E -mail και προγράμματα αλληλογραφίας - συμβουλές και κόλπα για τους χρήστες

Πρέπει να το ξέρεις!

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν και χρησιμοποιούν έναν ή περισσότερους λογαριασμούς email. Το γράψιμο και η αποστολή e-mail είναι μια αποδεδειγμένη μέθοδος επικοινωνίας που αποτελεί μέρος της καθημερινής ζωής. Η στατιστική πύλη Statista αναφέρει ότι περισσότερα από 306 δισεκατομμύρια e-mail θα αποστέλλονται και θα λαμβάνονται καθημερινά το 2022-2023. Εκτιμάται ότι ο αριθμός θα αυξηθεί σε πάνω από 360 δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα τα επόμενα χρόνια.

Οι περισσότεροι χρήστες αναμένουν ασφάλεια και ευκολία στη χρήση από ένα e-mail και ένα πρόγραμμα e-mail. Ταυτόχρονα, τα e-mail χρησιμοποιούνται για να συσχετίσουν διάφορους τεχνικούς όρους που δεν είναι οικείοι σε κάθε χρήστη με την πρώτη ματιά. Το POP3, ο διακομιστής εισερχόμενων μηνυμάτων, η διεύθυνση του διακομιστή, η ανταλλαγή ή ο πάροχος και το SMTP είναι μερικοί από τους τεχνικούς όρους που πρέπει να εξηγηθούν. Η έννοια των τεχνικών όρων και η σωστή χρήση τους καθορίζουν, μεταξύ άλλων, εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σταλεί και αρχειοθετηθεί σωστά ή εάν ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σε θέση να επικοινωνεί με άλλους σε δομές ομάδας. Ωστόσο, πριν ασχοληθείτε με τεχνικούς όρους και κάνετε ρυθμίσεις σε προγράμματα αλληλογραφίας, είναι ζωτικής σημασίας να βρείτε τον καλύτερο πάροχο e-mail για τις δικές σας ανάγκες.

Χωρίς e-mail χωρίς πάροχο-γι 'αυτό χρειάζεστε έναν πάροχο e-mail

Οι πάροχοι διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μοιάζουν με μια δεκάρα. Δεν είναι τόσο εύκολο να βρείτε τον καλύτερο πάροχο μεταξύ των πολλών παρόχων. Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή.

Ένας πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας επαγγελματίας πάροχος που παρέχει στους πελάτες του μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δωρεάν ή επί πληρωμή στο Διαδίκτυο. Ως πάροχος υπηρεσιών, η εταιρεία Διαδικτύου διαθέτει διακομιστή αλληλογραφίας. Μπορεί να το χρησιμοποιήσει για να προσφέρει στους πελάτες του λογαριασμούς αλληλογραφίας και εισερχόμενα e-mail στον διακομιστή αλληλογραφίας. Για αυτό, ο πελάτης χρειάζεται λογαριασμό email.

Ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι υπεύθυνος για την προώθηση όλων των μηνυμάτων ομαλά και χωρίς καθυστερήσεις μέσω του διακομιστή του. Αναλαμβάνει το ρόλο του διαμεσολαβητή, ο οποίος περιλαμβάνει επίσης ζητήματα της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων. Ειδικά από την εισαγωγή του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR), η ψηφιακή επικοινωνία στην Ευρώπη παρακολουθείται από τον νομοθέτη σύμφωνα με αυστηρότερους κανόνες. Στόχος του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων είναι η προστασία των προσωπικών δεδομένων όλων των εμπλεκομένων μερών. Αυτό είναι ιδιαίτερα εμφανές ενόψει των πολλών επιθέσεων ηλεκτρονικού ψαρέματος στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ατόμων και εταιρειών.

Πληροφορίες:

Το ηλεκτρονικό ψάρεμα (phishing) είναι η απόπειρα κλοπής προσωπικών δεδομένων και κωδικών πρόσβασης μέσω πλαστών ιστότοπων ή e-mail προσποιούμενοι ότι είναι ψεύτικα. Για παράδειγμα, οι εγκληματίες στο Διαδίκτυο μιμούνται τη διαδικτυακή τραπεζική μιας τράπεζας με μεγάλη λεπτομέρεια και ζητούν από ανυποψίαστους χρήστες να εισάγουν τα δεδομένα τους. Ως αποτέλεσμα, χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που λαμβάνονται για να κλέψουν χρήματα ή να μεταπωλήσουν προστατευμένο υλικό δεδομένων.

Γνωστοί πάροχοι email και τα πλεονεκτήματά τους

Οι πιο γνωστές πληρωμένες και δωρεάν προσφορές για μεμονωμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν διαφορετικές προστιθέμενες τιμές για τους χρήστες. Για το λόγο αυτό, δεν υπάρχει η "καλύτερη" προσφορά, αλλά πολλοί προτεινόμενοι πάροχοι με πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Κάθε χρήστης πρέπει να φιλτράρει τον καλύτερο πάροχο για τον εαυτό του. Ενώ ορισμένα περιέχουν πολύ χώρο αποθήκευσης για e-mail ή έγγραφα και φωτογραφίες, άλλα βαθμολογούνται με μια απλή ρύθμιση ή λόγω ιδιαίτερα αυστηρής προστασίας δεδομένων.

Όνομα και πάροχος	Τμήμα τομέα	δικαστικά έξοδα	πλεονεκτήματα
Gmail (Google)	gmail.com	Δωρεάν	Μέχρι 15 GB αποθηκευτικού χώρου
GMX (Ενωμένο Διαδίκτυο)	gmx.de	Δωρεάν (δυνατότητα παράτασης με χρέωση)	Email Κατασκευασμένο στη Γερμανία (προστασία δεδομένων)
Web.de (Ενωμένο Διαδίκτυο)	web.de	Δωρεάν (δυνατότητα παράτασης με χρέωση)	Email Κατασκευασμένο στη Γερμανία (προστασία δεδομένων)
Yahoo Mail	yahoo.com	Δωρεάν (είναι δυνατή η επέκταση Pro βάσει αμοιβής)	Εύκολη ρύθμιση
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Δωρεάν	Συνδεθείτε ταυτόχρονα στο Skype, το Office Online ή το OneNote
Mail.de	mail.de	Δωρεάν	Κέντρα δεδομένων στη Γερμανία, αυξημένη ασφάλεια δεδομένων

Πληροφορίες: Τι σημαίνει για εσάς ως πελάτης το «E-Mail Made in Germany»

Διάφορες γερμανικές εταιρείες όπως η Deutsche Telekom, η United Internet και η Strato συμμετέχουν στην πρωτοβουλία «E-Mail Made in Germany». Γνωστές ως ανταγωνιστές στην Ευρώπη, αυτές οι εταιρείες διαδικτύου συνεργάζονται με τη λέξη-κλειδί "E-Mail Made in Germany". Σκοπός του συλλόγου είναι να κάνει την επικοινωνία στη Γερμανία πιο ασφαλή. Το πλεονέκτημα αυτού του μέτρου μάρκετινγκ για τους πελάτες των εταιρειών είναι η βεβαιότητα ότι κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται σύμφωνα με τους γερμανικούς νόμους περί προστασίας δεδομένων και ότι οι διακομιστές της εταιρείας βρίσκονται σε γερμανικό έδαφος.

Βασικές πληροφορίες για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την τεχνική δομή τους

Μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δομημένη σύμφωνα με ένα κατανοητό μοτίβο. Γενικά αποτελείται από ένα

• "Domain-part" και το
• "Τοπικό μέρος".

Παράδειγμα:

[email protected] = max.muster / domain-part = gmx.de / @ = δεσμευτικοί χαρακτήρες

Ο αποστολέας του e-mail μπορεί να προσδιοριστεί με σαφήνεια χρησιμοποιώντας το "τοπικό μέρος". Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείται το όνομα του αποστολέα, ο παραλήπτης μπορεί να δει αμέσως από ποιον προήλθε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το "τμήμα τομέα" δείχνει τον διακομιστή αλληλογραφίας ή τον πάροχο μέσω του οποίου παραδόθηκε το e-mail.

Πώς να αναγνωρίσετε νόμιμες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - χρήσιμες συμβουλές και κόλπα

Ο αποστολέας μπορεί να εντοπιστεί χρησιμοποιώντας το "τοπικό μέρος" μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε μια αξιόπιστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται για επαγγελματικούς λόγους. Μια αξιόπιστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελείται συνήθως από το όνομα και το επώνυμο του αποστολέα. Για παράδειγμα, είναι συνηθισμένο να διαχωρίζετε το όνομα με ένα σημείο ή το πλήρες, μη διαχωρισμένο όνομα ([email protected] / [email protected]). Κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο μία φορά. Για το λόγο αυτό, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ευρέως χρησιμοποιούμενα ονόματα περιέχουν έναν αριθμό ή έναν ειδικό χαρακτήρα ως προσθήκη για τη διαφοροποίησή τους από τις διευθύνσεις που χρησιμοποιούνται.

Συνιστάται η δημιουργία διαφορετικών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ιδιωτικούς και επαγγελματικούς σκοπούς. Σε αυτή την περίπτωση, η επικοινωνία μπορεί να διαχωριστεί επαγγελματικά. Ειδικά όταν πρόκειται για την κύρια διεύθυνση, θα πρέπει να είστε επιλεκτικοί και να επιλέξετε μια ορθογραφία τόσο ελκυστική όσο και σοβαρή. Για λόγους προστασίας δεδομένων, είναι λογικό να επιλέξετε έναν πάροχο που έχει την έδρα του στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Σε αυτήν την περίπτωση, ισχύουν οι αυστηρότεροι νόμοι περί προστασίας δεδομένων του GDPR. Ταυτόχρονα, η επικοινωνία προστατεύεται από την πρόσβαση των κρατικών υπηρεσιών. Αυτό δεν συμβαίνει με τα δεδομένα που φιλοξενούνται σε διακομιστές στις ΗΠΑ ή σε άλλες χώρες.

