Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας στο Outlook - δημιουργήστε επαγγελματικά αντίγραφα ασφαλείας αρχείων και φακέλων δεδομένων

Πρακτικές συμβουλές και γενικές πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων

Οι χρήστες του Microsoft Outlook στέλνουν, αρχειοθετούν και μεταδίδουν τεράστιους όγκους δεδομένων με την πάροδο του χρόνου. Επιπλέον, συλλέγονται καταχωρήσεις ημερολογίου, προσωπικές εργασίες, αρχεία που αποστέλλονται ως συνημμένα και προσωπικά δεδομένα από το βιβλίο διευθύνσεων.

Όποιος έχει χάσει το σημειωματάριο ή το αναλογικό ημερολόγιο μπορεί να καταλάβει πόσο σημαντικές είναι οι διευθύνσεις, οι αριθμοί τηλεφώνου ή τα μηνύματα. Είναι δύσκολο να αντιμετωπιστεί μια απώλεια. Το ίδιο ισχύει για την ψηφιακή έκδοση και για τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο Microsoft Outlook. Εάν μια συντριβή συστήματος, ιός ή άλλο συμβάν προκαλεί επανεκκίνηση του υπολογιστή, μπορεί να είναι επώδυνο. Ειδικά όταν δεν έχουν δημιουργηθεί αντίγραφα ασφαλείας και χάνονται σημαντικά δεδομένα, εργασίες, διευθύνσεις και άλλες πληροφορίες.

Ένα τέτοιο σενάριο πρέπει να αποτραπεί πάση θυσία. Για το λόγο αυτό, είναι ζωτικής σημασίας για τους χρήστες του Outlook να δημιουργούν τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των προσωπικών τους δεδομένων. Είναι επίσης χρήσιμο να γνωρίζετε τη θέση των αρχείων δεδομένων. Οι χρήστες θα πρέπει να έχουν μια επιφανειακή κατανόηση του πώς και πού αποθηκεύει το Outlook διευθύνσεις, ραντεβού και εργασίες. Αυτή η ευαισθητοποίηση και η συστηματική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εγγυώνται ότι όλα τα βασικά δεδομένα του Outlook δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας και εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα σε περίπτωση προβλημάτων του συστήματος.

Πώς να κάνετε βίντεο - Outlook: Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του Outlook και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Πρακτική συμβουλή: Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μόνο μερικά, σημαντικά μηνύματα e-mail και δεν θέλετε να εκτελέσετε ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας, η αρχειοθέτηση ως μήνυμα PDF είναι ιδανική. Το δωρεάν λογισμικό PDF Creator σας βοηθά να αποθηκεύσετε e-mail ως αρχείο, παρόμοιο με μια διαδικασία εκτύπωσης. Ένα αρχείο PDF μπορεί να διαβαστεί με διαφορετικά προγράμματα και τελικές συσκευές χωρίς προβλήματα, κάτι που δεν μπορεί να ειπωθεί για τη μορφή MSG του Outlook. Ταυτόχρονα, είναι εναλλακτικά δυνατό να αποθηκεύσετε σημαντικά μηνύματα σε ένα φάκελο στα Windows σε μορφή MSG.

Μια άλλη εναλλακτική λύση για την αποθήκευση σε μορφή MSG ή PDF μπορεί να είναι η αποθήκευση σε αρχείο κειμένου. Το Outlook σας προσφέρει τη φιλική προς το χρήστη επιλογή αρχειοθέτησης πολλαπλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα μόνο αρχείο TXT. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποθηκεύσετε σχετικά μηνύματα με στοχευμένο τρόπο και μαζί.

Πώς αποθηκεύει τα δεδομένα σας το Microsoft Outlook Για να μπορέσετε να ενεργήσετε αμέσως σε περίπτωση προβλημάτων συστήματος ή επίθεσης από ιούς, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις επιλογές παρασκηνίου και ρύθμισης και να γνωρίζετε πώς το Outlook αποθηκεύει τα δεδομένα σας. Βασικά, το Outlook αρχειοθετεί τα δεδομένα σας σε αρχεία με δύο διαφορετικές επεκτάσεις αρχείων:

1. Αρχεία εκτός σύνδεσης του Outlook (αρχείο OST).
2. Προσωπικά αρχεία καταστήματος (αρχείο PST).

