Box Cloud: Σύννεφο περιεχομένου με λειτουργίες premium

Αν σκέφτεστε αποθήκευση στο cloud και λύσεις για εξωτερική αποθήκευση δεδομένων και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, οι περισσότεροι χρήστες σκέφτονται πρώτα προϊόντα όπως το OneDrive, το Google Drive ή το iCloud. Η αμερικανική εταιρεία Box και το Box Cloud είναι ως επί το πλείστον άγνωστα στους ιδιώτες χρήστες στη Γερμανία. Επειδή το Box Cloud, με το εύρος των λειτουργιών του, είναι μια ενδιαφέρουσα εναλλακτική λύση στις συνήθεις λύσεις cloud, ειδικά για εταιρείες.

Το Box δεν είναι τόσο ένας κλασικός χώρος αποθήκευσης cloud, αλλά ένα λογισμικό ECM του οποίου οι δυνατότητες και οι κύριες λειτουργίες περιλαμβάνουν έναν ασφαλή χώρο αποθήκευσης cloud που ονομάζεται Box Cloud.

Τι διακρίνει το λογισμικό ECM από ένα cloud;

Το ECM είναι συντομογραφία του αγγλικού όρου Enterprise Content Management. Το λογισμικό ECM χρησιμοποιείται για τη δημιουργία, την οργάνωση, την αποθήκευση και τη διανομή περιεχομένου. Το λογισμικό ECM μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και την απλοποίηση των ροών πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων και οργανικών μονάδων.

Τα πλεονεκτήματα του λογισμικού ECM είναι πολλαπλά. Το λογισμικό ECM μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να μειώσουν το κόστος ψηφιοποιώντας και αυτοματοποιώντας το περιεχόμενο. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αύξηση της αποδοτικότητας και στην εξάλειψη των αναποτελεσματικών ροών εργασίας. Τα προϊόντα λογισμικού ECM όπως το Box μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να διαχειρίζονται καλύτερα τα δεδομένα τους και να ελαχιστοποιούν τους κινδύνους ασφαλείας.

Το λογισμικό ECM χρησιμοποιείται συχνά από μεγάλες εταιρείες για τη διαχείριση περιεχομένου και διαδικασιών επαγγελματικά και ψηφιακά.Για παράδειγμα, με την Box συνεργάζονται η ελβετική ασφαλιστική εταιρεία Zurich, η DEKA-Immobilien από τη Γερμανία ή η MED EL, κατασκευαστής ηλεκτροϊατρικών προϊόντων που εδρεύει επίσης στη Γερμανία, καθώς και πολλές άλλες γνωστές εταιρείες. Σύμφωνα με το Box, περισσότερες από 100.000 εταιρείες παγκοσμίως βασίζονται στο Box and Box Cloud. Το λογισμικό ECM μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί από μικρές και μεσαίες εταιρείες ή ιδιώτες χρήστες. Το ECM Software είναι μια ευέλικτη και προσαρμόσιμη λύση που καλύπτει τις ανάγκες κάθε επιχείρησης ή οικιακού χρήστη.

Σε αντίθεση με την τυπική αποθήκευση cloud, το λογισμικό ECM όπως το Box προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση λογισμικού για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, δικτυωμένη συνεργασία και απλοποιημένες ροές εργασίας - εργασίες που οι τυπικές λύσεις αποθήκευσης cloud από μόνες τους δεν μπορούν να εκτελέσουν.

Ποια είναι τα οφέλη του Box Cloud;

Το Box Cloud είναι ένα σύννεφο περιεχομένου. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι όχι μόνο λειτουργεί ως αποθήκευση δεδομένων και για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, αλλά εστιάζει επίσης στη συνεργασία σε εταιρικά έγγραφα.Αυτή η καινοτόμος προσέγγιση περιεχομένου, στην οποία το επίκεντρο είναι το περιεχόμενο και όχι τα έγγραφα (αρχεία), ενδιαφέρει ιδιαίτερα τις εταιρείες που δραστηριοποιούνται παγκοσμίως.