Τα ονόματα φαντασίας φαίνονται αναξιόπιστα ή επαγγελματικά. Το πολύ, μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως δευτερεύουσες διευθύνσεις στην ιδιωτική επικοινωνία. Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με διφορούμενα ονόματα δεν θεωρούνται αξιόπιστες. Εάν ένα τέτοιο e-mail χρησιμοποιείται ως κύρια διεύθυνση, αυτό μπορεί τουλάχιστον να οδηγήσει σε χαμόγελο κατά την επικοινωνία με τις αρχές ή τους πιθανούς εργοδότες. Γενικά, δεν μιλά για σοβαρότητα και είναι αντιπαραγωγικό.

Υπόδειξη:

Έχετε τη δική σας διεύθυνση διαδικτύου με το όνομά σας ή για την εταιρεία σας; Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να καταχωρίσετε μία ή περισσότερες διευθύνσεις e-mail στον πάροχο. Για μια εταιρεία που εδρεύει στη Γερμανία, είναι καλύτερο να επιλέξετε τομείς κορυφαίου επιπέδου (TLD) με το τέλος de. Επίσης γνωστές είναι .net, .org, .eu και άλλες καταλήξεις. Οι διεθνείς εταιρείες θέλουν να χρησιμοποιούν έναν τομέα .com και να μεταφράζουν τον ιστότοπό τους σε διαφορετικές γλώσσες. Για ιδιώτες, συνήθως αρκεί μια ξεχωριστή διεύθυνση Διαδικτύου με λίγο αποθηκευτικό χώρο και λίγες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτές είναι οι διαφορές μεταξύ πληρωμένων και δωρεάν διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οι διαφορές μεταξύ πληρωμένων και δωρεάν προσφορών από παρόχους για διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μεγάλες. Στην παραλλαγή βάσει τελών ορισμένων παρόχων, για παράδειγμα, ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας περιλαμβάνεται στο πεδίο παράδοσης. Αυτό σαρώνει κάθε e-mail στο λογαριασμό e-mail για πιθανό κίνδυνο ή για διαφημιστικά μηνύματα. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις, φιλτράρει τα ανεπιθύμητα μηνύματα και τα μετακινεί αμέσως στον φάκελο spam.

Η δωρεάν επιλογή ονομάτων είναι ένα άλλο πλεονέκτημα των παρόχων πληρωμένων e-mail. Δεδομένου ότι διατίθενται διαφορετικές καταλήξεις σε μη δωρεάν εκδόσεις, είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε μια ελκυστική, σύντομη, διεύθυνση email βασισμένη στο όνομα. Ένα τέτοιο e-mail μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη ζωή και είναι άρρηκτα συνδεδεμένο με ένα άτομο. Η αυξημένη ασφάλεια δεδομένων και η βελτιωμένη υποστήριξη πελατών σε περίπτωση προβλημάτων είναι επιπλέον πλεονεκτήματα που προσφέρουν οι πάροχοι υπηρεσιών επί πληρωμή.

Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανώνυμα με προσωρινές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου-κάτι που είναι δυνατό

Στις περισσότερες περιπτώσεις, χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μακροπρόθεσμα. Για το λόγο αυτό, η νέα διεύθυνση e-mail συνδέεται άρρηκτα με το δικό σας όνομα και άλλα προσωπικά χαρακτηριστικά και δημιουργείται ένας λογαριασμός e-mail. Κάθε εξαίρεση είναι γνωστό ότι επιβεβαιώνει τον κανόνα. Για το λόγο αυτό, υπάρχουν πάροχοι που σας προσφέρουν να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανώνυμα. Άλλες πύλες Διαδικτύου προσφέρουν τη δυνατότητα χρήσης προσωρινών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι ενεργές μόνο για 10 λεπτά.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η περιοχή εφαρμογής για αυτόν τον τύπο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι περιορισμένη. Οι τομείς εφαρμογής είναι, για παράδειγμα, τα e-mail έκπληξη για έναν καλό φίλο ή η ανώνυμη αναφορά εγκλήματος στην αστυνομία. Σε αυτήν την περίπτωση, ένα ανώνυμο e-mail μπορεί να συγκριθεί με ένα γράμμα που αποστέλλεται χωρίς αποστολέα. Αυτό είναι δυνατό και δεν έρχεται σε αντίθεση με τις νομοθετικές διατάξεις. Πάροχος ανώνυμης υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η αμερικανική εταιρεία 10minutE-Mail.com. Μπορείτε να εγγραφείτε σε αυτήν την υπηρεσία ιστού χωρίς να αποκαλύψετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η υπηρεσία δημιουργεί μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μιας χρήσης που υπάρχει μόνο για 10 λεπτά. Αντιγράψτε την προσωρινή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πρόχειρο και εισαγάγετε τη στη φόρμα εγγραφής, για παράδειγμα.

Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός χρονικού διαστήματος 10 λεπτών εμφανίζονται απευθείας στο γραμματοκιβώτιό σας στη διεύθυνση www.10minutE-Mail.com. Μπορείτε να διαβάσετε και να απαντήσετε στα ληφθέντα e-mail. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στους συνδέσμους που περιέχονται στο e-mail, ώστε να μπορείτε επίσης να λαμβάνετε e-mail με συνδέσμους επιβεβαίωσης μέσω της υπηρεσίας.

Εάν 10 λεπτά δεν είναι αρκετά για να ολοκληρωθεί όλη η εργασία, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Παράταση 10 λεπτών" μία ή περισσότερες φορές. Το 10 Minute Mail δεν απαιτεί εγγραφή και δεν ζητά τη διεύθυνση email σας. Για να εμφανιστεί ο ιστότοπος στα Γερμανικά, επιλέξτε "Γερμανικά" κάτω αριστερά και κάντε κλικ στο "Αλλαγή".

Στείλτε μηνύματα ανώνυμα με τις υπηρεσίες RE-Mailer

Οι υπηρεσίες RE-Mailer είναι επίσης χρήσιμες για την ανώνυμη αποστολή πληροφοριών. Μερικοί από αυτούς τους παρόχους μεταδίδουν όλα τα e-mail μέσω διακομιστή που γενικά λειτουργεί ως αποστολέας του μηνύματος. Τα προσωπικά δεδομένα του πραγματικού αποστολέα είναι κρυμμένα και δεν μπορούν να εντοπιστούν.

Άλλοι πάροχοι υπηρεσιών ταχυδρομείου RE χρησιμοποιούν έναν διακομιστή τυχαία. Δεν εμφανίζεται ούτε ο πραγματικός αποστολέας. Είναι επίσης δυνατή η χρήση υπηρεσίας VPN (Virtual Private Network). Οι συνδέσεις VPN καλύπτουν τη διεύθυνση IP που έχει εκχωρηθεί σε όλες τις συσκευές, όπως ένα δρομολογητή. Η τοποθεσία και ο χρήστης μπορούν να επαληθευτούν με βάση τη διεύθυνση IP. Αντί να αποκαλυφθεί ότι ένα μήνυμα εστάλη ανώνυμα από τη Γερμανία, χρησιμοποιείται μια λεγόμενη σύνδεση σήραγγας με σύνδεση VPN. Σε αυτήν την περίπτωση, η πραγματική ταυτότητα αποστολέα δεν μπορεί να εντοπιστεί.

Οι περισσότερες ανώνυμες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαιτούν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν χωρίς κόπο μέσω της διεπαφής χρήστη του προγράμματος περιήγησης. Η αποστολή συνημμένων με ανώνυμο e-mail είναι επίσης δυνατή με πολλούς παρόχους. Όπως και με πολλές άλλες τεχνικές καινοτομίες, ανώνυμα e-mail, συνδέσεις VPN ή υπηρεσίες RE-Mailer προσφέρουν τη δυνατότητα απόκρυψης και καμουφλάρισμα εγκληματικών δραστηριοτήτων. Είναι αυτονόητο ότι τέτοιες υπηρεσίες πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο σύμφωνα με το νόμο. Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν απειλές ή αιτήματα για παράνομες ενέργειες καθώς και ανώνυμα ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ψαρέματος (phishing) ή ανεπιθύμητων μηνυμάτων τιμωρείται.

Ρυθμίστε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - πρέπει να το γνωρίζετε

Μόλις αποφασίσετε για έναν πάροχο e-mail και επιλέξετε ένα αχρησιμοποίητο όνομα για το προσωπικό σας e-mail, η επικοινωνία μέσω e-mail από τον δικό σας λογαριασμό e-mail είναι μόνο ένα βήμα μακριά. Προτού μπορέσετε να κάνετε μόνιμη κράτηση και να ρυθμίσετε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο πάροχος υπηρεσιών χρειάζεται τα προσωπικά δεδομένα του νέου πελάτη. Εκτός από τη διεύθυνση, πρέπει επίσης να εισαγάγετε έναν αριθμό τηλεφώνου και μια άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ένα όνομα χρήστη είναι απαραίτητο για τη διάκριση του λογαριασμού e-mail από άλλους λογαριασμούς. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το όνομα χρήστη και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ισοδύναμα. Εναλλακτικά, είναι δυνατό να ορίσετε ένα μεμονωμένο όνομα χρήστη. Αυτό προσφέρει μεγαλύτερη ασφάλεια έναντι των χάκερ. Εκτός από το όνομα χρήστη, πρέπει επίσης να εκχωρηθεί ένας ασφαλής κωδικός πρόσβασης.