Τα αρχεία εκτός σύνδεσης του Outlook

Τα αρχεία εκτός σύνδεσης του Outlook χρησιμοποιούνται από το σύστημα για:

• Λογαριασμοί IMAP,
• Λογαριασμοί Microsoft 365,
• Ανταλλαγή λογαριασμών επίσης
• Λογαριασμοί Outlook.com

δημιουργήθηκε. Όλοι οι λογαριασμοί e-mail που αναφέρονται χαρακτηρίζονται από τον αποκεντρωμένο αποθηκευτικό χώρο που υποστηρίζεται από διακομιστές. Αυτή η μέθοδος αποθήκευσης έχει πολλά πλεονεκτήματα. Εκτός από τη γρήγορη πρόσβαση από διάφορες τελικές συσκευές, τα δεδομένα σας αποθηκεύονται σε προστατευμένους διακομιστές και προστατεύονται από ιούς ή κακόβουλο λογισμικό.

Εκτός από τα αρχικά αρχεία στο διακομιστή, το Outlook δημιουργεί αρχεία δεδομένων χωρίς σύνδεση, τα οποία συντομεύονται με την επέκταση αρχείου "OST". Είναι συνεχώς συγχρονισμένα αντίγραφα που αντικαθίστανται μόλις συνδεθεί το γραμματοκιβώτιο στο Διαδίκτυο. Χωρίς πρόσβαση στο Διαδίκτυο, οι χρήστες μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται με τη βοήθεια των αρχείων OST, καθώς όλα τα σχετικά δεδομένα και πληροφορίες αντιγράφονται στον σκληρό δίσκο. Εάν η σύνδεση στο Διαδίκτυο έχει δημιουργηθεί, όλες οι αλλαγές, για παράδειγμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν δημιουργηθεί στο μεταξύ, υποβάλλονται σε επεξεργασία. Το αρχείο OST ενημερώνεται αυτόματα. Εάν ένα αρχείο OST διαγραφεί με μη αυτόματο τρόπο, το Outlook θα δημιουργήσει ένα νέο. Αυτό συμβαίνει μόλις ο υπολογιστής και ο διακομιστής επανασυνδεθούν.

Τα τυχαία διαγραμμένα δεδομένα σε έναν διακομιστή Exchange μπορούν επίσης να ενεργοποιηθούν ξανά εύκολα. Προϋπόθεση για αυτό είναι ότι ο διαχειριστής έχει δημιουργήσει μια πολιτική διατήρησης για διαγραμμένα αντικείμενα. Αυτό είναι ένα από τα πολλά πλεονεκτήματα των διακομιστών Exchange και ο λόγος που πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν αυτόν τον τύπο επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προσωπικά αρχεία καταστήματος

Σε αντίθεση με τα αρχεία εκτός σύνδεσης του Outlook, τα αρχεία Personal Store αποθηκεύονται μόνο κεντρικά στον υπολογιστή. Μπορούν να περιγραφούν ως το βασικό αρχείο δεδομένων για μηνύματα, εργασίες, ρυθμίσεις και επαφές. Όλα τα μηνύματα και τα στοιχεία του Outlook σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) διατίθενται μόνο στον υπολογιστή στον οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο.

Εκτός από τα δεδομένα, η συγκεκριμένη δομή φακέλου αποθηκεύεται επίσης σε αρχεία PST. Είναι δυνατό για το Outlook να δημιουργήσει διαφορετικά αρχεία PST στην πλευρά του συστήματος. Αυτό γίνεται, μεταξύ άλλων, με εντολή χρήστη, προκειμένου να διαχωριστούν ιδιωτικά ή επαγγελματικά e-mail μεταξύ τους. Εάν τα αντίγραφα των αρχείων PST δεν αποθηκεύονται τακτικά, αρχειοθετούνται σε αντίγραφα ασφαλείας ή δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας με μη αυτόματο τρόπο, όλα τα δεδομένα μπορεί να χαθούν αμετάκλητα σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή ή βλάβης σκληρού δίσκου. Δεδομένου ότι τα ατυχήματα και οι επιθέσεις ιών συμβαίνουν χωρίς προειδοποίηση, είναι σημαντικό να είστε προληπτικοί.