Ανεξάρτητα από το εάν πρόκειται για πληροφορίες μάρκετινγκ για προϊόντα, συμβόλαια αγοράς, έγγραφα συμβολαίων από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή εικόνες και βίντεο - όλα αυτά τα έγγραφα είναι πολύ σημαντικά για έναν οργανισμό εταιρείας. Ειδικά όταν διαφορετικά τμήματα σε διαφορετικές χώρες λειτουργούν με τα ίδια προϊόντα και υπηρεσίες, είναι σημαντικό το ίδιο περιεχόμενο να είναι διαθέσιμο σε όλους τους τομείς. Αυτό δεν είναι μόνο σημαντικό λόγω της ομοιόμορφης εταιρικής ταυτότητας, αλλά εξοικονομεί και κόστη που προκύπτουν. Το Box Cloud διασφαλίζει ότι μια κεντρική, ψηφιακή και ασφαλής αποθήκευση δεδομένων είναι διαθέσιμη για ολόκληρο τον όμιλο εταιρειών.

Το Box Cloud έχει επίσης σχεδιαστεί για ολόκληρο τον κύκλο χρήσης περιεχομένου. Αυτό σημαίνει ότι κάθε αρχείο παραμένει στην πλατφόρμα και μπορεί να επεξεργαστεί και να χρησιμοποιηθεί από κοινού, από την αρχική αποθήκευση και αποδέσμευση δεδομένων έως την ηλεκτρονική υπογραφή και ταξινόμηση.

Ως cloud περιεχομένου, το λογισμικό ECM, όπως το Box with the Box Cloud, συμβάλλει αποφασιστικά στη διασφάλιση ότι οι διαδικασίες παραμένουν άπαχες, οι πληροφορίες από κάθε τμήμα είναι διαθέσιμες και τα ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα προστατεύονται ανά πάσα στιγμή.

Ποιες είναι οι 3 πιο σημαντικές προστιθέμενες αξίες του Box Cloud;

Ως εφαρμογή λογισμικού ECM, το Box μπορεί να βοηθήσει διάφορα εταιρικά τμήματα να λειτουργούν αποτελεσματικά και συνεργατικά. Πάνω απ 'όλα, οι ακόλουθες τέσσερις προστιθέμενες αξίες μιλούν για τη χρήση του Box σε εταιρείες ή για ιδιωτική χρήση, κάτι που είναι επίσης δυνατό με το Box Cloud:

1. Ασφάλεια, συμμόρφωση και περιφερειακή αποθήκευση

Σε κάθε εταιρεία υπάρχει μεγάλος όγκος δεδομένων που πρέπει να προστατεύονται. Τόσο οι προσωπικές πληροφορίες από το τμήμα HR όσο και τα δεδομένα προϊόντων από το τμήμα ανάπτυξης ή πωλήσεων πρέπει να προστατεύονται και να προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.Επιπλέον, οι εταιρείες υποχρεούνται να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις συμμόρφωσης και τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων στην αντίστοιχη χώρα χρήσης. Για τη Γερμανία, αυτό σημαίνει, μεταξύ άλλων, συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του Ευρωπαϊκού Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR).

Το Box Cloud εντυπωσιάζει σε αυτόν τον τομέα με την επαγγελματική αρχιτεκτονική ασφάλειας, τα στοιχεία ελέγχου πρόσβασης που χρησιμοποιούν τεχνητή νοημοσύνη για τον εντοπισμό ελλείψεων ασφαλείας και τη διακυβέρνηση εγγενή στο cloud που αποφεύγει νομικές συγκρούσεις.

Οι ενσωματωμένοι έλεγχοι ασφαλείας Zero Trust στοχεύουν να διασφαλίσουν ότι κάθε χρήστης μπορεί να αναγνωριστεί μοναδικά πριν από την ανάκτηση δεδομένων από το cloud. Επιπλέον, το Box Cloud έχει πιστοποίηση FIPS 140-2. Χρησιμοποιείται από την κυβέρνηση των ΗΠΑ για κρυπτογραφικές μονάδες, αυτό το πρότυπο ασφαλείας ορίζει απαιτήσεις για μονάδες που εκτελούν κρυπτογραφικές λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένων μονάδων που δημιουργούν, χρησιμοποιούν ή αποθηκεύουν κλειδιά.Αυτά πρέπει να διαθέτουν μηχανισμούς υλικού και λογισμικού που δεν παραβιάζονται για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε κλειδιά και άλλα ευαίσθητα δεδομένα.