Ο κωδικός πρόσβασης που χρησιμοποιείται για το ξεκλείδωμα της πρόσβασης στο γραμματοκιβώτιο πρέπει να είναι μυστικός. Ένας δυσεύρετος κωδικός πρόσβασης που αποτελείται από:

• Γράμματα,
• Τα ψηφία και
• Αποτελείται από ειδικούς χαρακτήρες,

παρέχει επαρκή προστασία από επιθέσεις χάκερ και κλοπή δεδομένων μέσω εγκλήματος στον κυβερνοχώρο. Αφού εισαγάγετε όλα τα προσωπικά δεδομένα και πληροφορίες σχετικά με τον κάτοχο του νέου e-mail, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Ως αποτέλεσμα, τα ηλεκτρονικά μηνύματα μπορούν:

1. Ιστός που βασίζεται στον ιστό ως webmail, μέσω της πρόσβασης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παρόχου email,
2. Μέσω προγράμματος αλληλογραφίας όπως το Microsoft Outlook ή το Thunderbird ή
3. Κινητό, μέσω tablet, smartphone και αντίστοιχων προγραμμάτων e-mail

μπορεί να ανακτηθεί.

Οδηγίες βήμα προς βήμα: Ορίστε μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα του παρόχου email GMX, μπορείτε να δείτε πώς ρυθμίζεται μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Βήμα 1	Μεταβείτε στο www.gmx.net και κάντε κλικ στο επάνω μέρος της σελίδας στο πεδίο: "Εγγραφείτε δωρεάν."
βήμα 2	Στο παρακάτω παράθυρο θα βρείτε τις προσφορές για νέο e-mail. Εκτός από τη χρηματοδότηση από διαφημίσεις, δωρεάν πρόσβαση, μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα εισερχόμενο e-mail με χρέωση. Αφού αποφασίσετε για μια παραλλαγή, τερματίζετε την επιλογή με το κουμπί: "Εγγραφείτε τώρα".
βήμα 3	Στο επόμενο βήμα υπάρχει η δυνατότητα να ελέγξετε την επιθυμητή διεύθυνση e-mail. Για αυτό αρκεί να εισαγάγετε τον συνδυασμό που επιθυμείτε στο ελεύθερο πεδίο. Ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ελέγχει εάν η καταχωρισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι διαθέσιμη. Εάν η διεύθυνση έχει οριστεί διαφορετικά, θα λάβετε προτάσεις για παρόμοιες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 4	Ως αποτέλεσμα, πρέπει να εισαχθούν τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη. Εκτός από τη διεύθυνση, αυτή περιλαμβάνει την ημερομηνία γέννησης και έναν κωδικό πρόσβασης, ο οποίος πρέπει να εισαχθεί δύο φορές.
Βήμα 5	Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, μπορείτε να τον επαναφέρετε μέσω SMS. Για αυτό είναι απαραίτητο να συνδέσετε έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου με τον λογαριασμό e-mail.
Βήμα 6	Το επακόλουθο ερώτημα ασφαλείας χρησιμοποιώντας μια αυτόματη συμβολοσειρά χαρακτήρων διασφαλίζει ότι η εγγραφή δεν είναι αυτοματοποιημένη.
Βήμα 7	Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Συμφωνώ. Δημιουργήστε τώρα έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου », ο νέος πελάτης συμφωνεί τόσο με τους γενικούς όρους και προϋποθέσεις του παρόχου όσο και με τις διατάξεις προστασίας δεδομένων.
Βήμα 8	Ο πάροχος e-mail επιβεβαιώνει τη νέα διεύθυνση e-mail και αποστέλλει τις επιμέρους ρυθμίσεις για προγράμματα e-mail σε ξεχωριστό e-mail. Περιέχει δεδομένα πρόσβασης για τον διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας και τον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας. Τα δεδομένα πρόσβασης διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του γραμματοκιβωτίου. Οι περισσότεροι πάροχοι επιτρέπουν και τα δύο πρωτόκολλα IMAP ή POP3 ως επιλογές.

Σημαντικό: Εκχωρήστε έναν ασφαλή κωδικό πρόσβασης και αρχειοθετήστε τον

Για να μπορέσετε να στείλετε ή να λάβετε μηνύματα μέσω μιας διεύθυνσης e-mail, χρειάζεστε γενικά έναν κωδικό πρόσβασης. Η απόφαση σχετικά με τον κωδικό πρόσβασης email που θέλετε να εκχωρήσετε θα πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά. Κατά τη διαδικασία σύνδεσης κατά το άνοιγμα ενός γραμματοκιβωτίου, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον μυστικό κωδικό πρόσβασής σας δύο φορές και να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασης με αυτόν τον τρόπο. Η διπλή καταχώρηση είναι για να διασφαλιστεί ότι δεν μπαίνουν ορθογραφικά λάθη.

Είναι σημαντικό να σημειώσετε τον κωδικό πρόσβασης για τον λογαριασμό e-mail και να τον αρχειοθετήσετε σύμφωνα με τις πτυχές ασφαλείας. Αυτό είναι σημαντικό καθώς ο κωδικός πρόσβασης είναι ο μόνος τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση σε προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πρωτόκολλα IMAP και POP3 - ποια είναι η διαφορά

Αφού δημιουργήσετε και ρυθμίσετε μια διεύθυνση e-mail, θα λάβετε τα μεμονωμένα δεδομένα πρόσβασης από τον πάροχο e-mail. Αυτά απαιτούνται για την αποστολή e-mail στον διακομιστή του παρόχου (διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας) και για τη λήψη δεδομένων (διακομιστής εισερχόμενων μηνυμάτων).

Η πιο σοβαρή διαφορά μεταξύ του πρωτοκόλλου POP (Post Office Protocol) που είναι γνωστό από το 1996 και του πρωτοκόλλου IMAP που εισήχθη το 2003 είναι η προσωρινή αποθήκευση e-mail. Ενώ με το πρωτόκολλο POP ένα e-mail φορτώνεται φυσικά στον υπολογιστή του παραλήπτη και διαγράφεται από τον διακομιστή, με το πρωτόκολλο IMAP είναι δυνατή η πρόσβαση από πολλές τελικές συσκευές. Σε αυτήν την περίπτωση, το e-mail παραμένει στον διακομιστή του παρόχου e-mail.

Το πρωτόκολλο IMAP προσφέρει σαφή προστιθέμενη αξία, ειδικά στη σημερινή δικτυωμένη κοινωνία. Ενώ στο τέλος της χιλιετίας τα ηλεκτρονικά μηνύματα χρησιμοποιήθηκαν μόνο από έναν σταθερό υπολογιστή, σήμερα τα δεδομένα και τα μηνύματα πρέπει να είναι διαθέσιμα σε διάφορες τελικές συσκευές. Εκτός από τον υπολογιστή, οι χρήστες χρειάζονται τα e-mail τους σε smartphone ή tablet ή σε κινητό smartwatch. Το πρωτόκολλο IMAP εγγυάται τη διαθεσιμότητα σε όλες τις τελικές συσκευές.

Είναι πιο βολικό και ασφαλέστερο να έχετε πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο IMAP. Εάν χρησιμοποιείτε πολλές συσκευές, μπορείτε να καλέσετε τα τρέχοντα και αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, το πρωτόκολλο IMAP αποδίδει καλύτερα σε θέματα προστασίας δεδομένων. Αυτό μπορεί να ειπωθεί επειδή με ένα ξεπερασμένο πρωτόκολλο POP σε πολλές περιπτώσεις τα δεδομένα ελέγχου ταυτότητας μεταδίδονται σε καθαρό κείμενο. Αυτό συμβαίνει πριν από τη δημιουργία μιας σύνδεσης SSL. Η έλλειψη κρυπτογράφησης αντιπροσωπεύει υψηλό κίνδυνο ασφάλειας που πρέπει να αποφευχθεί.

Η αρχή ενός πρωτοκόλλου IMAP είναι παρόμοια με εκείνη ενός πρωτοκόλλου POP3. Ένα σαφές πλεονέκτημα είναι ότι ο διακομιστής του παρόχου μπορεί να χρησιμοποιήσει ρυθμίσεις για να απαγορεύσει τη μετάδοση του κωδικού πρόσβασης. Ο κωδικός πρόσβασης και το e-mail προωθούνται μόνο όταν έχει δημιουργηθεί μια ασφαλής σύνδεση SSL. Στις περισσότερες περιπτώσεις, συνοπτικά, είναι πιο λογικό να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό IMAP παρά έναν ξεπερασμένο λογαριασμό POP. Οι διαμορφώσεις διαφέρουν μόνο οριακά στη ρύθμιση του λογαριασμού.

