και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Υπογραφή στη γραμμή μενού.

   Οι αλλαγές σε μια υπογραφή πρέπει να αποθηκευτούν κάνοντας κλικ στο κουμπί του ποντικιού με "OK". Η τροποποιημένη υπογραφή στη συνέχεια προσαρτάται αυτόματα στα e-mail σας, ανάλογα με τις συγκεκριμένες ρυθμίσεις.

Όπου μπορείτε να βρείτε κατάλληλα πρότυπα για υπογραφές

Υπάρχουν χρήσιμοι σύνδεσμοι και προτάσεις για τη δημιουργία υπογραφών στο Διαδίκτυο. Η Microsoft, ως κατασκευαστής του Microsoft Outlook, σας προσφέρει επίσης πρότυπα για υπογραφές που φαίνονται επαγγελματικά και είναι κατάλληλα για επαγγελματικούς ή ιδιωτικούς σκοπούς. Μεταβείτε στα πρότυπα υπογραφής της Microsoft κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο στο κάτω μέρος του διαλόγου δημιουργίας υπογραφής: "Λάβετε πρότυπα υπογραφής"Κάντε κλικ. Προαιρετικά, θα βρείτε επιπλέον προτάσεις και πρότυπα για υπογραφές στο Διαδίκτυο.

Αυτό σας μεταφέρει σε μια σελίδα υποστήριξης της Microsoft, η οποία περιγράφει με τρόπο φιλικό προς τον χρήστη πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο στο Microsoft Word και πώς να την αποθηκεύσετε στο Outlook.

Σημαντικές συμβουλές για το σχεδιασμό της υπογραφής σας

Μια υπογραφή στο ιδιωτικό περιβάλλον μπορεί να σχεδιαστεί ξεχωριστά. Αυτό που επιτρέπεται είναι αυτό που ευχαριστεί και κάνει καλή εντύπωση στον παραλήπτη του μηνύματος e-mail.

Τα επαγγελματικά e-mail και οι υπογραφές πρέπει πάντα να διαμορφώνονται σύμφωνα με το πρότυπο DIN 5008. Δεδομένου ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι υπογραφές αποσκοπούν στη διευκόλυνση της αλληλογραφίας, ο νομοθέτης τα έθεσε σε ισότιμη βάση με επαγγελματικές επιστολές και φαξ στις 01/01/2007. Για το λόγο αυτό, πρέπει να τηρούνται οι κανονισμοί του νομοθέτη κατά τον σχεδιασμό υπογραφών. Η επιχειρηματική υπογραφή πρέπει γενικά να αποτελείται από τρία μέρη:

1. Ονόματα και ενδεχομένως γενικός χαιρετισμός.
2. Στοιχεία επικοινωνίας εταιρείας.
3. Νομικές πληροφορίες.

Σε περίπτωση υπογραφής που χρησιμοποιείται για επαγγελματικούς σκοπούς, πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι οι αριθμοί τηλεφώνου και φαξ ενσωματώνονται σύμφωνα με τους κανόνες DIN. Επιπλέον, είναι απαραίτητο οι αποστολείς να γράψουν το πλήρες όνομα και το επώνυμό τους και να αποφύγουν τις συντομογραφίες.

Απόσταση γραμμής, μέγεθος γραμματοσειράς και θέμα

Για κάθε υπογραφή, είναι λογικό να χρησιμοποιείτε τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείται στο σώμα του κειμένου. Σε πολλές περιπτώσεις, οι εταιρείες χρησιμοποιούν γραμματοσειρά εταιρείας για επιστολόχαρτα και όλα τα είδη αλληλογραφίας. Οι τυπικές γραμματοσειρές όπως Calibri, Arial ή Times New Roman είναι κατάλληλες για ιδιώτες. Αυτές οι γραμματοσειρές διασφαλίζουν ότι η υπογραφή εμφανίζεται με ευανάγνωστα γράμματα για τον παραλήπτη.

Εάν χρησιμοποιείτε μια περίτεχνη γραφή γραμματοσειράς ή παιχνιδιάρικες γραμματοσειρές ως στάνταρ, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ερεθισμούς. Το γράμμα μεταξύ 10 και 12 πόντων πρέπει να επιλεγεί ως μέγεθος γραμματοσειράς. Το διάστημα των γραμμών πρέπει να αντιστοιχεί σε τυπικές τιμές και, όπως το ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι συνήθως μία γραμμή. Το θέμα δεν πρέπει ποτέ να ξεχαστεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πώς να προσθέσετε λογότυπα και εικόνες στην υπογραφή

Μπορείτε να προσθέσετε ένα λογότυπο ή μεμονωμένες εικόνες, για παράδειγμα μια επαγγελματική φωτογραφία, στην υπογραφή σας χρησιμοποιώντας το γραφικό σύμβολο. Πριν την εισαγωγή, βεβαιωθείτε ότι η εικόνα δεν είναι πολύ μεγάλη και ότι ταιριάζει καλά στη συνολική εικόνα της υπογραφής σας. Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, η διαδικασία εισαγωγής λογότυπων και εικόνων διαφέρει - ειδικά στα Outlook 2000 και Outlook 2003, οι δυνατότητες διαφέρουν από αυτές των τρεχουσών εκδόσεων του Outlook.

Είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιήσετε την υπογραφή σας ως μέσο ενημέρωσης και διαφήμισης. Ένας σύνδεσμος προς τον ιστότοπό σας, μια ειδική προσφορά ή περισσότερες πληροφορίες για εσάς ή την εταιρεία σας μπορεί να είναι χρήσιμοι για να κάνετε τους παραλήπτες να είναι περίεργοι.

Βρείτε υπογραφές στο φάκελο των Windows

Σημείωση: Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μια προσωπική υπογραφή, χρειάζεστε τη διαδρομή αποθήκευσης για αυτό. Οι υπογραφές αποθηκεύονται κεντρικά στα Windows σε έναν κρυφό φάκελο στον οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση με την ακόλουθη εντολή των Windows:

Πατήστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα [Windows] και [R] - ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Εκτέλεση".

Εισαγάγετε την ακόλουθη εντολή στο παράθυρο διαλόγου:% APPDATA% \ Microsoft \ Υπογραφές

Φτάνετε στο φάκελο των υπογραφών σας και στη συνέχεια μπορείτε να τις αντιγράψετε και να τις αποθηκεύσετε.

Συμπέρασμα σχετικά με την επαγγελματική χρήση των υπογραφών στο Outlook

Η υπογραφή στο Outlook είναι ένα επαγγελματικό και δοκιμασμένο μέσο για να παρουσιαστείτε ως αποστολέας ενός μηνύματος. Το όνομα και το επώνυμο, τα μεμονωμένα στοιχεία επικοινωνίας και, σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, η συμπερίληψη νομικών πληροφοριών είναι απαραίτητα και σκόπιμα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή στο Outlook με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού ή με τη βοήθεια του Microsoft Word και εξωτερικών προτύπων. Μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε φωτογραφίες ή λογότυπο στην υπογραφή. Είναι επίσης σημαντικό να τηρείτε τους κανόνες του DIN 5008 για τις επιχειρηματικές υπογραφές. Μια υπογραφή πρέπει πάντα να ενημερώνει τον παραλήπτη, να επιτρέπει μια γρήγορη επισκόπηση του αποστολέα και να ταιριάζει με τη συνολική εικόνα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.