Παρακάτω θα μάθετε πώς να εξάγετε τα δεδομένα επαφών σας στο Excel για επεξεργασία και τι κόλπο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε έναν πίνακα Excel με μια λίστα διανομής από το Outlook.
Πώς να μεταφέρετε τις επαφές σας από το Outlook στο Excel
Η εξαγωγή του βιβλίου διευθύνσεων από το Outlook στο Excel μπορεί να είναι απαραίτητη εάν θέλετε να δημιουργήσετε λίστες από τα δεδομένα επαφών και να τις ταξινομήσετε ή να τις φιλτράρετε στο Excel. Ακόμα κι αν θέλετε να μεταβιβάσετε το βιβλίο διευθύνσεών σας, αλλά προτιμάτε να διατηρείτε μεμονωμένα πεδία ή πληροφορίες, η εξαγωγή στο Excel (και η επεξεργασία στο Excel) έχει νόημα.
Προχωρήστε ως εξής για εξαγωγή:
- Ξεκινήστε το Excel με ένα κενό βιβλίο εργασίας.
- Μεταβείτε στο Outlook και δείτε τις επαφές.
- Επιλέξτε όλες τις επαφές που πρόκειται να εξαχθούν.
- Μεταφέρετε και αποθέστε τα στο βιβλίο εργασίας του Excel. Εάν το παράθυρο του Excel δεν φαίνεται δίπλα στο παράθυρο του Outlook, σύρετε τις επαφές προς τα κάτω στη γραμμή εκκίνησης χρησιμοποιώντας το κουμπί Excel. Περιμένετε λίγο για να ανοίξει το παράθυρο του Excel σε πρώτο πλάνο.
Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα στο Excel ως συνήθως, π.χ. στήλες διαγραφής, αναδιάταξης, ταξινόμησης κ.λπ.
Πώς να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel από μια λίστα διανομής στο Outlook
Το Outlook δεν προσφέρει άμεσο τρόπο εξαγωγής λίστας διανομής, για παράδειγμα στο Excel, για περαιτέρω επεξεργασία εκεί.
Εδώ είναι ένα μικρό κόλπο:
- Ανοίξτε το βιβλίο διευθύνσεων.
- Με το δεξί κουμπί του ποντικιού πατημένο, σύρετε τη λίστα διανομής στα εισερχόμενα και αφήστε το κουμπί του ποντικιού.
- Στο μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται τώρα, επιλέξτε την εντολή "Αντιγραφή εδώ ως μήνυμα με κείμενο".
- Το Outlook δημιουργεί τώρα ένα νέο e-mail που περιέχει όλα τα δεδομένα από τη λίστα διανομής. Επιλέξτε τα δεδομένα εδώ και αντιγράψτε τα στο Excel μέσω του πρόχειρου.