Απλώς εξηγείται: διακομιστές εισερχόμενων και εξερχόμενων αλληλογραφίας καθώς και πληροφορίες διακομιστή

Εάν δημιουργήσετε έναν λογαριασμό IMAP ή POP3, θα σας ζητηθεί συγκεκριμένα ο διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας και ο διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας. Ο διακομιστής εισερχόμενων μηνυμάτων είναι η διεύθυνση διακομιστή στο κέντρο δεδομένων του παρόχου e-mail σας, στο οποίο αποθηκεύονται μόνο τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιεί το δικό του διακομιστή και διευθύνσεις διακομιστή για τη διανομή επικοινωνίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίες πρέπει να ελέγχονται από το πρόγραμμα αλληλογραφίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας αποτελείται από το ακόλουθο αναγνωριστικό που αποτελείται από το πρωτόκολλο μεταφοράς και την ταυτότητα του παρόχου (χρησιμοποιώντας το παράδειγμα του παρόχου 1 & 1 Ionos):

Διευθύνσεις διακομιστή του διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας: Pop3.ionos.de ή imap.ionos

Μόνο τα e-mail που αποστέλλονται από τον χρήστη αποθηκεύονται και διανέμονται στον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας. Ο διαχωρισμός μεταξύ ενός διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας και ενός διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας διασφαλίζει ότι τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα μηνύματα δεν αναμειγνύονται ή αναμειγνύονται.

Οι διακομιστές εξερχόμενης αλληλογραφίας λειτουργούν χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο SMTP. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα λάβετε το ακόλουθο αναγνωριστικό, το οποίο αποτελείται επίσης από το πρωτόκολλο μεταφοράς και το αναγνωριστικό παροχέα:

Διευθύνσεις διακομιστή του διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας: SMTP.ionos.de

Εκτός από τα σωστά ονόματα για τον διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας και τον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας, οι πληροφορίες διακομιστή είναι επίσης απαραίτητες. Ο πάροχος email σας στέλνει συνήθως τις πληροφορίες του διακομιστή με το email καλωσορίσματος. Χρειάζεστε τις πληροφορίες του διακομιστή για να ενημερώσετε το πρόγραμμα αλληλογραφίας σας για τις σωστές παραμέτρους για τον διακομιστή εισερχόμενου και εξερχόμενου ταχυδρομείου. Οι πληροφορίες του διακομιστή περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τις θύρες και τη μέθοδο κρυπτογράφησης. Τα σύγχρονα προγράμματα αλληλογραφίας όπως το Microsoft Outlook ή το Thunderbird καθορίζουν αυτόματα τις καταχωρήσεις για τις πληροφορίες του διακομιστή καθώς και τους διακομιστές εισερχόμενων και εξερχόμενων αλληλογραφιών όταν εισάγετε τον πάροχο e-mail και τη διεύθυνση e-mail σας. Ως αποτέλεσμα, δημιουργούν μια σωστή σύνδεση.

Πληροφορίες: Γιατί οι συνδέσεις SSL είναι ζωτικής σημασίας

Είναι αυτονόητο ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα συνημμένα τους πρέπει να διαβάζονται μόνο από τον παραλήπτη. Κατά τη μεταφορά ενός e-mail, μπορεί να διαβαστεί τεχνικά σε διαφορετικούς κόμβους και να σαρωθεί το περιεχόμενό του. Τα πολιτικά συστήματα με αυταρχική δομή βασίζονται, μεταξύ άλλων, στην αποκρυπτογράφηση της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των πολιτών τους. Το SSL (Secure Sockets Layer), το οποίο είναι επίσης γνωστό με το νέο του όνομα TLS (Transport Layer Security), αποτρέπει την ανάγνωση δεδομένων e-mail. Η μέθοδος κρυπτογράφησης έχει δοκιμαστεί στην πράξη και χρησιμοποιείται γενικά για ιστότοπους. Οι ιστοσελίδες που είναι κρυπτογραφημένες με SSL ή TSL μπορούν εύκολα να αναγνωριστούν. Εμφανίζονται ως "https" στη γραμμή αναζήτησης του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.

Από ποια μεμονωμένα συστατικά αποτελούνται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Κάθε email αποτελείται από δύο κύρια μέρη:

• Η κεφαλίδα, η οποία μπορεί επίσης να αναφέρεται ως κεφαλή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Το σώμα που περιέχει το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Διάφορες λεπτομερείς πληροφορίες αποθηκεύονται στην κεφαλίδα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα και την ημερομηνία δημιουργίας. Επιπλέον, η κεφαλίδα περιέχει τεχνικές πληροφορίες σχετικά με τους διαφορετικούς σταθμούς της μετάδοσης. Δεδομένου ότι αυτά τα δεδομένα δεν είναι σημαντικά για τους περισσότερους χρήστες, τα προγράμματα αλληλογραφίας τα αποκρύπτουν στις περισσότερες περιπτώσεις.

Από ποια επιμέρους συστατικά αποτελούνται τα e -mail - Οδηγίες:

Για να εμφανίσετε πλήρως την κεφαλίδα στο Microsoft Outlook και να διαβάσετε τις πληροφορίες μεταφοράς ενός λαμβανόμενου e-mail, προχωρήστε ως εξής:

1. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να το ανοίξετε έξω από την περιοχή ανάγνωσης.

2. Κάντε κλικ στο ΑΡΧΕΙΟ> ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ.

3. Οι πληροφορίες της κεφαλίδας εμφανίζονται στο πεδίο INTERNET HEADERS. Μπορούν να αντιγραφούν με την εντολή CTRL + C στο Microsoft Word ή σε άλλο πρόγραμμα κειμένου για περαιτέρω επεξεργασία.

   

Στο Mozilla Thunderbird, η οθόνη λειτουργεί πιο εύκολα. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + U για να εμφανίσετε την κεφαλίδα και το κείμενο προέλευσης HTML.

Ποιες πληροφορίες περιέχονται στο σώμα

Το σώμα χωρίζεται από την κεφαλίδα με μια κενή γραμμή. Περιέχει τις πραγματικές πληροφορίες του e-mail και μπορεί να περιέχει μόνο χαρακτήρες από το σύνολο χαρακτήρων ASCII 7-bit (American Standard Code for Information Interchange). Δεδομένου ότι τα γερμανικά umlauts δεν περιλαμβάνονται σε αυτήν τη μορφή, πρέπει να δηλωθούν και να κωδικοποιηθούν στην ενότητα κεφαλίδας. Τα περισσότερα προγράμματα αλληλογραφίας κάνουν την κωδικοποίηση αυτόματα.

Κάθε μήνυμα μπορεί:

• Ως απλό μήνυμα κειμένου σε απλό κείμενο ή
• Να σταλεί μορφοποιημένο ως μήνυμα HTML.

Το πλεονέκτημα των κειμένων που έχουν μορφοποιηθεί σε HTML είναι ότι είναι ευκολότερο να διαβαστούν. Η "Γλώσσα σήμανσης υπερκειμένου" ονομάζεται HTML. Χρησιμοποιείται τόσο για τη δομή κειμένων όσο και για τον προγραμματισμό σελίδων στο Διαδίκτυο. Η HTML είναι η τυπική γλώσσα στον Παγκόσμιο Ιστό και αποτελεί τη βάση για προγραμματισμό ιστοσελίδων.

Άλλα βασικά συστατικά ενός μηνύματος email

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει επίσης μια υπογραφή. Είναι μέρος του σώματος και παρέχει πληροφορίες για τον αποστολέα. Η διεύθυνση ή τα στοιχεία επικοινωνίας του δημιουργού εμφανίζονται συνήθως στην υπογραφή. Οι εικόνες και οι υπερσυνδέσεις μπορούν επίσης να ενσωματωθούν σε μια υπογραφή email.

Πληροφορίες:

Ένας υπερσύνδεσμος είναι μια αναφορά σε άλλο ιστότοπο ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι ιδιωτικοί πάροχοι τοποθετούν ένα τυπικό κείμενο στο λεγόμενο υποσέλιδο αλληλογραφίας που περιέχει διαφήμιση ή αναφορά στην δωρεάν υπηρεσία τους.

Τα συνημμένα είναι επίσης μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα συνημμένο e-mail είναι ένα έγγραφο με συγκεκριμένη επέκταση αρχείου που πρέπει να ανοίξει σε ξεχωριστό πρόγραμμα. Τα ακόλουθα συνημμένα είναι κοινά:

• Ένα αρχείο φορητής μορφής εγγράφου (PDF).
• Ένα αρχείο σε μορφή MS Word (docx) ή MS Excel (xlsx).
• Ένα αρχείο εικόνας (επέκταση αρχείου jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• Αρχείο βίντεο ή ήχου (mov, mp3, mpeg).
• Ένα αρχείο εκτέλεσης (exe).

Σπουδαίος:

Εμπιστευθείτε μόνο συνημμένα εκτελέσιμα αρχεία σε εξαιρετικές περιπτώσεις. Εάν δεν γνωρίζετε τον αποστολέα, στις περισσότερες περιπτώσεις τα εκτελέσιμα συνημμένα περιέχουν κακόβουλο λογισμικό που μολύνει τον υπολογιστή σας απαρατήρητο. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους προσωπικούς υπολογιστές που χρησιμοποιούν το λειτουργικό σύστημα Windows.