Τα προσωπικά αρχεία καταστήματος δημιουργούνται κυρίως για λογαριασμούς POP. Μέχρι την έκδοση του Outlook 2013, όλες οι πληροφορίες από λογαριασμούς IMAP δημιουργήθηκαν επίσης αντίγραφα ασφαλείας σε αρχεία PST. Οι χρήστες παλαιότερων εκδόσεων του Outlook ανέφεραν, ειδικά με λογαριασμούς IMAP, ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαφανίστηκαν ανεξήγητα μετά από σχεδόν 3 μήνες. Το πρόβλημα μπορεί να λυθεί προσαρμόζοντας τις ρυθμίσεις.

Σημαντικό: Οι χρήστες παλαιότερων εκδόσεων του Outlook ή άτομα που εργάζονται με λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP3 θα πρέπει πάντα να διασφαλίζουν ότι συνεχίζουν να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων PST, προκειμένου να αποφευχθεί η απώλεια δεδομένων.

Insider tip: Με μεμονωμένες ρυθμίσεις, μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε μηνύματα e-mail από διακομιστή POP3 ταυτόχρονα σε δύο διαφορετικούς υπολογιστές. Σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να αλλάξετε τους κανόνες στις ρυθμίσεις λογαριασμού του γραμματοκιβωτίου σας. Στη συνέχεια δημιουργείται ένα αρχείο PST με ισοδύναμα δεδομένα σε κάθε υπολογιστή.

Πληροφορίες: Το λεγόμενο τυπικό αρχείο PST είναι απαραίτητο για τους χρήστες του Outlook. Κατ 'αρχήν, το σύνολο των εισερχομένων και των εισερχομένων καθώς και όλα τα ραντεβού και οι επαφές διαχειρίζονται σε αυτό. Για το λόγο αυτό, το τυπικό αρχείο PST δεν πρέπει να διαγραφεί ανά πάσα στιγμή. Δεδομένου ότι τα αρχεία PST περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, μπορείτε προαιρετικά να τα προστατεύσετε με έναν κωδικό πρόσβασης. Αυτή η διαδικασία είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν αρκετοί υπάλληλοι σε μια εταιρεία μοιράζονται έναν υπολογιστή και δεν τους επιτρέπεται να έχουν πρόσβαση σε προσωπικά e-mail.

Πώς να βρείτε τη θέση των αρχείων δεδομένων του Outlook

Η μη αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων δεδομένων του Outlook είναι μια επιλογή αρχειοθέτησης. Για να γίνει αυτό, χρειάζεστε πρόσβαση στη θέση των αρχείων δεδομένων. Μπορείτε να βρείτε τη θέση των αρχείων δεδομένων στο Outlook ως εξής:

1. Μεταβείτε στις ρυθμίσεις λογαριασμού μέσω της καταχώρισης "Αρχείο" στο μενού στο Outlook.

   

2. Κάντε κλικ στο υπο-στοιχείο "Εισαγωγή / Εξαγωγή". Ξεκινάτε τον οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής του Outlook.

   

3. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση των Windows. Μπορείτε να το συμπεριλάβετε χειροκίνητα σε αντίγραφο ασφαλείας ή να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο σε ένα ραβδί ή σε άλλο σκληρό δίσκο.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας με το Microsoft Outlook

Η μη αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων δεδομένων μπορεί να είναι σκόπιμη και να λειτουργεί εάν δημιουργείτε συνεχώς αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων, εγγράφων και ρυθμίσεων με επαγγελματικό λογισμικό δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Ο πιο κομψός και ασφαλέστερος τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων OST ή PST είναι η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας με τον οδηγό εξαγωγής, απευθείας από το Outlook.

Με τον οδηγό εξαγωγής, τα e-mail, οι καταχωρήσεις ημερολογίου και οι επαφές σας αντιγράφονται σε ένα νέο αρχείο PST και δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας. Για να ξεκινήσετε τον οδηγό εξαγωγής στο Outlook, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Πλοηγηθείτε στο Outlook στο Αρχείο στο 2ο στοιχείο μενού "Άνοιγμα και εξαγωγή." Αυτή η εντολή ανοίγει ένα νέο παράθυρο με πολλές επιλογές.

   

2. Κάντε κλικ στο υπο-στοιχείο "Εισαγωγή / Εξαγωγή". Ξεκινάτε τον οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής του Outlook.

3. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε "Εξαγωγή σε αρχείο" για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας που είναι αποθηκευμένα στο Outlook.