Επιπλέον, κάθε αρχείο που είναι αποθηκευμένο στο Box Cloud παρέχεται με κρυπτογράφηση AES 256-bit τόσο σε κατάσταση ηρεμίας όσο και κατά τη μετάδοση. Η λειτουργία Box Shields μπορεί επίσης να ανιχνεύσει και να διορθώσει διαρροές δεδομένων και ελαττώματα ασφαλείας σε πραγματικό χρόνο.

Σημαντικό: Η Box προσφέρει στους πελάτες της να αποθηκεύουν όλα τα δεδομένα τοπικά στο Box Cloud. Αυτή η επιλογή επιτρέπει την αποθήκευση δεδομένων από Γερμανούς χρήστες σε ευρωπαϊκούς διακομιστές με νομικά συμβατό, ασφαλή τρόπο και σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GDPR. Η λειτουργία Box Zones, η οποία καθιστά δυνατή την περιφερειακή αποθήκευση, προσφέρει στους Γερμανούς και Ευρωπαίους πελάτες το υψηλότερο δυνατό επίπεδο προστασίας δεδομένων.

2. Συνεργασία σε ομαδικές δομές

Στις μεγάλες εταιρείες, είναι σύνηθες φαινόμενο τα τμήματα να συνεργάζονται διεθνώς.Με το Box Cloud, οι ομάδες μπορούν να συνεργαστούν οπουδήποτε και ανεξάρτητα από το υλικό, τα λειτουργικά συστήματα ή το λογισμικό στο cloud. Αυτό γίνεται εφικτό με την απρόσκοπτη ενσωμάτωση επιχειρηματικών εφαρμογών όπως το Microsoft 365, το Google Workspace, το Teams ή το Zoom.

Η ενσωμάτωση εφαρμογών και η προβολή αρχείων στο περιβάλλον εργασίας του Box Cloud είναι φιλική προς το χρήστη και καινοτόμο για τους χρήστες του. Εκτός από την επιλογή πρόσβασης στο Box Cloud που βασίζεται στο web μέσω του προγράμματος περιήγησης ιστού, υπάρχουν επίσης διαθέσιμες εφαρμογές για κοινά λειτουργικά συστήματα κινητής τηλεφωνίας. Η λειτουργία Box Drive διασφαλίζει ότι μια εικονική μονάδα δίσκου μπορεί να ενσωματωθεί στον επιτραπέζιο υπολογιστή μέσω του πρωτοκόλλου WebDAV, στο οποίο μπορεί επίσης να αποθηκευτεί και να μοιραστεί περιεχόμενο.

3. Ροές εργασιών και ηλεκτρονικές υπογραφές

Οι εποχές που οι εργαζόμενοι μοιράζονταν μεταξύ τους έγγραφα συμβάσεων ή άλλα σημαντικά έγγραφα σε έντυπη μορφή έχουν περάσει προ πολλού.Σήμερα, οι εταιρείες εργάζονται με ψηφιακές ροές εργασίας, όπου μια σημαντική σύμβαση, για παράδειγμα, μπορεί να προβληθεί, να επεξεργαστεί, να ταξινομηθεί και να εγκριθεί διαδικτυακά από τη δημιουργία έως την έγκριση.

Εργαλεία για αυτοματοποίηση ροής εργασιών προσφέρουν μέγιστη χρηστικότητα και άνεση και βοηθούν στην επιτάχυνση των διαδικασιών έγκρισης στις εταιρείες. Η λειτουργία "Box Sign" προσφέρει επίσης στους χρήστες τη δυνατότητα να ενσωματώνουν ηλεκτρονικές υπογραφές σε ψηφιακά έγγραφα και να τα υπογράφουν ψηφιακά. Είναι δυνατή η αποστολή της ψηφιακής υπογραφής από το Box ή εναλλακτικά από άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές, όπως το Salesforce ή το Microsoft 365, εάν είναι συνδεδεμένες στο Box Cloud.

Αξίζει το Box Cloud και για ιδιώτες χρήστες;

Με το Box Cloud, οι επιχειρησιακοί χρήστες έχουν πρόσβαση σε ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών για να συνεργάζονται αποτελεσματικά και να χρησιμοποιούν το Box όχι μόνο ως αποθήκευση δεδομένων ή για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, αλλά ως επαγγελματικό cloud περιεχομένου.