Αποστολή e-mail, εξηγείται λεπτομερώς

Ένα e-mail μπορεί να προωθηθεί μέσω Διαδικτύου μέσα σε χιλιοστά του δευτερολέπτου μέσω του λογαριασμού e-mail. Εάν το μήνυμα ελέγχεται συνεχώς πριν φτάσει στον παραλήπτη, η μεταφορά διαρκεί συνήθως μερικά δευτερόλεπτα. Οποιαδήποτε τερματική συσκευή συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο μπορεί να στέλνει και να λαμβάνει e-mail εάν υπάρχει διαθέσιμο αντίστοιχο πρόγραμμα e-mail. Από τεχνική άποψη, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακολουθεί την ακόλουθη διαδρομή:

• Το e-mail συντάσσεται και αποστέλλεται με το "κουμπί αποστολής".
• Το μήνυμα προωθείται στον πάροχο υπηρεσιών του αποστολέα και στον λογαριασμό του μέσω υπάρχουσας σύνδεσης (WLAN, LAN, κινητό). Αυτό ελέγχει το e-mail και το προωθεί στον πάροχο e-mail του παραλήπτη μέσω Διαδικτύου. Αυτό γίνεται μέσω διαφορετικών κόμβων. Λόγω της απόδοσης δεδομένων, το German Commercial Internet Exchange (DE-CIX) είναι ο μεγαλύτερος κόμβος στον κόσμο με απόδοση δεδομένων άνω των 9,1 Tbit / s. Οι κόμβοι του Διαδικτύου μπορούν να βρεθούν στις περισσότερες μεγάλες πόλεις του κόσμου.
• Ο πάροχος υπηρεσιών του παραλήπτη του e-mail το αποθηκεύει στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη. Εάν υπάρχει φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ανάντη, το μήνυμα σαρώνεται για διαφήμιση ή κακόβουλο λογισμικό.
• Το e-mail μπορεί να κληθεί και να εμφανιστεί με ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας.

Δεδομένου ότι ολόκληρη η διαδικασία αποστολής e-mail πραγματοποιείται στον συντομότερο δυνατό χρόνο, ο αποστολέας και ο παραλήπτης μπορούν να επικοινωνούν σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Η λήψη και η ανάγνωση του μηνύματος μπορούν να εντοπιστούν ταυτόχρονα μέσω επιβεβαίωσης παράδοσης και ανάγνωσης. Αυτό είναι αποτελεσματικό και εγγυάται ότι μπορούν να ανταλλαχθούν άμεσα σημαντικές πληροφορίες και συνημμένα. Εάν ο παραλήπτης δεν βρίσκεται εντός εμβέλειας υπολογιστή, μπορεί εναλλακτικά να εμφανίζει εισερχόμενα μηνύματα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία push του γραμματοκιβωτίου του.

Πληροφορίες:

Μια λειτουργία ώθησης είναι μια υπηρεσία στην οποία τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαρώνονται για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα ή συνεχώς. Εάν υπάρχουν νέα μηνύματα, αυτά θα εμφανιστούν. Εναλλακτικά, ο χρήστης λαμβάνει πληροφορίες ότι έχουν ληφθεί νέα e-mail.

Ποιες εφαρμογές email είναι κατάλληλες για Android

Διαφορετικές εφαρμογές που γνωρίζετε από τα Windows συνιστώνται σε τηλέφωνα ή tablet Android με λειτουργικό σύστημα Android. Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί το Microsoft Outlook για Android. Στην έκδοση tablet ή smartphone, το πρόγραμμα έχει λειτουργίες παρόμοιες με αυτές των Windows. Οι εφαρμογές έλαβαν επίσης εξαιρετική βαθμολογία στο Google Play Store:

• Το Blue Mail επίσης
• Η αλληλογραφία μου.

Το Blue Mail διαθέτει μια διαισθητική διεπαφή χρήστη και δημιουργεί αυτόματα λογαριασμούς e-mail από διαφορετικούς παρόχους. Η εφαρμογή χρησιμοποιεί λειτουργίες φίλτρου καθώς και λίστες υποχρεώσεων και λειτουργία υπενθύμισης. Ένα μειονέκτημα είναι η προώθηση όλων των μηνυμάτων μέσω του διακομιστή του σχεδιαστή εφαρμογών. Υπάρχει κίνδυνος προστασίας δεδομένων εδώ που πρέπει να συμπεριληφθεί πριν εγκαταστήσετε την εφαρμογή.

Το My Mail εντυπωσιάζει επίσης με την ευκολονόητη και φιλική προς το χρήστη διεπαφή. Η εφαρμογή επιτρέπει τη διαχείριση διαφορετικών λογαριασμών και διαθέτει ένα ενσωματωμένο πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προβολή συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι λογαριασμοί e-mail όλων των γνωστών παρόχων μπορούν επίσης να ανοίξουν ως webmail στο πρόγραμμα περιήγησης μέσω Android. Από προεπιλογή, η εφαρμογή Gmail από την Google είναι εγκατεστημένη ως πρόγραμμα αλληλογραφίας σχεδόν σε όλες τις συσκευές με λειτουργικό σύστημα Android. Η εφαρμογή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαθέτει επίσης εκτεταμένα εργαλεία για την οργάνωση e-mail σε smartphone ή tablet με Android.

Εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για iOS και Mac OS - αυτές οι εναλλακτικές είναι πειστικές

Τα λειτουργικά συστήματα iOS και Mac OS για iPad, iPhone καθώς και MacBook και iMac περιέχουν προεγκατεστημένα, αυτόνομα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Mac OS περιλαμβάνει το πρόγραμμα αλληλογραφίας. Εντυπωσιάζει με τον επαρκή εξοπλισμό του. Ο συγχρονισμός με τον διακομιστή cloud του Apple iCloud αντιπροσωπεύει μια σημαντική προστιθέμενη αξία.

Οι χρήστες που χρησιμοποιούν μόνο συσκευές Apple εκτιμούν τον συγχρονισμό καθώς και την τακτοποιημένη, φιλική προς το χρήστη και κομψή επιφάνεια. Η εφαρμογή Apple Mail για iOS είναι επίσης προεγκατεστημένη σε iPad και iPhone. Επίσης εντυπωσιάζει σε φορητές συσκευές με την απλή ρύθμιση λογαριασμών e-mail και το υψηλό επίπεδο λειτουργικής ευκολίας.

Το Microsoft Outlook μπορεί επίσης να εγκατασταθεί σε συσκευές με λειτουργικό σύστημα iOS. Τα περισσότερα προγράμματα της Microsoft είναι διαθέσιμα στο App Store. Μπορούν να εγκατασταθούν και να χρησιμοποιηθούν χωρίς κανένα πρόβλημα. Ειδικά με τις επιχειρηματικές εφαρμογές με λογαριασμό Microsoft Exchange, διασφαλίζεται ότι όλα τα μηνύματα εμφανίζονται σε κινητές και σταθερές τελικές συσκευές χωρίς καθυστέρηση, ανεξάρτητα από το λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιείται.

Εναλλακτικές εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για iOS που προσφέρουν προστιθέμενη αξία στους χρήστες είναι, για παράδειγμα, οι ακόλουθες εφαρμογές:

• Σπινθήρας και
• Νεύτο.

Το Spark προσφέρει στους χρήστες το πλεονέκτημα ότι οι πιο σημαντικές ειδοποιήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται γενικά στο επάνω μέρος της συσκευής τους. Αυτό είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρον για μικρές τελικές συσκευές όπως το iPhone. Η εφαρμογή διαχωρίζει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα ενημερωτικά δελτία και διαθέτει έξυπνα εισερχόμενα.

Η εφαρμογή Newton ενδιαφέρει κυρίως τους χρήστες για τους οποίους είναι σημαντικό να μπορούν να διαβάζουν εύκολα τα μηνύματά σας. Η εφαρμογή εντυπωσιάζει με την απλή πλοήγηση στο μενού, με την οποία μπορείτε να διαβάσετε, να προωθήσετε ή να στείλετε μηνύματα με μια ματιά. Παρά την απλή δομή του, έχει όλες τις σημαντικές λειτουργίες για ιδιώτες χρήστες και επιχειρηματίες.

Οι εταιρείες πίσω από τους παρόχους - αυτοί οι μεγάλοι παίκτες κυβερνούν την αγορά

Η πλειοψηφία των εταιρειών που λειτουργούν σε εθνικό ή παγκόσμιο επίπεδο βρίσκονται πίσω από τους παρόχους λογαριασμών e-mail χωρίς χρέωση ή με χρέωση. Πολλοί πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρουν δωρεάν e-mail χρησιμοποιούν τα προσωπικά δεδομένα που λαμβάνονται για διαφημιστικούς σκοπούς. Οι ξένοι πάροχοι έχουν αποδείξει ότι σαρώνουν εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λέξεις-κλειδιά και πωλούν τα συλλεγμένα, ανώνυμα δεδομένα σε διαφημιστικούς πελάτες.

Με αυτή τη γνώση, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε πώς οι εταιρείες αντιμετωπίζουν την προστασία δεδομένων και τη διαφήμιση πριν αποφασίσουν για έναν πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε πολλές περιπτώσεις αξίζει να επενδύσετε σε έναν φθηνό, πληρωμένο λογαριασμό e-mail. Το πρόσθετο κόστος εγγυάται ότι αποκλείονται διαφημίσεις και ανεπιθύμητα μηνύματα και διατηρείται η προστασία δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR.

Μερικοί από τους σημαντικότερους παρόχους διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις μητρικές εταιρείες τους:

Gmail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1 & 1 onωνος	Ενωμένο Διαδίκτυο
Web.de	Ενωμένο Διαδίκτυο
GMX	Ενωμένο Διαδίκτυο
Τηλεπικοινωνιακή αλληλογραφία	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Ρύθμιση φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και αναγνώριση ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - αυτό πρέπει να γνωρίζετε

Μελέτες έχουν επιβεβαιώσει ότι το ποσοστό των λεγόμενων spam emails μπορεί να εκτιμηθεί σε πάνω από 50%. Κατά κανόνα, ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή "σκουπίδια" είναι ο όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν διαφημίσεις και δεν ζητήθηκαν από τον παραλήπτη. Αποστέλλονται ανεπιθύμητα και μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση στα εισερχόμενα e-mail του παραλήπτη. Χρειάζεται πολύς χρόνος για να διαχωρίσετε τα επιθυμητά και ανεπιθύμητα μηνύματα. Ταυτόχρονα, τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να περιέχουν κακόβουλο λογισμικό και ιούς και μπορούν να κατασκοπεύουν τον παραλήπτη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα προσωπικά του δεδομένα.