   

4. Το επόμενο βήμα θα πρέπει να είναι η επιλογή αν θα αποθηκευτούν τα δεδομένα σας σε αρχείο CSV διαχωρισμένο με κόμματα ή σε αρχείο δεδομένων του Outlook. Επιλέγετε πάντα το αρχείο δεδομένων του Outlook εδώ, καθώς μπορείτε να εισαγάγετε αυτήν τη μορφή στο Outlook πιστή στο πρωτότυπο σε περίπτωση απώλειας δεδομένων.

   

5. Στο παρακάτω παράθυρο έχετε την επιλογή να επιλέξετε το γραμματοκιβώτιο που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Είναι σημαντικό εδώ ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε μόνο ένα εισερχόμενο e-mail με όλα τα δεδομένα που περιέχει σε ένα αρχείο PST. Εάν διαχειρίζεστε πολλά γραμματοκιβώτια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία εξαγωγής για κάθε γραμματοκιβώτιο.

6. Στο επόμενο παράθυρο κάντε κλικ στο "Αναζήτηση" για να καθορίσετε τη θέση αποθήκευσης για το αρχείο δεδομένων του Outlook. Μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε κατάλογο και να επιλέξετε το όνομα του αρχείου εξαγωγής με το τέλος PST. Εάν έχετε δημιουργήσει στο παρελθόν αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων στο Outlook, το όνομα αρχείου που χρησιμοποιήθηκε προηγουμένως θα εμφανιστεί από προεπιλογή. Εάν πρόκειται για κανονικό αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων, αποκλείστε την εξαγωγή διπλότυπων. Σε αυτήν την περίπτωση, το τρέχον εφεδρικό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων σας έχει πάντα τα πιο ενημερωμένα δεδομένα.

   

7. Με το "Τέλος" το αρχείο δεδομένων του Outlook αποθηκεύεται ως αντίγραφο ασφαλείας. Το αρχείο δεδομένων μπορεί να αντιγραφεί από τη θέση αποθήκευσης και να αποθηκευτεί προσωρινά σε αποθηκευτικό χώρο στο cloud, όπως το OneDrive, για παράδειγμα.

Υπόδειξη: Γενικά ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Συμπεριλάβετε υποφακέλους"Για να αρχειοθετηθούν όλα τα στοιχεία του λογαριασμού e-mail από όλους τους υποφακέλους. Κάτω από το στοιχείο μενού "φίλτρο«Έχετε την επιλογή να καθορίσετε λεπτομερώς ποια μηνύματα ή μεμονωμένα στοιχεία πρόκειται να αρχειοθετηθούν. Κατά κανόνα, δεν χρειάζεστε τη λειτουργία φίλτρου για κανονική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων.

Πρακτική συμβουλή: Δεν θέλετε να αρχειοθετήσετε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο αλλά μόνο έναν σημαντικό φάκελο έργου; Σε αυτήν την περίπτωση, επισημάνετε το φάκελο ή τους φακέλους που θέλετε να δημιουργήσετε αντί αντίγραφο ασφαλείας ολόκληρου του γραμματοκιβωτίου.

Πληροφορίες: Γνωρίζατε ότι μπορείτε επίσης να εξάγετε τις λίστες διανομής του Outlook στο Excel; Διαβάστε εδώ πώς λειτουργεί.

Είναι λογικό να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των εισερχομένων e-mail σας εάν δεν εργάζεστε με λογαριασμό IMAP ή Exchange. Το εφεδρικό αρχείο μπορεί στη συνέχεια να εισαχθεί εύκολα στο σύστημα χρησιμοποιώντας τον οδηγό εισαγωγής του Outlook. Αυτό λειτουργεί επίσης κατά τη μετάβαση από το Outlook Express στο Outlook.

Πρακτική συμβουλή: Πραγματοποιήστε μια κανονική καταχώριση ημερολογίου στο Outlook, για παράδειγμα κάθε μήνα, προκειμένου να εξάγετε το γραμματοκιβώτιο με όλα τα δεδομένα. Χάρη στη λειτουργία υπενθύμισης του Outlook, δεν θα χάσετε την αρχειοθέτηση και γενικά θα έχετε εφεδρικά αντίγραφα που είναι τόσο καλά όσο καινούργια.

