Εάν εργάζεστε με μεγάλες παρουσιάσεις, γνωρίζετε πόσο γρήγορα μπορεί να χαθεί στη μάζα πολλών διαφανειών. Χρειάζεται χρόνος για να βρείτε συγκεκριμένες διαφάνειες που πρέπει να ενημερωθούν. Μερικές φορές η λάθος διαφάνεια αλλάζει κατά λάθος
Γιατί είναι λογικό να σπάσουμε τις διαφάνειες σε τμήματα
Ειδικά με μεγαλύτερες παρουσιάσεις, πιθανότατα έχετε ένα περίγραμμα και ενδεχομένως ακόμη και διαφάνειες τμημάτων. Στην προβολή διαφανειών, ωστόσο, όλες οι διαφάνειες εμφανίζονται με τον ίδιο τρόπο, το ένα πίσω από το άλλο. Οι ιεραρχίες που φαντάζεστε δεν λαμβάνονται υπόψη στη διαλογή.
Αποτέλεσμα: Χάνετε γρήγορα τα ίχνη σας και αφιερώνετε πολύ χρόνο αναζητώντας μεμονωμένες διαφάνειες.
Η λύση: χωρίστε τις διαφάνειές σας σε ενότητες και δώστε τους ονόματα με νόημα. Αυτό σας διευκολύνει να παρακολουθείτε τα πράγματα. Για παράδειγμα, μπορείτε επίσης να εκχωρήσετε μεμονωμένες ενότητες σε διαφορετικούς συναδέλφους που θα πρέπει να τις επεξεργαστούν. Ακόμα κι αν αργότερα θέλετε να αλλάξετε τη σειρά των τμημάτων, αυτό γίνεται σε σύντομο χρονικό διάστημα χάρη στην υποδιαίρεση.
Έτσι χωρίζετε τη μάζα της ταινίας σε διαχειρίσιμα τμήματα
- Μετάβαση στο Προβολή - διαλογή διαφανειών και κάντε κλικ εκεί μπροστά από τη διαφάνεια μπροστά από την οποία θέλετε να εισαγάγετε μια ενότητα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα να αρχίσει έμεινε στην ομάδα Φύλλα επί Ενότητα - προσθέστε μια ενότητα.
- Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ μπροστά από μια διαφάνεια για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος και να το ανοίξετε εκεί Προσθήκη ενότητας Επιλέγω.
- Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της ενότητας για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος και να επιλέξετε Μετονομασία τμήματοςΤο Εισαγάγετε ένα κατάλληλο όνομα για την ενότητα στο παράθυρο διαλόγου.
Βέλτιστη επισκόπηση με μειωμένες ενότητες
Εάν έχετε μεγάλο αριθμό διαφανειών, θα περάσετε πολύ χρόνο κάνοντας κύλιση πάνω και κάτω στις διαφάνειες. Στο PowerPoint 2010, μπορείτε να συμπτύξετε ενότητες που δεν επεξεργάζονται αυτήν τη στιγμή για καλύτερη επισκόπηση. Έτσι γίνεται:
- Εάν θέλετε να μειώσετε όλες τις ενότητες, κάντε δεξί κλικ σε μια επικεφαλίδα ενότητας για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος και επιλέξτε Μειώστε τα πάνταΤο Εμφανίζονται μόνο οι επικεφαλίδες των ενοτήτων.
- Με την εντολή Όλα επεκτείνονται όλες οι διαφάνειες εμφανίζονται ξανά.
- Εάν θέλετε να μειώσετε μεμονωμένες ενότητες, κάντε κλικ στο μικρό βέλος μπροστά από την επικεφαλίδα.
Παρεμπιπτόντως: εάν επισημάνετε τις επικεφαλίδες των τμημάτων, όλες οι διαφάνειες σε αυτήν την ενότητα επισημαίνονται αυτόματα. Στη συνέχεια, μπορείτε, για παράδειγμα, να τους εκχωρήσετε ένα νέο σχέδιο με ένα κλικ.
Αλλαγή σειράς; κανένα πρόβλημα
Εάν θέλετε να μετακινήσετε μερικές από τις διαφάνειες στην αρχή σε παλαιότερες εκδόσεις του PowerPoint, έπρεπε πρώτα να βρείτε όλες τις διαφάνειες σε αυτήν την ενότητα, να τις επισημάνετε και στη συνέχεια να τις μετακινήσετε ακριβώς στη νέα θέση. Αυτό το έργο αποδείχθηκε δύσκολο χωρίς σημεία προσανατολισμού.
Αυτή η εργασία είναι πλέον πολύ εύκολη στο PowerPoint 2010:
- Επιλέξτε την επικεφαλίδα της ενότητας που θέλετε να μετακινήσετε.
- Κάντε δεξί κλικ για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος και κάντε κλικ εκεί Μετακινήστε το τμήμα προς τα πάνω αντίστοιχα. Μετακινήστε το τμήμα προς τα κάτω.
- Έχετε πολλά τμήματα; Αρχικά, μειώστε τα τμήματα όπως περιγράφεται παραπάνω. Κάντε κλικ στην ενότητα που θέλετε να μετακινήσετε και σύρετέ την στην επιθυμητή θέση πατώντας το κουμπί του ποντικιού.
- Φυσικά, μπορείτε επίσης να μετακινήσετε μεμονωμένες διαφάνειες από τη μια ενότητα στην άλλη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στις ταινίες και σύρετέ τις στην επιθυμητή θέση κρατώντας πατημένο το κουμπί του ποντικιού.