Το λεγόμενο «phishing», στο οποίο πλαστά e-mail ή ιστοσελίδες χρησιμοποιούνται για την κλοπή τραπεζικών στοιχείων ή προσωπικών δεδομένων, αποτελεί μια αυξανόμενη απειλή εδώ και χρόνια. Εγκληματικές συμμορίες και κυβερνητικοί χάκερ που υποστηρίζονται από ολοκληρωτικά κράτη προσπαθούν να κάνουν ζημιά σε όλα τα κανάλια με πλαστά e-mail. Ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε ανεπιθύμητα ή δυνητικά επικίνδυνα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιπλέον, τα ακόλουθα ισχύουν για κάθε παραλήπτη ενός email με συνημμένο:

Ανοίξτε μόνο συνημμένα με την επέκταση αρχείου .exe, .doc, .pdf και άλλες επεκτάσεις αρχείων, εάν γνωρίζετε και εμπιστεύεστε τον αποστολέα. Διαφορετικά, υπάρχει πιθανότητα ένα μόνο αρχείο να ανοίξει τον προσωπικό σας υπολογιστή σε ιούς και κακόβουλο λογισμικό. Ένα κλικ σάς επιτρέπει να κατασκοπεύετε τα δεδομένα σας χωρίς να το παρατηρήσετε.

Η απειλή κακόβουλου λογισμικού και το υψηλό ποσοστό ανεπιθύμητων διαφημίσεων σημαίνουν ότι δεν υπάρχει εναλλακτική λύση στη χρήση φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, τα οποία είναι επίσης γνωστά ως φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας λειτουργεί σύμφωνα με έναν σαφή αλγόριθμο και μπορεί να ταξινομήσει ένα μεγάλο μέρος των ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι πάροχοι που έχουν ενσωματώσει ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στην προσφορά τους ταξινομούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα ή τις καταχωρήσεις στην κεφαλίδα, μεταξύ άλλων. Εάν στο e-mail υπάρχουν λέξεις, όροι ή εκφράσεις που υποδεικνύουν ανεπιθύμητη διαφήμιση ή συνημμένο με κακόβουλο λογισμικό, αυτά τα μηνύματα επισημαίνονται ή μεταφέρονται αμέσως στο φάκελο "Spam" ή "Junk Mail".

Μπορείτε να μάθετε πώς να αναγνωρίζετε ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή ανεπιθύμητη αλληλογραφία στο γραμματοκιβώτιό σας και ποια 7 σημεία είναι σημαντικά στο άρθρο: "pποπτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Με αυτές τις οδηγίες 7 βημάτων μπορείτε να προστατευτείτε από κακόβουλο λογισμικό και ιούς."

Μαύρες λίστες και υπολογισμοί πιθανότητας

Εκτός από τις μαύρες λίστες στις οποίες αποθηκεύονται ανεπιθύμητοι όροι, οι πάροχοι εργάζονται επίσης με υπολογισμούς πιθανότητας. Από τις προηγούμενες διαδικασίες διαγραφής του χρήστη, το σύστημα υπολογίζει ποιο e-mail θα πρέπει να προωθηθεί και ποιο θα ανακατευθυνθεί αμέσως στον φάκελο spam.

Συνήθως μπορείτε να αναγνωρίσετε ανεπιθύμητα μηνύματα μέσω των ακόλουθων χαρακτηριστικών:

• Δεν θα απευθυνθείτε προσωπικά, αλλά με γενικό χαιρετισμό.
• Μπορείτε να βρείτε συνδέσμους ή εικόνες με δυνατότητα κλικ στο κείμενο του μηνύματος.
• Η διεύθυνση URL των συνδέσμων οδηγεί σε άγνωστους διακομιστές. Το URL γίνεται ορατό μόλις μετακινήσετε το ποντίκι πάνω από το σύνδεσμο χωρίς να το κάνετε κλικ.
• Το θέμα είναι συγκλονιστικό, περιέχει ορθογραφικά λάθη ή το αίτημα να συνδεθείτε άμεσα σε διαδικτυακή τραπεζική ή σε άλλη προστατευόμενη περιοχή.
• Λείπει το αποτύπωμα ή η υπογραφή email του αποστολέα.
• Επισυνάπτονται αρχεία Zip, Exe, Word ή Excel.

Σε περίπτωση αυτών και άλλων πινακίδων, είναι σκόπιμο να μην ανοίξετε ένα e-mail και να καταστρέψετε τους συνδέσμους και τα συνημμένα χωρίς να τα ανοίξετε. Εάν ο αποστολέας είναι γνωστός, θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί του εάν δεν είστε σίγουροι, ώστε ο υπολογιστής να μην μολυνθεί κρυφά από κακόβουλο λογισμικό.

Πώς να ενσωματώσετε φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας σε προγράμματα αλληλογραφίας

Δεν ελέγχεται κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δωρεάν για ανεπιθύμητο ή κακόβουλο λογισμικό από τον πάροχο email. Κατά κανόνα, οι πάροχοι προσφέρουν συνεχείς, επαγγελματικές δοκιμές έναντι μηνιαίας αμοιβής. Εάν θέλετε να εγκαταλείψετε την αρχική επαλήθευση του παρόχου, μπορείτε εναλλακτικά να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ελέγξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το ίδιο ισχύει εάν θέλετε να βελτιστοποιήσετε τα μηνύματα που ελέγχονται από τον πάροχο με πρόσθετη προστασία φίλτρου. Το φίλτρο απορριμμάτων μπορεί να ενεργοποιηθεί στα περισσότερα προγράμματα αλληλογραφίας με λίγη προσπάθεια. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρεμπόδιση μηνυμάτων ανεπιθύμητου ή ηλεκτρονικού ψαρέματος που δεν αναγνωρίστηκαν από το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του παρόχου email. Αυτό αυξάνει επίσης την ασφάλεια των δεδομένων.

Ενεργοποιήστε το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Microsoft Outlook - είναι τόσο εύκολο

Το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Microsoft Outlook μπορεί εύκολα να ενεργοποιηθεί στη γραμμή μενού. Βρίσκεται στο στοιχείο μενού "Διαγραφή" και εμφανίζεται ως "διαφανές avatar με πρόσημο απαγόρευσης". Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ανοίγει το μενού του φίλτρου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας κάτω από το υπο-στοιχείο "Επιλογές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας". Η ένταση του φιλτραρίσματος μπορεί στη συνέχεια να ρυθμιστεί.

Μετά τη ρύθμιση, τα μηνύματα που το Outlook προσδιορίζει ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία θα μετακινηθούν αυτόματα στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου "Προειδοποίησέ με για ύποπτα ονόματα τομέα σε διευθύνσεις e-mail", υπάρχει επίσης μια προειδοποίηση ασφαλείας πριν ενεργοποιηθεί ένας σύνδεσμος σε ένα e-mail. Αυτές οι ρυθμίσεις ασφαλείας μπορούν να διασφαλίσουν ότι η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο ασφαλής και επαγγελματική. Παρά τις προηγμένες μεθόδους φιλτραρίσματος, αξίζει να ελέγχετε κατά καιρούς τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Αυτό είναι σκόπιμο γιατί σε σπάνιες περιπτώσεις μπορούν επίσης να φιλτραριστούν σημαντικά μηνύματα.

Ενεργοποιήστε τις ρυθμίσεις φίλτρου ανεπιθύμητων στο Thunderbird

Ρυθμίσεις ανεπιθύμητου φίλτρου μπορούν επίσης να γίνουν στο Thunderbird, το δωρεάν πρόγραμμα αλληλογραφίας του προγράμματος περιήγησης Firefox. Το Thunderbird χρησιμοποιεί έναν προσαρμοστικό αλγόριθμο που ενεργοποιείται από προεπιλογή. Το προσαρμοστικό φίλτρο αυτόματης εκμάθησης μπορεί επίσης να ενεργοποιηθεί. Μαθαίνει από προηγούμενο χειρισμό e-mail και αντλεί ποια μηνύματα είναι επιθυμητά και μπορούν να ταξινομηθούν ως ανεπιθύμητα μηνύματα.

Οι ρυθμίσεις ανεπιθύμητου φίλτρου στο Thunderbird βρίσκονται στην ακόλουθη διεύθυνση:

• Εργαλεία> Ρυθμίσεις> Ασφάλεια και πιο κάτω
• Στην καρτέλα Σκουπίδια

να προσαρμοστεί Με ένα κλικ στο: "Ενεργοποίηση ανεπιθύμητου πρωτοκόλλου για φίλτρο αυτοεκμάθησης" το προσαρμοστικό φίλτρο είναι ενεργοποιημένο.

Δεν υπάρχει φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Windows Mail

Η τρέχουσα έκδοση του Windows Mail, η οποία προσφέρεται δωρεάν ως στάνταρ με τα Windows 10, δεν έχει εγκατεστημένο το δικό του φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το Windows Mail χαρτογραφεί τους φακέλους συστήματος του παρόχου e-mail 1: 1. Εάν ένας πάροχος, για παράδειγμα GMX ή Yahoo, προσφέρει μια λειτουργία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, εμφανίζεται επίσης ένας φάκελος στο Windows Mail. Στη Microsoft, οι επιλογές ρύθμισης για ένα ενσωματωμένο φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είναι δυνατές μόνο στο Microsoft Outlook.