Συνοψίζοντας, δεν είναι δύσκολο να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εξαγωγής του Outlook. Με αυτό, οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP3 μπορούν να δημιουργηθούν επαγγελματικά αντίγραφα ασφαλείας και να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων PST του Outlook. Τα δεδομένα για γραμματοκιβώτια IMAP και Exchange μπορούν επίσης να αρχειοθετηθούν. Δεν χρειάζεται απαραίτητα να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας, καθώς όλα τα αρχικά δεδομένα βρίσκονται στον διακομιστή του παρόχου. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να εισαχθούν ξανά χωρίς κανένα πρόβλημα σε περίπτωση απώλειας δεδομένων.

Πώς να αποθηκεύσετε τις υπογραφές με μη αυτόματο τρόπο

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των υπογραφών που έχουν δημιουργηθεί προσωπικά, ανοίγοντας τη θέση αποθήκευσης. Μπορείτε να το κάνετε εύκολα με τις ακόλουθες εντολές των Windows:

1. Πατήστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα στο πληκτρολόγιό σας [Windows] και [R]Το Το παράθυρο διαλόγου "Φέρει εις πέρας", Το οποίο ήταν γνωστό ως γραμμή εντολών στο DOS.

2. Πληκτρολογήστε την ακόλουθη εντολή στη γραμμή εντολών: "% APPDATA% \ Microsoft \ Υπογραφές"(Χωρίς εισαγωγικά).

3. Ο φάκελος των Windows "Υπογραφές", Στο οποίο αρχειοθετούνται όλες οι υπογραφές που έχετε αποθηκεύσει. Θα βρείτε τις υπογραφές τόσο σε μορφή RTF όσο και σε μορφές HTM και TXT. Μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε τις υπογραφές από τη θέση αποθήκευσης, να τις μεταφέρετε σε άλλο υπολογιστή ή να τις αποθηκεύσετε προσωρινά στο cloud storage.

Αυτόματη αρχειοθέτηση στο Outlook

Για πολλά χρόνια, το Microsoft Outlook είχε την επιλογή αυτόματης αρχειοθέτησης e-mail με βάση ένα προκαθορισμένο χρονοδιάγραμμα. Η αυτόματη αρχειοθέτηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για να διατηρείται καθαρή η θυρίδα και να ελαχιστοποιείται το μέγεθος της θυρίδας.

Ορίστε τις παραμέτρους για αυτόματη αρχειοθέτηση ως εξής:

1. Μεταβείτε στο Αρχείο / Επιλογές.

2. Ανοίγει το παράθυρο επιλογής "Επιλογές των Windows". Στις επιλογές των Windows, μπορείτε να κάνετε κλικ για να κάνετε αλλαγές στον σχεδιασμό και τις λειτουργίες, να προσαρμόσετε την κορδέλα του μενού ή να επιλέξετε επιλογές γλώσσας. Οι επιλογές ρυθμίσεων για αυτόματη αρχειοθέτηση βρίσκονται στη μέση του παραθύρου κάτω από την επιλογή "Για προχωρημένους".

   

3. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτόματη αρχειοθέτηση ρυθμίσεων" για να καθορίσετε ποια μηνύματα πρέπει να αρχειοθετηθούν αυτόματα και σε ποιες χρονικές περιόδους.

   

Όλα τα αρχειοθετημένα μηνύματα μπορούν στη συνέχεια να βρεθούν σε φακέλους αρχειοθέτησης και να ενεργοποιηθούν εκ νέου. Μπορείτε να ανοίξετε και να αποκτήσετε πρόσβαση σε παλαιότερα αρχεία και μηνύματα από το αρχείο με λίγα μόνο κλικ. Για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση στο Outlook αφενός - εναλλακτικά μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας με μη αυτόματο τρόπο.

Συμπέρασμα σχετικά με το αντίγραφο ασφαλείας του Outlook και τη συνάφειά του για κάθε χρήστη

Είναι σημαντικό να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των προσωπικών σας δεδομένων του Outlook και όλων των υποφακέλων. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα, οι καταχωρήσεις ημερολογίου, οι επαφές με χειρόγραφες σημειώσεις και άλλες πληροφορίες μπορούν να αρχειοθετηθούν πιο εύκολα χρησιμοποιώντας τον οδηγό εξαγωγής του Outlook. Εναλλακτικά, είναι επίσης δυνατό ένα μη αυτόματο αντίγραφο των υπαρχόντων αρχείων PST ή OST. Για να γίνει αυτό, οι χρήστες χρειάζονται την ακριβή τοποθεσία του αρχείου δεδομένων στο Outlook.

