Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία φίλτρου για να εμφανίσετε μόνο εκείνες τις εργασίες που πληρούν ορισμένα κριτήρια.
Το Outlook διαθέτει λειτουργία φίλτρου για τις εργασίες. Αυτό σας επιτρέπει να φιλτράρετε τις εργασίες που πληρούν ορισμένα κριτήρια από την πληθώρα εργασιών που έχετε ορίσει. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε όλες τις εργασίες που έχετε αναθέσει σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο, που έχουν συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης ή έχουν συγκεκριμένο θέμα.
Προχωρήστε ως εξής για να φιλτράρετε:
1. Καλέστε την εντολή "Προβολή, Τρέχουσα προβολή, Προσαρμογή τρέχουσας προβολής" ή στο Outlook 2003 "Προβολή, Τακτοποίηση κατά, Τρέχουσα προβολή, Προσαρμογή τρέχουσας προβολής".
2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Φίλτρο".
3. Θα βρείτε όλα τα σημαντικά κριτήρια φίλτρου στην καρτέλα "Εργασίες". Για παράδειγμα, εάν θέλετε να φιλτράρετε έναν όρο στο θέμα, στις σημειώσεις ή τα πεδία κειμένου που χρησιμοποιούνται συχνά στις εργασίες, εισαγάγετε τον όρο στο πεδίο "Αναζήτηση για" και επιλέξτε πού θέλετε να αναζητήσετε στο πεδίο "In" Το
4. Εάν θέλετε να αναζητήσετε την κατάσταση των εργασιών, επιλέξτε αυτό στο πεδίο "Κατάσταση".
5. Εάν θέλετε να φιλτράρετε έως την ημερομηνία λήξης ή άλλη ώρα, επιλέξτε, για παράδειγμα, "Λήξη" (ή την κατάλληλη ώρα) στο πεδίο "Timeρα" και την περίοδο ή την ώρα στο διπλανό πεδίο.
6. Εάν αναθέσατε την εργασία σε κάποιον μέσω e-mail, επιλέξτε τον παραλήπτη στο πεδίο "Αποστολή σε".
7. Αντιστρόφως, μπορείτε να φιλτράρετε εργασίες που σας έχουν ανατεθεί μέσω e-mail χρησιμοποιώντας το πεδίο "Από".
8. Αν θέλετε, μπορείτε φυσικά να συνδυάσετε αρκετά κριτήρια.
9. Πιο εκτεταμένες λειτουργίες φίλτρου μπορείτε να βρείτε στην καρτέλα "Advanced". Εδώ μπορείτε, για παράδειγμα, να φιλτράρετε κατά κατηγορίες, κατά προτεραιότητα ή καθορίζοντας το "% done". Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Πεδίο" για να επιλέξετε ποιο πεδίο πρέπει να φιλτραριστεί και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το σχετικό κριτήριο.
10. Κλείστε τους διαλόγους με "OK".
Τώρα μόνο οι εργασίες που πληρούν τα κριτήρια που έχουν εισαχθεί εμφανίζονται στη λίστα εργασιών.
Εάν θέλετε να αφαιρέσετε ξανά το φίλτρο, καλέστε την εντολή "Προβολή, (Τακτοποίηση κατά,) Τρέχουσα προβολή, Προσαρμογή τρέχουσας προβολής" και κάντε κλικ στο "Φίλτρο", στη συνέχεια στο "Διαγραφή όλων" (αυτό σημαίνει: "Διαγραφή ρυθμίσεων φίλτρου" ), όχι "διαγραφή όλων των δεδομένων".
Μια άλλη σημείωση: Εάν το παράθυρο διαλόγου στο Outlook δεν περιέχει καρτέλα "Query generator", μπορείτε να αναβαθμίσετε αυτήν την καρτέλα όπως περιγράφεται σε αυτές τις οδηγίες.