Τα πεδία "Προς", "Cc" και "Bcc" - σημαντικά για την επικοινωνία σας

Είναι πολύ πιθανό να παρατηρήσατε τα πεδία "Προς" "Cc" και Bcc "όταν εξετάσατε το πρόγραμμα αλληλογραφίας σας. Αυτά εμφανίζονται από προεπιλογή σε όλα τα προγράμματα αλληλογραφίας όταν θέλετε να στείλετε ένα e-mail.

Το πεδίο "Προς" είναι το πιο σημαντικό πεδίο εισαγωγής και απαραίτητο για την αποστολή μηνύματος. Στέκεται ως σύμβολο κράτησης θέσης για τον παραλήπτη. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη πρέπει να εισαχθεί στο πεδίο "Προς" σύμφωνα με το ακόλουθο μοτίβο:

τοπικό-μέρος = π.χ. Για παράδειγμα: max.muster / domain-part = π.χ. gmx.de χωρισμένο με το σύμβολο @

Παράδειγμα: [email protected]

Στο πεδίο "Προς", εισαγάγετε τους παραλήπτες στους οποίους θα θέλατε να απευθυνθείτε συγκεκριμένα με το e-mail σας και από τους οποίους περιμένετε, για παράδειγμα, μια απάντηση ή μια ενέργεια. Κάθε e-mail πρέπει να περιέχει παραλήπτη, διαφορετικά δεν μπορεί να σταλεί e-mail.

Το πεδίο "Cc" σημαίνει "αντίγραφο άνθρακα" μεταφρασμένο από τα αγγλικά. Στα γερμανικά, το "Cc" θα ονομάζεται αντίγραφο άνθρακα. Εισαγάγετε μια διεύθυνση e-mail στο πεδίο Cc και στείλτε ένα αντίγραφο του e-mail σε άλλους παραλήπτες. Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, για παράδειγμα, είναι σύνηθες να χρησιμοποιείται αυτή η διαδρομή για την ενημέρωση των ανωτέρων ή άλλων υπαλλήλων. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται απευθείας στους παραλήπτες. Οι παραλήπτες μπορούν να διαβάσουν από το πεδίο Cc το οποίο έχουν λάβει και άλλα άτομα. Στο πεδίο Cc, εισαγάγετε μια περίληψη των παραληπτών που θα θέλατε να ενημερώσετε για το περιεχόμενο του e-mail, αλλά από τους οποίους δεν αναμένετε σχόλια ή ενέργειες.

Η συντομογραφία στο πεδίο "Bcc" σημαίνει κυριολεκτικά "Τυφλό αντίγραφο άνθρακα". Σε μετάφραση, σημαίνει ένα αόρατο αντίγραφο άνθρακα. Το πεδίο εισαγωγής "Bcc" χρησιμοποιείται σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα εάν, για επαληθεύσιμους λόγους, θέλετε να αποκλείσετε το ενδεχόμενο ο παραλήπτης ενός μηνύματος να μην ανακαλύψει ποια άλλα άτομα έχουν λάβει επίσης το e-mail.

Το πεδίο "Bcc" μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί εάν πρόκειται να σταλεί ένα e-mail σε μια λίστα διανομής με πολλούς παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των παραληπτών στο πεδίο Bcc. Όλοι οι παραλήπτες λαμβάνουν το email. Ταυτόχρονα, δεν μπορούν να δουν ποιος είναι μέρος της λίστας διανομής, ούτε γνωρίζουν ποιες είναι οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών. Μπορείτε να πείτε ότι οι παραλήπτες έχουν οριστεί σε "Bcc" μετά το άνοιγμα του e-mail κοιτάζοντας στην περιοχή αποστολέα του μηνύματος εάν δεν αναφέρονται διευθύνσεις e-mail.

Με τα διαφορετικά πεδία παραληπτών, ενημερώνετε τους παραλήπτες πώς σχετίζονται με το μήνυμα και ποια αντίδραση περιμένετε.

Κλήση πίσω αποσταλμένου e -mail - αυτές είναι οι επιλογές σας

Όλοι γνωρίζουν την αίσθηση στην ακόλουθη κατάσταση: Γράφετε ένα e-mail και έχετε ξεχάσει να προσθέσετε ένα σημαντικό συνημμένο e-mail ή να βάλετε μια σημαντική επαφή στο "Cc". Δεδομένου ότι ένα e-mail μπορεί να φτάσει στον παραλήπτη σε κλάσματα του δευτερολέπτου, είναι δύσκολο να ανακαλέσουμε τα αποσταλμένα e-mail. Για να πετύχει το έργο, η ταχύτητα είναι η ουσία.

Καλέστε email από το Microsoft Outlook

Όταν ανακαλείται ένα e-mail, γίνεται προσπάθεια ανάκτησης ενός αποσταλμένου μηνύματος από τα γραμματοκιβώτια των παραληπτών, εάν δεν έχει ακόμη διαβαστεί. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να καλέσετε γρήγορα ένα λάθος e-mail. Μπορείτε επίσης να ανταλλάξετε το μήνυμα με ένα μήνυμα αντικατάστασης.

Η επιλογή ανάκλησης μηνυμάτων είναι διαθέσιμη στο Microsoft Outlook:

• Όταν τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης έχουν λογαριασμό email Microsoft 365 ή Microsoft Exchange στον ίδιο οργανισμό.

Για να ανακαλέσετε ένα μήνυμα από το Outlook, κάντε τα εξής:

Στην περιοχή φακέλων στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του Outlook, επιλέξτε το φάκελο "Απεσταλμένα στοιχεία".

Ανοίξτε το μήνυμα που θέλετε να καλέσετε ξανά κάνοντας διπλό κλικ σε αυτό.

Επιλέξτε Μήνυμα> Ενέργειες στην καρτέλα και κάντε κλικ στο κουμπί "Καλέστε αυτό το μήνυμα".

Η κλήση e-mail από παρόχους υπηρεσιών όπως GMX, Gmail ή Web.de δεν είναι καταρχήν δυνατή. Η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail από την Google μπορεί να ρυθμιστεί έτσι ώστε ένα μήνυμα να παραμένει στην ουρά για 30 δευτερόλεπτα. Σε αυτό το διάστημα έχετε την ευκαιρία να διακόψετε τη μετάδοση. Μετά από 30 δευτερόλεπτα το e-mail θα σταλεί και δεν μπορεί να ανακτηθεί.

Εν κατακλείδι, είναι σημαντικό να ελέγξετε ξανά κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν το στείλετε. Η απάντηση στις ακόλουθες ερωτήσεις πριν από την αποστολή ενός μηνύματος μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή λανθασμένων ή ελλιπών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Έχω λάβει υπόψη όλους τους παραλήπτες του μηνύματος;
• Έχουν εκχωρηθεί σωστά οι διευθύνσεις e-mail στα πεδία: "To", "Cc" και "Bcc";
• Έχει το email ένα ουσιαστικό θέμα;
• Έχω προσθέσει όλα τα σχετικά συνημμένα email;
• Έχω ελέγξει το κείμενό μου για ορθογραφικά και χαρακτήρα και πληρότητα;
• Έχει εισαχθεί η σωστή υπογραφή αλληλογραφίας;

Με αυτήν τη λίστα ελέγχου μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι δεν αποστέλλονται λανθασμένα ή ελλιπή μηνύματα και ότι μόνο οι επαγγελματικά προετοιμασμένοι e-mail φτάνουν στους παραλήπτες σας.

Πληροφορίες:

Οι ρυθμίσεις ημερολογίου για αιτήματα συνάντησης στο ημερολόγιο του Outlook και σε όλες τις άλλες εφαρμογές ημερολογίου μπορούν να ανακτηθούν ευκολότερα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, απλώς σημειώστε το καθορισμένο ραντεβού στο ημερολόγιο στο Outlook και αναζητήστε το υπο-στοιχείο "Διαγραφή" στο μενού. Αφού πατήσετε τη λειτουργία διαγραφής, όλοι οι συμμετέχοντες λαμβάνουν πληροφορίες ότι το ραντεβού έχει ακυρωθεί. Κατά τη διαγραφή ενός αιτήματος συνάντησης, είναι λογικό να δηλώνεται ο λόγος της επανάκλησης στο κείμενο στους συμμετέχοντες, προκειμένου να αποφευχθούν ερωτήματα.

Εναλλακτική λύση για το email: λίστες αλληλογραφίας και τι πρέπει να προσέξετε

Μια λίστα αλληλογραφίας είναι βασικά μια λίστα διανομής email. Η αρχή των καταλόγων αλληλογραφίας είναι απλή και δοκιμασμένη και χρησιμοποιείται κυρίως για ενημερωτικά δελτία.

Στο πρώτο βήμα, ένα ενδιαφερόμενο μέρος εγγράφεται σε μια λίστα αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, εγγράφεται στο ενημερωτικό δελτίο μιας εταιρείας, τα προϊόντα της οποίας τον ενδιαφέρουν. Μετά τον έλεγχο της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την ανάγνωση των πληροφοριών προστασίας δεδομένων, το ενδιαφερόμενο μέρος είναι μέρος της λίστας αλληλογραφίας. Εάν αποσταλεί ένα νέο ενημερωτικό δελτίο, θα σταλεί σε όλα τα άλλα μέλη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κατά κανόνα, γίνεται διάκριση μεταξύ:

• Συντονισμένος και
• Μη τροποποιημένες λίστες αλληλογραφίας.