Με τη βοήθεια του οδηγού, μπορεί να αποθηκευτεί ένας λογαριασμός για κάθε διαδικασία αρχειοθέτησης. Εάν χρησιμοποιείτε πολλούς λογαριασμούς, η διαδικασία πρέπει να επαναληφθεί. Πριν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων στο Outlook, είναι απαραίτητο να κατανοήσετε πώς αποθηκεύει τα δεδομένα το Outlook. Ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων είναι ιδιαίτερα σημαντικό για λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP3, όπου όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται κεντρικά στον τοπικό υπολογιστή. Διαφορετικά, όλα τα αρχεία, οι επαφές, οι ρυθμίσεις και οι πληροφορίες θα μπορούσαν να διαγραφούν ανεπανόρθωτα σε περίπτωση επίθεσης από ιό. Με τη δημιουργία διπλότυπων, έχετε εγγύηση ότι θα μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα ανά πάσα στιγμή.

Οι χρήστες λογαριασμών Microsoft Exchange, λογαριασμών IMAP και χρηστών που χρησιμοποιούν το Outlook 2013 ή νεότερο επωφελούνται από την εξωτερική αποθήκευση των δεδομένων τους στους διακομιστές του παρόχου e-mail. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα με αυτούς τους λογαριασμούς θα εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα μετά από πρόβλημα υπολογιστή. Το αντίγραφο ασφαλείας του Outlook δεν είναι απαραίτητο για τους χρήστες αυτών των λογαριασμών. Παρά την έλλειψη αναγκαιότητας, μπορεί να είναι χρήσιμο εάν, για λόγους ασφαλείας, θέλετε να διατηρήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας σε ένα stick ή έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο.

Ερωτήσεις σχετικά με το αντίγραφο ασφαλείας του Outlook

Τι μπορείτε να κάνετε όταν τα αρχεία σας PST είναι κατεστραμμένα και αδιάβαστα;

Έχετε σοβαρό πρόβλημα με το Outlook και το αρχείο PST έχει υποστεί σοβαρές ζημιές και χάσει δεδομένα; Μια τέτοια κατάσταση είναι προβληματική καθώς τα δεδομένα επικοινωνίας ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαντικές πληροφορίες χάνονται ανεπανόρθωτα σε πολλές περιπτώσεις. Σε μια τέτοια περίπτωση, εκτός από ένα προληπτικό αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας, μπορεί να βοηθήσει ένα δωρεάν λογισμικό δωρεάν λογισμικού που μπορεί να επιδιορθώσει κατεστραμμένα αρχεία PST.

Είναι δυνατόν να μετακινήσετε αρχεία PST σε άλλη μονάδα δίσκου και να τα χρησιμοποιήσετε;

Έχετε το πρόβλημα ότι ο σκληρός σας δίσκος δεν έχει αρκετό χώρο αποθήκευσης στα Windows παρά τη συνεχή αρχειοθέτηση και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας; Θέλετε να μετακινήσετε αρχεία Outlook PST σε άλλη μονάδα δίσκου λόγω έλλειψης χώρου; Στη συνέχεια, ένα καλά μελετημένο σχέδιο 5 σημείων από το Outlook 2013 ή οι οδηγίες για τους χρήστες του Outlook Express θα σας υποστηρίξουν. Και τα δύο άρθρα θα σας διδάξουν πώς να μεταφέρετε αρχεία PST σε άλλη μονάδα δίσκου με ευκολία.

Πώς μπορώ να επανενεργοποιήσω σημαντικά συνημμένα στα Windows μετά τη διαγραφή τους;

Σε πολλές περιπτώσεις, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι λιγότερο σχετικό από το συνημμένο του. Ενώ η αλληλογραφία επιβεβαιώνει μόνο την αποστολή, το συνημμένο αρχείο PDF ή Excel είναι υψίστης σημασίας. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαγράφηκε, δεν μπορείτε να βρείτε ούτε το συνημμένο. Στα Windows, το διαγραμμένο συνημμένο μπορεί να επανενεργοποιηθεί με ένα τέχνασμα αναζητώντας τα Προσωρινά αρχεία Internet.