Ταυτόχρονα, το Box Cloud είναι επίσης ενδιαφέρον για ιδιώτες χρήστες, ακόμα κι αν μεμονωμένοι χρήστες δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν λεπτομερώς τις διάφορες επιλογές και λειτουργίες του Box.

Για ιδιώτες, το Box προσφέρει μια ενδιαφέρουσα εναλλακτική λύση στις συμβατικές λύσεις cloud από τη Microsoft, την Google ή την Apple με τη δωρεάν χρέωση ενός χρήστη. Με 10 GB ελεύθερου αποθηκευτικού χώρου και μέγιστη μεταφόρτωση 250 MB ανά αρχείο, η υπηρεσία cloud προσφέρει μια καλή γκάμα λειτουργιών για ιδιώτες χρήστες που θέλουν να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας αρχείων ή εικόνων του Office.

Το Box είναι περιορισμένο στις εκδόσεις αρχείων, αφού αποθηκεύεται μόνο η τρέχουσα έκδοση αρχείου. Η πρόσβαση στο δωρεάν Box Cloud μπορεί να είναι κινητή και σταθερή. Στη δωρεάν έκδοση περιλαμβάνεται και η ενσωμάτωση του Microsoft 365 και του Google Workspace, ώστε το Box Cloud να είναι κατάλληλο και για ιδιώτες χρήστες σε κάθε περίπτωση.

Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης ως ιδιωτικός χρήστης, μπορείτε να αποκτήσετε έως και 100 GB αποθηκευτικού χώρου και την επιλογή να ανεβάσετε αρχεία έως και 5 GB στο πρόγραμμα Personal Pro. Με ετήσια συνδρομή, οι χρήστες του Box Cloud πληρώνουν 9 ευρώ το μήνα για την αναβάθμιση.

Πόσο κοστίζει το Box Cloud για τις επιχειρήσεις;

Το Box Cloud προσφέρει σε μεγάλες εταιρείες, μεσαίες επιχειρήσεις και μικρότερες επιχειρηματικές ομάδες ατομικές προσφορές για κάθε ανάγκη. Με το ετήσιο πρόγραμμα Business Starter, το οποίο πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον 3 χρήστες, οι ομάδες έχουν πρόσβαση σε έως και 100 GB αποθηκευτικού χώρου και την καινοτόμο διεπαφή χρήστη Box Cloud που εγγυάται την καλύτερη χρηστικότητα. Μια ομάδα με 3 χρήστες πληρώνει 13,50 ευρώ το μήνα για πρόσβαση στο σύννεφο Box στη μικρότερη χρέωση Box.

Τα εταιρικά τιμολόγια, τα οποία κοστίζουν 13,50 ευρώ το μήνα για το φθηνό πακέτο, περιέχουν πρόσθετες λειτουργίες που υπερβαίνουν το καθαρό cloud computing. Το Box Sign για ψηφιακές υπογραφές, το Box Relay για την αυτοματοποίηση των ροών εργασιών, τα επαγγελματικά φίλτρα αναζήτησης και πολλές άλλες λειτουργίες ασφαλείας είναι διαθέσιμα σε όλους τους χρήστες, ανάλογα με το πακέτο.

Συνοπτικά, ποια είναι τα πλεονεκτήματα του Box ως πάροχος cloud;

Το Box ως επαγγελματικό λογισμικό ECM είναι μια ελκυστική επιλογή συνολικά και είναι κάτι περισσότερο από μια απλή αποθήκευση δεδομένων ή ένα εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων. Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα πρόσβασης σε αρχεία στο Box Cloud από οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο διαδίκτυο.

Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να εργαστούν σε έγγραφα ή να προβάλουν αρχεία από τον λογαριασμό τους στο Box, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται. Επιπλέον, το Box προσφέρει υψηλό επίπεδο ασφάλειας με πολλαπλά επίπεδα προστασίας και, ανάλογα με το πακέτο, διάφορες λειτουργίες και εργαλεία στους τομείς της ασφάλειας και της συνεργασίας. Μια σημαντική προστιθέμενη αξία του Box είναι η επιλογή ενσωμάτωσης ορισμένων δημοφιλών εφαρμογών παραγωγικότητας στο cloud περιεχομένου, έτσι ώστε οι ομάδες να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά, επαγγελματικά και με όσο το δυνατόν λιγότερη σπατάλη.