Στην περίπτωση των συντονισμένων λιστών αλληλογραφίας, ένα μήνυμα ελέγχεται προληπτικά από έναν υπεύθυνο συντονιστή πριν προωθηθεί σε όλους τους συμμετέχοντες. Ένα σημαντικό κριτήριο δοκιμής είναι το λεγόμενο netiquette. Περιγράφει τους κανόνες για τη συμπεριφορά κοινωνικής επικοινωνίας στο Διαδίκτυο. Εάν ένα μήνυμα περιέχει ρατσιστικά ή προσβλητικά σχόλια ή αγενή ιδιώματα, δεν θα προωθηθεί. Οι συντονιστές ελέγχουν επίσης το περιεχόμενο ενός μηνύματος, ώστε να μην προωθούνται ανεπιθύμητα μηνύματα ανεπιθύμητου ή διαφημιστικού περιεχομένου. Στην περίπτωση μη τροποποιημένων λιστών αλληλογραφίας, αντίθετα, κάθε μήνυμα παραδίδεται σε όλους τους αποδέκτες χωρίς έλεγχο.

Οι λίστες αλληλογραφίας είναι βολικές και αποτελεσματικές. Δεδομένου ότι τα προσωπικά δεδομένα, όπως η προσωπική διεύθυνση e-mail, μπορούν να είναι ελεύθερα προσβάσιμα στην περίπτωση λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάθε λίστα αλληλογραφίας πρέπει να ελέγχεται σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR). Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διατηρούνται προστατευμένα και κρυφά ανά πάσα στιγμή και δεν πρέπει να είναι προσβάσιμα σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα.

Μια λίστα αλληλογραφίας μπορεί επίσης να προκύψει ασυνείδητα εάν σημειώνονται πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απλό κείμενο στο πεδίο "Προς" ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτήν την περίπτωση, κάθε παραλήπτης έχει πρόσβαση στα δεδομένα που αποστέλλονται. Για να το ξεπεράσετε, είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε το πεδίο διεύθυνσης "Κρυφή κοιν." Εάν πρέπει να σταλούν μηνύματα σε πολλούς παραλήπτες. Αυτή η διαδικασία εγγυάται ότι όλοι οι αποδέκτες λαμβάνουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που συμμορφώνεται με την προστασία δεδομένων.

Λίστες αλληλογραφίας για προσωπική χρήση

Οι λίστες αλληλογραφίας αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του ιδιωτικού τομέα. Εάν θέλετε να επικοινωνείτε με πολλά άτομα ταυτόχρονα μέσω e-mail, το e-mail είναι ο χαμηλότερος κοινός παρονομαστής. Μια άλλη επιλογή επικοινωνίας είναι οι αγγελιοφόροι όπως το Facebook ή το WhatsApp. Σε πολλές περιπτώσεις, οι ομάδες Facebook απορρίπτονται επειδή, για λόγους προστασίας δεδομένων, δεν θέλουν όλοι να συμμετάσχουν στο Facebook. Ένα διαδικτυακό φόρουμ είναι πολύπλοκο και χρειάζεται πολύς χρόνος για να δημιουργηθεί, οπότε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνονται ως η καλύτερη επιλογή με την πρώτη ματιά.
Οι λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελέγχονται μέσω ενός συνηθισμένου προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν ένα καθοριστικό μειονέκτημα. Όχι κάθε χρήστης γνωρίζει και τηρεί τους κανόνες επικοινωνίας και το χάος είναι αναπόφευκτο. Ενώ μερικοί απαντούν μόνο σε ένα άτομο, αν και ήθελαν να απευθυνθούν σε όλους, άλλοι χρήστες ακολουθούν τον αντίθετο τρόπο. Όσοι θέλουν να φύγουν από τη λίστα αλληλογραφίας αντιμετωπίζουν επίσης προκλήσεις, καθώς η διεύθυνσή τους δεν αποθηκεύεται μόνο μία φορά κεντρικά. Κάθε συμμετέχων στην ομάδα έχει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία είναι επίσης προβληματική από την άποψη της προστασίας δεδομένων.

Μια κεντρική λίστα αλληλογραφίας είναι η διέξοδος από αυτό το ενοχλητικό δίλημμα. Ειδικά σε

• Πανεπιστήμια ή
• Για επικοινωνία στο σχολείο,
• Στη δουλειά ή
• Για χόμπι,

Οι λίστες αλληλογραφίας είναι η πρώτη επιλογή λόγω της ευκολίας ρύθμισης.

Υπάρχουν διάφοροι πάροχοι στο διαδίκτυο που είναι εύκολοι και αποτελεσματικοί στη χρήση. Ένα παράδειγμα δωρεάν παρόχου λίστας αλληλογραφίας είναι οι Ομάδες Google. Εάν εκτιμάτε την προστασία δεδομένων σύμφωνα με τη γερμανική νομοθεσία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας στο Posteo δωρεάν. Στο JPBerlin μπορείτε να κλείσετε έως και πέντε λίστες αλληλογραφίας με επτά ευρώ το μήνα. Μπορείτε, για παράδειγμα, να ρυθμίσετε τον δικό σας διακομιστή λίστας με το ezmlm. Το λογισμικό ταχυδρομείου είναι επίσης κατάλληλο για τη διαχείριση λιστών αλληλογραφίας με διαχειριστή και διάφορες λίστες διανομής.

Περίληψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πώς χρησιμοποιούνται

Είναι συνηθισμένο στις μέρες μας η αποστολή πληροφοριών και εγγράφων μέσω email. Καθημερινά δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανταλλάσσονται μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Για το λόγο αυτό, το e-mail είναι ένα από τα πιο σημαντικά και αποτελεσματικά μέσα επικοινωνίας.

Για να ρυθμίσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρειάζεστε πρώτα έναν πάροχο που διαχειρίζεται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον λογαριασμό. Υπάρχουν αμέτρητοι πάροχοι που προσφέρουν δωρεάν ή επί πληρωμή εκδόσεις μιας διεύθυνσης email. Η εγγραφή σε έναν πάροχο email είναι εύκολη και μπορεί να γίνει σε λίγα μόνο βήματα. Οι λογαριασμοί email επί πληρωμή έχουν πολλά πλεονεκτήματα έναντι των δωρεάν εκδόσεων. Ένα ενσωματωμένο φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, το οποίο ταξινομεί προσεκτικά τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο κακόβουλο λογισμικό και ιούς, αντιπροσωπεύει μια σημαντική προστιθέμενη αξία. Ένα ανεπιθύμητο φίλτρο διευκολύνει την εργασία με e-mail και κάνει την επικοινωνία πιο ασφαλή.

Είναι δυνατή η αποστολή ή λήψη μηνυμάτων απευθείας στον πάροχο μέσω webmail. Το Webmail είναι μια επεξεργασία e-mail που βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης χωρίς τοπικό πρόγραμμα αλληλογραφίας. Τα προγράμματα αλληλογραφίας όπως το Thunderbird, το Microsoft Outlook, το Windows Mail ή το Apple Mail έχουν εκτεταμένα πλεονεκτήματα. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν την ατομική αρχειοθέτηση μηνυμάτων ή καλύτερη συνεργασία με άλλους χρήστες στις δομές της ομάδας.

Στο πρόγραμμα αλληλογραφίας ένας χρήστης πρέπει να αποφασίσει εάν θέλει να στέλνει και να λαμβάνει μηνύματα με το πρωτόκολλο POP3 ή IMAP. Το πρωτόκολλο IMAP δεν αποθηκεύει δεδομένα τοπικά και είναι ιδιαίτερα ενδιαφέρον για χρήστες που εργάζονται με πολλές τελικές συσκευές. Επιπλέον, προσφέρει πλεονεκτήματα όσον αφορά την προστασία δεδομένων. Ανάλογα με το πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται, διαφέρουν οι προδιαγραφές για τον διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας, τον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας και τη διαμόρφωση των διευθύνσεων διακομιστή.

Κατά τη ρύθμιση μιας προσωπικής διεύθυνσης email, είναι απαραίτητο να επιλέξετε έναν ελκυστικό και ασφαλή κωδικό πρόσβασης. Κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε ενσωματώσει μια υπογραφή. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες να αναγνωρίζουν τον παραλήπτη ανά πάσα στιγμή. Ένας συγκεκριμένος χαιρετισμός και θέμα ανήκουν επίσης σε κάθε email. Εκτός από το κείμενο του e-mail, συνημμένα όπως έγγραφα, εικόνες ή βίντεο μπορούν να αποσταλούν ή να ληφθούν με ένα μήνυμα.

Τα συνημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πρέπει να υπερβαίνουν τα 5 MB σε μέγεθος. Όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα, πρέπει να ελέγξετε εάν ο αποστολέας είναι αξιόπιστος. Αυτό είναι απαραίτητο επειδή τα συνημμένα αρχεία μπορούν ανά πάσα στιγμή να περιέχουν κακόβουλο λογισμικό και ιούς που μολύνουν απαρατήρητα τον προσωπικό υπολογιστή.

Πριν αποφασίσετε για έναν πάροχο email και προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να αποφασίσετε για όλες τις προσφορές. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να βρείτε έναν πάροχο που ταιριάζει στις προσωπικές σας ιδέες και τις συνθήκες πλαισίου.Όποιος γνωρίζει τους πιο σημαντικούς βασικούς όρους για τα ηλεκτρονικά μηνύματα και μπορεί να ελέγξει προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να επικοινωνήσει επαγγελματικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.